Dịch vụ thư ký pháp lý thuê ngoài

I- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ

Thư ký (Hán tự: 書記) nghĩa là người giữ việc viết lách ghi chép, được ghép bởi hai từ: thư (書) là: sách, thư tín; ký (記) là: ghi chép, biên chép.

Thư ký (secretary) là thuật ngữ chỉ nghề có nguồn gốc từ từ tiếng Latin: secernere nghĩa là "phân biệt" hoặc "tách biệt", hay secretum (thụ động) có nghĩa là "đã được tách biệt", với hàm ý là: điều gì đó rtêng tư hoặc bí mật (tiếng Anh: secret). Do đó, thời trung cổ, thư ký là người giám sát công việc kinh doanh một cách bí mật, thường là cho một cá nhân có quyền lực như nhà vua, giáo hoàng... Ngày nay, nhiệm vụ của một thư ký đa dang hơn rất nhiều, nhưng vẫn có thể bao gồm việc xử lý thông tin bí mật.

Tùy thuộc vào tính chất và quy mô của công ty, nhiệm vụ của thư ký có thể khác nhau, nhưng thường sẽ là: quản lý ngân sách, ghi sổ, trả lời các cuộc gọi điện thoại, xử lý khách truy cập, duy trì website, sắp xếp chuyến đi, lập kế hoạch sự kiện và chuẩn bị báo cáo chi phí.

Thư ký cũng có thể quản lý tất cả các chi tiết hành chính trong việc điều hành một hội nghị hoặc cuộc họp cấp cao và chịu trách nhiệm sắp xếp việc phục vụ ăn uống cho cuộc họp ăn trưa. Thông thường các giám đốc điều hành sẽ yêu cầu trợ lý của họ ghi biên bản các cuộc họp và chuẩn bị tài liệu cuộc họp để xem xét. Ngoài biên bản, thư ký có thể chịu trách nhiệm lưu giữ tất cả các hồ sơ chính thức của công ty. Thư ký cũng được coi là người quản lý văn phòng (office manager).

Thư ký hành chính (trợ lý hành chính) là một thuật ngữ chung, không nhất thiết chỉ là người trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo. Thư ký khi đó là người chủ chốt trong mọi công việc hành chính và thường được gọi là “người gác cổng” (gatekeeper).

Thư ký còn là chức danh thường được sử dụng trong các tổ chức để chỉ một người có quyền hạn, quyền lực hoặc tầm quan trọng nhất định trong tổ chức. Thư ký thông báo các sự kiện quan trọng và truyền đạt tới tổ chức. Ở một số quốc gia, chẳng hạn như Hoa Kỳ, thuật ngữ thư ký được sử dụng để chỉ người nắm giữ chức vụ cấp nội các. Trong một hiệp hội, thư ký là người có quyền lực thứ ba sau chủ tịch và phó chủ tịch.

Một số chức danh có công việc được mô tả gần giống hoặc tương tự với công việc của thư ký truyền thống như: điều phối viên văn phòng (office coordinator), chuyên viên hành chính (administrative professional), chuyên môn hành chính (administrative professional), trợ lý hành chính (administrative assistant), trợ lý điều hành (executive assistant), nhân viên hành chính (administrative officer), chuyên viên hỗ trợ hành chính (administrative support specialist), thư ký (clerk), trợ lý quản lý (management assistant), thư ký văn phòng (office secretary), trợ lý chương trình (program assistant), trợ lý dự án (project assistant), trợ lý cá nhân (personal aid), thư ký riêng hoặc trợ lý riêng (personal secretary, or personal assistant).

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

II- TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH

Trợ lý điều hành hay trợ lý quản lý (executive assistant) là một vị trí cấp cao trong hệ thống phân cấp hành chính, do đó sẽ có điểm khác biệt căn bản so với công việc của thư ký hành chính hay trợ lý hành chính. Trợ lý điều hành làm việc cho giám đốc điều hành của công ty và có quyền đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến định hướng của các tổ chức đó. Như vậy, trợ lý điều hành đóng một vai trò trong việc ra quyết định và thiết lập chính sách.

Trợ lý điều hành thực hiện các vai trò thông thường là quản lý thư từ, chuẩn bị nghiên cứu và liên lạc, thường là với một hoặc nhiều trợ lý hành chính hoặc trợ lý lập kế hoạch báo cáo cho họ. Trợ lý điều hành cũng đóng vai trò là "người gác cổng", hiểu ở các mức độ khác nhau các yêu cầu của giám đốc điều hành và với khả năng thông qua sự hiểu biết này để quyết định những sự kiện, cuộc họp, hội nghị từ xa hoặc e-mail nào được lên lịch phù hợp nhất để phân bổ công việc của giám đốc điều hành. thời gian.

Đôi khi, trợ lý điều hành có thể đóng vai trò là người đại diện cho giám đốc điều hành. Họ đại diện theo ủy quyền của giám đốc tham gia các cuộc họp hoặc liên lạc và quản lý dự án khi giám đốc vắng mặt. Trợ lý điều hành khác với trợ lý hành chính (một công việc thường là một phần trong con đường sự nghiệp của trợ lý điều hành) ở chỗ họ được yêu cầu phải có mức độ nhạy bén trong kinh doanh cao hơn, có khả năng quản lý dự án cũng như có khả năng để gây ảnh hưởng đến người khác thay mặt cho người điều hành.

Trợ lý điều hành là vị trí quản lý, thường yêu cầu người đảm nhiệm công việc này phải có bằng cử nhân và phải có kiến ​​thức chuyên môn về một lĩnh vực cụ thể. 

Xem thêm: Thư ký (secretary)

IV- THƯ KÝ CÔNG TY

Thư ký Công ty (Company secretary) là một vị trí cấp cao trong quản trị doanh nghiệp của các tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các yêu cầu luật định và quy định. Vị trí này không thể thiếu đối với hoạt động hiệu quả của các tập đoàn. Thư ký Công ty đóng vai trò là người giám sát sự tuân thủ, người hỗ trợ liên lạc giữa ban giám đốc và các bên liên quan khác, đồng thời là người giám sát hồ sơ công ty.

Mặc dù tên là "thư ký", nhưng vai trò của thư ký công ty không phải là văn thư hay thư ký. Thư ký công ty đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ luật pháp và quy định có liên quan, đồng thời thông báo cho các thành viên hội đồng quản trị về trách nhiệm pháp lý của họ.

Ở nhiều quốc gia, luật pháp yêu cầu các công ty tư nhân phải bổ nhiệm một người làm thư ký công ty và người này sẽ là thành viên hội đồng quản trị cấp cao hoặc thành viên ban quản lý cấp cao.

Thư ký công ty trong tất cả các lĩnh vực có trách nhiệm cấp cao bao gồm cơ cấu và cơ chế quản trị, ứng xử của công ty trong môi trường pháp lý của tổ chức, các cuộc họp hội đồng quản trị, cổ đông và người được ủy thác, tuân thủ các yêu cầu pháp lý, quy định và niêm yết, đào tạo và giới thiệu những người không điều hành và người được ủy thác, liên hệ với các cơ quan quản lý và bên ngoài, báo cáo cho các cổ đông/người được ủy thác, quản lý phúc lợi của nhân viên như lương hưu và các chương trình chia sẻ cho nhân viên, quản lý và tổ chức bảo hiểm, đàm phán hợp đồng, quản lý rủi ro, quản lý và tổ chức tài sản cũng như giải thích các tài khoản tài chính.

Thư ký công ty là nguồn tư vấn chính về hoạt động kinh doanh và điều này có thể bao gồm mọi lĩnh vực, từ tư vấn pháp lý về xung đột lợi ích, thông qua tư vấn kế toán về báo cáo tài chính, đến việc phát triển chiến lược và kế hoạch của công ty.

Tại VIệt Nam, theo quy định của Luật doanh nghiệp: đối với công ty cổ phần, khi xét thấy cần thiết, Hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm Thư ký công ty. Thư ký công ty có quyền và nghĩa vụ: Hỗ trợ tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; ghi chép các biên bản họp; hỗ trợ thành viên Hội đồng quản trị trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao; hỗ trợ Hội đồng quản trị trong áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị công ty; hỗ trợ công ty trong xây dựng quan hệ cổ đông và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cổ đông; việc tuân thủ nghĩa vụ cung cấp thông tin, công khai hóa thông tin và thủ tục hành chính; quyền và nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều lệ công ty (Điều 156).

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

V- DỊCH VỤ THƯ KÝ PHÁP LÝ THUÊ NGOÀI

Thư ký pháp lý (Legal Secretary), là chuyên gia pháp lý, có trình độ cử nhân luật (nhưng chưa phải luật sư),  do đó có những khác biệt so với thư ký truyền thống. Ngoài nhiệm vụ của một thư ký tiêu chuẩn (thư ký hành chính), thư ký pháp lý có thể thực hiện các nhiệm vụ pháp chế doanh nghiệp (cấp độ đơn giản).

Đặc biệt với chức năng pháp chế doanh nghiệp: đây là chức năng không thể thiếu của một doanh nghiệp. Ước tính, tới hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam không có Bộ phận pháp chế chuyên nghiệp. Người quản lý doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống các quy định, quy chế, quy trình, sẽ lãng phí thời gian, tiềm ấn rủi ro khi hiểu biết pháp luật không đầy đủ. 

Dịch vụ thuê ngoài, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí khi chỉ trả phí trên thời gian thực cung cấp dịch vụ. Hơn nữa doanh nghiệp sẽ không mất chi phí quản lý nhân sự. Do đó sử dụng dịch vụ Thư ký pháp lý là giải pháp hiệu quả, đạt mục tiêu nhân sự 'tinh', 'gọn'.

- Các tiêu chuẩn của một thư ký pháp lý:

◦ Kỹ năng xã hội: Thư ký pháp lý sẽ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, đối tác. Họ cần phải có kỹ năng giao tiếp, khả năng chăm sóc khách hàng, trả lời các truy vấn một cách chuyên nghiệp và tự tin.

◦ Kỹ năng sắp xếp công việc: Thư ký pháp lý thường phải làm việc, trao đổi với các chuyên gia. Họ cần biết cách tổ chức cũng như sắp xếp công việc để quản lý bộ phận của mình một cách hiệu quả. 

◦ Kỹ năng phiên âm: Kỹ năng này là nền tảng cơ bản để trở thành thư ký. Thư ký pháp lý cần có tốc độ đánh máy nhanh, kỹ năng nghe, hiểu, viết tốt. 

◦ Chú ý đến chi tiết: Thư ký pháp lý thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến luật pháp. Chú ý các chi tiết nhỏ, từ soạn thảo, hiệu đính văn bản, lên lịch cho các hội nghị... đều là kỹ năng rất quan trọng. 

◦ Kỹ năng làm việc nhóm: Thư ký pháp lý cần hợp tác với đối tác, khách hàng, các bên liên quan để cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả. Thư ký pháp lý làm việc hiệu quả nhất là người có thể làm việc với đồng nghiệp và hợp tác với bên thứ ba để hoàn thành nhiệm vụ.

◦ Kỹ năng nghiên cứu: Thư ký pháp lý phải có kỹ năng nghiên cứu xuất sắc để thu thập thông tin khách hàng, tìm giải pháp, nghiên cứu sự cạnh tranh và xác định vị trí nhân chứng chuyên môn.

◦ Kỹ năng đa nhiệm: Thư ký pháp lý cần có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và quản lý khối lượng công việc ngày càng nhiều. Kỹ năng đa nhiệm giúp họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình.

- Gói dịch vụ thư ký pháp lý từ xa (tham khảo):

[1] Gói tiết kiệm (Economy): 08 giờ làm việc của chuyên viên, phí: 1.632.000 đồng/tháng,

[2] Gói cơ bản (Standard): 16 giờ làm việc của chuyên viên, phí: 3.072.000 đồng/tháng,

[3] Gói nâng cao (Premium): 32 giờ làm việc của chuyên viên, phí: 7.560.000 đồng/tháng.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài