Quy chế họp của Công ty Luật TNHH Everest

CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về nguyên tắc, thẩm quyền, phân loại, quy trình chuẩn bị, tổ chức và triển khai kết luận các cuộc họp tại Công ty Luật TNHH Everest (sau đây gọi tắt là “Công ty”).

2. Đối tượng áp dụng: Ban giám đốc, trưởng, phó các phòng, ban, đơn vị, luật sư, chuyên gia, nhân viên, thực tập sinh và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động tổ chức và tham dự họp của Công ty.

Điều 2. Mục đích tổ chức họp

Tổ chức họp nhằm thống nhất chỉ đạo điều hành, giải quyết kịp thời các công việc chuyên môn, vụ việc phức tạp, định hướng chiến lược và nâng cao chất lượng đào tạo, nhân sự; đảm bảo mọi công việc được phân công rõ ràng, có thời hạn và đo lường được kết quả.

Điều 3. Nguyên tắc tổ chức họp

1. Đúng thẩm quyền và trách nhiệm: xác định rõ mục đích, nội dung, người chủ trì và thành phần dự họp. Đề cao trách nhiệm cá nhân của người chủ trì và người tham dự.

2. Hiệu quả và tiết kiệm: chỉ tổ chức họp khi thực sự cần thiết; lồng ghép các nội dung liên quan; tối ưu hóa thời gian; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin.

3. Bảo mật thông tin: tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật về bí mật nhà nước, bí mật nghề nghiệp luật sư và Quy chế bảo mật nội bộ của Công ty.

4. Không gián đoạn hoạt động nghiệp vụ: việc tổ chức họp không được làm ảnh hưởng đến tiến độ tố tụng, đại diện ngoài tố tụng và lịch tiếp khách hàng của Công ty.

Điều 4. Phân loại và phương thức họp

1. Phân loại theo tính chất:

• Họp giao ban, định kỳ: đánh giá kết quả hoạt động tuần, tháng, quý, năm.

• Họp giải quyết công việc, vụ việc: xử lý các hồ sơ pháp lý phức tạp, các vướng mắc vận hành phát sinh.

• Họp chuyên môn, chuyên đề: trao đổi nghiệp vụ, thảo luận án lệ, văn bản mới hoặc các vụ án điển hình.

• Họp tập huấn, đào tạo: triển khai quy trình mới, đào tạo nội bộ cho Luật sư, Nhân viên và Thực tập sinh.

• Họp bất thường: xử lý các sự vụ khẩn cấp.

2. Phương thức tổ chức:

• Họp trực tiếp (offline): tại trụ sở, chi nhánh Công ty hoặc địa điểm do Người triệu tập quyết định.

• Họp trực tuyến (online): qua các ứng dụng hội thoại (Zoom, Teams, Google Meet...).

• Họp kết hợp (hybrid): kết hợp đồng thời trực tiếp và trực tuyến.

CHƯƠNG II: THẨM QUYỀN, THÀNH PHẦN VÀ THỜI LƯỢNG HỌP

Điều 5. Thẩm quyền triệu tập và chủ trì

1. Giám đốc hoặc Phó Giám đốc có thẩm quyền triệu tập và chủ trì toàn bộ các cuộc họp trong Công ty.

2. Trưởng các Phòng, Ban, Bộ phận có thẩm quyền triệu tập và chủ trì các cuộc họp nội bộ thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý hoặc khi được Ban giám đốc phân công, ủy quyền.

3. Người được ủy quyền chủ trì họp không được ủy quyền lại cho người khác nếu chưa có sự đồng ý của Người phân công.

Điều 6. Thành phần và trách nhiệm người tham dự

1. Thành phần: đúng đối tượng theo giấy mời hoặc thông báo họp. Người đứng đầu đơn vị nếu vắng mặt phải báo cáo Người chủ trì và chỉ được ủy quyền cho cấp dưới có đủ thẩm quyền/năng lực đi thay khi được chấp thuận.

2. Trợ lý, thực tập sinh: được tham dự các cuộc họp do Ban Giám đốc chủ trì để ghi nhận và học tập, trừ các cuộc họp kín hoặc họp có nội dung bảo mật cao.

3. Trách nhiệm của người tham dự:

• Xác nhận tham dự trước ít nhất 02 giờ (hoặc ngay khi nhận thông báo đối với họp đột xuất).

• Nghiên cứu kỹ tài liệu, chuẩn bị ý kiến đóng góp trước khi vào phòng họp.

• Có mặt trước giờ họp từ 05 đến 15 phút. Trường hợp đến muộn hoặc xin về sớm phải báo cáo và được Người chủ trì đồng ý.

• Giữ trật tự, bật camera và micro đúng quy định (nếu họp Online), tắt hoặc chuyển điện thoại sang chế độ rung, không xử lý việc riêng.

• Trình bày ngắn gọn, tập trung vào trọng tâm; tuân thủ sự điều hành của Người chủ trì.

• Bảo mật tuyệt toàn bộ nội dung, tài liệu cuộc họp.

Điều 7. Khung thời lượng cuộc họp

1. Họp giao ban tuần, tháng: từ 60 đến 120 phút.

2. Họp giải quyết vụ việc, chuyên môn: không quá 120 phút (02 giờ).

3. Họp chuyên đề, sơ kết, tổng kết, tập huấn: không quá 01 buổi (04 giờ) hoặc 01 ngày (08 giờ) tùy quy mô.

4. Trường hợp cuộc họp kéo dài hơn khung thời gian quy định, Người chủ trì phải thông báo và thống nhất với các thành viên dự họp.

CHƯƠNG III: QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Điều 8. Chuẩn bị nội dung và tài liệu họp

1. Trách nhiệm chuẩn bị: đơn vị chủ trì nội dung phối hợp với Thư ký, Phòng hành chính chuẩn bị báo cáo, tài liệu, slide trình chiếu.

2. Yêu cầu tài liệu: tài liệu trình bày trực tiếp dài trên 15 trang A4 bắt buộc phải có Bản tóm tắt không quá 05 trang.

3. Thời hạn phê duyệt: đối với họp do Ban Giám đốc chủ trì, tài liệu phải trình Ban Giám đốc duyệt trước ngày họp ít nhất 01 ngày làm việc (họp đột xuất trình trước ít nhất 02 giờ).

Điều 9. Thông báo mời họp và gửi tài liệu

1. Thời gian gửi Giấy mời & Tài liệu:

• Họp định kỳ, kế hoạch: gửi trước từ 01 đến 03 ngày làm việc.

• Họp có khách mời bên ngoài hoặc quy mô lớn: gửi trước từ 03 đến 05 ngày làm việc.

• Họp đột xuất: gửi trước thời điểm họp ít nhất 60 phút.

2. Phương thức gửi: văn bản điện tử qua E-mail công vụ, hệ thống quản lý nội bộ hoặc nhóm làm việc chính thức của Công ty.

Điều 10. Công tác hậu cần và kỹ thuật của Phòng Hành chính

1. Bố trí phòng họp, trang thiết bị: máy chiếu, âm thanh, camera, đường truyền internet, nước uống, hoàn tất trước giờ họp 15 - 30 phút.

2. Đối với họp trực tuyến: khởi tạo đường link, kiểm tra kỹ thuật và gửi thông tin truy cập cho thành viên dự họp theo quy định.

Điều 11. Biên bản họp và Thông báo kết luận

1. Biên bản họp:

• Thư ký cuộc họp có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác các diễn biến, ý kiến thảo luận và kết luận tại cuộc họp.

• Biên bản phải có chữ ký của Thư ký và Người chủ trì; hoàn thành và lưu trữ trong vòng 24 giờ kể từ khi kết thúc cuộc họp.

2. Thông báo kết luận:

• Căn cứ Biên bản họp, đơn vị chủ trì, thư ký dự thảo Thông báo kết luận rõ mục tiêu, người thực hiện, người phối hợp, thời hạn hoàn thành.

• Thông báo kết luận do Ban Giám đốc hoặc Người chủ trì phê duyệt hoặc ký ban hành trong thời hạn từ 01 đến 02 ngày làm việc sau cuộc họp và gửi đến các bộ phận có liên quan để triển khai.

CHƯƠNG IV: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 12. Theo dõi, đôn đốc và xử lý vi phạm

1. Phòng Hành chính phối hợp với Trưởng các bộ phận có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các Kết luận cuộc họp.

2. Việc chấp hành quy định về thời gian, tác phong, chất lượng tham gia họp và kết quả thực hiện Kết luận cuộc họp là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá thi đua, KPI hàng tháng, quý của cá nhân và đơn vị.

3. Cá nhân vi phạm quy chế (vắng mặt không lý do, đi muộn, làm lộ thông tin bảo mật của cuộc họp, không thực hiện đúng kết luận họp...) tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo Nội quy lao động của Công ty.

Điều 13. Hiệu lực thi hành

Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với Quy chế này đều bãi bỏ. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế do Giám đốc Công ty quyết định trên cơ sở đề xuất của Phó Giám đốc vận hành và Trưởng phòng Hành chính.

PHỤ LỤC: KHUNG VẬN HÀNH BỔ SUNG

Đính kèm Quy chế họp - Áp dụng cho công tác Quản trị & Hậu cần

Phụ lục 1: Danh sách kiểm tra của thư ký và kỹ thuật trước cuộc họp

• T-60 phút (thư ký): Kiểm tra danh sách đăng ký tham dự; tài liệu họp; file trình chiếu; mẫu biên bản họp.

• T-30 phút (hậu cần, kỹ thuật):

• Họp offline: bàn ghế, máy chiếu, micro (tối thiểu 02), camera chính và dự phòng, máy tính, nước uống, điều hòa.

• Họp online: đảm bảo đường truyền Internet ổn định, kiểm tra Micro và Camera Zoom, mở phòng họp và cấp quyền cho Người chủ trì và Thư ký.

Phụ lục 2: Lịch và đặc thù các cuộc họp cố định

Họp giao ban tuần: thành phần gồm Ban Giám đốc, Luật sư, Chuyên gia, Nhân viên, vào 07:00 Thứ Hai hoặc linh hoạt, thời lượng từ 60 đến 90 phút, phương thức hybrid/offline/online, do Luật sưluân phiên chủ trì.

Họp thực tập sinh: thành phần gồm luật sư phụ trách, Phòng hành chính, toàn bộ thực tập sinh, vào 17:00 Thứ Sáu hoặc linh hoạt, thời lượng 60 phút, phương thức hybrid/online, do Luật sư phụ trách chủ trì.

Họp sơ kết tháng: thành phần gồm toàn thể nhân sự Công ty, vào tuần đầu tiên của tháng, thời lượng tối đa 120 phút, phương  phương thức hybrid/offline/online, do Luật sưluân phiên chủ trì.