Những vấn đề chú ý và các bước viết thư trao đổi

Soạn thảo thư trao đổi hiện nay đang là một nội dung đáng quan tâm. Vậy các vấn đề nào cần nắm rõ và các bước viết thư trao đổi.

1- Vấn đề cần nắm rõ trong khi viết thư trao đổi

Để soạn thảo được thư trao đổi mang lại hiệu quả tốt nhất, người viết liên tập trung vào những vấn đề sau:

• Gây chú ý với người đọc ngay từ những câu văn và đoạn văn đầu tiên bằng những nội dung chính của thư. Việc này sẽ tạo hứng thú cho người, để từ đó dẫn dắt người đọc đi đến những thông tin bổ sung nghĩa cho nội dung mà người viết đang muốn trao đổi.
• Tiếp theo đó, sau khi đã gây được ấn tượng với người đọc, luật sư cần đưa ra những thông tin, lập luận cũng những chứng cứ nhằm bảo vệ luật điểm của bản thân cũng như thuyết phục người đọc, nhấn mạnh vào những quyền và lợi ích chính đáng của họ. Trong khi đưa ra thông tin hay những phân tích người viết nên đặt mình vào vị trí của người sẽ đọc thư, để có thể hiểu rõ họ mong muốn điều gì, họ đang cần giải quyết những vấn đề gì…, để từ đó đưa ra những thông tin cũng như các phân tích cần thiết. Từ việc này, luật sư sẽ góp phần tạo người đọc tâm lý yên tâm để sẵn lòng hợp tác với luật sư.
• Sau khi đưa ra những thông tin cùng với lập luận, người viết cần làm rõ kế hoạc hành động cụ thể, đưa ra phương hướng giải quyết sự việc cho người đọc. Từ đó, tạo cho người đọc cảm thấy rằng luật sư thực sự dành tâm huyết với công việc mà họ đang quan tâm, góp phần xây dựng được lòng tin và uy tín với người đọc.

2- Dưới đây là ví dụ về một bức thư trao đổi đạt tiêu chuẩn:

Địa chỉ người nhận:

Số 16 đường PNL, phường VH, quận Lê lai, Thành phố HN

Hà nội, ngày 12 tháng 6 năm 2018

Kính gửi: Ông Hoàng Văn A- Giám đốc Công ty ABC

Đối với tiến trình vụ việc liên quan đến tranh chấp với Công ty TNHH MBC (Sau đây gọi tắt là “Công ty MBC”), tôi xin tiếp tục cập nhật tình trạng vụ việc như sau:

Hôm nay, tôi nhận được Thông báo số 36/TB-TC ngày 11/1/2018 của Tòa án nhân dân quận 3, thông báo về việc tổ chức phiền phiên họp để kiểm tra công tác bàn giao, tiếp cận và cung cấp chứng cứ, đối thoại giữa luật sư Công ty ABC và Công ty MBC. Vui lòng đọc các bản sao được gửi kèm thư này để biết thêm thông tin cho phiền hộp sắp tới như sau:

Thời gian: 14h00 ngày thứ sáu (22/6/2018) 

Địa điểm: Tòa án nhân dân quận X (địa chỉ: số 22 đường , phường THĐ, quận Lê Lợi, thành phố HN). 

Nếu ông/bà có bất kỳ bình luận hay câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!

 Luật sư - Nguyễn Đình B

3- Các bước tiến hành viết thư trao đổi

Các bước viết thư trao đổi nên được tiến hành giống như các bước soạn thảo cơ bản bao gồm: Phân tích bối cảnh, dự thảo cấu trúc nội dung, dự thảo chi tiết nội dung và biên tập. Người viết cần lưu ý một số lỗi có thể mắc trong quá trình viết thư tư vấn như:

• Lỗi chính tả:
• Lỗi ngữ pháp,
• Dùng từ sai; 
•  Rào đón, khách sáo;
•  Có những đoạn quá dài;
•  Viết những câu quá dài; 
• Viết quá dài, có những câu và đoạn thừa; 
• Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp;
•  Văn phong không phù hợp;
• Bố cục trình bày thư kém.

Đây là một số lỗi cơ bản mà người viết dễ mắc phải trong quá trình soạn thảo thư trao đổi. Các lỗi này làm cho người đọc hiểu sai quan điểm, mong muốn của người viết dẫn đến hiệu quả liên lạc của bức thư không đạt được.

4- Cấu trúc nội dung thư trao đổi

Về cơ bản, cấu trúc nội dung của thư điện tử và thư trao đổi là như nhau. Tuy nhiên, khi viết thư trao đổi, luật sư không thể tác trên máy vi tính như khi viết thư điện tử. Ví dụ như thay cho việc đính kèm các tập tin để gửi cùng, luật sư sẽ cần gửi kèm các bản thảo cùng với thư của luật sư. Nhìn chung, nội dung của thị được phân bố một cách cân đối và đầy đủ các phần như sau:

• Ngày tháng năm: Ngày, tháng, năm viết thư cần ràng, để làm căn cứ cho việc xác định các sự kiện sau này.
• Địa chỉ người nhận: Địa chỉ người nhận trên thư cũng là đi. ngoài phong bì. Địa chỉ trên thư làm cho việc lưu hồ sơ được thuận hơn. Ngoài ra, khi dùng bao thư có cửa sổ thì không phải ghi lại địa chỉ ngoài phong bì.
• Dòng lưu ý: Chỉ áp dụng khi gửi thư cho toàn thể công ty, một tổ chức mà địa chỉ trên thư không có tên người nhận.
•  Lời chào mở đầu: Lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận, nếu là người nhận cụ thể thì phải nêu đầy đủ cả chức danh và tên phần địa chỉ phía trên.
• Dòng chủ đề: Chủ đề của thư được nêu ngay sau phần chào hỏi, điều này giúp cho người đọc thấy ngay vấn đề cần giải quyết hoặc thư sẽ được chuyển ngay đến người đang quan tâm.
• Tôi viết thư này nhằm phản đối quyết định thay đổi địa chỉ trụ Sở chính của công ty trong buổi họp ngày 21/02/2018 vừa qua
• Tôi muốn gửi tới quý cơ quan một số câu hỏi nhằm để liên quan đến việc mua bảo hiểm xã hội cho người lao đang làm việc tại quý cơ quan…

Phần nội dung: Bao gồm 3 phần: (1) đoạn mở đầu; (2) đoạn chính và (3) đoạn chính và đoạn kết.. Đoạn mở đầu nêu sơ lược những vấn đề cần được trao đổi trong thư. Đoạn chính đưa ra cụ thể và chi tiết những nội dung chính. Đoạn này có thể có nhiều hơn một đoạn, tùy từng trường trường hợp cụ thể với số lượng những vấn đề được đưa ra trao đổi. Đoạn kết nêu lên những kết luận hoặc nhấn mạnh lại một cách tóm tắt những nội dung đã được đề cập trước đó

• Lời chào kết thúc: là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc.
• Chữ ký, tên và chức danh người gửi: Nên ghi rõ tên và chức danh người gửi sau khi đã ký tên.

Công ty: Đặt ở dòng tiếp theo lời chào kết thúc thư trong trường hợp người gửi đại diện cho tổ chức.

Chữ viết tắt tham khảo: Chỉ chú thích khi có dùng chữ viết tắt trong phần nội dung.

Nơi nhận khác và các tài liệu đính kèm: Sử dụng trong trường hợp người viết tắt trong phần nội dung.

Nơi nhận khác và các tài liệu đính kèm: Sử dụng trong trường hợp người viết muốn gửi thư đến nhiều người hoặc nhiều tổ chức để họ đồng thời nắm bắt được thông tin.

Tái bút: Sử dụng khi vấn đề nêu ra không liên quan đến nội dung chính của thư hoặc sự phát sinh sau khi hoàn tất thư.

Một số ví dụ trong tư vấn thực hiện đúng và đầy đủ nội dung hợp đồng

Các trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

5- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(i) Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.net.vn.