Quy trình soạn thảo hợp đồng và một số ví dụ

1- Quy trình soạn thảo hợp đồng từ đầu

Soạn thảo hợp đồng từ đầu cần phải thực hiện khá nhiều công đoạn, cụ thể:

(i) Tìm hiểu yêu cầu, mong muốn của khách hàng

Yêu cầu soạn thảo của khách hàng có thể thể hiện một cách ngắn gọn, khái quát trong hợp đồng dịch vụ pháp lý.Tuy nhiên, để hiểu được yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất luật sư có thể tham khảo những cách thức sau:

Tiếp xúc với khách hàng: Việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng là điều kiện lý tưởng nhất để luật sư lắng nghe, nắm bắt các thông tin, mong muốn, yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp luật sư không được tiếp xúc trực tiếp với khách hàng thì việc trao đổi qua điện thoại hoặc các hình thức giao tiếp sử dụng sự hỗ trợ của công nghệ sẽ tốt hơn là việc chỉ đọc các yêu cầu của khách hàng đã được văn bản hoá.

Tiếp xúc với khách hàng không đơn thuần là trao đổi với người đại diện/ người có thẩm quyền giao dịch với luật sư. Trong một số trường hợp luật sư có thể đề xuất làm việc với cá nhân trong tổ chức - người có hiểu biết về chuyên môn hay những thông tin hữu ích khác. Một số luật sư, vì một số lý do nhất định chưa được giao dịch với khách hàng nhưng lại thực hiện việc soạn thảo hợp đồng thì việc trao đổi với luật sư đồng nghiệp đã được tiếp xúc với khách hàng là việc làm cần thiết.

Trong quá trình tiếp xúc khách hàng, luật sư cần hiểu mong muốn về mức độ chi tiết của khách hàng với hợp đồng. Có những khách hàng chỉ yêu cầu hợp đồng có đủ những điều khoản tối thiểu nhưng chặt chẽ để đảm bảo cho giao dịch. Nhưng cũng có những khách hàng yêu cầu các hợp đồng dài, chặt chẽ, nhận diện và xử lý được nhiều tình huống và nhiều rủi ro.

Đọc và hiểu yêu cầu soạn thảo của khách hàng: Trong một số trường hợp, mặc dù đã có những buổi tiếp xúc trực tiếp hoặc gián tiếp, luật sư vẫn nên đề nghị khách hàng gửi một yêu cầu soạn thảo hợp đồng cụ thể để luật sư có cơ sở tư vấn đáp ứng đúng và đầy đủ yêu cầu của khách hàng. Nếu không có điều kiện tiếp xúc khách hàng cần đọc kỹ yêu cầu của khách hàng.

(ii) Đọc và hiểu các tài liệu, thông tin được khách hàng cung cấp

Trong một số giao dịch, khách hàng có thể mời luật sư tham gia từ những giai đoạn đầu- từ khi các bên bắt đầu đàm phán, ký kết một số tài liệu

- Thư đề nghị giao dịch/thư ngỏ (Letter of intent)

- Biên bản ghi nhớ (Memorandum of Understanding)

- Điều khoản tham chiếu( Term of reference or term sheet)

- Các biên bản cuộc họp, email, công văn, tài liệu giao dịch khác liên quan đến trao đổi, đàm phán hợp đồng.

Trong trường hợp luật sư không được tham gia vào các giai đoạn nêu trên, luật sư cần đề nghị khách hàng cung cấp các tài liệu đó để hiểu rõ về quá trình thương thảo giữa hai bên. Sau khi nghiên cứu các tài liệu được cung cấp, nếu có những điểm chưa rõ, còn mâu thuẫn luật sư cần trao đổi lại với khách hàng.

(iii) Tham khảo các thông lệ/tiền lệ mẫu

Việc tham khảo các thông lệ và tiền lệ mẫu sẽ giúp luật sư có thêm nhiều gợi ý cho việc soạn thảo hợp đồng, đặc biệt là việc hiểu thêm về giao dịch, đặc thù của giao dịch. Bên cạnh đó, luật sư sẽ có thể phát hiện ra những rủi ro điển hình thường xuất hiện trong giao dịch đó và cách xử lý, phân bổ rủi ro.

(iv) Phác thảo cơ cấu của hợp đồng

Trên cơ sở kết quả các công việc nêu trên, luật sư dự thảo cơ cấu cơ bản của hợp đồng. Việc xây dựng bộ khung cho hợp đồng giúp cho luật sư hình dung về cấu trúc của giao dịch đã chặt chẽ hay chưa, thứ tự, kết cấu của các điều, khoản lớn, điều, khoản nhỏ có phản ảnh được các mục đích của giao dịch hay không. 

Ví dụ:

Cấu trúc của Dự thảo Hợp đồng chuyển nhượng Khách sạn

(v) Nhận diện và xử lý các rủi ro

Trong mỗi giao dịch đều tiềm ẩn những rủi ro nhất định và khác nhau. Tuy nhiên, nếu khái quát lại thì các rủi ro sau:

- Rủi ro về giao dịch vô hiệu;

- Rủi ro về việc một bên không có khả năng thực hiện hợp đồng;

- Rủi ro về việc một hoặc các bên không thực hiện các cam kết của mình, hay tiến hành một số hành vi ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng của bên còn lại;

- Rủi ro về việc một bên vi phạm hợp đồng hay bị coi là vi phạm hợp đồng;

- Rủi ro về các trường hợp bất khả kháng. Luật sư nhận diện các rủi ro và tìm cách phân bổ các rủi ro, xử lý rủi ro trong các nội dung cụ thể của hợp đồng.

(vi) Soạn thảo chi tiết từng điều, khoản

Đây là giai đoạn luật sư soạn thảo từng điều, khoản cụ thể của hợp đồng dựa trên thông tin, tài liệu khách hàng cung cấp và luật sư thu thập được. Khung cơ cấu hợp đồng sẽ được lấp đầy ở giai đoạn này. Việc cẩn thận , cẩn trọng trong việc lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ trong giai đoạn này đòi hỏi sự tập trung cao độ của luật sư đi đọc lại nhiều lần với sự tập trung sẽ phát hiện được nhiều điểm giai đoạn này đòi hỏi sự tập trung cao độ của luật sư

(vii) Kiểm tra dự thảo hợp đồng

Việc kiểm tra dự thảo hợp đồng cần được thực hiện một cách cẩn trọng và nghiêm túc. Thông thường ngay sau khi soạn thảo xong, luật sư thường phát hiện được không nhiều những điểm bất cập trong hợp đồng. Do đó, điều kiện lý tưởng là nên để một khoảng thời gian giãn cách nhất định, một vài tiếng sau kiểm tra lại thì sẽ hiệu quả hơn.Việc đọc đi đọc lại nhiều lần với sự tập trung sẽ phát hiện được nhiều điểm bất cập hơn.

Khi tự kiểm tra việc soạn thảo hợp đồng, luật sư cần lưu ý kiểm ra những nội dung sau:

- Kiểm tra về cơ cấu các điều, khoản (sự logic, chặt chẽ, hợp lý);

- Kiểm tra về ngữ pháp;

- Kiểm tra về sự phù hợp giữa nội dung và tiêu đề;

- Kiểm tra sự phù hợp giữa nội dung và mục lục;

- Kiểm tra sự rõ ràng, súc tích và chính xác của từ ngữ, thông tin, dữ liệu;

- ....

Việc kiểm tra chéo giữa các luật sư thường giúp phát hiện ra nhiều thiếu sót, bất cập hơn.

2- Quy trình soạn thảo hợp đồng dựa trên tiền lệ

Việc soạn thảo hợp đồng dựa trên tiền lệ về cơ bản cũng thực hiện theo các bước tự như soạn thảo hợp đồng từ đầu, tuy nhiên có một số điều chỉnh với các bước sau:

- Tìm hiểu yêu cầu, mong muốn của khách hàng;

- Đọc và hiểu các tài liệu, thông tin được khách hàng cung cấp;

- Tham khảo các thông lệ/tiền lệ mẫu;

- Rà soát và hiệu chỉnh lại cơ cấu của hợp đồng mẫu đã nhận diện và xử lý được các rủi ro hay chưa. Nếu chưa thì bổ sung;

- Điều chỉnh chi tiết nội dung các điều, khoản cho phù hợp với giao dịch và thêm các điều, khoản (nếu thấy cần thiết);

 - Kiểm tra dự thảo hợp đồng.

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(i) Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn...