Dịch vụ thiết lập (set up) hệ thống pháp lý doanh nghiệp

Tại Việt Nam, chỉ cần vài triệu đồng và vài ngày để thực hiện thủ tục pháp lý đăng ký doanh nghiệp, kê khai và nộp thuế môn bài là bạn đã có một doanh nghiệp. Thế nhưng, bạn đừng nhầm lẫn thủ tục đăng ký doanh nghiệp với việc đã sở hữu doanh nghiệp đúng nghĩa. 

Một doanh nghiệp thành lập dựa trên ý tưởng sơ sài, bỏ qua các vấn đề pháp lý, dẫn đến hậu quả là chỉ hoạt động một thời gian ngắn, doanh nghiệp bắt đầu phát sinh những vấn đề khiến cho chủ doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, cái giá phải trả sau đó rất đắt, thậm chí phải giải thể hoặc phá sản.

Việc thiết lập (set up) hệ thống pháp lý doanh nghiệp bài bản, đầy đủ phù hợp với định hướng kinh doanh của doanh nghiệp ngay từ ban đầu rất quan trọng:

I- BẢN THỎA THUẬN CỔ ĐÔNG HAY THỎA THUẬN THÀNH VIÊN

Trước hết cần khẳng định rằng, thỏa thuận cổ đông hay thỏa thuận thành viên (gọi chung là: thỏa thuận cổ đông, tiếng Anh: shareholders agreement) không phải là tài liệu bắt buộc phải có trong một công ty. Tuy nhiên trước khi công ty được thành lập, các cổ đông sáng lập hoặc thành viên sáng lập (gọi chung là cổ đông) của công ty có thể ký thỏa thuận cổ đông này để tạo cơ sở nhằm điều chỉnh mối quan hệ giữa các cổ đông và giữa họ với công ty. Một thỏa thuận như vậy khi được ký sẽ giúp các cổ đông biết được các quyền và và nghĩa vụ của mình liên quan đến việc thành lập công ty, cũng như các hoạt động của công ty sau này. Như vậy, thỏa thuận cổ đông sẽ đảm bảo được tính minh bạch trong mối quan hệ giữa các cổ đông.

Vấn đề tiếp theo cần lưu ý, sau khi công ty được thành lập, điều lệ sẽ có hiệu lực. Điều lệ khi đó là 'luật của doanh nghiệp', được soạn thảo căn cứ vào Luật Doanh nghiệp và được ký ban hành bởi các cổ đông sáng lập đăng ký thành lập công ty. Công ty sẽ hoạt động trong phạm vi các quy định của điều lệ. Tuy nhiên, các điều khoản của điều lệ công ty vốn đã có phạm vi điều chỉnh cụ thể và thường không linh hoạt. Hầu hết các thỏa thuận có tính chất thương mại giữa các cổ đông, không được điều chỉnh bởi điều lệ, cũng như không phù hợp để được ghi nhận tại điều lệ. Nhiều trường hợp, nếu các điều khoản thương mại được ghi nhận tại điều lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể không chấp thuận vì pháp luật không có quy định.

Đối với thỏa thuận cổ đông, các cổ đông có thể tự do thỏa thuận và ghi nhận các nội dung mà họ mong muốn, nhằm điều chỉnh các vấn đề thương mại cụ thể không được quy định bởi điều lệ công ty. Các quyền và nghĩa vụ đặc biệt của các cổ đông cũng có thể được ghi nhận tại thỏa thuận cổ đông. Ví dụ: thỏa thuận cổ đông có thể trao cho một cổ đông một số quyền đặc biệt, như: quyền đề cử nhân sự chủ chốt, các vấn đề bảo lưu, cam kết hạn chế, cách thức giải quyết bế tắc, quyền mua kèm, quyền bán kèm, quyền ưu tiên mua, quyền ưu tiên chuyển nhượng... ngoài những quyền khác đã được pháp luật quy định và ghi nhận tại điều lệ.

Thỏa thuận cổ đông do đó chính là một hợp đồng thương mại được ký giữa các cổ đông nhằm quy định các quy tắc điều chỉnh giữa các cổ đông với nhau và với công ty mà những người này là cổ đông. Một thỏa thuận cổ đông sẽ quy định các điều kiện mà các bên liên quan phải tuân thủ cũng như hậu quả pháp lý nếu có hành vi vi phạm hợp đồng.

Như vậy, dù không phải là tài liệu bắt buộc phải có, nhưng thỏa thuận cổ đông có vai trò rất quan trọng. Các chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ các cổ đông thiết lập bản thỏa thuận cổ đông trước khi thành lập doanh nghiệp và sau khi doanh nghiệp đã hoạt động, với các điều khoản chi tiết, rõ ràng, phù hợp với quy định của pháp luật.

Xem thêm: Thỏa thuận cổ đông - những vấn đề pháp lý cơ bản

II- THIẾT LẬP HỒ SƠ PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP

[1] Nhóm các văn bản mang tính cơ chế quản lý nội bộ

(a) Điều lệ doanh nghiệp: là bản thỏa thuận giữa các chủ sở hữu (những người sáng lập) công ty với nhau và giữa những người sáng lập với những người góp vốn nhằm cam kết, ràng buộc các thành viên trong quy định chung, thống nhất về cách tạo lập, góp vốn, bộ máy tổ chức, quản lý, hoạt động… Có thể nói, Điều lệ công ty như một bản Hiến pháp của mỗi doanh nghiệp. Theo quy định tại Luật doanh nghiệp, điều lệ công ty gồm: (i) Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp, (ii) Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

(b) Quy chế tổ chức hoạt động của doanh nghiệp: quy định về cơ cấu tổ chức nhân sự, nguyên tắc hoạt động, quyền hạn, nghĩa vụ của Hội đồng quản trị (Hội đồng thành viên), Ban điều hành, Ban kiểm soát và các bộ phận quan trọng trong công ty.

(c) Quy chế tài chính của doanh nghiệp: quy định các nguyên tắc quản lý về vốn, quản lý tài chính, kế toán, các vấn đề thu chi của doanh nghiệp; từ đó, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật về chế độ kế toán, thuế, lao động, bảo hiểm xã hội… đồng thời sử dụng tối ưu nguồn lực tài chính. 

(d) Quy chế bảo mật thông tin kinh doanh của doanh nghiệp: quy định đảm bảo cho thông tin được lưu truyền an toàn trong một phạm vi cụ thể bằng nhiều phương pháp tiên tiến, tránh các mối đe dọa tác động tiêu cực. 

(đ) Quy chế hoạt động của các tổ chức thành viên: hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

(e) Các văn bản mang tính hướng dẫn: quy trình thực hiện các nghiệp vụ của các bộ phận, phòng, ban trong doanh nghiệp.

(f) Các văn bản quản trị nhân sự: Nội quy lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Thang, bảng lương; Sổ tay nhân viên (hướng dẫn làm việc, những quy định văn phòng và văn bản nhân sự nội bộ liên quan).

[2] Các văn bản mang tính sự vụ, giải quyết các vụ việc phát sinh

(a) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản (hữu hình, vô hình) của công ty.

(b) Mẫu phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.

(c) Mẫu các quyết định của doanh nghiệp.

(d) Mẫu hợp đồng mua bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, các tài liệu đính kèm khác.

(đ) Mẫu hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng trách nhiệm, hợp đồng đào tạo, các thông báo, quyết định nhân sự.

(e) Mẫu tài liệu quan trọng khác.

Xem thêm: Thù lao luật sư và Chi phí pháp lý tại Công ty Luật TNHH Everest

III- ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP VÀ ĐĂNG KÝ ĐẦU TƯ

Đối với tổ chức, công dân Việt Nam, thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp không quá phức tạp và thông thường sẽ không kèm theo thủ tục đăng ký đầu tư (trừ một số trường hợp đặc biệt).

Đối với nhà đầu tư nước ngoài, quá trình thành lập công ty có thể khá phức tạp, thông thường bao gồm bốn (04) giai đoạn chính: (1) phê duyệt trước đầu tư, (2) đăng ký cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, (3) đăng ký cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và: (4) các thủ tục sau cấp phép. Mỗi giai đoạn đều có những yêu cầu và mốc thời gian riêng cần phải tuân theo.

Đối với các dự án đầu tư lớn, việc xin phép cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước khi đầu tư là cần thiết trước khi tiến hành thủ tục thành lập công ty. Bước này yêu cầu tài liệu kỹ lưỡng và tuân thủ thời gian xử lý đơn đăng ký cụ thể. Một số dự án, chẳng hạn như xây dựng nhà ở, khu công nghiệp, có thể yêu cầu phê duyệt đặc biệt bổ sung.

Bước chính thức đầu tiên trong quy trình thành lập là xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (Investment Registration Certificate, IRC). Giấy chứng nhận này là bắt buộc đối với tất cả các dự án đầu tư có vốn nước ngoài và xác lập quyền đầu tư vào Việt Nam. Đơn đăng ký yêu cầu nhiều tài liệu khác nhau, bao gồm đề xuất dự án đầu tư, báo cáo tài chính và giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư.

Sau khi có được IRC, bước tiếp theo là đăng ký cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Enterprise Registration Certificate, ERC), hay còn gọi là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. ERC rất cần thiết cho việc thành lập các pháp nhân mới ở Việt Nam và kèm theo mã số đăng ký thuế. Quy trình đăng ký bao gồm việc nộp đơn đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty và các tài liệu liên quan khác. Lưu ý, dịch vụ đăng ký (thành lập) doanh nghiệp là dịch vụ con trong tổng thể dịch vụ thiết lập hệ thống pháp lý doanh nghiệp.

Sau khi IRC và ERC đã được cấp, các thủ tục bổ sung sau cấp phép phải được hoàn tất để bắt đầu hoạt động kinh doanh. Các thủ tục này bao gồm: (1) khắc dấu, (2) mở tài khoản ngân hàng, (3) đăng ký lao động, (4) nộp thuế môn bài, (5) góp vốn điều lệ, (6) công bố thành lập công ty.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý thành lập doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

IV- PHÍ DỊCH VỤ THIẾT LẬP HỆ THỐNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP

Thù lao luật sư được tính dựa trên căn cứ: [a] Nội dung, tính chất của dịch vụ pháp lý; [b] Thời gian và công sức của luật sư sử dụng để thực hiện dịch vụ pháp lý; [c] Kinh nghiệm và uy tín của luật sư (Khoản 1 Điều 55 Luật luật sư). 

Thù lao của luật sư sẽ được tính theo một trong các phương thức: [a] Giờ làm việc của luật sư; [b] Vụ, việc với mức thù lao trọn gói; [c] Vụ, việc với mức thù lao tính theo tỷ lệ phần trăm của giá ngạch vụ kiện hoặc giá trị hợp đồng, giá trị dự án; [d] Hợp đồng dài hạn với mức thù lao cố định (Khoản 1 Điều 55 Luật luật sư).

Căn cứ quy định của Luật luật sư và khảo sát nhu cầu của khách hàng sử dụng dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TNHH Everest, chúng tôi xây dựng nhiều gói dịch vụ thiết lập hệ thống pháp lý doanh nghiệp phù hợp nhu cầu, năng lực tài chính của khách hàng.

Đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp khởi nghiệp (start-up) sử dụng dịch vụ, chúng tôi xây dựng nhiều Gói tiêu chuẩn (Standard), mức phí từ: 10.000.000 đồng dịch vụ thiết lập hệ thống pháp lý doanh nghiệp cơ bản: (1) Điều lệ công ty, (2) Quy chế tổ chức hoạt động, (3) Quy chế tài chính, (4) Nội quy lao động, (5) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; (6) Mẫu phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; (7) Mẫu các quyết định của doanh nghiệp; (8) Mẫu hợp đồng mua bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, các tài liệu đính kèm khác; (9) Mẫu hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng trách nhiệm, hợp đồng đào tạo, các thông báo, quyết định nhân sự; (10) Thang, bảng lương.