Kỹ năng cung cấp, giao nộp chứng cứ trong vụ án dân sự

1- Kỹ năng tư vấn, hướng dẫn đương sự cung cấp, giao nộp chứng cứ

1.1- Tư vấn về các hình thức cung cấp chứng cứ

Khi đưa ra yêu cầu, đương sự phải thu thập và cung cấp chứng cứ để chứng minh cho yêu cầu dù đó là yêu cầu về nội dung giải quyết tranh chấp hay yêu cầu về tố tụng, tương ứng với từng đặc trưng trong yêu cầu của đương sự mà Luật sư cần tư vấn cho khách hàng những tính chất riêng của việc cung cấp chứng cứ:

- Cung cấp chứng cứ liên quan đến yêu cầu khởi kiện. Tùy theo từng yêu cầu khởi kiện thuộc loại quan hệ pháp luật nào, khi khởi kiện các chủ thể chứng minh phải xuất trình chứng cứ để chứng minh yêu cầu

- Cung cấp chứng cứ liên quan đến yêu cầu phản tố.

- Cung cấp chứng cứ liên quan đến yêu cầu độc lập của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.

- Cung cấp chứng cứ liên quan đến các yêu cầu khác: Trường hợp đương sự yêu câu Tòa án thực hiện các biện pháp tố tụng nhằm thu thập chứng cứ thì phải có trách nhiệm chỉ rõ việc tự mình không thể thu thập được chứng cứ, cụ thể là đã áp dụng các biện pháp cần thiết mà khả năng cho phép nhưng vẫn không thu thập được chứng cứ. Khi đưa ra yêu cầu đề nghị Tòa án thu thập chứng cứ, đương sự phải đề xuất biện pháp cụ thể đề nghị Tòa án thu thập chứng cứ, mục đích để chứng minh cho sự kiện gì, giá trị chứng minh đối với vụ việc và tính liên quan đến vụ, việc. Nếu chứng cứ thu được không có giá trị chứng minh hoặc không liên quan đến vụ, việc thì Tòa án không sử dụng hoặc không chấp nhận yêu cầu của đương sự.

Khi nguyên đơn, người đưa ra yêu cầu sử dụng quyền khởi kiện hoặc yêu cầu trước Tòa thì cũng là lúc vụ việc dân sự được bắt đầu. Bộ Luật Tố tụng dân sự hiện hành đã quy định đương sự là chủ thể trung tâm của hoạt động thu thập chứng cứ. Khi tham gia tố tụng, đương sự có các quyền, nghĩa vụ liên quan đến hoạt động thu thập chứng cứ, bao gồm:

- Tự mình thu thập tài liệu, chứng cứ đang có và cung cấp tài liệu, chứng cứ chứng minh để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Đây vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ đối với đương sự, việc tự thu thập chứng cứ gửi đến Tòa án sẽ là cơ sở quan trọng chứng minh cho yêu cầu ban đầu của các đương sự, đặc biệt là yêu cầu của người khởi kiện, người đưa ra yêu cầu. Đây là cơ sở đế Tòa án chấp nhận cho yêu câu của đương sự.

- Thu thập chứng cứ ngay trong hồ sơ vụ việc. Vì thực tế, đương sự rất cần những chứng cứ mà đương sự khác cung cấp hoặc chứng cứ do Tòa án thu thập để có thể sử dụng nó chứng minh cho các yêu cầu của đương sự trước tòa hoặc dùng để phản bác giá trị chứng minh của các chứng cứ đó. Do vậy, đương sự còn có quyền được biết, được nhận, được ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ do các đương sự khác xuất trình hoặc do Tòa án thu thập.

Trong một vụ án, thông thường có rất nhiều loại chứng cứ khác nhau. Luật sư cần hướng dẫn các đương sự nắm bắt được sơ bộ chứng cứ nào là quan trọng đối với việc xem xét và giải quyết vụ án. Trên cơ sở đó giúp đương sự tập hợp các chứng cứ lại theo hướng dẫn của mình. Đối với những chứng cứ là bản gốc duy nhất, Luật sư cần hướng dẫn các đương sự photocopy và công chứng lại các bản sao từ bản gốc. Tất cả các chứng cứ mà đương sự đã thu thập được nhất thiết phải được nhân ra làm ba bản trở lên. Một bản để nộp cho Toà án, một bản do Luật sư hoặc đương sự giữ, bản còn lại gửi cho đương sự phía bên kia. 

Theo quy định tại khoản 5 Điều 96 Bộ Luật Tố tụng dân sự năm 2015 và quy định tại khoản 9 Điều 70 Bộ Luật Tố tụng dân sự năm năm 2015, Luật sư giải thích cho khách hàng trách nhiệm sao gửi tài liệu, chứng cử đó cho đương sự khác hoặc người đại diện hợp pháp của đương sự khác, nhằm đảm bảo việc tiếp cận chứng cứ để thực hiện quyền tranh tụng của đương sự trong quá trình Tòa án giải quyết vụ án. Bộ Luật Tố tụng dân sự năm năm 2015 không quy định phương thức đương sự sao gửi tài liệu, chứng cứ cho đương sự khác, nên Luật sư cần tư vấn cho khách hàng quyền lựa chọn phương thức sao gửi tài liệu, chứng cứ cho đương sự khác như gửi trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính... và chứng minh với Tòa án đã sao gửi tài liệu, chứng cứ cho đương sự khác.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực dân sự.

1.2- Tư vấn cho khách hàng về điều kiện cung cấp chứng cứ ở từng thời điểm tố tụng

Sau khi đã thu thập được các chứng cứ cần thiết, Luật sư cần hướng dẫn các khách hàng cung cấp các chứng cứ cho Toà án. 

Về nguyên tắc, các chứng cứ sẽ được lần lượt cung cấp cho Tòa án để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các đương sự. Tuy vậy, cung cấp chứng cứ nào và thời điểm nào là một quyết định có tính chất chiến lược. 

Từ các quy định của Bộ Luật Tố tụng dân sự năm 2015 về ấn định thời hạn đương sự cung cấp chứng cứ, Luật sư cần cân nhắc kỹ về thời điểm cung cấp chứng cứ để tư vấn cho khách hàng của mình, có những chứng cứ cần thiết phải được cung cấp từ thời điểm khởi kiện để thông qua Tòa án nội dung của chứng cứ đó được chuyển tải cho phía bên kia, nhưng cũng có những chứng cứ nếu cung cấp ngay cho Toà án và phía đương sự khác biệt được có thể gây bất lợi cho mình. 

Đặc biệt Luật sư cần lưu ý về thời điểm giao nộp chứng cứ do Thẩm phán ấn định hoặc thời hạn do luật định để tránh trường hợp phải chứng minh các điều kiện xuất trình chứng cứ quá hạn được chấp nhận xem xét. 

1.3- Lưu ý điều kiện cung cấp chứng cứ ở từng thời điểm tố tụng

Thứ nhất, cung cấp chứng cứ khi khởi kiện.

Thứ hai, cung cấp chứng cứ trong giai đoạn chuẩn bị xét xử. Giai đoạn này Toà án tiến hành các hoạt động cần thiết để thu thập chứng cứ và bước đầu đánh giá chứng cứ. Bên cạnh các chứng cứ do khách hàng cung cấp còn có các chứng cứ do các đương sự khác có quyền lợi đối lập cung cấp. Để làm rõ các yêu cầu của mình và phản bác các yêu cầu của đối phương, Luật sư cần: 

- Hướng dẫn để các đương sự chỉ cung cấp cho Tòa án các chứng cứ với mục đích trên. 

- Lưu ý vấn đề này để hướng dẫn khách hàng khai đầy đủ các vấn đề cho Toà án. 

- Chuẩn bị cho đương sự các bài giải trình. 

- Hướng dẫn khách hàng thu thập và cung cấp cho Tòa án những văn bản, tài liệu có liên quan. Các văn bản, tài liệu này không nhất thiết phải sao chép toàn bộ mà chỉ cần sao chép những nội dung có liên quan để giúp Toà án nhìn nhận vấn đề một cách chính xác và có hiệu quả.

- Hướng dẫn đương sự giao nộp trực tiếp cho Tòa án các chứng cứ kèm theo đơn, đồng thời yêu câu Tòa án lập biên bản giao nhận chứng cứ. Trong biên bản giao nhận chứng cứ cần thể hiện rõ giao nhận bản gốc hay bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp, bên giao và bên nhận đều phải ký tươi ở tất cả các trang. 

- Hướng dẫn khách hàng cung cấp chứng cứ tại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ. Đây là phương thức để bảo đảm các đương sự được quyền biết và tiếp cận tất cả các tài liệu, chứng cứ; trao đổi chứng cứ, bổ sung tài liệu, chứng cứ (nếu có), xác định những chứng cứ đã giao nộp; đề nghị triệu tập người làm chứng hoặc những người tham gia tố tụng khác,... của vụ án trước khi Tòa án ra quyết định đưa vụ án ra xét xử giúp cho đương sự có đủ điều kiện chuẩn bị việc tranh tụng tại phiên tòa. 

- Trường hợp Luật sư đã xác định được các lập luận, quan điểm của bên đối lập thì cũng cần thiết phải chuẩn bị các bài giải trình đê phản bác lại các lập luận đó.

[1] Các phản bác nên ngắn gọn, sắc bén, có tính thuyết phục và phải luôn luôn được phân tích và nhìn nhận từ góc độ pháp lý, vận dụng thuyết phục các căn cứ pháp luật được áp dụng, về hình thức, các chứng cứ cần cung cấp cho Tòa án cần thiết phải được đóng lại thành từng tệp có hệ thống. 

[2] Các mục tiêu, yêu cầu hoặc các luận cứ của mình cần được trình bày ngắn gọn và in chữ to, đậm trong từng trang riêng biệt. Khi cung cấp chứng cứ cho Toà án nên thể hiện rõ quan điểm của mình là chứng cứ này dùng để chứng minh cho yêu cầu nào của mình và tại sao. Cũng cần đề xuất luôn phương án để Tòa án xem xét.

Ngoài ra cần lưu ý, mục đích của phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải nhằm xác định yêu cầu và phạm vi khởi kiện, việc sửa đổi, bổ sung, thay đổi, rút yêu cầu khởi kiện, yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập; những vấn đề đã thống nhất, những vấn đề chưa thống nhất yêu cầu Tòa án giải quyết; tài liệu, chứng cứ đã giao nộp cho Tòa án và việc gửi tài liệu, chứng cứ cho đương sự khác; bổ sung tài liệu, chứng cứ; yêu cầu Tòa án thu thập tài liệu, chứng cứ; yêu cầu Tòa án triệu tập đương sự khác, người làm chứng và người tham gia tố tụng khác tại phiên tòa. Như vậy, về nguyên tắc sau phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải cuối cùng các đương sự không có quyền cung cấp chứng cứ, không có quyền thay đổi, bổ sung yêu câu nếu việc thay đổi, bổ sung yêu cầu của họ vượt quá phạm vi yêu cầu khởi kiện, yêu cầu phản tố hoặc yêu cầu độc lập ban đầu và không có căn cứ để Tòa án chấp nhận chứng cứ giao nộp quá hạn.

Thứ ba, cung cấp chứng cứ tại phiên tòa sơ thẩm hoặc ở cấp phúc thẩm. 

Trường hợp tại phiên tòa sơ thẩm hoặc ở cấp phúc thẩm đương sự mới có chứng cứ để giao nộp, Luật sư cần hướng dẫn cho khách hàng phải chứng minh lý do của việc chậm giao nộp chứng cứ đó hoặc những chứng cứ mà trước đó Tòa án không yêu cầu đương sự giao nộp hoặc chứng cứ mà đương sự không thể biết được trong quá trình giải quyết vụ việc theo thủ tục sơ thẩm. Thực tế là, các chứng cứ cung cấp tại phiên tòa, có thể là những chứng cứ mà đương sự đã thu thập được trước đó nhưng chưa cung cấp cho Tòa án, cũng có thể là các chứng cứ mà đương sự mới thu thập được. Việc cung cấp các chứng cứ tại phiên toà phải thực sự gây được sự chú ý của Toà án, hay chứng cứ do mình cung cấp có thể giúp Toà án nhìn nhận lại vụ tranh chấp một cách có lợi cho mình hơn.

Về thủ tục, khi giao nộp chứng cứ, Luật sư phải kiểm tra việc Thư ký Tòa án thực hiện việc giao nhận chứng cứ. Nếu việc giao nhận chứng cứ trước khi mở phiên tòa, phiên họp, thì Thư ký Tòa án phải lập biên bản về việc giao nhận chứng cứ theo quy định chung. Nếu việc giao nhận chứng cứ trong quá trình xét xử hoặc trong quá trình phiên họp, thì ghi vào biên bản phiên tòa, biên bản phiên họp. Biên bản giao nhận chứng cứ phải được người có thẩm quyền của Tòa án theo quy định của pháp luật tố tụng ký tên, xác nhận và đóng dấu của Tòa án.

2- Tư vấn và hướng dẫn khách hàng tiến hành các thủ tục cung cấp chủng cứ

2.1- Thủ tục cung cấp chứng cứ trong giai đoạn khởi kiện, chuẩn bị xét xử:

Trong giai đoạn khởi kiện, Luật sư hướng dẫn cho khách hàng gửi đơn khởi kiện, đơn yêu cầu và tài liệu, chứng cứ kèm theo đến Tòa án có thẩm quyền giải quyết vụ, việc dân sự bằng phương thức nộp trực tiếp tại Tòa án hoặc gửi đến Tòa án qua dịch vụ bưu chính.

Trong quá trình Tòa án giải quyết các vụ, việc dân sự, đương sự được quyền thu thập chứng cứ chứng minh cho yêu cầu về nội dung cũng như yêu cầu về tố tụng của mình và xuất trình cho toà án, được quyền yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ trong những trường hợp do luật định. Các chứng cứ giao nộp do đương sự xuất trình phải được Tòa án nhận và lập biên bản giao nhận. 

2.2- Thủ tục giao nộp chứng cứ tại phiên tòa:

Trong trường hợp đương sự giao nộp chứng cứ tại phiên tòa, phiên họp thì Luật sư hướng dẫn cho khách hàng qua Thư ký Tòa án thực hiện việc giao nhận chứng cứ. Nếu việc giao nhận chứng cứ trước khi mở phiên tòa, phiên họp, Thư ký phải lập biên bản về việc giao nhận chứng cứ. Nếu việc giao nhận chứng cứ trong quá trình xét xử hoặc trong quá trình phiên họp thì ghi vào biên bản phiên tòa, biên bản phiên họp.

2.3- Thủ tục giao nộp chứng cứ trong giai đoạn phúc thẩm vụ án dân sự:

Sau khi bản án sơ thẩm, quyết định sơ thẩm được ban hành chưa có hiệu lực pháp luật, đương sự được quyền kháng cáo. Thủ tục giao nhận chứng cứ bổ sung được thực hiện tương tự như trong giai đoạn khởi kiện và chuẩn bị xét xử. Biên bản giao nhận chứng cứ phải được gửi kèm theo hồ sơ vụ, việc dân sự cho Tòa án cấp phúc thẩm.

Trường hợp đương sự kháng cáo có gửi chứng cứ bổ sung kèm theo đơn kháng cáo cho Tòa án cấp phúc thẩm, thì Tòa án cấp phúc thẩm thực hiện việc giao nhận chứng cứ theo thủ tục chung. 

(Nguồn tham khảo: Giáo trình kỹ năng cơ bản của Luật sư tham gia giải quyết các vụ việc dân sự của Học viện Tư pháp)