Kỹ năng làm việc nhóm: Khái niệm, đặc điểm của Nhóm làm việc

1- Định nghĩa về nhóm làm việc: 

Trong cuộc sống và công việc, mỗi cá nhân đều tham gia, hoạt động trong rất nhiều nhóm. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị cũng luôn tìm cách nâng cao tối đa khả năng làm việc nhóm và tinh thần sáng tạo trong tổ chức của họ. Để phát huy tối đa năng lực cạnh tranh trong sản xuất, sáng tạo sản phẩm mới, mẫu mã mới, các nhóm dự án liên tục được thành lập. Nhóm làm việc được coi như là một nhân tố cơ bản hình thành nên nguồn nhân lực của tổ chức.

- Có nhiều định nghĩa về nhóm:

Theo Viện Ngôn ngữ học (2003): “Nhóm là tập hợp gồm một số ít người hoặc sự vật được hình thành theo những nguyên tắc nhất định”. 

Theo Trần Minh Hải (2007): “Nhóm là tập hợp những cá nhân thỏa mãn 4 yếu tố sau: Có từ 2 thành viên trở lên; có thời gian làm việc chung nhau nhất định; cùng chia sẻ hay thực hiện chung 1 nhiệm vụ hay 1 kế hoạch để đạt đến các mục tiêu cả nhóm kỳ vọng; hoạt động theo những quy định chung của nhóm”. 

Theo Đặng Đình Bôi (2010): “Nhóm là tập hợp nhiều người cùng có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau”. 

Theo Huỳnh Văn Sơn (2011): “Nhóm được định nghĩa là một tập hợp hai hoặc nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu. Các thành viên trong nhóm luôn tương tác với nhau, theo đó hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành vi của các thành viên khác”. 

Như vậy, có thể đưa ra định nghĩa về Nhóm làm việc: “Nhóm là tập hợp của nhiều cá nhân làm việc cùng nhau, có nguyên tắc làm việc chung, dựa trên mục tiêu rõ ràng, cụ thể”. Thông thường, các nhóm thường được phân loại thành 02 nhóm cơ bản: nhóm chính thức và nhóm không chính thức

Nhóm chính thức: là nhóm được hình thành dựa trên nhu cầu của một tổ chức, trên cơ sở quyết định của các cấp lãnh đạo nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức đó như các lớp học/khóa học theo chương trình đào tạo, các phòng/ban làm việc theo chuyên môn, chức năng và nhiệm vụ, các cơ quan cụ thể làm việc giúp cho tổ chức có quyết định thành lập...

Nhóm không chỉnh thức: được hình thành một cách tự nhiên dựa ( trên những mối tương đồng của các cá nhân nhằm thỏa mãn nhu cầu xã hội của họ như nhóm thực hiện dự án theo thời vụ, nhóm linh động bản thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc, những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn. 

Đối với nghề luật, mặc dù theo truyền thống là nghề gắn liền với sự độc lập, công việc tự chủ và có thể mang tính cạnh tranh cao giữa các cá nhân nhưng xu hướng hợp tác, làm việc theo nhóm ngày càng trở nên phổ biến. Các nhóm làm việc có thể xuất hiện trong công ty luật, Văn phòng Luật sư, Tòa án, Viện kiểm sát... Tăng cường làm việc nhóm là cách thức tốt để sử dụng tối ưu các nguồn lực về con người nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc. Trong một số trường hợp, làm việc theo nhóm là yêu cầu bắt buộc xuất phát từ tính chất công việc (vụ việc lớn, phức tạp mà văn phòng Luật sư nhận giải quyết; vụ án lớn cần nhiều Kiểm sát viên giữ quyền công tố tại phiên tòa...), lựa chọn của khách hàng (khách hàng chọn nhiều Luật sư cùng tham gia bào chữa, bảo vệ cho mình trong vụ án...) hoặc theo quy định pháp luật (ví dụ: nguyên tắc xét xử tập thể đòi hỏi Hội đồng xét xử có từ 03 đến 05 thành viên...).

Xem thêm: Dịch vụ Luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest.

2- Đặc điểm của nhóm làm việc:

Ngoài các đặc điểm của nhóm nói chung, nhóm làm việc trong nghề luật có một số điểm đặc thù như sau:

Về cách thức hình thành nhóm làm việc: Nhóm làm việc trong nghề luật có thể được hình thành theo 02 cách:

- Nhóm làm việc hình thành trên cơ sở quyết định, phân công công việc của người có thẩm quyền: Ví dụ, quyết định phân công Kiểm sát viên/Kiểm tra viên thực hành quyền công tố, kiểm sát việc giải quyết vụ án hình sự; quyết định đưa vụ án ra xét xử xác định các thành viên Hội đồng xét xử; lãnh đạo công ty/lãnh đạo bộ phận trong công ty luật phân công các Luật sư/chuyên viên pháp lý nghiên cứu giải quyết vụ việc của khách hàng... Đối với các nhóm làm việc này, sự tham gia nhóm của người hành nghề là bắt buộc, yếu tố “nguyện vọng” tham gia hay không tham gia của mỗi thành viên không phải là tiêu chí bắt buộc khi hình thành nhóm, tính ràng buộc giữa các thành viên chặt chẽ hơn.

- Nhóm làm việc hình thành trên cơ sở lựa chọn, nguyện vọng của thành viên nhóm: Đây là trường hợp việc tham gia nhóm do thành viên chủ động lựa chọn trên cơ sở cân nhắc của bản thân. Ví dụ: trường hợp bị can/bị cáo mời nhiều Luật sư cùng bào chữa cho mình, Luật sư có thể chấp nhận hoặc từ chối tham gia bào chữa; nhóm Luật sư từ các công ty khác nhau cùng khởi động và nghiên cứu một dự án... Nhìn chung, các nhóm làm việc được hình thành theo cách này ít sự ràng buộc giữa các thành viên hơn, chủ yếu hoạt động trên cơ sở sự tự nguyện, hợp tác của các thành viên; các thành viên thường có sự bình đẳng, vai trò của lãnh đạo nhóm hạn chế hơn so với nhóm theo sự phân công.

Về thành viên nhóm: Thông thường, thành viên nhóm làm việc là những người cùng nghề, có sự tương đồng về trình độ hiểu biết pháp luật. Tuy nhiên, xuất phát từ đòi hỏi của thực tiễn cung cấp dịch vụ pháp lý, các nhóm làm việc “đa ngành” nhằm giải quyết toàn diện vụ việc pháp lý đã trở nên phổ biến hơn. Vì vậy, trong các nhóm làm việc, bên cạnh các Luật sư còn có những người có chuyên môn sâu về các lĩnh vực khác như tài chính - ngân hàng, thuế, truyền thông, xây dựng...

Mặt khác, những người hành nghề luật thường là người có cá tính mạnh, tư duy độc lập, tinh thần phản biện và sự tự trọng nghề nghiệp cao. Trong nhiều đơn vị hành nghề luật, tính cạnh tranh giữa các thành viên và yêu cầu khẳng định bản thân cao, năng lực, kết quả làm việc của mỗi người ảnh hưởng trực tiếp tới thu nhập và sự đãi ngộ của tổ chức đối với họ. Đây là một đặc điểm đáng lưu ý ảnh hưởng tới quá trình làm việc nhóm, đòi hỏi mỗi người hiểu và tốn trọng “cái tôi” của người khác đồng thời với việc điều chỉnh chính mình trên cơ sở tôn trọng tinh thần, mục tiêu chung của nhóm.

Về mục tiêu và tính chất công việc: Các nhóm làm việc trong nghề luật hướng tới mục tiêu chung là xử lý các vấn đề, tình huống, vụ việc pháp lý. Đó có thể là phán quyết, quan điểm về việc giải quyết vụ án; quy trình và tài liệu kèm theo để thực hiện giao dịch; tư vấn giải pháp giải quyết cho khách hàng; soạn thảo văn bản pháp lý theo yêu cầu của khách hàng... Các công việc cần giải quyết đều liên quan tới việc áp dụng, tuân thủ pháp luật, kết quả được đưa ra cần đảm bảo tính có căn cứ, hợp pháp và tối ưu khi thực hiện. Nhìn chung, tính chất công việc phức tạp, áp lực cao cả về chuyên môn và thời gian nên có thể gây những khó khăn cho quá trình làm việc nhóm.

3- Quy tắc cơ bản trong làm việc nhóm:

Quy tắc thứ nhất: Lợi ích của sự hợp tác/phối hợp/nhóm được đặt lên trên hết.

Quy tắc thứ hai: Thông tin trong hợp tác/phối hợp/làm việc nhóm cần được trao đổi một cách cởi mở, thẳng thắn và có tác dụng cho công việc chung.

Quy tắc thứ ba: Mỗi cá nhân trở thành một phần của giải pháp thay vì là một phần của vấn đề.

Quy tắc thứ tư: Tôn trọng sự đa dạng trong cách nghĩ, cách hành động, nhưng trên tinh thần vì lợi ích chung của sự hợp tác/phối hợp/nhóm.

Quy tắc thứ năm: Sử dụng quy trình giải quyết vấn đề hợp lý trong hợp tác/phối hợp/làm việc nhóm.

Quy tắc thứ sáu: Xây dựng lòng tin từ sự chính trực, nêu gương và hợp tác hiệu quả.

Quy tắc thứ bảy: Hướng tới sự đồng thuận, xuất sắc trong giải quyết công việc khi hợp tác/phối hợp/ làm việc nhóm.

Quy tắc thứ tám: Khuyến khích tư duy tương đồng trong sự tôn trọng “cái tôi” cá nhân một cách phù hợp.

Quy tắc thứ chín: Loại bỏ sự tác động tiêu cực từ cảm xúc cá nhân của thành viên trong hợp tác/phối hợp/ làm việc nhóm.

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (từ Giáo trình Kỹ năng mềm Nghề Luật - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).