Tổ chức quản lý hợp tác xã

Hợp tác xã là một pháp nhân, bởi nó được tổ chức quản lý theo một hệ thống các cơ quan quản lý, điều hành và kiểm soát chặt chẽ. Có thể nói hợp tác xã chỉ có thể tồn tại bền vững và phát triển liên tục nếu có được một hệ thống các cơ quan quản lý, điều hành, kiểm soát đầy đủ với các cán bộ có năng lực và trình độ, được đào tạo bài bản và có nhiều kinh nghiệm tốt trong việc quản lý, điều hành một tổ chức kinh tế.

Kinh nghiệm nhiều năm của phong trào hợp tác xã ở Việt Nam cũng như trên thế giới cho thấy, khi đã có chiến lược và kế hoạch sản xuất, kinh doanh đúng đắn, có nguồn vốn và tài sản, tư liệu sản xuất cần thiết, có môi trường kinh doanh thông thoáng..., hợp tác xã nào có đội ngũ cán bộ quản lý, điều hành và kiểm soát có năng lực và trình độ, công tâm vì mục tiêu và lợi ích chung, năng động, sáng tạo, tự chủ và tự chịu trách nhiệm... thì sẽ thu được nhiều thành công và phát triển tốt. hợp tác xã nào không có đội ngũ cán bộ quản lý, điều hành, kiểm soát với những tố chất trên thì không thể tạo lập được sự phát triển bền vững của kinh tế tập thể, không thể làm cho hợp tác xã ngày càng phát triển.

Để cho hợp tác xã có điều kiện sản xuất, kinh doanh bền vững và ngày càng phát triển, pháp luật về hợp tác xã quy định hệ thống các cơ quan quản lý, điều hành hợp tác xã gồm có: đại hội thành viên, hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc, ban kiểm soát và một hệ thống các đơn vị nghiệp vụ, giúp việc với các cán bộ quản lý khác. Mỗi cơ quan và chức danh trong bộ máy quản lý, điều hành của hợp tác xã có vị trí, chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ nhất định. Chúng gắn bó chặt chẽ với nhau, chế ước lẫn nhau và phát huy những năng lực sẵn có để góp phần vào việc vận hành quy trình tổ chức quản lý, điều hành hợp tác xã một cách năng động, sáng tạo, đem lại những hiệu quả vật chất và tinh thần ngày càng to lớn cho hợp tác xã.

1- Đại hội thành viên của hợp tác xã

Đại hội thành viên là cơ quan có quyền quyết định cao nhất trong hợp tác xã. Mỗi thành viên hợp tác xã đều có quyền được tham dự, bàn bạc và biểu quyết trong đại hội thành viên. Đối với các hợp tác xã có quy mô lớn, số lượng thành viên đông, không thể triệu tập được toàn thể các thành viên đến dự các đại hội thành viên, thì có thể tổ chức các đại hội đại biểu thành viên. Đại hội đại biểu thành viên có vị trí, vai trò và đầy đủ thẩm quyền như đại hội toàn thể thành viên.

Đại hội thành viên gồm đại hội thành viên thường niên và đại hội thành viên bất thường. Luật hợp tác xã quy định cụ thể về đại hội thành viên như sau:

hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có 100 thành viên, hợp tác xã thành viên trở lên có thể tổ chức đại hội đại biểu thành viên. Tiêu chuẩn đại biểu và trình tự, thủ tục bầu đại biểu tham dự đại hội đại biểu thành viên do điều lệ quy định: số lượng đại biểu tham dự đại hội đại biểu thành viên do điều lệ quy định nhưng phải bảo đảm: ,

(i) Không được ít hơn 30% tổng số thành viên, hợp tác xã thành viên đối với hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có từ trên 100 đến 300 thành viên, hợp tác xã thành viên;

(ii) Không được ít hơn 20% tổng số thành viên, hợp tác xã thành viên đối với hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có từ trên 300 đến 1.000 thành viên, hợp tác xã thành viên;

(iii) Không được ít hơn 200 đại biểu đối với hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có trên 1.000 thành viên, hợp tác xã thành viên.

Các đại biểu tham dự đại hội đại biểu thành viên phải thể hiện được ý kiến, nguyện vọng và có trách nhiệm thông tin về kết quả đại hội cho tất cả thành viên hợp tác xã mà mình đại diện.

Về quy trình triệu tập đại hội thành viên, Luật hợp tác xã quy định:

Đại hội thành viên thường niên phải được họp trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính và do hội đồng quản trị triệu tập. Đại hội thành viên bất thường do hội đồng quản trị, ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên hoặc thành viên đại diện của ít nhất một phần ba tổng số thành viên, hợp tác xã thành viên triệu tập.

Hội đồng quản trị của hợp tác xã triệu tập đại hội thành viên bất thường trong những trường hợp như: Giải quyết những vấn đề vượt quá thẩm quyền của hội đồng quản trị; hội đồng quản trị không tổ chức được cuộc họp định kỳ sau hai lần triệu tập; theo đề nghị của ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên; theo đề nghị của ít nhất một phần ba tổng số thành viên, hợp tác xã thành viên.

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được, đề nghị của ban kiểm soát, kiểm soát viên hoặc đề nghị của ít nhất một phần ba tổng số thành viên, hợp tác xã thành viên, hội đồng quản trị phải triệu tập đại hội thành viên bất thường.

Trường hợp quá thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của ban kiểm soát, kiểm soát viên hoặc đề nghị của ít nhất một phần ba tổng số thành viên, hợp tác xã thành viên mà hội đồng quản trị không triệu tập đại hội thành viên bất thường hoặc quá 3 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính mà hội đồng quản trị không triệu tập đại hội thường niên thì ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên có quyền triệu tập đại hội thành viên.

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày ban kiểm soát-hoặc kiểm soát viên có quyền triệu tập mà không triệu tập đại hội thành viên bất thường theo quy định thì thành viên đại diện cho ít nhất một phần ba tổng số thành viên, hợp tác xã thành viên có quyền triệu tập đại hội.

Đại hội thành viên do người triệu tập chủ trì, trừ trường hợp đại hội thành viên quyết định bầu thành viên khác chủ trì. Đại hội thành viên được tiến hành khi có ít nhất 75% tổng số thành viên hoặc đại biểu thành viên tham dự; trường hợp không đủ số lượng thành viên thì phải hoãn đại hội thành viên.

Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành thì triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp của đại hội thành viên lần thứ hai được tiến hành khi có ít nhất 50% tổng số thành viên hoặc đại biểu thành viên tham dự.

Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trong trường hợp này, cuộc họp của đại hội thành viên được tiến hành không phụ thuộc vào số thành viên tham dự.

Đại hội thành viên là cơ quan có quyền quyết định cao nhất trong hợp tác xã, nên Luật hợp tác xã quy định đại hội thành viên có quyền bàn bạc và quyết định các vấn đề quan trọng như: (i) Thông qua báo cáo kết quả hoạt động trong năm; báo cáo hoạt động của hội đồng quản trị và ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên; (ii) Phê duyệt báo cáo tài chính, kết quả kiểm toán nội bộ; (iii) Phương án phân phối thu nhập và xử lí khoản lỗ, khoản nợ; lập, tỉ lệ trích các quỹ; phương án tiền lương và các khoản thu nhập cho người lao động đối với hẹp tác xã tạo việc làm; (iv) Phương án sản xuất, kinh doanh; (v) Đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng họặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất; (vi) Góp vốn, mua cổ phần, thành lập doanh nghiệp, liên doanh, liên kết; thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện; tham gia liên hiệp hợp tác xã, tổ chức đại diện của hợp tác xã; (vii) Tăng, giảm vốn điều lệ, vốn góp tối thiểu; thẩm quyền quyết định và phương thức huy động vốn; (viii) Xác định giá trị tài sản và tài sản không chia; (ix) Cơ cấu tổ chức của hợp tác xã; (x) Việc thành viên hội đồng quản trị đồng thời là giám đốc (tổng giám đốc) hoặc thuê giám đốc (tổng giám đốc); (xi) Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm chủ tịch hội đồng quản trị, thành viên hội đồng quản trị, trưởng ban kiểm soát, thành viên ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên; tăng, giảm số lượng thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát; (xii) Chuyển nhượng, thanh lí, xử lí tài sản cố định; (xiii) Chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản hợp tác xã; (xiv) Sửa đổi, bổ sung điều lệ; (xv) Mức thù lao, tiền thưởng của thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên; tiền công, tiền lương và tiền thưởng của giám đốc (tổng giám đốc), phó giám đốc (phó tổng giám đốc) và các chức danh quản lý khác theo quy định của điều lệ; (xvi) Chấm dứt tư cách thành viên, hợp tác xã thành viên theo quy định của Luật hợp tác xã; (xvii) Những nội dung khác do hội đồng quản trị, ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên hoặc ít nhất một phần ba< tổng số thành viên hợp tác xã đề nghị.   '

Đại hội thành viên biểu quyết thông qua khi có trên 50% tổng số đại biểu biểu quyết tán thành. Một số vấn đề quan trọng chỉ được thông qua khi có ít nhất 75% đại biểu có mặt biểu quyết tán thành (xem cụ thể tại Điều 34 Luật hợp tác xã năm 2012).

2- Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị của hợp tác xã là cơ quan quản lý của hợp tác xã do hội nghị thành lập hợp tác xã hoặc đại hội thành viên bầu ra, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo thể thức bỏ phiếu kín. Hội đồng quản trị gồm chủ tịch và các thành viên, số lượng thành viên hội đồng quản trị do điều lệ quy định, nhưng tối thiểu là 03 người, tối đa là 15 người.

Nhiệm kỳ của hội đồng quản trị hợp tác xã do điều lệ của hợp tác xã quy định, nhưng tối thiểu là 02 năm, tối đa là 05 năm. Hội đồng quản trị sử dụng con dấu của hợp tác xã để thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định của Luật hợp tác xã và của điều lệ hợp tác xã.

Hội đồng quản trị hợp tác xã họp định kỳ theo quy định của điều lệ nhưng ít nhất 03 tháng một lần, do chủ tịch hội đồng quản trị hoặc thành viên hội đồng quản trị được chủ tịch hội đồng quản trị ủy quyền triệu tập. Hội đồng quản trị họp bất thường khi có yêu cầu của ít nhất một phần ba tổng số thành viên hội đồng quản trị hoặc chủ tịch hội đồng quản trị, trưởng ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên, giám đốc (tổng giám đốc) hợp tác xã.

Cuộc họp hội đồng quản trị được thực hiện như sau:

(i) Cuộc họp hội đồng quản trị được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên hội đồng quản trị tham dự. Quyết định của hội đồng quản trị được thông qua theo nguyên tắc đa số, mỗi thành viên có một phiếu biểu quyết có giá trị ngang nhau;

(ii) Trường hợp triệu tập họp hội đồng quản trị theo định kỳ nhưng không đủ số thành viên tham dự theo quy định, chủ tịch hội đồng quản trị phải triệu tập cuộc họp hội đồng quản trị lần hai trong thời gian không quá 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần đầu. Sau hai lần triệu tập họp mà không đủ số thành viên tham dự, hội đồng quản trị triệu tập đại hội thành viên bất thường trong thời hạn không quá 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần hai để xem xét tư cách của thành viên hội đồng quản trị không tham dự họp và có biện pháp xử lý; chủ tịch hội đồng quản trị báo cáo đại hội thành viên gần nhất để xem xét tư cách của thành viên hội đồng quản trị không tham dự họp và biện pháp xử lý;

(iii) Nội dung và kết luận của cuộc họp hội đồng quản trị phải được ghi biên bản; biên bản cuộc họp hội đồng quản trị phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký phiên họp. Chủ tọa và thư ký liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của biên bản. Đối với nội dung mà hội đồng quản trị không quyết định được thì trình đại hội thành viên quyết định. Thành viên hội đồng quản trị có quyền bảo lưu ý kiến và được ghi vào biên bản cuộc họp.

Hội đồng quản trị có vị trí và chức năng rất quan trọng trong hợp tác xã, nên pháp luật về hợp tác xã quy định có những quyền hạn và nhiệm vụ của cơ quan quản lý này. Quyền hạn và nhiệm vụ của Hội đồng quản trị hợp tác xã được quy định cụ thể trong Luật hợp tác xã.

Hội đồng quản trị được lãnh đạo bởi chủ tịch hội đồng quản trị. Quyền hạn và nhiệm vụ của chủ tịch hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Luật hợp tác xã.

3- Giám đốc (tổng giám đốc) của hợp tác xã

Giám đốc (tổng giám đốc) là người điều hành hoạt động hàng ngày của hợp tác xã. Luật hợp tác xã quy định giám đốc (tổng giám đốc) có những quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể quan trọng như: Tổ chức thực hiện phương án sản xuất, kinh doanh của hợp tác xã; thực hiện nghị quyết của đại hội thành viên, quyết định của hội đồng quản trị; ký kết hợp đồng nhân danh hợp tác xã theo ủy quyền của chủ tịch hội đồng quản trị; trình hội đồng quản trị báo cáo tài chính hằng năm; xây dựng phương án tổ chức bộ phận giúp việc, đơn vị trực thuộc của hợp tác xã trình hội đồng quản trị quyết định; tuyển dụng lao động theo quyết định của hội đồng quản trị; thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ khác được quy định tại điều lệ, quy chế của hợp tác xã.

Trường hợp giám đốc (tổng giám đốc) do hợp tác xã thuê thì ngoài việc thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ nói trên, giám đốc (tổng giám đốc) còn phải thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ theo hợp đồng lao động đã ký với hợp tác xã và có thể được mời tham gia cuộc họp đại hội thành viên, hội đồng quản trị.

4- Ban kiểm soát, kiểm soát viên của hợp tác xã

Hợp tác xã là mô hình tổ chức kinh tế rất phổ biến và nhiều khi có quy mô rất lớn, với nhiều thành viên và sở hữu các nguồn vốn cũng như tài sản không nhỏ. Do vậy, việc có một cơ chế kiểm tra, giám sát chặt chẽ để bảo đảm các cơ quan quản lý và điều hành của hợp tác xã, các thành viên của hợp tác xã thực hiện đúng các quyền và nghĩa vụ được giao, sử dụng vốn và tài sản của hợp tác xã đúng mục đích, có hiệu quả, không tham ô, lạm dụng tài sản tập thể, bảo đảm các quyền và lợi ích về vật chất và tinh thần chính đáng của các thành viên hợp tác xã là cần thiết và được thường xuyên coi trọng.

Để thực hiện được việc kiểm tra, giám sát việc thi hành pháp luật và các quy định của điều lệ, nội quy của hợp tác xã, ban kiểm soát đã được thành lập và hoạt động với những quy chế đặc biệt trong các hợp tác xã. Ban kiểm soát, kiểm soát viên hoạt động độc lập, kiểm tra và giám sát hoạt động của hợp tác xã theo quy định của pháp luật và điều lệ của hợp tác xã.

Luật hợp tác xã quy định ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên do đại hội thành viên bầu trực tiếp trong số các thành viên của hợp tác xã theo thể thức bỏ phiếu kín. số lượng thành viên ban kiểm soát do đại hội thành viên quyết định nhưng không quá 7 người. hợp tác xã có từ 30 thành viên trở lên phải bầu ban kiểm soát. Đối với hợp tác xã có dưới 30 thành viên, việc thành lập ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên do điều lệ của hợp tác xã quy định.

Lãnh đạo ban kiểm soát là trưởng ban kiểm soát. Trưởng ban kiểm soát do đại hội thành viên bầu trực tiếp trong số các thành viên ban kiểm soát; nhiệm kỳ của ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên theo nhiệm kỳ của hội đồng quản trị, kéo dài từ 2 đến 5 năm.

Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên được đại hội thành viên hợp tác xã bầu ra nên phải chịu trách nhiệm trước đại hội thành viên về việc thực hiện các quyền hạn, nhiệm vụ của mình. Quyền hạn và nhiệm vụ quan trọng của ban kiểm soát được quy định cụ thể trong Luật hợp tác xã.

Các thành viên ban kiểm soát, kiểm soát viên được hưởng thù lao và được trả các chi phí cần thiết khác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên được sử dụng con dấu của hợp tác xã để thực hiện nhiệm vụ của mình.

Các thành viên hợp tác xã được đại hội thành viên của hợp tác xã bầu vào các cơ quan quản lý, điều hành, kiểm soát của hợp tác xã để giữ những trọng trách rất quan trọng nhằm bảo đảm cho hợp tác xã hoạt động có hiệu quả. Do vậy, các thành viên này phải thỏa mãn một số điều kiện cần thiết để họ có thể hoàn thành tốt những chức trách của mình. Luật hợp tác xã quy định những điều kiện cần thiết cho việc thành viên hợp tác xã có thể trở thành thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên, giám đốc (tổng giám đốc) trong hợp tác xã. 

Luật sư Nguyễn Thị Hoài Thương, tổng hợp (từ Giáo trình Luật Thương mại 1 - Đại học Luật Hà Nội và một số nguồn khác).