Quy chế họp Công ty Luật TNHH Everest

I- NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1- Mục đích họp

[1] Họp giải quyết công việc: là cuộc họp của lãnh đạo công ty với các phòng, ban, đơn vị hoặc với các luật sư, chuyên gia, nhân viên để giải quyết công việc hoặc bàn giải quyết những vướng mắc trong hoạt động; thống nhất ý kiến đối với những công việc có tính chất quan trọng, phức tạp; xử lý những nội dung còn có ý kiến khác nhau.

[2] Họp chuyên môn: là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo.

[3] Họp chuyên đề: là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc thực hiện chính sách, vụ việc điển hình, quan trọng.

[4] Họp tập huấn, triển khai: là cuộc họp để thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách trong quản lý, điều hành hoặc hoạt động chuyên môn.

[5] Họp sơ kết, tổng kết: là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện công việc hàng tháng, hàng quý, hằng năm, hoặc một giai đoạn và thảo luận phương hướng, nhiệm vụ cho giai đoạn tiếp theo.

[6] Họp định kỳ: gồm các cuộc họp (a) Họp hàng tuần, vào đầu tuần hoặc cuối tuần, hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến, thời lượng: không quá 90 phút; (b) Họp sơ kết tháng vào tuần đầu tiên của tháng, thường sẽ gộp với cuộc họp hàng tuần, thời lượng không quá 120 phút,  Họp sơ kết hàng quý, vào tháng đầu tiên của mỗi quý, thời lượng không quá 240 phút.

[7] Người tham dự cuộc họp: là một trong các thành phần được mời họp; đại diện cho phòng, ban, đơn vị được mời họp; được ủy quyền đi dự cuộc họp.

2- Nguyên tắc tổ chức cuộc họp

[1] Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự cuộc họp; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành.

[2] Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng phòng, ban, đơn vị.

[3] Kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp lý; ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản hóa thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức.

[4] Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động nghiệp vụ khác của Công ty.

[5] Tuân thủ pháp luật, bảo đảm bí mật theo quy định của pháp luật và nội quy công ty.

3- Hình thức họp

[1] Họp trực tiếp (offline): là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có mặt tại cùng một địa điểm, một phòng họp để tổ chức cuộc họp.

[2] Họp trực tuyến (online): là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các phần mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng nội bộ hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

II- CHẾ ĐỘ HỌP

1- Thành phần tham dự cuộc họp

[1] Người triệu tập cuộc họp quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.

[2] Trưởng các phòng, ban, đơn vị được mời tham dự cuộc họp phải cử người tham dự đúng thành phần, có đủ thẩm quyền đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

[3] Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời tham dự là trưởng các phòng, ban, đơn vị không thể tham dự thì phải báo cáo người chủ trì cuộc họp và nếu được sự đồng ý thì ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi thay.

[4] Trợ lý giúp việc cho luật sư, chuyên gia được tham dự các cuộc họp do giám đốc công ty chủ trì, trừ những cuộc họp có nội dung mật phải được sự đồng ý của người chủ trì.

2- Thời gian họp

[1] Họp giải quyết công việc, họp sơ kết, tổng kết: không quá 02 giờ.

[2] Họp chuyên môn: không quá 01 buổi (04 giờ).

[3] Họp chuyên đề, Họp tập huấn: không quá 01 ngày (08 giờ).

[4] Các cuộc họp khác, căn cứ vào tính chất và nội dung để bố trí thời gian hợp lý, nhưng: không quá 01 ngày (08 giờ).

[5] Trường hợp đối với những nội dung lớn, phức tạp, yêu cầu thời gian họp kéo dài hơn so với quy định, đơn vị chủ trì báo cáo ban giám đốc duyệt trước khi thực hiện.

3- Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

[1]  Quyết định hình thức tổ chức họp trực tiếp hoặc họp trực tuyến căn cứ vào nội dung, quy mô, thành phần tham dự, điều kiện phương tiện kỹ thuật, công nghệ bảo đảm cuộc họp hiệu quả, thuận lợi, tiết kiệm và bảo đảm bí mật.

[2] Chỉ đạo chuẩn bị nội dung để tổ chức cuộc họp theo chủ trương, kế hoạch đã được duyệt.

[3] Tổ chức cuộc họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả: (a)Thống nhất mục đích, yêu cầu, nội dung và chương trình làm việc ngay khi bắt đầu cuộc họp; (b)  Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra và điều hành kỷ luật cuộc họp đi đúng trọng tâm và đảm bảo thời gian họp; (c)  Có ý kiến kết luận, quyết định khi kết thúc cuộc họp.

[4] Nội dung kết luận, quyết định đưa ra tại cuộc họp phải rõ ràng, chặt chẽ, có tính khả thi gồm các nội dung sau: (a)  Nội dung công việc, tính chất và tầm quan trọng của công việc; (b) Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân chủ trì thực hiện, cơ quan, đơn vị, tổ chức cá nhân phối hợp thực hiện; (c) Thời gian và lộ trình thực hiện.

[5] Phân công việc chuẩn bị nội dung họp và gửi đến các thành viên tham gia dự họp ít nhất 01 - 03 ngày trước khi diễn ra cuộc họp (trừ trường hợp các cuộc họp phát sinh đột xuất phải thông báo trước ít nhất 20 phút).

[6] Giao trách nhiệm cho phòng, ban, đơn vị ra văn bản thông báo kết luận họp (nếu cần thiết) gửi đến phòng, ban, đơn vị, cá nhân có liên quan để biết, thực hiện và phối hợp thực hiện.

[7] Chỉ đạo thu hồi tài liệu có chỉ dẫn về phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu xác định cấp độ mật đã phát cho các đại biểu tham dự họp.

[8] Quyết định không tiến hành cuộc họp do tài liệu phục vụ cuộc họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng hoặc thành phần tham dự cuộc họp không đúng với yêu cầu.

[9] Người chủ trì cuộc họp theo sự phân công hoặc được ủy quyền chịu trách nhiệm về nội dung, chương trình và tổ chức cuộc họp, báo cáo kết quả với người đã phân công, ủy quyền. Người được phân công hoặc nhận ủy quyền chủ trì cuộc họp không được phân công hoặc ủy quyền tiếp cho người khác chủ trì cuộc họp khi chưa có sự đồng ý của người phân công, ủy quyền đầu tiên.

4- Trách nhiệm của người tham dự họp

[1] Phản hồi với đơn vị chủ trì về việc tham dự cuộc họp.

[2] Nghiên cứu tài liệu của cuộc họp và chuẩn bị ý kiến phát biểu trước khi đến dự cuộc họp.

[3] Tham dự cuộc họp đúng thành phần, đúng giờ. Trường hợp tham dự họp muộn thời gian so với yêu cầu hoặc về trước thời gian kết thúc cuộc họp hoặc vắng mặt không tham gia họp vì lý do đột xuất thì phải thông báo trước 5 phút và có được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp

[4] Chỉ được phát biểu ý kiến khi người chủ trì cuộc họp cho phép; trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đúng chủ đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.

[5] Sử dụng văn bản, tài liệu được đơn vị chủ trì tổ chức họp cung cấp tại cuộc họp theo đúng chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

[6] Không cung cấp thông tin, nội dung cuộc họp, tài liệu cho các phòng, ban, đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến cuộc họp.

[7] Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp. Không gọi hoặc nghe điện thoại trong khi diễn ra cuộc họp (trừ trường hợp đặc biệt).

[8] Báo cáo trưởng phòng, ban, đơn vị về nội dung, kết quả cuộc họp trong trường hợp được cử đi dự họp.

5- Bố trí sử dụng phòng họp

Trên cơ sở lịch công tác, Phòng Hành chính có trách nhiệm bố trí, sắp xếp phòng họp hoặc cơ sở vật chất họp trực tuyến. Căn cứ vào tính chất, tầm quan trọng của cuộc họp, số lượng đại biểu, khả năng phòng họp, khả năng phục vụ, bảo đảm hợp lý theo thứ tự ưu tiên như sau: (a) Các cuộc họp do giám đốc chủ trì; (b)  Các cuộc họp do phó giám đốc chủ trì; (c) Các cuộc họp do phòng, ban, đơn vị tổ chức.

Lưu ý: Những thiết bị cần chuẩn bị cho cuộc họp bao gồm:

[a] Họp tại công ty:

- Phòng họp: sắp xếp bàn ghế đủ số lượng Thành phần tham dự

- Máy chiếu

- Mic (tối thiểu 02 cái), Camera (01 cái chính, 01 cái dự phòng)

- Chân máy quay (01 cái chính, 01 cái dự phòng)

- Cây máy tính, chuột, bàn phím (01 bộ)

[b] Họp online qua zoom

- Link phòng họp zoom phải được gửi cho mọi người 02 lần (lần 1 vào chiều Thứ 6, lần 2 là trước 30 phút khi cuộc họp bắt đầu)

- Yêu cầu các Thành phần tham dự tự chuẩn bị mic, camera, bảo đảm đường truyền mạng phục vụ cho việc trao đổi và giao tiếp trong cuộc họp

- Giấy tờ, báo cáo liên quan đến cuộc họp gửi 02 lần trùng với thời gian gửi Link zoom cho mọi người (trong trường hợp cần thiết hoặc được yêu cầu, Thư ký gửi các tài liệu cho cá nhân tham gia).

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua bán doanh nghiệp (M&A) của Công ty Luật TNHH Everest 

III- QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP

1- Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp

[1] Phòng hành chính xây dựng Kế hoạch tổ chức các cuộc họp, tổng hợp vào kế hoạch công tác tuần, tháng, quý năm của đơn vị, trình Ban giám đốc phê duyệt; 

[2] Các phòng, ban, đơn vị hằng tháng, hằng tuần, trên cơ sở Kế hoạch tổ chức, Lịch công tác chung, đề xuất tổ chức các cuộc họp, tổng hợp chung vào báo cáo chương trình công tác tháng, tuần của đơn vị, gửi Phòng hành chính tổng hợp;

[3] Đối với cuộc họp đột xuất và cuộc họp phát sinh ngoài kế hoạch chung, phòng, ban, đơn vị chủ trì chủ động tổ chức họp theo thẩm quyền, nhiệm vụ được giao; trường hợp cuộc họp cần ban giám đốc tham gia, đơn vị chủ trì chủ động thông tin phối hợp với phòng hành chính, báo cáo ban giám đốc.

2- Dự kiến nội dung tổ chức họp gồm

- Mục đích, yêu cầu;

- Hình thức tổ chức cuộc họp (tập trung, trực tuyến);

- Người chủ trì;

- Thành phần tham dự;

- Thời gian, địa điểm;

- Tính chất của cuộc họp (công khai, kín), cho phép hay không cho phép cung cấp thông tin cho báo chí về nội dung cuộc họp; xác định chỉ dẫn về phạm vi lưu hành của văn bản, tài liệu cung cấp tại cuộc họp;

- Phân công chuẩn bị và tổ chức cuộc họp (tài liệu, dự trù công tác hành chính, hậu cần phục vụ cuộc họp...).

3- Chuẩn bị tài liệu họp

[1] Tài liệu liên quan đến nội dung họp phải được chuẩn bị trước theo đúng yêu cầu và tiến độ đề ra, trong đó nêu rõ những nội dung cần trao đổi, tham khảo ý kiến các phòng, ban, đơn vị hoặc xin ý kiến Ban giám đốc tại cuộc họp. Đối với những tài liệu trình bày trực tiếp tại cuộc họp dài hơn 15 trang giấy khổ A4 thì phải chuẩn bị thêm Bản tóm tắt nội dung không quá 05 trang để trình bày tại cuộc họp.

[2] Trưởng phòng, ban, đơn vị chủ trì nội dung họp có trách nhiệm chỉ đạo công tác chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung họp. Cần họp với các phòng, ban, đơn vị khác trước buổi họp để thống nhất các thông tin, xây dựng cuộc họp có trọng tâm.

[3] Thư ký cuộc họp chịu trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu.

Lưu ý: Tài liệu cuộc họp bao gồm: timeline, checklist, slide cuộc họp, bản tổng hợp số liệu hàng tuần, các báo cáo của Luật sư, nhóm Hành chính và thông tin khác liên quan đến cuộc họp.

- Timeline, checklist: hoàn thành trước 12h trưa Thứ 6 hàng tuần

- Slide, báo cáo tổng hợp tài liệu hàng tuần, báo cáo Luật sư, nhóm Hành chính: hoàn thành trước 16h30 chiều Thứ 6 hàng tuần

[4] Đối với các cuộc họp do Ban giám đốc chủ trì, tài liệu họp phải trình Ban giám đốc phê duyệt trước khi diễn ra cuộc họp chậm nhất 03 ngày làm việc. Trường hợp phát sinh các cuộc họp đột xuất thì trình Ban giám đốc nội dung họp trước 04 giờ trước cuộc họp.

4- Mời họp

[1] Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo công văn, thư mời (thư điện tử, tin nhăn điện tử hoặc văn bản giấy) gồm những nội dung sau: (a)  Người chủ trì cuộc họp; (b) Phòng, ban, đơn vị, người được mời tham dự họp; (c) Nội dung cuộc họp; (d) Thời gian, địa điểm họp; (đ) Đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp; (e) Chữ ký hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền; (g) Các nội dung khác (nếu có) như: thành phần dự họp; yêu cầu đối với tổ chức, cá nhân dự họp.

[2] Thẩm quyền ký văn bản mời họp: (a) Đối với các cuộc họp, hội nghị có khách mời ngoài công ty, Ban giám đốc ký mời họp; (b) Đối với các cuộc họp, hội nghị nội bộ do Ban giám đốc chủ trì thì Ban giám đốc hoặc Trưởng phòng hành chính ký mời họp; (c) Đối với các cuộc họp, hội nghị do các phòng, ban, bộ phận chủ trì thì Trưởng các phòng, ban, bộ phận ký văn bản mời họp.

[3] Gửi công văn, thư mời: Đơn vị được giao chủ trì tổ chức cuộc họp gửi giấy mời, công văn triệu tập trước ngày họp 03 ngày làm việc. Đối với cuộc họp mà thành phần dự họp là đại biểu trên phạm vi vùng, miền, cả nước thì công văn, giấy mời phải được gửi trước ngày họp 05 ngày làm việc.

[4] Sau khi nhận được công văn, thư mời họp, phòng, ban, đơn vị, người được mời tham dự họp xác nhận việc tham dự với đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp qua thư điện tử công vụ, điện thoại cá nhân hoặc qua hệ thống liên lạc nội bộ của cơ quan.

5- Cách thức, thời hạn, phương thức gửi tài liệu họp

[1] Giấy mời, tài liệu phục vụ cuộc họp được gửi bản điện tử (qua e-mail) hoặc bản giấy theo yêu cầu của người chủ trì cuộc họp, ngoài ra có thể áp dụng thêm các cách thức: tin nhắn, thông báo qua mạng xã hội, đăng tải trên trang thông tin điện tử của công ty hoặc kết hợp các hình thức.

[2] Thời gian gửi tài liệu họp chậm nhất là 01 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tổ chức cuộc họp; đối với cuộc họp đột xuất, thời gian gửi tài liệu thực hiện theo yêu cầu của người triệu tập cuộc họp.

[3] Đối với cuộc họp đã có trong kế hoạch công tác và đã được người chủ trì đồng ý về mặt nguyên tắc, trong khi chờ ý kiến về thời gian tổ chức chính thức thì đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp có thể gửi trước tài liệu họp cho cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự để chủ động nghiên cứu, chuẩn bị nội dung, ý kiến phát biểu và gửi giấy mời tham dự sau khi được người chủ trì chính thức quyết định.

6- Phân công chuẩn bị và phục vụ họp:

[1] Phòng Hành chính có nhiệm vụ: (a) Bố trí phòng họp, phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp; bố trí nhân viên lễ tân phục vụ các cuộc họp; (b)  Bố trí, hướng dẫn đại biểu, khách mời đỗ xe đúng nơi quy định; (c) Chuẩn bị công tác khác liên quan đến cuộc họp khi được yêu cầu.

[2] Đơn vị chủ trì tổ chức họp có nhiệm vụ: Phối hợp với Phòng hành chính để chuẩn bị các nội dung họp; (b) Phối hợp với Phòng hành chính để chuẩn bị kinh phí họp; (c) Chuẩn bị và in tài liệu họp; (d)  Tổ chức đón, tiếp đại biểu, ghi danh, phát tài liệu. Trước thời gian diễn ra cuộc họp 30 phút, đơn vị chủ trì tổ chức họp bố trí người trực đón, tiếp đại biểu tham dự; (đ) Tổng hợp danh sách đại biểu, báo cáo người chủ trì cuộc họp; (e) Theo dõi toàn bộ thời gian diễn ra cuộc họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ trì; (f)  Đối với các cuộc họp mà trong thành phần có cơ quan, đơn vị bên ngoài công ty tham dự, thì đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm phối hợp, thông báo với Phòng hành chính để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn các khách mời, đại biểu; (g) Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.

[3] Cụ thể:

- Đối hình thức họp tập trung:

   + Chủ trì phối hợp với Phòng Hành chính chịu trách nhiệm phân công nhân sự chuẩn bị cơ sở vật chất trong phòng họp tuỳ theo quy mô cụ thể (Thiết bị điện, thiết bị điện tử phục vụ cuộc họp, giấy, bút, bàn ghế,...) trước khi bắt đầu cuộc họp 30 phút.

   + Mở sẵn các thiết bị trình chiếu, thiết bị âm thanh phục vụ cho cuộc họp.

   + Mở phòng họp trực tuyến và liên hệ với các thành phần tham dự họp online song song với họp tập trung (nếu có).

   + Kiểm tra và duyệt phòng họp, đảm bảo cuộc họp được diễn ra theo đúng quy trình. 

- Đối với hình thức họp trực tuyến:

   + Chủ trì phối hợp với Phòng Hành chính chịu trách nhiệm phân công nhân sự chuẩn bị phòng họp trực tuyến và gửi link cho các thành phần tham dự (Phòng họp trực tuyến phải được lên lịch trước 1 ngày) trước khi bắt đầu cuộc họp 30 phút.

   + Chuẩn bị các tài liệu sẽ được trình chiếu trong cuộc họp.

   + Kiểm tra và duyệt phòng họp, đảm bảo cuộc họp được diễn ra theo đúng quy trình.

7- Biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp

[a] Biên bản cuộc họp:

(a) Việc ghi nội dung diễn biến của cuộc họp thành biên bản cuộc họp được thực hiện theo chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp. Biên bản cuộc họp do đơn vị chủ trì cuộc họp soạn thảo; phải được ghi đầy đủ, chính xác, có chữ ký xác nhận của người chủ trì cuộc họp và được lưu trữ theo đúng quy định. Thời hạn hoàn thành biên bản chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp;

(b) Biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác nội dung, diễn biến cuộc họp, gồm những nội dung chính sau đây: (i) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp; (ii) Trình tự, nội dung, vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp; (iii) Ý kiến phát biểu của những người tham dự họp; (iv) Các kết quả biểu quyết (nếu có); (v) Kết luận của người chủ trì họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

[b] Thông báo kết luận cuộc họp: 

Đối với thông báo ý kiến kết luận cuộc họp do Ban giám đốc chủ trì, chậm nhất trong vòng 01 ngày làm việc sau khi kết thúc cuộc họp, đơn vị chủ trì họp phải dự thảo thông báo kết luận cuộc họp. Trưởng phòng hành chính ký Thông báo kết luận cuộc họp và gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được dự thảo của đơn vị chủ trì họp.

8- Trách nhiệm triển khai thực hiện và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện thông báo kết luận, quyết định được đưa ra tại cuộc họp:

[a] Trưởng các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện thông báo kết luận, quyết định được đưa ra tại cuộc họp thuộc phạm vi, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị mình. Đối với những công việc cần thực hiện khẩn trương, các cơ quan căn cứ vào chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp để tổ chức thực hiện mà không chờ thông báo kết luận.

[b] Phòng, ban, đơn vị, cá nhân tham dự cuộc họp hoặc có liên quan đến thực hiện kết luận, quyết định tại cuộc họp có trách nhiệm thực hiện, giám sát việc thực hiện.

9- Thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp:

[a] Người chủ trì cuộc họp quyết định việc hoãn họp, thay đổi về thời gian, địa điểm, nội dung, chương trình họp hoặc hủy bỏ cuộc họp.

[b] Khi có quyết định thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm thông báo tới cơ quan, đơn vị, người được mời dự họp và Phòng hành chính ngay khi có quyết định thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp bằng một trong các hình thức: điện thoại, thư điện tử, văn bản giấy.

10- Tác phong:

[a] Các thành phần tham dự họp (tập trung/online) tuân thủ quy định về thời gian, trang phục, nội dung trình bày của buổi họp.

[b] Thời gian: Có mặt trước 15 phút và muộn nhất 5 phút để tham gia giao lưu, khởi động cho buổi họp. Nếu đến họp muộn hãy vào đúng vị trí, không làm ảnh hưởng đến người khác.

[c] Trang phục: Trang phục phải phù hợp với tính chất cuộc họp, đặc biệt với các cuộc họp quan trọng, thể hiện sự tôn trọng tập thể, đối tác, sự kiện, thể hiện tính chuyên nghiệp và văn hóa của người dự họp.

[d] Ứng xử: 

- Giữ im lặng. Không gây tiếng động bất thường, không làm việc riêng ảnh hưởng đến cuộc họp và chuyển điện thoại sang chế độ rung/im lặng hoặc nên tắt máy.

- Không làm những công việc không liên quan đến nội dung cuộc họp.

- Luôn chú ý lắng nghe, không ngắt lời người khác khi đang phát biểu hoặc thuyết trình. Giữ thái độ tôn trọng, bình tĩnh trong thảo luận các vấn đề.

- Trình bày ý kiến ngắn gọn, đủ ý để không lãng phí thời gian của mọi người

- Tuân theo sự điều hành của Chủ trì.

- Tham dự từ đầu đến cuối (Trừ các trường hợp đặc biệt đã thông báo và nhận được sự đồng ý của Chủ trì).

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

V- PHỤ LỤC: MỘT SỐ HƯỚNG DẪN CỤ THỂ

1- Họp tổng kết hàng tuần

[a] Mục đích: Tổng kết những việc đã làm được và chưa làm được trong tuần, chuẩn bị kế hoạch của tuần kế tiếp, thảo luận các vấn đề còn tồn tại và định hướng khắc phục. 

[b] Thành phần tham dự: Ban giám đốc, các luật sư và chuyên gia, chuyên viên, khách mời (nếu có).

[c] Thời gian: 08:00' ngày Thứ 7, có thể chuyển sang 16:00 ngày Thứ 6, hoặc 8:30 ngày Chủ nhật.

[d] Thời lượng: 60 phút.

[đ] Hình thức: Trực tiếp, trực tuyến, hoặc kết hợp cả hai hình thức.

[e] Chủ trì: Phòng hành chính phân công Luật sư chủ trì luân phiên theo từng tuần. 

[g] Thư ký: Phòng hành chính phân công.

[h] Biên bản họp thực hiện (theo mẫu).

2- Họp người học việc, thực tập sinh hàng tuần

[a] Mục đích: Họp tổng kết kết quả đào tạo, huấn luyện của thực tập sinh trong tuần; giải đáp vướng mắc, thảo luận kế hoạch học tập của tuần tiếp theo. 

[b] Thành phần tham dự: Luật sư (01-02 người, chủ trì), Phòng hành chính, toàn bộ Thực tập sinh, 

[c] Thời gian: 16:00' ngày Thứ 7, có thể chuyển sang 16:00 ngày Thứ 6, hoặc 8:30 ngày Chủ nhật.

[d] Thời lượng: 60 phút.

[đ] Hình thức: trực tiếp, trực tuyến, hoặc kết hợp cả hai hình thức.

[e] Thư ký: Phòng hành chính phân công.

[f] Biên bản họp thực hiện (theo mẫu).

3- Lưu ý

- Biên bản họp: (1) trong ngày họp để tổng kết các nội dung diễn ra trong cuộc họp; (2) Biên bản họp sau khi hoàn thành cần được in ra để chủ trì cuộc họp và thư ký cuộc họp ký tên xác nhận và lưu vào ổ chung.

- Kỹ thuật kiểm tra (trước cuộc họp 15 phút): (i) Đường truyền Internet, (ii) Camerra, (iii) Zoom; (iv) Âm thanh, Micro; (v) Máy tính, (vi) Máy chiếu, (vii) Bàn, ghế; (viii) Đồ uống.

- Thư ký kiểm tra (trước cuộc họp 60 phút): (i) Tài liệu họp; (ii) Thành phần tham dự; (iii) Phổ biến nội quy họp; (iv) Tóm tắt nội dung họp; (v) Biên bản sau cuộc họp.

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý từ xa của Công ty Luật TNHH Everest