Quy trình bốn bước tái cơ cấu doanh nghiệp

Tái cơ cấu là một quá trình thay đổi để nâng cao hiệu quả doanh nghiệp. “Thay đổi” là một thử thách rất lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Và khó khăn lớn nhất trong thay đổi là yếu tố con người, từ người làm chủ, người lãnh đạo doanh nghiệp, đến tất cả những con người vận hành doanh nghiệp đó. 

Là chủ doanh nghiệp, chúng ta sẽ tự hỏi: “Nếu đã tồn tại và thành công bấy lâu nay, tại sao tôi phải thay đổi? Tôi được cái gì từ sự thay đổi? Liệu tôi có muốn đánh đổi sự an toàn hiện tại với những thay đổi chưa biết sẽ ra sao?” Người ta đi tìm sự bình an giả tạo bằng cách giả vờ không biết hoặc từ chối không muốn biết là dưới phần nổi mảnh mai xinh đẹp của một tảng băng, luôn luôn có một phần chìm to lớn và nguy hiểm mà ít ai biết đến.

Cũng có khi, người lãnh đạo doanh nghiệp thật sự mong muốn sự thay đổi và dũng cảm dấn thân vào quá trình tái cơ cấu. Khi bạn đã sẵn sàng dấn thân vào quá trình tái cơ cấu, nghĩa là khi chúng ta chỉ còn một con đường là tiến về phía trước, tác giả xin giới thiệu một mô hình tái cơ cấu giúp doanh nghiệp Việt Nam hiểu rõ các bước chuẩn bị và thực hiện.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư doanh nghiệp) của Công ty Luật TNHH Everest

1- Bước 1: Khám sức khỏe doanh nghiệp

Có thể ví quá trình tái cơ cấu như chuyện đi khám bệnh. Muốn biết chữa như thế nào, trước hết bác sĩ cần phải khám bệnh, định bệnh, rồi mới ra toa. Giai đoạn đầu tiên trong quá trình tái cơ cấu là giai đoạn tìm hiểu tình hình thực tế hay kiểm tra sức khỏe doanh nghiệp. Tương tự như khi đi khám sức khỏe định kỳ, chúng ta phải lần lượt làm xét nghiệm để kiểm tra từng bộ phận trong cơ thể. Các bộ phận có khỏe thì toàn cơ thể của chúng ta mới khỏe được. Khi một bộ phận trong cơ thể bị yếu hay nhiễm bệnh, tất cả các bộ phận khác sẽ lập tức bị ảnh hưởng, và sức khỏe tổng thể của chúng ta chắc chắn là không tốt. Nguyên tắc này hoàn toàn tương tự với việc kiểm ưa sức khỏe định kỳ cho doanh nghiệp.

Chỉ cần một trong các mặt tài chính, bán hàng, tiếp thị, hoạt động, nhân sự, phát triển... hoạt động không hiệu quả, thì cả doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng. Đó là chưa nói đến trường hợp có những doanh nghiệp hiện đang trong tình trạng nhiều bộ phận cùng không khỏe. Hãy tưởng tượng sức khỏe của bạn, sức khỏe của doanh nghiệp bạn, khi phát hiện nhiều bộ phận đang yếu kém hay nhiễm bệnh! Đồng ý đi khám sức khỏe đã là can đảm. Nhiều người sợ đi khám bệnh vì khám thì sẽ ra bệnh. Nhiều người không muốn biết mình có bệnh gì. Nhiều người trốn tránh thực tại vì ngầm biết bệnh của mình quá nặng.

Nếu người đứng đầu doanh nghiệp có đủ dũng cảm để thừa nhận rằng doanh nghiệp mình có bệnh, doanh nghiệp mình cần bác sĩ, và sẵn sàng hợp tác với bác sĩ để chữa bệnh, có thể nói doanh nghiệp đã đi được 50% đoạn đường chông gai này. Khó khăn và thử thách lớn nhất đối với quá trình tái cơ cấu là nếp suy nghĩ của người lãnh đạo. Khi nếp suy nghĩ chưa được thay đổi, toàn bộ quá trình tái cơ cấu chắc chắn sẽ hoàn toàn thất bại.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lưu ý chọn lựa bác sĩ giỏi, người có kiến thức và kinh nghiệm về quản trị cũng như có quá trình làm việc và phát triển cùng những doanh nghiệp chuyên nghiệp, mang tầm cỡ khu vực hay quốc tế. Quá trình tái cơ cấu là quá trình vô cùng quan trọng đối với sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp. Tác giả khuyên doanh nghiệp không nên vì tiết kiệm một chút chi phí mà sử dụng những công ty tư vấn không đủ tầm. Hãy tưởng tượng đặt tính mạng của mình trong tay một lang băm. Hãy bỏ thời gian tìm hiểu bác sĩ, tương tác với bác sĩ, và chỉ quyết định khi bạn đã hoàn toàn tin tưởng vào tay nghề cũng như đạo đức nghề nghiệp của người đó.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

2- Bước 2: Xác định tầm nhìn doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu rõ tình hình hiện tại, giai đoạn tiếp theo là định hình điểm đến. Nếu không biết mình cần đi đến đâu thì làm sao tới đích cho được? Điểm đến đó chính là tầm nhìn, nền tảng quan trọng nhất và quyết định hướng đi cho một doanh nghiệp.

Hãy tưởng tượng bạn và tất cả nhân viên trong doanh nghiệp của mình đang ở trong một căn phòng không có ánh sáng. Tất cả đều tự mình di chuyển về phía mà bản thân cho là điểm đến. Kết quả là tất cả đều di chuyển về những hướng khác nhau. Cũng là căn phòng không có ánh sáng, nếu bạn dùng hộp quẹt ga để bật lửa lên, môi trường lập tức hoàn toàn thay đổi.

Đốm sáng trở thành điểm đến và tất cả mọi người cùng di chuyển về một điểm đến, từ những góc khác nhau, bằng những cách khác nhau. Đốm sáng đó chính là tầm nhìn. Tầm nhìn liên kết tất cả mọi người, tất cả các phòng ban trong một doanh nghiệp lại với nhau để tất cả cùng tiến về một hướng. Hãy tưởng tượng sức mạnh hợp lực của một đội ngũ khi tất cả cùng đóng góp vào một mục tiêu chung!

Tầm nhìn là thành quả cuối cùng mà bạn mong muốn. Thành quả này có thể nghe rất xa xôi, nghe có vẻ như khó mà thực hiện được. Nó vượt quá tầm với hiện tại của bạn. Nó ép bạn vươn tới điều có vẻ như là không thể. Nó mơ hồ như là phải mất cả trăm năm sau mới có thể thực hiện được. Tầm nhìn là mục đích chính, là giá trị cốt lõi, là tương lai xa vời mà bạn hình dung được trong giấc mơ của mình. Nó trở thành di sản mà bạn để lại cho thế hệ tiếp nối. Tầm nhìn trả lời câu hỏi tại sao, hay doanh nghiệp của bạn được hình thành và phát triển nhằm mục đích gì. Tầm nhìn là nguồn cảm hứng giúp cho tất cả những ai có liên quan đến doanh nghiệp, từ nhân viên đến khách hàng, từ đối tác cung cấp đến đối tác nhận quyền, cùng kề vai sát cánh tiến về một hướng.

Tầm nhìn chính là kim chỉ nam dẫn đường cho doanh nghiệp trong suốt hành trình tương lai. Không có kim chỉ nam này, doanh nghiệp sẽ phát triển một cách tự phát, thiếu định hướng, và do đó dễ lâm vào tình trạng khủng hoảng. Đây chính là vướng mắc của nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong giai đoạn 2000-2010 khi tập trung chạy theo cơ hội thị trường như bất động sản, chứng khoán, và bỏ quên ngành nghề kinh doanh chủ đạo và mục đích kinh doanh chính của doanh nghiệp mình.

Bây giờ là lúc bạn nên dành thời gian suy nghĩ thật nghiêm túc về tầm nhìn của doanh nghiệp mình. Đừng vội vàng phát triển. Có bản đồ mà không biết đi đâu thì vẫn lạc như thường!

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

Chỉ sau khi bạn đã xác định doanh nghiệp cần đi đến đâu, chúng ta mới bàn đến bước thứ 3 là xác định xem ta sẽ đi đến đó bằng cách nào. Đây chính là lúc chúng ta cần cụ thể hóa hành động của mình để từng bước tiến gần đến tầm nhìn mình đã đặt ra. Có hai vấn đề chính bạn cần xác định trong giai đoạn này, đó là sứ mệnh và mục tiêu kinh doanh.

Sứ mệnh là lộ trình dẫn dắt bạn thực hiện tầm nhìn đã đề ra. Sứ mệnh phát ngôn bốn yếu tố chính kết hợp lại thành lộ trình phát triển. Bốn yếu tố này xác định:

(i) Doanh nghiệp chúng ta là ai?

(ii) Doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề nào?

(iii) Khách hàng của doanh nghiệp là ai?

(iv) Điều gì giúp doanh nghiệp tạo nên sự khác biệt?

Chính sự xác định lộ trình rõ ràng này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực phát triển đúng theo định hướng.

Khi các bạn đã có một mục đích và định hướng rõ ràng cho doanh nghiệp của mình. Phần còn lại là một mục tiêu kinh doanh phù hợp với khả năng và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Bạn nên thực tế và trung thực với bản thân khi đặt ra mục tiêu kinh doanh. Hãy suy nghĩ thật kỹ xem bạn dự định làm việc trong doanh nghiệp của mình bao lâu, mục tiêu cuối cùng của bạn là gì? Tự mình phát triển doanh nghiệp để chuyển cho thế hệ con cháu? Hay mua bán sáp nhập? Hay niêm yết trên thị trường chứng khoán? Bạn mong muốn doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp thế nào? Bạn dự định phát triển giá trị của doanh nghiệp lên đến bao nhiêu?

Cho dù mục tiêu của bạn là gì, cho dù mục tiêu mang tính tài chính hay di sản, hãy xác định thật rõ ràng, cụ thể, và lên kế hoạch để thực hiện cho được mục tiêu này. Nhượng quyền có thể là công cụ để giúp bạn đạt được mục tiêu phát triển của mình. Nhượng quyền cũng có thể là hình thức để bạn chuyển giao hoạt động cho đối tác nhận quyền, nhờ đó tập trung phát triển giá trị thương hiệu, hệ thống, và cuối cùng là giá trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu thiếu đi một định hướng, một mục tiêu rõ ràng và cụ thể, thì sử dụng một công cụ như nhượng quyền để phát triển sẽ không có ý nghĩa gì. Hãy ghi nhớ bạn vẫn có thể đi lạc cho dù bạn có bản đồ, đơn giản chỉ vì bạn không biết nơi mình cần đến. Vậy, mục tiêu của bạn là gì?

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về nhượng quyền thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

4- Bước 4: Xây dựng tổ chức, nguồn lực và hệ thống quản trị

Tác giả thường nghe các doanh nghiệp Việt Nam chia sẻ và trao đổi xung quanh các vấn đề như nhân sự quản lý, đội ngũ, doanh số, thị trường, tiếp thị, bán hàng, xây dựng thương hiệu.... Khi nảy sinh vấn đề, ta thường có khuynh hướng tập trung giải quyết vấn đề đó và ít khi nào dành thời gian tìm hiểu nguồn gốc cơ bản của vấn đề. Ví dụ nếu nói về khó khăn trong việc tìm và giữ nhân sự quản lý giỏi chẳng hạn, bạn có bao giờ tự hỏi nhân sự quản lý giỏi cần gì? Tại sao trả lương cao mà họ vẫn bỏ đi?

Bạn có thể là chủ doanh nghiệp. Bạn có thể sống chết cùng doanh nghiệp của mình. Bạn không có lựa chọn bỏ đi. Tuy nhiên, những người đi làm thuê lại là những nhân sự chuyên nghiệp. Cái họ đi tìm là một doanh nghiệp có tầm nhìn, có sứ mệnh và mục tiêu rõ ràng, có môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp phù hợp với giá trị riêng của họ. Trong phần bàn về tầm nhìn chúng ta có đề cập đến việc tầm nhìn có tính chất truyền động lực và truyền cảm hứng cho tất cả những ai có liên quan đến doanh nghiệp.

Vậy bạn đã truyền động lực và cảm hứng cho nhân sự trong doanh nghiệp của mình chưa? Nếu chưa, thì vấn đề thiếu hụt nhân sự quản lý giỏi sẽ chẳng bao giờ giải quyết được. “Giải quyết vấn đề” khi đó chỉ mang tính chất chắp vá, tạm thời, và bạn sẽ tiếp tục quay cuồng trong cái vòng luẩn quẩn của những vấn đề hàng ngày cần được giải quyết, vấn đề chắc chắn sẽ chẳng bao giờ biến mất. Nó chỉ biến hóa và thể hiện dưới những hình dạng khác nhau mà thôi.

Đó cũng là lý do vì sao mà tất cả các vấn đề về tổ chức, nguồn lực, hệ thống lại chỉ được đề cập đến trong bước thứ tư, sau khi bạn đã xây dựng xong tầm nhìn, sứ mệnh, và mục tiêu kinh doanh cho doanh nghiệp của mình. Tác giả muốn nhấn mạnh thứ tự của quá trình này. Nếu chúng ta bỏ qua 03 bước đầu tiên và đi thẳng vào bước thứ tư, với những vấn đề tưởng chừng như vô cùng cấp thiết và phải lập tức được giải quyết, chúng ta sẽ mãi mãi bị “cầm tù” trong cái vỏ bọc gọi là doanh nghiệp. Chúng ta sẽ phải làm việc “trong” doanh nghiệp như một nhân viên chứ không phải là “trên” doanh nghiệp như một chủ nhân thực sự.

Có hai yếu tố cần được thực hiện trong bước thứ tư, xây dựng cơ cấu doanh nghiệp để thực thi chiến lược, và xây dựng nền tảng tổ chức doanh nghiệp để hỗ trợ phát triển bền vững.

Để hiện thực hóa tầm nhìn, sứ mệnh, và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp cần một hợp lực của những bộ phận chuyên môn khác nhau tạo thành một mô hình tổ chức. Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm một phần công việc, mỗi bộ phận trở thành một mắt xích quan trọng trong hệ thống của những mắt xích. Nói cách khác, chúng ta cần xây dựng một cơ cấu tổ chức với các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, và quyền hạn rõ ràng trong việc thực hiện các công việc và quy trình làm việc.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

5- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Quy trình bốn bước tái cấu trúc doanh nghiệp được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Quy trình bốn bước tái cấu trúc doanh nghiệp có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê Luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với Luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.