Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty Luật TNHH Everest

CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hình thức pháp lý và tư cách pháp nhân

Công ty Luật TNHH Everest (sau đây gọi tắt là "Công ty") là tổ chức hành nghề luật sư được thành lập dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên theo quy định của Luật Luật sư và Luật Doanh nghiệp, được Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cấp Giấy đăng ký hoạt động số: 01071045/TP/ĐKHĐ.

Các luật sư thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp vào Công ty; Công ty chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ tài chính và rủi ro hành nghề.

Điều 2. Tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược nền tảng

Tầm nhìn: Trở thành hãng luật nền tảng công nghệ hàng đầu Việt Nam, cung cấp dịch vụ pháp lý đa dạng, chuyên nghiệp, uy tín và dễ tiếp cận với chi phí hợp lý.

Chiến lược nền tảng (Platform): Đóng gói sản phẩm pháp lý (Productization), chuyển đổi số quy trình quản lý vụ việc (LCMS - Legal Case Management System), tự động hóa tiếp thị và bán hàng (Marketing & Sales Automation), phân quyền vận hành cho các nhóm chuyên môn linh hoạt (Pods).

CHƯƠNG II: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CƠ QUAN QUẢN TRỊ

Điều 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy

Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty được phân định rõ ràng thành 03 cấp quản trị - điều hành và 02 khối chức năng vận hành trực thuộc như sau:

1. Cấp quản trị cao nhất: Hội đồng thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty.

2. Cấp tham vấn và điều hành, trực tiếp dưới sự quản lý của Hội đồng thành viên bao gồm:

Giám đốc điều hành (luật sư điều hành): trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động vận hành và kinh doanh của Công ty.

Hội đồng cố vấn: cơ quan tham vấn chiến lược độc lập cho Hội đồng thành viên và Giám đốc điều hành.

Hội đồng luật sư: cơ quan đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp và đào tạo nội bộ.

3. Cấp vận hành và dịch vụ (trực thuộc sự chỉ đạo của Giám đốc điều hành)

Khối nền tảng và vận hành (hỗ trợ và phát triển nền tảng): đảm bảo hạ tầng, thương hiệu và tăng trưởng, gồm:

Khối kinh doanh và thương hiệu: phát triển kinh doanh (business development - BD), quản trị quan hệ khách hàng (customer relationship management - CRM), tiếp thị (marketing).

Khối hành chính tổng hợp: quản trị nhân sự (human resources - HR), tài chính - kế toán (finance), kiểm soát chất lượng (quality assurance - QA), công nghệ pháp lý (legaltech).

Khối chuyên môn và dịch vụ pháp lý (legal practice & delivery): thực hành và cung ứng dịch vụ pháp lý,  trực tiếp xử lý và cung cấp dịch vụ pháp lý, gồm:

• Các nhóm chuyên môn linh hoạt (legal pods).

• Mạng lưới chi nhánh và văn phòng giao dịch (mục tiêu bao phủ 63 tỉnh, thành phố).

Điều 4. Hội đồng thành viên - cơ quan quyết định cao nhất

Hội đồng thành viên: gồm tất cả các luật sư thành viên góp vốn.

Hội đồng thành viên có quyền hạn và nhiệm vụ:

• Quyết định chiến lược phát triển dài hạn, định hướng chuyển đổi mô hình nền tảng (platform) và kế hoạch mở rộng nhân sự, chi nhánh hằng năm.

• Thông qua sửa đổi Điều lệ, Quy chế tổ chức hoạt động, ngân sách tài chính và phân chia lợi nhuận.

• Quyết định kết nạp hoặc rút vốn của luật sư thành viên.

Điều 5. Hội đồng cố vấn

Hội đồng cố vấn có chức năng: Cơ quan tham vấn chiến lược độc lập cho Hội đồng thành viên và Ban Giám đốc.

Hội đồng cố vấn có nhiệm vụ:

• Tư vấn phân tích thị trường, xu hướng pháp lý, quản trị rủi ro chiến lược.

• Hỗ trợ kết nối mạng lưới đối tác, khách hàng lớn và nâng tầm vị thế thương hiệu Everest.

Điều 6. Hội đồng luật sư - cơ quan đảm bảo chuyên môn và đạo đức

Hội đồng luật sư gồm: đại diện các luật sư hành nghề, luật sư cấp cao (senior lawyers), đại diện các chi nhánh.

Hội đồng luật sư có nhiệm vụ:

• Giám sát việc tuân thủ pháp luật, Quy tắc Đạo đức và Ứng xử nghề nghiệp luật sư.

• Cho ý kiến chuyên môn đối với các vụ việc đại án, tranh chấp phức tạp hoặc mang tính tiền lệ.

• Chủ trì công tác đào tạo nội bộ, nâng cao năng lực chuyên môn và quản trị tri thức pháp lý cho toàn hệ thống.

Điều 7. Ban Giám đốc - cơ quan điều hành

Ban Giám đốc gồm Giám đốc (managing partner) và các Phó giám đốc. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty theo quy định của Luật Luật sư và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

Ban Giám đốc có nhiệm vụ:

•  Trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh, vận hành hằng ngày của Công ty.

• Hiện thực hóa chiến lược mở rộng quy mô (scale-up) bộ máy lên 100 nhân sự; trực tiếp chỉ đạo 02 khối lớn: khối hành chính tổng hợp và khối kinh doanh và thương hiệu.

CHƯƠNG III: CƠ CẤU VẬN HÀNH NỀN TẢNG

Điều 8. Khối kinh doanh và thương hiệu

Đóng vai trò là "đầu tàu" thu hút và chuyển đổi khách hàng trên toàn nền tảng, gồm 05 mảng chuyên trách:

Tiếp thị và tăng trưởng số (marketing & digital growth): nghiên cứu thị trường, triển khai các chiến dịch thu hút khách hàng tiềm năng (Leads) đa kênh.

Truyền thông và thương hiệu: xây dựng nhận diện thương hiệu "Everest Law and Future" uy tín, nhất quán trên các nền tảng số (trang thông tin điện tử, YouTube, TikTok, mạng xã hội).

Bán hàng và kết nối mạng lưới (sales & network): tiếp nhận khách hàng tiềm năng (leads), tư vấn phương án sơ bộ, báo giá và ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý; mở rộng mạng lưới luật sư liên kết.

Quản trị quan hệ khách hàng (customer relationship management - CRM): duy trì mối quan hệ, đo lường chỉ số hài lòng của khách hàng (customer satisfaction score - CSAT), xử lý phản hồi và khai thác tái ký hợp đồng dịch vụ (retainer).

Nghiên cứu và phát triển sản phẩm pháp lý (R&D legal products): đóng gói các dịch vụ tư vấn thành sản phẩm tiêu chuẩn (video bài giảng, gói tư vấn doanh nghiệp định kỳ, bộ hồ sơ mẫu...) để thương mại hóa trên nền tảng.

Điều 9. Khối hành chính tổng hợp và công nghệ

Khối hành chính tổng hợp và công nghệ (operations & tech) làm điểm tựa hậu cần (back-office) đảm bảo hạ tầng cho 100 nhân sự vận hành mượt mà:

Tài chính - kế toán: Lập ngân sách, kiểm soát dòng tiền, thực hiện chính sách phân chia doanh thu, lợi nhuận minh bạch cho các nhóm chuyên môn (Pods) và chi nhánh.

Văn thư - quản trị: quản lý tài liệu, kho lưu trữ và vận hành cơ sở dữ liệu tri thức mẫu (knowledge base) cho toàn hệ thống.

Nhân sự - đào tạo: tuyển dụng, triển khai khung năng lực, đánh giá hiệu suất làm việc (key performance indicators - KPIs/objectives and key results - OKRs) và quản lý chương trình thực tập sinh, luật sư tập sự.

Kiểm soát tuân thủ và đảm bảo chất lượng (quality assurance - QA): thiết lập quy trình vận hành chuẩn (standard operating procedure - SOP), kiểm tra độc lập chất lượng hồ sơ pháp lý và thỏa thuận mức độ dịch vụ (service level agreement - SLA) cam kết với khách hàng.

Bộ phận công nghệ pháp lý (legaltech): vận hành hệ thống phần mềm quản lý vụ việc (legal case management system - LCMS), công cụ trí tuệ nhân tạo (artificial intelligence - AI) tra cứu và bảo mật dữ liệu khách hàng.

Công đoàn và đời sống: chăm lo đời sống vật chất, tinh thần, xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực.

Điều 10. Khối chuyên môn và dịch vụ pháp lý

Khối chuyên môn và dịch vụ pháp lý (legal practice pods): là các nhóm thực hành pháp lý, tự do hóa tổ chức chuyên môn theo mô hình nhóm chuyên môn linh hoạt (legal pods/cells), mỗi nhóm gồm từ 03 đến 07 nhân sự, gồm 01 luật sư điều hành nhóm hoặc luật sư cấp cao và các luật sư, chuyên viên.

Chuyên môn hóa theo lĩnh vực: tư vấn quản trị doanh nghiệp và mua lại - sáp nhập (mergers and acquisitions - M&A), tranh tụng, sở hữu trí tuệ, đầu tư trực tiếp nước ngoài (foreign direct investment - FDI), khách hàng cá nhân.

Cơ chế hoạt động: nền tảng Công ty phân bổ khách hàng, vụ việc cho các nhóm chuyên môn (Pods) dựa trên năng lực chuyên môn và năng lực tiếp nhận (capacity). Các nhóm tập trung 100% thời gian xử lý chuyên môn mà không phải lo về tìm kiếm khách hàng hay quản lý hành chính.

Điều 11. Mạng lưới chi nhánh và văn phòng giao dịch

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của Công ty, hoạt động theo ủy quyền của Giám đốc Công ty.

Quy chế đồng bộ: Chi nhánh áp dụng chung thương hiệu, công nghệ quản lý, quy trình chất lượng (SLA - Service Level Agreement) và hệ thống sản phẩm đóng gói của nền tảng Everest.

Mục tiêu phát triển: Từng bước thiết lập và mở rộng sự hiện diện tại 63 tỉnh, thành phố (hiện tại đã hoàn thiện Chi nhánh Hưng Yên, Quảng Ngãi, Nghệ An).

CHƯƠNG IV: QUY TRÌNH PHÂN PHỐI VÀ ĐIỀU KHỎAN VẬN HÀNH

Điều 12. Luồng xử lý công việc nền tảng

Thu thập và tiếp nhận: khối Kinh doanh tiếp nhận nhu cầu pháp lý của khách hàng qua nền tảng ⇒ Khảo sát, định giá dịch vụ và ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý.

Điều phối thông minh (smart allocation): hệ thống tự động hoặc Ban điều hành phân bổ hồ sơ về cho nhóm chuyên môn (Pod) hoặc chi nhánh phù hợp nhất.

Thực hiện và Kiểm soát: nhóm chuyên môn (Pod) khai thác cơ sở dữ liệu tri thức mẫu để xử lý công việc. Bộ phận Kiểm soát tuân thủ và đảm bảo chất lượng (QA) kiểm duyệt chất lượng đầu ra trước khi bàn giao cho khách hàng.

Nghiệm thu và chăm sóc: khối chăm sóc khách hàng đo lường mức độ hài lòng, lưu trữ hồ sơ vào kho tri thức và thực hiện chính sách hậu mãi.

Điều 13. Cơ chế phân chia doanh thu và chi phí

Áp dụng công thức phân bổ doanh thu minh bạch giữa: quỹ phát triển nền tảng (marketing, công nghệ, vận hành) + Nguồn thu cho khối bán hàng (BD) + thù lao khối chuyên môn (pods/chi nhánh thực hiện).

Tạo động lực tối đa cho các luật sư phát triển năng lực, thăng tiến lên vị trí Trưởng nhóm chuyên môn (pod leader) hoặc thành viên hợp danh (partner).

(Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty Luật TNHH Everest ban hành kèm theo Quyết định số: 96/QĐ-HĐTV ngày 31 tháng 12 năm 2021 của Hội đồng thành viên)