Quy trình lập kế hoạch truyền thông

1- Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông hay Media plan là một kế hoạch chi tiết bao gồm loại phương tiện truyền thông (video, nội dung, poster,..) .Bạn sẽ tạo nội dung; thời gian, vị trí và cách thức mà bạn sẽ viết ra chúng để kết nối với những người quan tâm và khách hàng nhằm đạt được mục tiêu truyền thông của bạn.

2- Tại sao phải lập kế hoạch truyền thông?

Lập kế hoạch truyền thông giúp ta lên kế hoạch cụ thể tránh sai sót, tránh lãng phí nhân lực. Cũng như định hướng rõ con đường đi cho doanh nghiệp khi thực hiện chiến dịch quảng bá để đạt được các mục đích đề ra cho từng chiến dịch như tăng độ nhận diện thương hiệu, phát triển kinh doanh bán hàng, tăng doanh số,…

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest.

3- Các bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Bước 1: Xác định khán giả mục tiêu (Target Audience)

Một bản kế hoạch truyền thông muốn đạt được hiệu quả trên các kênh truyền thông thì cần xác định rõ ràng đối tượng khán giả mục tiêu. Trong bước này, nhiều marketer đang nhầm tưởng đối tượng mục tiêu chính là consumers nhưng trên thực tế thì đối tượng mục tiêu lại đang tập trung ở 4 kiểu chính như sau:
- Potential buyer là người mua tiềm năng
- Current user là người dùng hiện tại
- Decider là người ra quyết định
- Influencer là người gây ảnh hưởng

Bước 2: Lựa chọn mục tiêu truyền thông (Objective)

Rất nhiều người khi lập kế hoạch truyền thông trên các kênh truyền thông để phát triển chiến lược truyền thông mơ hồ về mục tiêu truyền thông. Mặc dù đóng vai trò xương sống trong việc lập kế hoạch truyền thông nhưng mục tiêu truyền thông được quyết định dựa nhiều vào linh cảm và kinh nghiệm của người lập kế hoạch truyền thông. Để có thể xác định được mục tiêu truyền thông chính xác thì chúng ta có thể sử dụng theo mô hình kim tự tháp dưới đây:

Bước 3: Thiết kế truyền thông

Có 3 yếu tố cơ bản để tạo nên một bộ thiết kế truyền thông hoàn chỉnh, đó là:

- Message strategy là chiến lược truyền thông về thông điệp

- Creative strategy là chiến lược về hình thức sáng tạo

- Message source là nguồn phát thông điệp

Bước 4: Chọn kênh truyền thông (Channels)

Sau khi đã lập kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh thì việc tiếp theo cần làm là chọn kênh truyền thông phù hợp. Có rất nhiều cách để chọn kênh truyền thông nhưng đây là hai cách chính:

(1) Lựa chọn kênh cá nhân (Personal)

- Direct marketing - Marketing trực tiếp: là hình thức liên hệ trực tiếp với khách hàng mục tiêu thông qua hình thức gửi email, gọi điện thoại,...
- Personal selling - Bán hàng cá nhân: diễn ra khi người bán gặp trực tiếp người mua với mục đích giao dịch mua bán
- WoM - Truyền miệng: đây là hình thức kênh truyền thông mà hai bên đánh giá sản phẩm. dịch vụ qua lời nói với nhau. 

(2) Lựa chọn kênh đại chúng

- Advertising - quảng cáo: một số hình thức quảng cáo phổ biến có thể kể đến như quảng cáo trên truyền hình, qua điện thoại, Internet, trên báo chí, tạp chí, website hay tờ rơi.
- Sales promotion - Xúc tiến bán: khuyến mãi, hàng dùng thử, phiếu thưởng, thẻ quà tặng, mua một tặng một, quay số,...
- Events - sự kiện: tổ chức các sự kiện setup cửa hàng, tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ
- PR - Quan hệ công chúng: cải thiện cách nhìn của mọi người về sản phẩm giúp nâng cao hình ảnh của công ty

Bước 5: Thiết lập ngân sách (Budget)

Muốn một kế hoạch truyền thông diễn ra theo đúng kế hoạch trên kênh truyền thông thì cần phải chuẩn bị tốt về chi phí thì chiến lược truyền thông mới đạt hiệu quả. Có rất nhiều cách để thiết lập ngân sách cho doanh nghiệp:
- Dựa vào doanh số mục tiêu
- Dựa vào kinh nghiệm đã thực hiện những kế hoạch truyền thông, chiến lược truyền thông trên kênh truyền thông trước đây
- Dựa trên chỉ số Conversion rate trong quá khứ và của đối thủ cạnh tranh
- Dựa trên ngân sách chi của đối thủ cạnh tranh
Bước 6: Cân đối media mix
Media mix là truyền thông hỗn hợp, giúp bám sát vào hành trình của khách hàng. Media mix sẽ chạy bài bản trên các kênh truyền thông, xác định kênh nào lên trước, kênh nào lên sau.