Hướng dẫn chương trình họp tuần tại Công ty Luật TNHH Everest

I- CHUẨN BỊ CUỘC HỌP HÀNG TUẦN

Trước 17h00 ngày thứ năm tuần trước đó, Các luật sư và trợ lý luật sư nhận được bản kế hoạch sơ bộ của cuộc họp vào sáng thứ hai của tuần kế tiếp, do thư ký cuộc họp gửi. Các luật sư nghiên cứu và đề xuất nội dung của cuộc họp.

Trước 17:00 ngày thứ bảy tuần trước đó, các thành viên sẽ nhận được bản kế hoạch đã chỉnh.

Kế hoạch họp tuần sẽ bao gồm 03 (ba) nội dung chính: (1) Giới thiệu chung về Công ty và từng Luật sư, (2) Đào tạo kiến thức và kỹ năng trong quản lý, kinh doanh và hành nghề luật, (3) Thảo luận các vấn đề hành chính, các chương trình, sự kiện, việc xây dựng hoặc sửa đổi các chính sách của công ty.

Thư ký cuộc họp sẽ gửi Thông báo cuộc họp tuần, kèm theo khảo sát về việc tham dự họp trên nhóm Zalo của Công ty (Everest Law Firm Zalo). Các thay đổi phải được thông báo kịp thời lên nhóm. Trường hợp các thành viên chưa phản hồi, thư ký phải gọi điện thoại tìm hiểu lý do và nhắc nhở các thành viên tham dự cuộc họp đúng giờ.

Mẫu thông báo hop tuần

THÔNG BÁO CUỘC HỌP TUẦN (NGÀY ....)

Kính gửi các luật sư và các thành viên của Công ty Luật TNHH Everest

Cuộc họp tuần thứ [...] của tháng [...]  sẽ được tổ chức vào sáng thứ hai hàng tuần, theo hình thức trực tuyến (online) từ 07:00 đến 08:00, kết nối các luật sư và nhân viên đang làm việc tại trụ trở chính, các chi nhánh, các văn phòng giao dich của công ty.

Cuộc họp do Luật sư [......]  chủ trì, thư ký là [......].

Chương trình họp hàng tuần là phần quan trọng hoạt động chung của công ty, giúp các thành viên hiểu rõ về công ty và văn hóa công ty, dịch vụ pháp lý của luật sư thành viên, chia sẻ kiến thức mở rộng cơ hội hợp tác, thảo luận để tìm ra giải pháp cho các vấn đề từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ pháp lý.

Đề nghị các luật sư và các thành viên của tham khảo thêm quy chế họp và hướng dẫn chương trình họp tuần để có cuộc họp có chất lượng, mang lại hiệu quả cac cho các thành viên.

Trân trọng thông báo.

Ban giám đốc - Công ty Luật TNHH Everest

Xem thêm: Quy chế họp Công ty Luật TNHH Everest

II- NỘI DUNG BUỔI HỌP TUÂN

[1] Thư ký phổ biến nội quy cuộc họp, báo cáo về thành viên tham dự

Sau đây là gợi ý về lời giới thiệu của Thư ký cuộc họp (khoảng 90 giây):

Kính thưa các luật sư, các thành viên của Công ty Luật TNHH Everest, tôi là [........], là thư ký cuộc họp ngày hôm nay. 

Trước tiên, tôi phổ biến một số quy định chính của Cuộc họp tuần:

(i) Cuộc họp tuần của công ty được tổ chức hàng tuần vào sáng thứ hai, bắt đầu vào lúc 7:00 phút và sẽ kết thúc vào lúc 8:00 phút, phương thức họp online, sử dụng phần mềm Zoom.

(ii) Cuộc họp do các luật sư thành viên của Công ty luân phiên chủ trì. Các luật sư hoặc thành viên khác không vắng mặt quá 03 buổi trong thời hạn 06 tháng. Trường hợp vắng mặt, phải thông báo trước 24 giờ và phải được sự xác nhận của luật sư chủ trì cuộc họp.

(iii) Cuộc họp sẽ gồm 03 nhóm nội dung chính: Giới thiệu chung về Công ty và từng Luật sư, Đào tạo kiến thức và kỹ năng trong quản lý, kinh doanh và hành nghề luật; Thảo luận các vấn đề hành chính, các chương trình, sự kiện, việc xây dựng hoặc sửa đổi các chính sách của công ty.

(iii) Để cuộc họp hiệu quả trong suốt quá trình họp, đề nghị tất cả các thành viên có mặt bật camera và tắt micro. Trường hợp có việc riêng, phải rời cuộc họp, đề nghị thành viên nhắn tin qua ứng dụng Zoom và phải được sự xác nhận của luật sư chủ trì cuộc họp.

(v) Thành viên có ý kiến thì bấm nút giơ tay trực tuyến bằng cách dùng một nút trong phần “Phản ứng” dưới cùng cửa sổ Zoom. Khi được sự xác nhận của luật sư chủ trì cuộc họp thì bắt đầu phát biểu. Sau khi phát biểu xong thì tắt micro.

Tôi đã phổ biến xong nội quy buổi họp. Tiếp theo, tôi báo cáo về sự vắng mặt và có mặt của các luật sư và thành viên khác:

Hôm nay: tham dự cuộc hop có [......] luật sư, vắng mặt luật sư [......] do [......], có [......] trợ lý luật sư tham gia, vắng mặt trợ lý.[......] do [......] Buổi họp còn có mặt của các thực tập sinh người học việc. Tổng cộng cuộc họp tuần ngày hôm nay có [......] người tham gia. Người vắng mặt đã xin phép vắng mặt và được sự đồng ý của luật sư chủ trì cuộc họp.

Sau đây, tôi kính mời Luật sư [......] chù trì cuộc họp. Đề nghị các thành viên giơ tay chào Luật sư [......].

[2] Người điều hành cuộc họp giới thiệu về Công ty Luật TNHH Everest

Sau đây là gợi ý lời thoại (120 giây):

Kính thưa các luật sư và toàn thể các anh có mặt trong buổi họp ngày hôm nay.

Đây là buổi họp tuần thứ [......] của tháng [.......] của Công ty Luật TNHH Everest. Buổi họp này do tôi là luật sư [......] chủ trì.

Chương trình họp hàng tuần là phần quan trọng hoạt động chung của Công ty Luật TNHH Everest, giúp các thành viên hiểu rõ về công ty và văn hóa công ty, dịch vụ pháp lý của luật sư thành viên, mở rộng cơ hội hợp tác, chia sẻ kiến thức, kỹ năng từ đó có giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ.

Cuộc họp tuần sẽ tập trung vào 03 (ba) nội dung chính: (1) Giới thiệu chung về Công ty và Luật sư, (2) Đào tạo kiến thức và kỹ năng trong quản lý, kinh doanh, hành nghề luật, (3) Thảo luận các vấn đề hành chính, các chương trình, sự kiện, việc xây dựng hoặc sửa đổi các chính sách của công ty.

Đầu tiên, tôi giới thiệu sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty Luật TNHH Everest được Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận hoạt động năm 2014, được tổ chức theo cấu trúc của Công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn (limited liability partnership - LLP). Công ty hiện đã có 06 chi nhánh và phòng dịch vụ chuyên biệt. Chúng tôi dự kiến sẽ có thêm tối thiểu 02 chi nhánh trong thời gian tới. 

Chúng tôi xác định:

Sứ mệnh: Cung cấp dịch vụ pháp lý có chất lượng, dễ sử dụng, chi phí hợp lý, góp phần đưa dịch vụ pháp lý trở thành thông dụng.

Tầm nhìn: Trở thành tổ chức cung cấp dịch vụ pháp lý đa dạng, chuyên nghiệp, uy tín, có mạng lưới và sự hiện diện rộng khắp. Thương hiệu Everest - pháp lý hiện diện rộng khắp bởi ứng dụng công nghệ và hệ thống văn phòng giao dịch tại nhiều địa  phương. Khách hàng có thể tiếp cận, sử dụng mọi lúc, mọi nơi.

Giá trị cốt lõi: Chia sẻ - Kết nối - Tin tưởng - Khác biệt - Kết quả.

Triết lý: Nghề luật sư gắn liền với công lý, công bằng. Tính chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp là nền tảng của nghề luật sư.

Mục tiêu đến năm 2030, Công ty Luật TNHH Everest đội ngũ nhân sự trên 100 luật sư, chuyên gia cung cấp dịch vụ pháp lý trong nhiều lĩnh vực, hiện diện tại nhiều tỉnh (thành phố) tại Việt Nam. Mục tiêu đến năm 2035, trở thành hãng luật đa quốc gia, có uy tín tại Châu Á.

Tiếp theo tôi xin mời đại diện Trưởng các chi nhánh, phòng ban giới thiệu.

Xem thêm: Về Công ty Luật TNHH Everest

[3] Luật sư trưởng nhóm giới thiệu

Trường hợp luật sư vắng mặt, có thể ủy quyền cho trợ lý luật sư giới thiệu thay.

Sau đây là gợi ý lời thoại (60 giây + 60 giây):

Tôi là luật sư Phạm Ngọc Minh, Giám đốc điều hành của Công ty luật TNHH Everest. 

Với cương vị là giám đốc công ty, tôi có trách nhiệm:

Một là, đảm bảo hoạt động của công ty khi đúng định hướng mà các thành viên sáng lập của công ty đã đề ra: trở thành tổ chức cung cấp dịch vụ pháp lý đa dạng, chuyên nghiệp, uy tín, có mạng lưới và sự hiện diện rộng khắp. 

Hai là, xây dựng một nền chính chuyên nghiệp, hiện đại, hỗ trợ hiệu quả cho các luật sư và cộng sự cung cấp dịch vụ pháp lý chất lượng với giá hợp lý.

Ba là, xây dựng và thực thi chính sách nhân sự để đảm bảo rằng, các luật sư và cộng sự tại Công ty Luật TNHH Everest không chỉ có đạo đức tốt, mà còn có kỹ năng chuyên nghiệp, toàn diện về pháp lý, kinh doanh và quản trị.

Với vai trò là luật sư, tôi đang cung cấp 03 nhóm dịch vụ pháp lý chính:

Một là, luật sư tranh tụng trong các lĩnh vực về hình sự, dân sự, đất đai, kinh doanh thương mại.

Hai là, dịch vụ tư vấn hợp đồng, với tiêu chí phổ thông, giá rẻ và tiện ích.

Ba là, dịch vụ nhượng quyền thương mại, giúp các doanh nhân cùng hợp tác, chia sẻ  nguồn lực, công nghệ và lợi nhuận.

Các trưởng nhóm giới thiệu về mục tiêu hoạt động và dịch vụ chính mình cung cấp (60 giây/luật sư).

[4] Chương trình đào tạo tuần

Sau đây là gợi ý lời thoại:

Kính thưa các luật sư, các đồng nghiệp. Chúng ta vừa nghe phần giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Luật TNHH Everest. Chúng ta cũng đã được nghe các nhóm luật sư giới thiệu về mục tiêu và dịch vụ chính của mình. Tính chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp là nền tảng cơ bản của nghề luật sư. Luật sư phải có bổn phận tự mình nâng cao trình độ, kỹ năng chuyên môn., không ngừng hoàn thiện mình và nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý.

Để hỗ trợ các luật sư đồng nghiệp học tập, nâng cao trình độ, chương trình đào tạo là nội dung quan trọng của cuộc họp tuần. Tuần trước, luật sư [......] đã chia sẻ về nội dung [......]. Tuần này, chủ đề đào tạo là gì, tôi kính mới luật sư [......] diễn giả tuần trình bày về nội dung này.  

Luật sư diễn giả đào tạo thời lượng khoảng 10 phút, các luật sư thảo luận 10 phút, tổng thời gian 20 phút.

Sau đây là gợi ý lời thoại:

Chúng ta vừa trải qua nội dung đạo tạo rất thú vị, xin cảm ơn luật sư [......]

[5] Báo cáo các vấn đề về hành chính, nhân sự, tài chính

Sau đây là gợi ý lời thoại (khoảng 6 phút báo cáo + 10 phút thảo luận)

Một nội dung quan trọng của buổi họp hàng tuần là thông tin về hành chính, nhân sự và tài chính. Chúng ta sẽ biết thêm, trong tuần qua chúng ta đã làm được những gì, bộ phận hành chính đã hỗ trợ các nhóm những công việc gì, và các vấn đề quan trọng khác. Tôi mời trợ lý hành chính báo cáo, các vấn đề về tài chính, nhân sự và văn thư.

Một vấn đề nội bật chúng ta cần thảo luận tuần này đó là [ví dụ: đổi mới tuyển dụng nhân sự...]

III- KẾT THÚC CUỘC HỌP

[1] Giám đốc hoặc phó giám đốc điều hành phát biểu (01 phút)

Về nội dung và chất lượng của buổi đào tạo tuần.

Về lưu ý vấn đề hành chính sẽ triển khai trong tuần tới.

[2] Người điều hành cuộc họp tổng kết và tuyên bố bế mạc

Sau đây là gợi ý về lời tổng kết kết thúc cuộc họp (01 phút)

Hiện nay đã là 7:59, hết thời gian họp dự kiến. Tôi cảm ơn các luật sư đã tham dự cuộc họp và có đóng góp chất lượng cho buổi họp, xin trân trọng cảm ơn luật sư [......] diễn giả của bài đào tạo ngày hôm nay, cảm ơn bộ phận hành chính đã có tổng kết và báo cáo số liệu chính xác giúp các luật sư có thông tin hữu ích để có tuần làm việc hiệu quả cao hơn.

Trước khi kết thúc buổi họp, tôi xin thông báo về cuộc họp tuần tới được tổ chức vào 8:00 thứ hai, ngày [......], chủ trì cuộc họp là luật sư [......], thư ký cuộc họp là trợ lý [......]. Nội dung và diễn giả của chương trình đào tạo tuần sẽ được thông báo chậm nhất là vào 17:00 ngày thứ năm [......].

Tôi tuyên bố kết thúc cuộc họp tuần tại đây.