Kỹ năng làm việc nhóm: xác định mục tiêu, phân công công việc

I- KỸ NĂNG XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA NHÓM

Đối với những nhóm làm việc thường xuyên, việc thống nhất mục tiêu làm việc của nhóm thường đơn giản, các thành viên đã “ngầm định” về những mục tiêu và nguyên tắc chung ngay khi nhận một nhiệm vụ mới. Một số trường hợp khác trong thực tế hành nghề, nhất là với những nhóm do các thành viên tự nguyện tham gia, các thành viên chỉ xác định mục tiêu chung chung.

Ví dụ: Bào chữa để “bảo vệ tốt nhất” quyền của bị cáo mà không cụ thể hóa mức độ và cách thức đế đạt được điều đó. “Bảo vệ tốt nhất” là đề nghị giảm nhẹ trách nhiệm hình sự hay đề nghị Tòa án tuyên bị cáo không có tội? Nếu là đề nghị giảm nhẹ thì giảm nhẹ về tội danh, khung hình phạt hay chỉ đề nghị giảm nhẹ mức hình phạt trong khung hình phạt mà bị cáo bị truy ốo và Tòa án đưa ra xét xử? Do không có sự thống nhất về mục tiêu cụ thể nên kết quả là công việc chung được mỗi người làm theo cách thức riêng của mình và không đạt được hiệu quả như mong đợi.

Về nguyên tắc, mọi nhóm làm việc đều phải xác định mục tiêu, nguyên tắc làm việc của nhóm. Nhóm làm việc phải trên cơ sở hướng tới những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu.

Mục tiêu của nhóm cần được xây dựng theo năm (05) tiêu chí: Rõ ràng, cụ thể; Có định lượng; Thực tế; Có khả năng thực thi; Có hạn định về thời gian.

Mục tiêu được xác định và làm rõ từ công việc mà nhóm cân giải quyết theo quy định pháp luật hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Đối với các nhóm làm việc trong nghề luật, công việc cần giải quyết được đặt ra từ các vụ án, vụ việc, tình huống, yêu cầu pháp lý.

Trong các trường hợp như công việc của Thẩm phán, Kiểm sát viên, mục tiêu chung của hoạt động nghề nghiệp là giải quyết các vụ án, vụ việc đúng quy định pháp luật, có căn cứ; mục tiêu cụ thể là các công việc phải thực hiện, các quyết định phải ban hành trên cơ sở quy định pháp luật trong thời hạn giải quyết các vụ án, vụ việc cụ thể. Kiểm sát viên, Thẩm phán cần nghiên cứu và có quan điểm, phán quyết giải quyết toàn diện các vấn đề của vụ án, tuy nhiên, trong mồi vụ án vấn đề pháp lý mấu chốt cần tập trung nghiên cứu để làm rõ lại khác nhau.

Ví dụ: Có vụ án vấn đề mấu chốt và có nhiều quan điểm khác nhau là vấn đề tội danh của bị can, bị cáo, trong khi vụ án khác vấn đề mấu chốt lại là có căn cứ để áp dụng tình tiết định khung tăng nặng hay không.

Mục tiêu cần giải quyết là giải quyết toàn diện vụ án nhưng vấn đề cần tập trung nghiên cứu, trao đối hơn giữa các Kiểm sát viên cùng được phân công thực hành quyền công tố trong vụ án hoặc các thành viên Hội đồng xét xử là các vấn đề pháp lý mấu chốt của vụ án.

Đối với Luật sư tư vấn, khi bắt đầu giao dịch, vụ việc, các Luật sư trong nhóm cần trao đổi để hiểu rõ tính chất giao dịch, vụ việc và yêu cầu, quyền lợi của khách hàng, từ đó xác định cụ thể vấn đề pháp lý cần giải quyết là gì. Mục tiêu chung là đáp ứng yêu cầu của khách hàng nhưng mục tiêu của nhóm thì cần xác định cụ thể hơn là để đáp ứng yêu cầu đó thì những vấn đề pháp lý cần giải quyết là gì, nhất là trong trường hợp: khách hàng không nói rõ mục tiêu họ cần tư vấn mà họ chỉ đưa ra các mô tả về tình huống, dự định hoặc hành động và yêu cầu Luật sư tư vấn tự tìm hiểu và chỉ ra các vấn đề trong tình huống đó.

Luật sư tư vấn cần xác định vấn đề pháp lý cụ thể từ yêu cầu của khách hàng; 

- Xác định vấn đề pháp lý cụ thể dựa trên: (i) yêu cầu cụ thể hay mong muốn thương mại của khách hàng; và (ii) gợi ý của khách hàng về các vấn đề pháp lý mà khách hàng cần Luật sư giải quyết;

- Trao đổi với đồng nghiệp có kinh nghiệm để có thể xác định đúng vấn đề pháp lý cụ thể cần giải quyết.

- Dựa trên thông tin khách hàng trao đổi và kiến thức pháp luật, luôn tự đặt câu hỏi rằng yêu cầu cụ thể hay mong muốn thương mại của khách hàng có thể đặt ra các vấn đề pháp lý gì mà Luật sư cần giải quyết: (i) khách hàng cần làm gì; (ii) khách hàng có được phép làm hay không; (iii) nếu có thì khách hàng làm thế nào; và (iv) có hậu quả pháp lý gì nếu khách hàng vi phạm pháp luật.

Khi xác định mục tiêu của nhóm cần lưu ý: 

- Các thành viên đều cần đóng góp để xác định mục tiêu của nhóm;

- Các thành viên cần thống nhất về kêt quả công việc mà nhóm cần đạt được;

- Các mục tiêu chỉ rõ ràng, ổn định khi đã trao đôi xong các giải pháp và hướng thực hiện; 

- Các thành viên cần nắm rõ và được phổ biến các mục tiêu của nhóm.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Nhượng quyền thương mại của Công ty Luật TNHH Everest.

II- KỸ NĂNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM

Đây là bước tiếp theo cần được tiến hành để đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được giao và phối hợp hiệu quả vì mục tiêu chung của nhóm; cần có sự cam kết của các thành viên về việc thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu tuân thủ quy chế trong quá trình làm việc. Đối với các nhóm làm việc trong nghề luật thường có một số cách thức phân công công việc như sau: 

- Chia công việc, mục tiêu cần thực hiện thành các phần cho mồi thành viên: Cách thức này thường được áp dụng đối với những công việc lớn gồm nhiều phần tương đối độc lập hoặc công việc gấp cần hoàn thành sớm. Đối với trường họp này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ nghiên cứu làm rõ và đề xuất giải pháp cho một hoặc một số vấn đề trong tổng thể vụ việc cần giải quyết; mồi người chịu trách nhiệm soạn thảo một tài liệu trong số nhiều tài liệu cần soạn thảo cho khách hàng hoặc mỗi người chịu trách nhiệm thực hiện việc xét hỏi đối với một nhóm người tham gia tố tụng tại phiên tòa... Ưu điểm của cách thức phân công công việc này là có thế tăng tốc độ xử lý công việc do cùng một thời điểm mỗi người chỉ đảm nhận một phần việc trong công việc chung. Tuy nhiên, hạn chế của cách phân chia này là không phát huy được ý tưởng của tất cả các thành viên trong nhóm về từng vấn đề trong công việc và cách thức này không phù hợp với những công việc đòi hỏi tính tổng thể thống nhất.

Ví dụ: Soạn thảo một họp đồng, trên cơ sở thảo luận thống nhất ý tưởng, nên giao cho một người “chấp bút” dự thảo thay vì chia mỗi người dự thảo một vài điều. Để khắc phục những hạn chế này, cần tăng cường sự trao đổi, thảo luận thống nhất trong nhóm trước khi phân công công việc (để xác định yêu cầu, định hướng chung cho mỗi phần việc) và sau khi các thành viên hoàn thành phần việc của mình (để thống nhất giải pháp, kết quả chung của nhóm).

- Giao mỗi thành viên nghiên cứu độc lập toàn bộ vấn đề, vụ việc: Cách thức này thường được áp dụng với những vấn đề khó, nhóm nhỏ, ít thành viên hoặc những công việc mà mỗi thành viên có trách nhiệm nghiên cứu, đưa ra quan điểm giải quyết của mình đối với toàn bộ vụ việc. Ưu điểm của cách phân công công việc này là phát huy được tối đa ý tưởng, suy nghĩ độc lập của mỗi thành viên. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là thời gian nghiên cứu, giải quyết vụ việc có thể bị kéo dài.

Ví dụ: Với một vấn đề mà quy định pháp luật liên quan để giải quyết có mâu thuẫn, nhiều cách hiểu khác nhau có thể được giao cho mỗi thành viên nghiên cứu độc lập sau đó thảo luận thống nhất. Chẳng hạn, các thành viên trong Hội đồng xét xử đều cần nghiên cứu toàn diện hồ sơ vụ án, đưa ra quan điểm của mình đối với toàn bộ vẩn đề cần giải quyết trong vụ án.

- Tùy từng giai đoạn thực hiện công việc mà kết hợp hai cách giao việc như trên: Theo đó, giai đoạn nghiên cứu, đưa ra giải pháp giải quyết được giao cho mỗi người nghiên cứu độc lập, còn giai đoạn tư vấn trực tiếp hoặc thực hiện các công việc tại phiên tòa được phân công cụ thể cho từng người. Các công việc trong nghề luật về cơ bản có thể chia ra hai giai đoạn: (i) nghiên cứu, xác định định hướng, giải pháp; và (ii) trình bày giải pháp (soạn thư tư vấn, trình bày trực tiếp với khách hàng...)/thực hiện các hoạt động theo định hướng đã xác định (tham gia phiên tòa, soạn thảo các văn bản, tài liệu để thực hiện theo quy trình giao dịch đã xác định...). Thông thường, giai đoạn nghiên cứu ban đầu được giao cho từng người thực hiện độc lập, sau đó trên cơ sở thảo luận, thống nhất trong nhóm về phương án triên khai, định hướng, giải pháp, có thể phân chia cho mỗi người thực hiện một bước/soạn thảo một tài liệu theo định hướng đã thông nhât.

Dù thực hiện theo cách thức nào thì kết quả công việc cuối cùng cũng phải là kết quả thảo luận, thống nhất chung trong nhóm.

Khi phân công công việc trong nhóm cần lưu ý;

- Cân nhắc khối lượng công việc và thời gian hoàn thành để phân công hợp lý;

- Cân nhắc kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng, phong cách làm việc, khối lượng công việc mà mỗi thành viên đang đảm nhận đế bảo đảm công việc được giao phù hợp với năng lực, phong cách làm việc và điều kiện thời gian của họ;

- Các phần việc cần được xác định cụ thể về nội dung, giới hạn vấn đề, kết quả đầu ra, thời gian hoàn thành; nên thống nhất về cách làm, biểu mẫu (trong trường hợp chưa có biểu mẫu) để thuận lợi cho quá trình tổng hợp kết quả làm việc chung của nhóm;

- Đối với các nhóm nhỏ, phương pháp quyền uy - mệnh lệnh không phải là bắt buộc, thì quá trình phân công công việc nên được thực hiện trên cơ sở sự tham gia, thống nhất ý kiến của tất cả thành viên trong nhóm;

- Không nên để tình trạng trong nhóm có người quá nhiều việc, có người quá ít việc.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp (Luật sư nội bộ doanh nghiệp) của Công ty Luật TNHH Everest.

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (từ Giáo trình Kỹ năng mềm Nghề Luật - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).