Ứng dụng công nghệ luật tại Công ty Luật TNHH Everest

I- CÁC KHÍA CẠNH CHÍNH CỦA CÔNG NGHỆ LUẬT

Công nghệ ứng dụng cho Luật hay Công nghệ Luật, tiếng Anh: Law technology, gọi tắt: Lawtech, đề cập đến những giải pháp kết hợp giữa luật pháp và công nghệ để làm cho các dịch vụ pháp lý trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí hơn và dễ tiếp cận hơn. Đây là một trong những ngành công nghệ mới nổi trên cùng với Công nghệ tài chính (Fintech), Công nghệ bảo hiểm (Insuretech), Công nghệ giáo dục (Edtech), Công nghệ bất động sản (Proptech).

1- Tự động hóa tài liệu và quản lý quy trình

Tạo lập tài liệu tự động: phần mềm có thể tự động tạo ra các hợp đồng, văn bản pháp lý, đơn từ dựa trên các mẫu có sẵn và dữ liệu đầu vào. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm thiểu lỗi sai.

Quản lý hồ sơ và vụ việc: các hệ thống quản lý vụ việc (case management systems) giúp luật sư và công ty luật theo dõi tiến độ vụ án, quản lý tài liệu, lịch hẹn và giao tiếp với khách hàng một cách hiệu quả hơn.

Tự động hóa quy trình nghiệp vụ: nhiều quy trình hành chính trong ngành luật, như lập hóa đơn, theo dõi thời gian làm việc, có thể được tự động hóa để tăng năng suất.

2- Nghiên cứu pháp lý và phân tích dữ liệu

Công cụ nghiên cứu pháp lý: các nền tảng Lawtech cung cấp khả năng tìm kiếm và phân tích cơ sở dữ liệu pháp luật khổng lồ (luật, án lệ, bình luận pháp lý) nhanh chóng và chính xác hơn so với phương pháp thủ công. Trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine learning) được sử dụng để lọc thông tin liên quan, phát hiện các xu hướng và dự đoán kết quả.

Phân tích hợp đồng: AI có thể đọc, phân tích và làm nổi bật các điều khoản quan trọng, rủi ro tiềm ẩn hoặc sự không nhất quán trong hợp đồng, giúp các luật sư rà soát tài liệu nhanh hơn.

Phân tích dự đoán: dựa trên dữ liệu lịch sử về các vụ án, Lawtech có thể giúp dự đoán kết quả tranh chấp, chi phí tố tụng hoặc khả năng thành công của một vụ kiện, hỗ trợ luật sư đưa ra quyết định chiến lược.

3- Cung cấp dịch vụ pháp lý trực tuyến

Nền tảng kết nối khách hàng và luật sư: các ứng dụng và website cho phép khách hàng dễ dàng tìm kiếm và kết nối với luật sư phù hợp, đặt lịch tư vấn và thậm chí giải quyết một số vấn đề pháp lý đơn giản trực tuyến.

Dịch vụ pháp lý tự phục vụ: một số nền tảng cho phép người dùng tự mình hoàn tất các vấn đề pháp lý cơ bản như soạn thảo di chúc, đăng ký doanh nghiệp, hay chuẩn bị hồ sơ định cư mà không cần đến luật sư.

Giải quyết tranh chấp trực tuyến (Online Dispute Resolution - ODR): các nền tảng ODR cho phép các bên giải quyết tranh chấp thông qua môi trường trực tuyến, bao gồm hòa giải, trọng tài hoặc các thủ tục tố tụng đơn giản khác, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

4- Bảo mật và quản lý thông tin

Quản lý tài liệu nhạy cảm và chia sẻ tệp: Lawtech cung cấp các giải pháp bảo mật để lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu pháp lý một cách an toàn, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin.

Công nghệ Blockchain: mặc dù còn mới mẻ trong lĩnh vực pháp lý, blockchain có tiềm năng trong việc tạo ra các hợp đồng thông minh (smart contracts), quản lý quyền sở hữu trí tuệ và đảm bảo tính minh bạch, bất biến của các giao dịch pháp lý.

Chữ ký số: giúp xác minh danh tính và đảm bảo tính pháp lý của các văn bản điện tử.

5- Đào tạo và phát triển chuyên môn

Nền tảng học tập trực tuyến: Lawtech cũng hỗ trợ việc đào tạo và cập nhật kiến thức pháp lý cho luật sư, sinh viên luật thông qua các khóa học, hội thảo trực tuyến và cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Công cụ hỗ trợ ra quyết định: các công cụ này cung cấp thông tin và phân tích chuyên sâu, giúp luật sư đưa ra các quyết định sáng suốt hơn trong công việc của mình.

Xem thêm: Về Công ty Luật TNHH Everest

II- LỢI ÍCH CỦA CÔNG NGHỆ LUẬT

Lawtech đang thay đổi ngành luật một cách mạnh mẽ, mang lại vô vàn lợi ích cho cả luật sư, doanh nghiệp và cả những người cần tiếp cận dịch vụ pháp lý. Dưới đây là những lợi ích chính:

1- Tăng cường hiệu quả và năng suất

Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại: Lawtech giúp tự động hóa việc soạn thảo hợp đồng, quản lý tài liệu, nhập liệu, và các quy trình hành chính khác. Điều này giải phóng luật sư khỏi các công việc tốn thời gian, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hơn yêu cầu chuyên môn cao.

Quản lý quy trình tối ưu: Các hệ thống quản lý vụ việc (Case Management Systems) giúp theo dõi tiến độ công việc, đặt lịch hẹn, và quản lý giao tiếp với khách hàng một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót và bỏ lỡ thời hạn.

Nghiên cứu pháp lý nhanh chóng và chính xác: Công cụ nghiên cứu pháp lý ứng dụng AI có thể rà soát hàng triệu văn bản, án lệ, và tài liệu pháp lý trong tích tắc, đưa ra kết quả liên quan và phân tích chuyên sâu, tiết kiệm thời gian đáng kể so với phương pháp truyền thống.

2- Tiết kiệm chi phí

Giảm chi phí vận hành: Tự động hóa và tối ưu hóa quy trình giúp các công ty luật và bộ phận pháp chế cắt giảm đáng kể chi phí nhân sự và vận hành.

Dịch vụ pháp lý hợp lý hơn: Nhờ giảm chi phí cho luật sư, các dịch vụ pháp lý có thể được cung cấp với mức giá phải chăng hơn, đặc biệt là đối với các vấn đề đơn giản hoặc mang tính tiêu chuẩn.

Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Các công cụ phân tích hợp đồng và dự đoán rủi ro giúp doanh nghiệp và cá nhân phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, từ đó tránh được những khoản chi phí lớn phát sinh từ tranh chấp hoặc vi phạm pháp luật.

3- Nâng cao chất lượng dịch vụ và tính chính xác

Giảm thiểu lỗi con người: Tự động hóa và sử dụng AI giúp loại bỏ các lỗi do con người gây ra trong quá trình soạn thảo văn bản, nhập liệu hoặc tính toán, đảm bảo tính chính xác cao hơn.

Phân tích sâu sắc hơn: Khả năng phân tích dữ liệu lớn giúp luật sư có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về các vụ việc, xu hướng pháp lý, và thậm chí cả khả năng thành công của một vụ kiện, từ đó đưa ra lời khuyên chiến lược hiệu quả hơn.

Cập nhật thông tin nhanh chóng: Các nền tảng Lawtech liên tục cập nhật thông tin pháp luật, đảm bảo luật sư luôn làm việc với những quy định mới nhất.

4- Tăng cường khả năng tiếp cận công lý

Dân chủ hóa dịch vụ pháp lý: Lawtech giúp những người có thu nhập thấp hoặc sống ở vùng sâu vùng xa dễ dàng tiếp cận các lời khuyên và dịch vụ pháp lý cơ bản thông qua các nền tảng trực tuyến, chatbot, hoặc công cụ tự phục vụ.

Minh bạch và dễ hiểu hơn: Nhiều ứng dụng Lawtech được thiết kế thân thiện với người dùng, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về quy trình pháp lý và các lựa chọn của họ.

Giải quyết tranh chấp hiệu quả: Các nền tảng giải quyết tranh chấp trực tuyến (ODR) cung cấp một phương pháp nhanh chóng, ít tốn kém hơn để giải quyết mâu thuẫn, tránh phải ra tòa án.

5- Đổi mới và tạo ra các mô hình kinh doanh mới

Phát triển sản phẩm và dịch vụ mới: Lawtech mở ra cơ hội để tạo ra các sản phẩm pháp lý đóng gói, dịch vụ đăng ký, hoặc các mô hình tư vấn theo yêu cầu, đa dạng hóa nguồn doanh thu cho ngành luật.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Các công cụ giao tiếp trực tuyến, cổng thông tin khách hàng, và khả năng tự phục vụ giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ pháp lý.

Như vậy, Lawtech không chỉ là một công cụ hỗ trợ mà còn là động lực thúc đẩy sự chuyển đổi toàn diện trong ngành luật, hướng tới một tương lai nơi pháp luật dễ tiếp cận hơn, hiệu quả hơn và công bằng hơn cho tất cả mọi người.

Xem thêm: Nghĩ về Luật sư tử tế

II- CÔNG NGHỆ PHÁP LÝ VÀ CÔNG NGHỆ LUẬT

Trong giới học thuật và một số chuyên gia, Lawtech thường được coi là một khái niệm bao trùm và rộng hơn Legaltech. Trong khi Lawtech mở rộng ra mọi ứng dụng công nghệ trong hệ thống pháp luật và việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho tất cả mọi người. Tuy nhiên thực tế, đây là hai thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho nhau, và sự phân biệt đôi khi không rõ ràng, phụ thuộc vào người sử dụng và bối cảnh.

1- Công nghệ pháp lý

Công nghệ pháp lý (Legaltech) thường đề cập đến việc sử dụng công nghệ và phần mềm để hỗ trợ và nâng cao hiệu quả các hoạt động và quy trình trong ngành luật, đặc biệt là dành cho các chuyên gia pháp lý (luật sư, công ty luật, bộ phận pháp chế). Đối tượng chính của công nghệ pháp lý là các công ty luật, luật sư, chuyên gia pháp lý. Ứng dụng điển hình:

(i) Quản lý tài liệu và hợp đồng: Phần mềm tạo, quản lý, phân tích hợp đồng (ví dụ: tự động hóa hợp đồng, phân tích điều khoản).

(ii) Nghiên cứu pháp lý: Nền tảng tìm kiếm văn bản pháp luật, án lệ, bình luận chuyên sâu sử dụng AI/ML (ví dụ: Westlaw, LexisNexis).

(iii) Quản lý vụ việc/dự án: Phần mềm quản lý thông tin khách hàng, tiến độ vụ việc, hóa đơn.

(iv) E-discovery (Phát hiện điện tử): Công cụ thu thập, xử lý và xem xét tài liệu điện tử cho mục đích tố tụng.

(v) Phân tích dự đoán: Sử dụng dữ liệu để dự đoán kết quả vụ việc hoặc xu hướng pháp lý.

(vi) Tự động hóa quy trình: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như điền biểu mẫu, tạo báo cáo.

2- Công nghệ Luật

Công nghệ luật (Lawtech) được coi là một khái niệm rộng hơn, bao trùm cả Legaltech. Nó không chỉ tập trung vào việc hỗ trợ các chuyên gia pháp lý mà còn bao gồm các công nghệ nhằm cải thiện và thay đổi cách thức hoạt động của toàn bộ hệ thống pháp luật, bao gồm cả việc cung cấp dịch vụ pháp lý trực tiếp cho công chúng hoặc các doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận pháp chế riêng.

Đối tượng chính mà lawtech hướng đến rộng hơn: (i) chuyên gia pháp lý giống Legaltech, (ii) công chúng và doanh nghiệp nhỏ để cung cấp các công cụ và dịch vụ pháp lý dễ tiếp cận hơn, (iii) hệ thống tư pháp: Các cơ quan chính phủ, tòa án, cơ quan quản lý. Những ứng dụng điển hình của Lawtech tương tự như legaltech đã nêu ở trên, ngoài ra có thể gồm:

(i) Dịch vụ pháp lý trực tuyến (Online legal services) - nền tảng cung cấp tư vấn pháp lý trực tuyến, tạo văn bản pháp lý tự động cho người dân/doanh nghiệp nhỏ, ví dụ như các chatbot pháp lý, cổng thông tin pháp luật.

(ii) Giải quyết tranh chấp trực tuyến (Online Dispute Resolution - ODR): Nền tảng cho phép giải quyết tranh chấp ngoài tòa án thông qua công nghệ.

(ii) Regtech (Công nghệ Quy định): Mặc dù Regtech thường được coi là một lĩnh vực riêng biệt, nhưng nó có thể được xem là một phần của Lawtech rộng lớn hơn, tập trung vào việc sử dụng công nghệ để tuân thủ các quy định pháp luật trong các ngành cụ thể, ví dụ như tài chính, ngân hàng.

(iv) Công nghệ trong hành chính tư pháp: Hệ thống quản lý tòa án, quản lý án phí, công chứng điện tử.

(v) Giáo dục pháp luật trực tuyến: Nền tảng học tập và đào tạo pháp luật sử dụng công nghệ.

3- Khác biệt giữa công nghệ luật và công nghệ pháp lý

Về phạm vi, legaltech hẹp hơn, tập trung vào các công cụ và phần mềm giúp luật sư và công ty luật làm việc hiệu quả hơn; Lawtech rộng hơn, bao gồm tất cả các công nghệ tác động đến ngành luật, từ hỗ trợ chuyên gia đến cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người dùng cuối và cải thiện hệ thống tư pháp tổng thể.

Đối tượng hưởng lợi, Legaltech chủ yếu là các chuyên gia pháp lý; Lawtech bao gồm cả chuyên gia pháp lý, khách hàng (cá nhân và doanh nghiệp), và các cơ quan nhà nước.

Mục tiêu Legaltech nâng cao hiệu quả nội bộ, giảm chi phí, tăng năng suất cho các công ty luật; Lawtech hướng tới việc dân chủ hóa khả năng tiếp cận pháp luật, cải thiện công lý, và làm cho hệ thống pháp luật hoạt động minh bạch và hiệu quả hơn, so với các mục tiêu của Legaltech.

Xem thêm: Khác biệt - một giá trị cốt lõi của Công ty Luật TNHH Everest

III- ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ LUẬT TẠI CÔNG TY LUẬT TNHH EVEREST

Công ty luật hiện đại muốn cạnh tranh và phát triển trong kỷ nguyên số không thể đứng ngoài cuộc chơi công nghệ. Ứng dụng công nghệ luật (Lawtech) không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố sống còn để tối ưu hóa hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ và thu hút khách hàng. 

1- Tối ưu hóa quy trình nội bộ và quản lý hiệu quả

Hệ thống quản lý hồ sơ và vụ việc (CMS): đây là xương sống của mọi công ty luật hiện đại. Case Management Systems - CMS giúp tập trung hóa tất cả thông tin khách hàng, tài liệu, lịch sử liên lạc, lịch hẹn và tiến độ vụ án. Điều này đảm bảo mọi thành viên trong công ty đều có cái nhìn tổng thể, tránh bỏ sót thông tin và tăng cường sự phối hợp. 

Tự động hóa tài liệu: ứng dụng phần mềm để tự động tạo hợp đồng, thư từ, đơn từ dựa trên các mẫu có sẵn. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian soạn thảo, hạn chế lỗi chính tả hoặc lỗi định dạng, và đảm bảo tính nhất quán của văn bản pháp lý.

Quản lý thời gian và lập hóa đơn: sử dụng phần mềm theo dõi thời gian làm việc (timesheet) chính xác và tự động hóa quy trình lập hóa đơn. Điều này không chỉ minh bạch với khách hàng mà còn giúp công ty quản lý doanh thu hiệu quả hơn.

Quản lý tài liệu điện tử: chuyển từ hồ sơ giấy sang lưu trữ điện tử, có hệ thống sao lưu và bảo mật vững chắc. Document Management Systems (DMS) giúp tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, kiểm soát phiên bản và cộng tác dễ dàng hơn.

2- Nâng cao chất lượng nghiên cứu và phân tích pháp lý

Nền tảng nghiên cứu pháp lý thông minh: đăng ký các nền tảng nghiên cứu pháp lý tích hợp AI và Học máy (Machine Learning). Các công cụ này có thể nhanh chóng tìm kiếm án lệ, quy định pháp luật, bình luận chuyên sâu, và thậm chí phân tích xu hướng pháp lý, giúp luật sư đưa ra lời khuyên chính xác và có căn cứ hơn.

Phân tích hợp đồng bằng AI: sử dụng AI để rà soát, phân tích và làm nổi bật các điều khoản quan trọng, rủi ro tiềm ẩn hoặc sự không nhất quán trong các hợp đồng phức tạp. Điều này đặc biệt hữu ích trong các giao dịch M&A hoặc khi xử lý khối lượng hợp đồng lớn.

Phân tích dự đoán: dựa trên dữ liệu lịch sử các vụ án, Lawtech có thể giúp dự đoán khả năng thành công của một vụ kiện, chi phí tố tụng ước tính hoặc hành vi của đối thủ. Điều này hỗ trợ luật sư đưa ra chiến lược hiệu quả và tư vấn khách hàng tốt hơn về các rủi ro tiềm tàng.

3- Cải thiện trải nghiệm khách hàng và tiếp cận thị trường

Cổng thông tin khách hàng trực tuyến: cung cấp một nền tảng an toàn để khách hàng có thể theo dõi tiến độ vụ việc, truy cập tài liệu liên quan, thanh toán hóa đơn và giao tiếp trực tiếp với luật sư. Điều này tăng cường sự minh bạch và tiện lợi cho khách hàng.

Tư vấn pháp lý trực tuyến: cung cấp các buổi tư vấn qua video call hoặc chat, đặc biệt hữu ích cho khách hàng ở xa hoặc có lịch trình bận rộn.

Marketing kỹ thuật số và truyền thông: sử dụng các công cụ Lawtech để xây dựng website chuyên nghiệp, quản lý nội dung blog pháp lý, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) và quản lý mạng xã hội. Điều này giúp công ty luật tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

Chatbot pháp lý: triển khai chatbot trên website để trả lời các câu hỏi pháp lý thường gặp, hướng dẫn khách hàng đến đúng dịch vụ hoặc chuyên gia, hoặc thu thập thông tin ban đầu từ khách hàng.

4- Tăng cường bảo mật và tuân thủ

Giải pháp bảo mật dữ liệu: đầu tư vào các giải pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin nhạy cảm của khách hàng và công ty, tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu (ví dụ: GDPR nếu liên quan).
Blockchain và hợp đồng thông minh (Smart Contracts): Mặc dù vẫn còn ở giai đoạn đầu, công nghệ blockchain có tiềm năng lớn trong việc tạo ra các hợp đồng tự thực thi và minh bạch, cũng như quản lý quyền sở hữu trí tuệ một cách an toàn. Các công ty luật có thể bắt đầu nghiên cứu và thử nghiệm các ứng dụng này.

5- Đào tạo và phát triển nhân sự

Đào tạo kỹ năng công nghệ: tổ chức các buổi đào tạo định kỳ để luật sư và nhân viên văn phòng làm quen và thành thạo các công cụ Lawtech mới.

Xây dựng văn hóa đổi mới: khuyến khích nhân viên chủ động tìm hiểu và đề xuất các giải pháp công nghệ mới để cải thiện công việc.

Chú ý quan trọng:

Bắt đầu từ những gì thiết yếu: không cần phải ứng dụng tất cả cùng một lúc. Hãy bắt đầu với những công nghệ giải quyết được "điểm đau" lớn nhất của công ty (ví dụ: quản lý hồ sơ lộn xộn, mất nhiều thời gian nghiên cứu).

Lựa chọn phần mềm phù hợp: đảm bảo phần mềm Lawtech tương thích với nhu cầu, quy mô và ngân sách của công ty.

Đào tạo là chìa khóa: công nghệ chỉ hiệu quả khi người dùng biết cách sử dụng nó.

Đánh giá và điều chỉnh: liên tục theo dõi hiệu quả của các ứng dụng Lawtech và điều chỉnh khi cần thiết để tối ưu hóa lợi ích.

Việc tích hợp Lawtech một cách bài bản sẽ giúp công ty luật không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay.

Xem thêm: Kết nối - một giá trị cốt lõi của Công ty Luật TNHH Everest