Hướng dẫn về tổ chức và hoạt động tại Công ty Luật TNHH Everest

I-Ý NGHĨA CỦA VIỆC XÂY DỰNG QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TY

Việc xây dựng quy chế tổ chức hoạt động công ty mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng và đóng vai trò quyết định đối với sự phát triển và thành công của công ty. Ý nghĩa của việc xây dựng quy chế tổ chức hoạt động công ty được thể hiện như sau:

1- Tạo cơ sở bền vững cho hoạt động hành nghề luật sư

Quy chế tổ chức hoạt động công ty giúp xác định và định hình cấu trúc, quy trình và quyền hạn trong công ty. Điều này tạo ra một cơ sở vững chắc để tổ chức và quản lý các hoạt động kinh doanh, từ quy trình sản xuất, quản lý nhân sự, quản lý tài chính đến quản lý rủi ro và phát triển chiến lược.

2- Tăng cường hiệu quả và hiệu suất làm việc 

Quy chế tổ chức hoạt động công ty giúp tăng cường hiệu quả và hiệu suất làm việc bằng cách xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân và phòng ban. Điều này giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, giảm thiểu sự trùng lặp và mâu thuẫn trong công việc, đồng thời tạo điều kiện cho sự phát triển và đạt được kết quả tốt hơn

3- Xác định trách nhiệm và chịu trách nhiệm

Quy chế tổ chức hoạt động công ty giúp xác định rõ trách nhiệm và chịu trách nhiệm của các thành viên trong công ty. Điều này đảm bảo mọi người biết rõ nhiệm vụ của mình, đảm bảo công việc được hoàn thành một cách chính xác và đúng hẹn, và tạo động lực để đóng góp vào sự phát triển của công ty.

4- Tạo sự linh hoạt và thích ứng 

Quy chế tổ chức hoạt động công ty cần được thiết lập một cách linh hoạt để có thể thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh. Điều này giúp công ty nhanh chóng thích nghi với các thay đổi bên ngoài, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tận dụng cơ hội mới. Quy chế tổ chức hoạt động công ty linh hoạt và thích ứng giúp công ty tạo ra sự linh hoạt trong quyết định, khả năng thay đổi chiến lược, và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đáp ứng yêu cầu của thị trường và môi trường kinh doanh.

5- Tạo lòng tin và sự tin cậy

Quy chế tổ chức hoạt động công ty mang lại lòng tin và sự tin cậy từ phía khách hàng, đối tác và các bên liên quan. Một công ty có quy chế tổ chức hoạt động rõ ràng và minh bạch tạo điều kiện cho việc xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy và bền vững với các đối tác kinh doanh. Điều này làm tăng giá trị thương hiệu và đồng thời thu hút và giữ chân khách hàng. 

Quy chế tổ chức hoạt động phù hợp, giúp tạo sự hài hòa và đồng thuận trong công việc: xác định quy trình làm việc, luồng công việc và các nguyên tắc chung để mọi người trong công ty làm việc cùng nhau một cách hiệu quả và đồng thuận. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo, giúp nâng cao tinh thần làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

6- Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định

Quy chế tổ chức hoạt động công ty giúp công ty tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan đến hoạt động kinh doanh. Nó tạo ra sự chắc chắn và đảm bảo rằng công ty hoạt động theo đúng quy định, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý và hình phạt có thể xảy ra.

Xem thêm: Về Công ty Luật TNHH Everest

II- SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY LUẬT TNHH EVEREST

III- CHỨC NĂNG NHIỆM VỊ CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG CÔNG TY

1- Hội đồng thành viên

Hội đồng thành viên (chủ sở hữu công ty) là cơ quan quyết định cao nhất của công ty; quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty. Họ tham gia vào quyết định về mục tiêu dài hạn, phân phối nguồn lực và định hướng phát triển công ty.

Hội đồng thành viên phải tham gia vào quyết định về các vấn đề tài chính quan trọng của công ty bao gồm quyết định về nguồn vốn, nguồn lực và chiến lược tài chính., đánh giá và quản lý các rủi ro kinh doanh của công ty. Họ đảm bảo rằng công ty tuân thủ các quy định pháp luật và áp dụng các biện pháp để giảm thiểu rủi ro và bảo vệ lợi ích của công ty.

2- Hội đồng Luật sư

Hội đồng luật sư là cơ quan đại diện của toàn bộ luật sư của công ty, có vai trò quan trọng tư vấn chiến lược công ty, tư vấn xử lý vụ việc quan trọng, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và đạo đức nghề nghiệp của luật sư.

Hội đồng luật sư có nhiệm vụ đảm bảo rằng công ty tuân thủ tất cả các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động của mình, đảm bảo rằng các thành viên trong công ty tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của luật sư. Họ theo dõi và đánh giá việc tuân thủ pháp luật trong các hoạt động của công ty, đồng thời đưa ra các biện pháp cần thiết để đảm bảo tuân thủ đầy đủ và chính xác.

Hội đồng luật sư thúc đẩy việc đào tạo và phát triển về chuyên môn cho các thành viên trong công ty. Họ có trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo, cung cấp các khóa học, chương trình huấn luyện và tài liệu hướng dẫn để nâng cao năng lực và kiến thức pháp lý của các luật sư trong công ty.

Hội đồng luật sư giám sát và đánh giá hoạt động pháp lý của công ty. Họ kiểm tra việc tuân thủ quy trình pháp lý, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các hợp đồng, văn bản pháp lý và các hoạt động khác của công ty. Họ cũng có thể đại diện cho công ty trong các vụ kiện hoặc tranh chấp pháp lý. Họ nắm vững kiến thức pháp lý và có nhiệm vụ bảo vệ lợi ích của công ty trong quá trình tư vấn và đại diện trong các vụ việc pháp lý.

3- Hội đồng cố vấn

Hội đồng cố vấn trong công ty đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp sự tư vấn chiến lược và hướng dẫn cho ban lãnh đạo công ty. 

Hội đồng cố vấn có nhiệm vụ cung cấp tư vấn chiến lược cho ban lãnh đạo của công ty. Họ đánh giá tình hình hiện tại và tương lai của công ty, phân tích thị trường, xu hướng pháp lý và đề xuất các chiến lược phát triển và mở rộng kinh doanh. Ngoài ra, họ cũng cố vấn hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định quan trọng; cung cấp ý kiến và thông tin chuyên môn, phân tích các lợi ích và rủi ro của các quyết định và đưa ra các khuyến nghị để giúp ban lãnh đạo đưa ra những quyết định tốt nhất cho công ty.

Hội đồng cố vấn cũng sẽ giúp công ty xây dựng mạng lưới và quan hệ với các đối tác, khách hàng và cộng đồng; đưa ra gợi ý và giới thiệu với các đối tác tiềm năng, tạo cơ hội hợp tác và mở rộng mạng lưới kinh doanh.

4- Ban giám đốc

Ban giám đốc là cơ quan điều hành cao nhất hoạt động của công ty. Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chiến lược tổng thể của công ty. Họ đưa ra các quyết định chiến lược, đề ra mục tiêu và kế hoạch phát triển dài hạn của công ty, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.

Ban giám đốc là phòng ban định ra kế hoạch tài chính của công ty, bao gồm ngân sách, dự phòng tài chính và chiến lược đầu tư. Họ đánh giá và kiểm soát hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự để đảm bảo sự bền vững và phát triển của công ty, quản lý các rủi ro kinh doanh của công ty và áp dụng các biện pháp để giảm thiểu rủi ro và bảo vệ lợi ích của công ty.

Ngoài ra, Ban giám đốc có trách nhiệm thống nhất và giao tiếp nội bộ trong công ty. Họ đảm bảo việc thông tin liên lạc hiệu quả giữa các bộ phận và thành viên trong công ty, đồng thời tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin, ý kiến và phản hồi. Ở công ty Luật TNHH Everest, Ban giám đốc quản lý các 03 bộ phận: bộ phận Tổng hợp (Quản lý), bộ phận Chi nhánh (Dịch vụ pháp lý tổng hợp), bộ phận Kinh doanh.

5- Chi nhánh của công ty

Chi nhánh của công ty được thành lập ở trong hoặc ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của công ty, hoạt động theo sự ủy quyền của tổ chức hành nghề luật sư phù hợp với lĩnh vực hành nghề ghi trong Giấy đăng ký hoạt động. Tổ chức hành nghề luật sư phải chịu trách nhiệm về hoạt động của chi nhánh do mình thành lập.

Công ty cử một luật sư làm Trưởng chi nhánh. Trưởng chi nhánh và thành viên của Công ty làm việc tại chi nhánh có thể là luật sư của Đoàn luật sư ở địa phương nơi Công ty đăng ký hoạt động (thành phố Hà Nội) hoặc nơi có trụ sở của chi nhánh.

Công ty có các chi nhánh ở nhiều địa phương trên toàn quốc. Các chi nhánh hiện tại của Công ty:

[a] Chi nhánh Hà Nội,

[b] Chi nhánh Quảng Ninh

[c] Chi nhánh Nghệ An.

Định hướng tiếp tục mở rộng chi nhánh ở toàn bộ 63 tỉnh, thành phố trên toàn quốc, triển khai tầm nhìn và mục tiêu cốt lõi của công ty: Trở thành tổ chức cung cấp dịch vụ pháp lý đa dạng, chuyên nghiệp, uy tín, có mạng lưới và sự hiện diện rộng khắp. 

6- Khối hành chính tổng hợp

Khối Hành chính quản lý các ban phụ trách các vấn đề: tài chính - kế toán, văn thư - lưu trữ, nhân sự - đào tạo, Kiểm soát tuân thủ, công đoàn và đời sống.

[a] Tài chính - Kế toán

Nhiệm vụ chính của ban tài chính là quản lý: tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc các hoạt động tài chính của công ty bao gồm: lập kế hoạch tài chính, quản lý nguồn vốn, thực hiện kiểm soát tài chính, chuẩn bị báo cáo tài chính, đảm bảo tuân thủ quy định về thuế và pháp lý, và tham gia vào quyết định liên quan đến đầu tư và chi tiêu. Phòng ban này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định và bền vững về mặt tài chính của công ty luật. 

[b] Văn thư - Lưu trữ

Ban văn thư có chức năng quản lý và xử lý các tài liệu và thông tin trong công ty. Các công việc của ban văn thư bao gồm: tiếp nhận, phân loại và lưu trữ tài liệu, chuẩn bị và xử lý văn bản, hợp đồng và thư từ, quản lý lịch làm việc, xử lý thư từ và email, cung cấp hỗ trợ văn phòng cho các bộ phận khác, quản lý các đầu sách và việc cho mượn sách ở công ty. Ban văn thư đảm bảo sự tiện lợi, hiệu quả và bảo mật trong việc quản lý thông tin và tài liệu của công ty.Ban Pháp chế: Pháp chế trong công ty luật có chức năng và nhiệm vụ quan trọng trong lĩnh vực pháp lý. Ban pháp chế có nhiệm vụ: xây dựng quy chế sao cho đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật; xây dựng các quy trình hoạt động, nguyên tắc hoạt động các quy định của công ty để các thành viên trong công ty nắm bắt và tuân theo, giúp công ty hoạt động hiệu quả, năng suất và chuyên nghiệp.

[c] Nhân sự - Đào tạo

Ban nhân sự có chức năng quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Nhiệm vụ chính của ban nhân sự bao gồm: tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên, thực tập sinh; xây dựng chính sách và quy trình nhân sự, đào tạo và phát triển thực tập sinh, quản lý hiệu suất và đánh giá hoạt động của thực tập sinh trong thời gian hoạt động ở công ty. Ban nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển và thành công của công ty thông qua nguồn lực con người chất lượng cao.

[d] Công đoàn và Đời sống

Ban công đoàn có nhiệm vụ đại diện cho quyền lợi và lợi ích của người lao động trong công ty, thúc đẩy phát triển chính sách phúc lợi và cải thiện điều kiện làm việc, quản lý vấn đề về bữa trưa, các sự kiện đặc biệt trong tháng của công ty như: liên hoan, sinh nhật, dã ngoại, văn nghệ, ngày lễ tết…

[đ] Kiểm soát và Tuân thủ

Ban kiểm soát tuân thủ có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc để thiết lập các quy trình, quy định, tiêu chuẩn và các hướng dẫn phù hợp với quy định pháp luật, lĩnh vực ngành đặc thù; cũng như thực hiện các hoạt động giám sát, kiểm tra, xử lý, điều chỉnh liên tục để đảm bảo các quy trình, quy định, tiêu chuẩn và hướng dẫn đó được thực thi trên thực tế.

7- Khối kinh doanh và thương hiệu

Khối kinh doanh giúp việc cho Ban giám đốc các chức năng: marketing, truyền thông, bán hàng, chăm sóc khách hàng, thương hiệu, cụ thể

[a] Marketing

Bộ phận marketing trong công ty đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thúc đẩy hình ảnh, thương hiệu và danh tiếng của công ty, cung cấp thông tin về dịch vụ pháp lý và tạo mối quan tâm từ phía khách hàng. Mảng marketing có nhiệm vụ: nghiên cứu và phân tích thị trường để hiểu về nhu cầu, yêu cầu và mong muốn của khách hàng. Họ tiến hành khảo sát, phân tích dữ liệu và tìm hiểu các xu hướng thị trường để định hình chiến lược và kế hoạch marketing.

[b] Truyền thông và thương hiệu

Bộ phận truyền thông có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và quản lý hình ảnh, thông tin và mối quan hệ công chúng của công ty. Họ tạo ra các chiến lược truyền thông để tăng cường nhận diện thương hiệu, xác định thông điệp và giá trị cốt lõi của công ty. Mảng truyền thông thu thập, quản lý và phân phối thông tin và nội dung liên quan đến công ty thông qua các phương tiện truyền thông như Facebook, Zalo, Youtube, Tiktok,..... Họ đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách chính xác, rõ ràng và đáng tin cậy đến khách hàng, đối tác và công chúng.

Thương hiệu đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng, quản lý và tăng cường giá trị thương hiệu của công ty. Nhiệm vụ của mảng này bao gồm: định nghĩa giá trị cốt lõi và đặc điểm độc đáo của công ty, xác định những yếu tố khác biệt và tạo nên lợi thế cạnh tranh của công ty, từ đó xây dựng một hình ảnh và danh tiếng tốt trên thị trường.

[c] Bán hàng và Mạng lưới

Bộ phận phát triển mạng lưới có chức năng quan trọng trong việc tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tăng doanh số bán hàng. Nhiệm vụ chính của mảng bán hàng và mạng lưới bao gồm: tiếp cận các khách hàng tiềm năng, tạo điều kiện để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng hiện tại, theo dõi và đánh giá doanh thu.

[d] Chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng có chức năng quan trọng trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng. Nhiệm vụ chính của chăm sóc khách hàng là: tư vấn và hỗ trợ khách hàng về các vấn đề pháp lý. Họ cung cấp thông tin, giải đáp thắc mắc và tư vấn về các dịch vụ pháp lý và quy trình liên quan. Họ đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tâm từ công ty. 

[đ] Nghiên cứu và phát triển

Có vai trò trong việc phát triển và quản lý các sản phẩm, dịch vụ pháp lý mà công ty cung cấp. Nhiệm vụ chính của mảng này bao gồm: nghiên cứu và phân tích thị trường để hiểu nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, nhận biết các cơ hội và xu hướng mới trong lĩnh vực pháp lý; tiến hành các cuộc khảo sát và phân tích dữ liệu để định hình chiến lược và phát triển các dịch vụ pháp lý phù hợp. Sau đó sẽ làm việc với các luật sư và chuyên gia pháp lý trong công ty để xây dựng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ pháp lý chất lượng. Các sản phẩm (video đào tạo) chất lượng và các dịch vụ sẽ được định giá và giới thiệu đến khách hàng.