Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng hành chính tổng hợp

I- QUY ĐỊNH CHUNG VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

1- Phòng hành chính tổng hợp là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của Giám đốc, các Phó giám đốc (gọi chung là: Ban giám đốc) của Công ty Luật TNHH Everest (gọi tắt là: Công ty).

2- Phòng hành chính tổng hợp có sáu (06) nhóm nhiệm vụ chính: [1] Tham mưu, giúp việc (gọi chung là: Tham mưu); [2] Hoạt động văn thư, lưu trữ (gọi chung là: Văn thư); [3] Xây dựng, hướng dẫn thực hiện và kiểm soát hệ thống quy định nội bộ của Công ty (gọi chung là: Pháp chế); [4] Hoạt động tài chính, kế toán, thống kê, bảo hiểm xã hội (gọi chung là: Tài chính); [5] Hoạt động định hướng, đào tạo, huấn luyện, phát triển nguồn nhân lực (gọi chung là: Nhân sự); [6] Hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao, gắn kết nội bộ tổ chức (gọi chung là: Văn Thể Mỹ).

II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP:

1- Trợ lý:

[1] Tham mưu, giúp Giám đốc Công ty triệu tập, chủ trì các phiên họp, cuộc họp, hội nghị (gọi chung là: Cuộc họp) của Ban giám đốc  và Công ty, gồm: (a) Trình Giám đốc Công ty cho ý kiến về tổ chức cuộc họp; (b) Chủ trì, phối hợp với các Chi nhánh, Phòng, Ban liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp; (c) Đôn đốc các Chi nhánh, Phòng, Ban gửi tài liệu; (đ) Ghi biên bản; (e) Ban hành thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Giám đốc Công ty; (f) Tổ chức họp báo; thông cáo báo chí theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.

[2] Trình Giám đốc Công ty hoặc giao Chi nhánh, Phòng, Ban liên quan chuẩn bị nội dung để Giám đốc Công ty báo cáo, giải trình, trả lời chất vấn trước Hội đồng thành viên (gọi chung là: Báo cáo);

[3] Phối hợp với các Chi nhánh, Phòng, Ban liên quan giúp Ban giám đốc Công ty xây dựng kế hoạch, nội dung tiếp xúc, giải quyết, trả lời kiến nghị của Chi nhánh, Phòng, Ban, thành viên, nhân viên của Công ty.

[3] Tham mưu, giúp Giám đốc Công ty: (a) Phân công công tác của Ban Giám đốc Công ty; (b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các Chi nhánh, Phòng, Ban của Công ty; (c) Tổng hợp, báo cáo Giám đốc Công ty xử lý những vướng mắc, phát sinh để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.

[4] Tham mưu, giúp Giám đốc Công ty thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định của pháp luật và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

[5] Phối hợp với các Chi nhánh, Phòng, Ban liên quan giúp Giám đốc Công ty: (a) tiếp xúc đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối, khách hàng; (b) Chuẩn bị chương trình, nội dung các chuyến công tác, tiếp khách của Ban giám đốc Công ty.[7] Tham mưu, giúp Ban giám đốc Công ty: (a) Cải tiến lề lối, phương thức làm việc; (b) Chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành; (c) Duy trì kỷ cương, kỷ luật.

[8] Thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác quản trị nội bộ: (a) Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch do Bộ tư pháp, Sở Tư pháp, Liên đoàn Luật sư Việt Nam, Đoàn Luật sư ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Công ty.

[9] Định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất, báo cáo Ban giám đốc Công ty và cơ quan có thẩm quyền tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.

[10] Bảo đảm: (a) Các điều kiện vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho hoạt động của Ban giám đốc Công ty; (b) Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của Công ty và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành được Ban giám đốc Công ty phân công.

[11] Tham mưu, xây dựng, quản lý, theo dõi và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ban giám đốc Công ty: (a) Tổng hợp đề nghị của Chi nhánh, Phòng, Ban của Công ty xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; (b) Kiến nghị với Giám đốc Công ty đưa vào chương trình, kế hoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điều hành hoặc giao cơ quan liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản; (c) Xây dựng, trình Giám đốc Công ty ban hành hoặc phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác; (d) Theo dõi, đôn đốc các Chi nhánh, Phòng, Ban liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, bảo đảm đúng tiến độ, chất lượng; (đ) Định kỳ hoặc đột xuất, báo cáo kết quả thực hiện; kiến nghị giải pháp; kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc Công ty.

2- Văn thư:

[1] Tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản trình Ban giám đốc Công ty; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện, cụ thể: (a) Phát hành văn bản của Ban giám đốc Công ty; (b) Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của Ban giám đốc Công ty.

[2] Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan theo quy định của pháp luật.

[3] Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của Ban giám đốc Công ty; định kỳ rà soát, báo cáo Giám đốc Công ty để bảo đảm sự đồng bộ, thống nhất trong chỉ đạo, điều hành.

[4] Thực hiện chế độ thông tin: (a) Tổ chức, quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự quản lý, điều hành của Ban giám đốc Công ty; (b) Phối hợp cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành của Ban giám đốc Công ty.

b) Tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ban giám đốc Công ty và cung cấp thông tin theo quy định.

c) Tổ chức quản lý, vận hành website; kết nối với hệ thống phần mềm quản lý điện tử (1office).

d) Thiết lập, quản lý và duy trì hoạt động mạng nội bộ của Công ty.

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ các phiên họp của Ban giám đốc Công ty.

b) Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo.

c) Theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế làm việc của Ban giám đốc Công ty.

d) Tham mưu, giúp Ban giám đốc Công ty tổ chức công tác tiếp công dân theo quy định của pháp luật hiện hành cho đến khi có các quy định mới của pháp luật về vấn đề này.

3- Pháp chế:

[1] Ban hành văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Phòng hành chính tổng hợp và Quy chế làm việc của Phòng hành chính tổng hợp.

[2] Nghiên cứu, đề xuất các chủ trương, chính sách, giải pháp để: (a) Xây dựng mới, sửa đổi, bổ sung quy định, quy chế, quy trình phục vụ quản lý, điều hành Công ty; (b) Đề xuất nhân rộng những mô hình mới, cách làm hay, cải cách quy trình, trình Ban giám đốc Công ty quyết định; (c) Đánh giá và xử lý kết quả rà soát về quy định, quy chế, quy trình trong Công ty.

[3] Tham mưu, giúp Ban giám đốc Công ty về kiểm soát thủ tục hành chính: (a) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát quy trình, thủ tục của các Chi nhánh, Phòng, Ban, (b) Việc thực hiện quy trình, thủ tục các Chi nhánh, Phòng, Ban trên môi trường điện tử; (c) Tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện, báo cáo theo quy định.

[4] Tiếp nhận, tham mưu, phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến kiến nghị, khiếu nại của tổ chức, cá nhân trong quá trình hành nghề luật sư, cung cấp dịch vụ pháp lý theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.

[5] Tổ chức triển khai: (a) Thực hiện tiêu chuẩn, chuẩn mực, quy định, quy chế, quy trình của Công ty; (b) Truyền thông về tiêu chuẩn, chuẩn mực, quy định, quy chế, quy trình của Công ty tới các Chi nhánh, Phòng, Ban.

[6] Tham mưu, giúp Giám đốc Công ty phối hợp xây dựng Quy chế phối hợp công tác của Ban giám đốc Công ty với các cơ quan, tổ chức liên quan. 

[6] Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ: (a) Chủ trì, phối hợp với Chi nhánh, Phòng, Ban tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng đối với Chi nhánh, Phòng, Ban của Công ty; (b) Hướng dẫn nghiệp vụ cho Luật sư, Chuyên gia, Nhân viên của Công ty, làm đầu mối thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục tại Chi nhánh, Phòng, Ban của Công ty.

[4] Rà soát, tổng hợp những vướng mắc, phát sinh về thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục và nghiệp vụ hành chính văn phòng trong quá trình chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc Công ty; kịp thời báo cáo Ban giám đốc Công ty sửa đổi, bổ sung.

[5] Đối với đề án, dự án, dự thảo văn bản do các Chi nhánh, Phòng, Ban trình: [a] Các đề nghị xây dựng văn bản nội bộ, dự thảo văn bản thực hiện theo quy định về xây dựng và ban hành văn bản nội bộ; [b] Các đề án, dự án, dự thảo văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật: Rà soát hồ sơ; thẩm tra về thủ tục, hình thức, thể thức, nội dung, tính thống nhất và hợp pháp của dự thảo văn bản; xây dựng phiếu trình, đề xuất phương án xử lý. Trong quá trình xử lý, nếu còn ý kiến khác nhau, chủ trì họp với cơ quan, tổ chức liên quan để trao đổi, thống nhất trước khi trình.

[6] Đối với dự thảo báo cáo: Phối hợp với các đơn vị liên quan biên tập, hoàn chỉnh theo chỉ đạo của Giám đốc Công ty.

[7] Đối với các văn bản khác: Kiến nghị với Giám đốc Công ty giao cơ quan liên quan triển khai thực hiện hoặc tổ chức các điều kiện cần thiết để Ban giám đốc Công ty xử lý.

[4] Kiểm soát chất lượng công bố, công khai thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban giám đốc Công ty; kiểm soát việc cung cấp thủ tục hành chính trên môi trường điện tử đối với thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết của địa phương.đ) Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân về quy định, thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Ban giám đốc Công ty.

e) Tham gia quản lý, vận hành  và khai thác Hệ thống thông tin trực tuyến; kết nối, liên thông, tích hợp, chia sẻ dữ liệu, thực hiện phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc Công ty.

15. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ban giám đốc Công ty giao hoặc theo quy định của pháp luật.

b) Tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của Phòng hành chính tổng hợp theo quy định.

c) Hợp tác theo quy định của pháp luật và sự phân công hoặc ủy quyền của Ban giám đốc Công ty.

d) Nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và cải cách hành chính phục vụ nhiệm vụ được giao..h) Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Phòng hành chính tổng hợp (nếu có).4. Phục vụ hoạt động chung của Ban giám đốc Công ty:

9. Tham mưu, giúp Ban giám đốc Công ty tổ chức triển khai thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử; đầu mối triển khai kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương.

10. Tham mưu, giúp Ban giám đốc Công ty thực hiện chức năng đối ngoại.Trình Ban giám đốc ban hành:

a) Quy chế làm việc của Ban giám đốc;

b) Quyết định liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Phòng hành chính tổng hợp;

c) Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng hành chính tổng hợp và đơn vị thuộc Phòng hành chính tổng hợp (nếu có);

d) Văn bản hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi nhánh Công ty;

đ) Chương trình, kế hoạch liên quan đến lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của Phòng hành chính tổng hợp;

e) Quyết định phân cấp, ủy quyền cho Chi nhánh, Phòng thuộc Ban giám đốc;

g) Văn bản khác theo phân công của Ban giám đốc Công ty.

2. Trình Giám đốc Công ty ban hành văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc Công ty theo phân công.

Xem thêm: Về Công ty Luật TNHH Everest

4- Nhân sự:

[1] Thực hiện: (a) tuyển dụng, định hướng, đào tạo, huấn luyện về chuyên môn, nghiệp vụ đối với luật sư, chuyên gia, người tập sưu, học nghề, tập nghề trong Công ty; (b) Chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật.

[2] Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, vị trí việc làm và số lượng người làm việc trong Phòng hành chính tổng hợp.

5- Tài chính:

6- Văn - Thể - Mỹ:

Văn hóa tổ chức:

Tinh thần luật sư, chuyên gia, nhân viên của Công ty

đ) Tham mưu tổ chức xây dựng, vận hành Hệ thống thông tin báo cáo của Chi nhánh và phối hợp thực hiện tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống thông tin báo cáo Công ty; kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc Công ty.

II- HIỆU LỰC VÀ TRÁCH NHIỆM THI HÀNH

1. Quy định này này có hiệu lực từ ngày 15 tháng 04 năm 2023.

2- Ban giám đốc Công ty, Trưởng phòng hành chính, Trưởng các Chi nhánh có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, cơ quan, tổ chức phản ánhvới Ban giám đốc Công ty để xem xét, giải quyết theo thẩm quyền.