Lựa chọn trụ sở doanh nghiệp và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

1- Pháp lý về trụ sở chính của doanh nghiệp

[a] Địa chỉ pháp lý của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp có thể nhưng không nhất thiết phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, tại trụ sở chính, doanh nghiệp thực hiện các hoạt động quản lý, hành chính, lưu trữ các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên đặt trụ sở chính thường được đặt tại các khu vực trung tâm, ví dụ như tại một tòa nhà văn phòng ở trung tâm thành phố. Đồng thời, pháp luật có quy định bắt buộc đối với trụ sở chính của doanh nghiệp.

[b] Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải rõ ràng

Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử, nếu có (Điều 42). Quy định này tuy đã thay đổi so với các Luật doanh nghiệp trước đó: năm 1999, năm 2005, năm 2014, nhưng thực tế thì doanh nghiệp đăng ký và được xác định chỉ trụ sở doanh nghiệp theo: số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên thôn, làng, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan chức năng thường xuyên yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chính xác các thông tin này.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

2- Pháp lý về địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

[a] Địa điểm tiến hành hoạt động kinh doanh

Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể. Đây có thể là cửa hàng, nhà xưởng, văn phòng... và có thể khác với trụ sở chính của doanh nghiệp. Địa điểm kinh doanh được đặt tên, đồng thời tên địa điểm kinh doanh được quy định tương tự như đối với tên doanh nghiệp - phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

[b] Tự do lựa chọn địa điểm kinh doanh

Doanh nghiệp có quyền tự do lựa chọn địa điểm kinh doanh phù hợp với ngành nghề, quy mô và điều kiện kinh tế - xã hội. Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.

Doanh nghiệp có thể mở thêm hoặc đóng cửa các địa điểm kinh doanh tùy theo nhu cầu. Điều này có thể giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tăng doanh thu, nâng cao hiệu quả kinh doanh hoặc để tiết kiệm chi phí.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực đầu tư của Công ty Luật TNHH Everest

3- Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn trụ sở, địa điểm kinh doanh

[a] Tính chất hoạt động của doanh nghiệp

Doanh nghiệp sản xuất: cần diện tích lớn, gần nguồn nguyên liệu, giao thông thuận tiện để vận chuyển hàng hóa.

Doanh nghiệp dịch vụ: ưu tiên vị trí trung tâm, dễ tiếp cận khách hàng, gần các tiện ích công cộng.

Doanh nghiệp công nghệ: có thể lựa chọn các tòa nhà văn phòng hiện đại, có hạ tầng kỹ thuật tốt.

Doanh nghiệp khởi nghiệp: có thể bắt đầu với văn phòng nhỏ, linh hoạt, chi phí thấp.

[b] Vị trí địa lý phù hợp

Gần khách hàng: nếu kinh doanh dịch vụ, việc gần khách hàng sẽ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và tạo thuận lợi cho việc giao dịch.

Gần nhà cung cấp: nếu là doanh nghiệp sản xuất, việc gần nhà cung cấp nguyên vật liệu sẽ giúp giảm chi phí vận chuyển và rút ngắn thời gian sản xuất.

Gần các cơ quan hành chính: thuận tiện cho việc thực hiện các thủ tục hành chính.

Nằm trong khu vực kinh doanh: tạo điều kiện thuận lợi cho việc quảng bá và tiếp cận khách hàng.

[c] Hạ tầng và tiện ích

Giao thông thuận tiện: đường xá rộng rãi, có nhiều phương tiện công cộng.

Hệ thống điện, nước, internet ổn định: đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn.

An ninh và hệ thống phòng cháy chữa cháy: đảm bảo an toàn cho người và tài sản.

Các tiện ích xung quanh: nhà hàng, khách sạn, ngân hàng, trung tâm thương mại... thuận tiện cho nhân viên và khách hàng.

Diện tích: phù hợp với quy mô hoạt động hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.

[d] Chi phí hợp lý

Thuê hoặc mua trụ sở phải phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng đến chi phí vận hành như điện, nước, internet, bảo vệ... Các chi phí khác thuế đất hay phí quản lý tòa nhà.

[đ] Hình ảnh doanh nghiệp

Địa chỉ mang lại sự chuyên nghiệp: tòa nhà văn phòng hiện đại, vị trí trung tâm sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

Phù hợp với văn hóa doanh nghiệp: địa chỉ cần thể hiện được giá trị và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

4- Một số lưu ý về trụ sở chính và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

[a] Treo biển hiệu tại trụ sở chính của doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp quy định “Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp”. Trường hợp doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp (Điều 39 Luật doanh nghiệp năm 2020).

[b] Địa điểm kinh doanh có thể khác trụ sở chính

Chọn địa điểm kinh doanh khác trụ sở chính là hoàn toàn có thể và thường được khuyến khích trong nhiều trường hợp, ví dụ như (i) khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động đến các khu vực khác, việc đặt địa điểm kinh doanh tại các vị trí thuận lợi sẽ giúp tiếp cận khách hàng mới và tăng doanh thu; (ii) tách biệt các hoạt động sản xuất, kinh doanh và văn phòng quản lý nhiều khi giúp tăng hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro; (iii) tận dụng lợi thế địa lý, bởi mỗi địa điểm có những lợi thế riêng về nguồn nhân lực, nguyên liệu, thị trường... doanh nghiệp tối ưu hóa lợi thế cạnh tranh tại từng khu vực; (iv) trong một số trường hợp, việc thuê hoặc mua địa điểm kinh doanh ở các khu vực khác có thể giúp tiết kiệm chi phí.

Việc lựa chọn địa điểm kinh doanh khác trụ sở chính cũng đi kèm với một số thách thức: (i) việc quản lý nhiều địa điểm kinh doanh phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý hiệu quả và đội ngũ nhân viên có năng lực; (ii) việc duy trì nhiều địa điểm kinh doanh sẽ phát sinh thêm nhiều chi phí vận chuyển, nhân sự, quản lý; (iii) việc mở rộng địa điểm kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc tăng thêm rủi ro như rủi ro thị trường, rủi ro cạnh tranh.

[c] Quyền sử dụng hợp pháp trụ sở chính, địa điểm kinh doanh

Doanh nghiệp phải có quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ đã đăng ký làm trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh. Luật doanh nghiệp không có quy định cụ thể về nội dung này, nhưng trên thực tế đây là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Đồng thời, cơ quan chức năng có thể kiểm tra sau khi doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh, yêu cầu doanh nghiệp chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với trụ sở chính, đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra một cách minh bạch và hợp pháp.

Các giấy tờ chứng minh cho quyền sử dụng hợp pháp trụ sở, địa điểm kinh doanh bao gồm: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng thuê văn phòng, giấy phép xây dựng... Luật Nhà ở năm 2023 cấm việc đặt trụ sở doanh nghiệp tại nhà chung cư có mục đích để ở (Khoản 8 Điều 3).

[d] Tình trạng doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký

Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp “không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký” hiện diễn ra khá phổ biến. Pháp luật quy định: đây là là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp mà qua công tác kiểm tra, xác minh của Cơ quan quản lý thuế và các đơn vị có liên quan không tìm thấy doanh nghiệp tại địa chỉ đã đăng ký. Thông tin về doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký do Cơ quan quản lý thuế cung cấp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc thay đổi, cập nhật, thời điểm chuyển tình trạng pháp lý và kết thúc tình trạng pháp lý do Cơ quan quản lý thuế quyết định. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm cung cấp, cập nhật tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký” của doanh nghiệp tới Cơ quan đăng ký kinh doanh qua Hệ thống thông tin đăng ký thuế kết nối với Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện ghi nhận, cập nhật tình trạng pháp lý do Cơ quan quản lý thuế cung cấp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” (Khoản 2 Điều 41 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp).

[đ] Lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp tại trụ sở chính

Nếu điều lệ công ty không có quy định khác, doanh nghiệp phải lưu giữ tại trụ sở chính các tài liệu như: (i) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; (ii) Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông; (iii) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác; (iv) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; (v) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm...

[e] Niêm yết công khai các thông tin bất thường tại trụ sở chính

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty đại chúng, doanh nghiệp nhà nước phải niêm yết công khai tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh của công ty và phải công bố trên trang thông tin điện tử, ấn phẩm (nếu có) về các thông tin bất thường trong thời hạn 36 giờ kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện như: (i) tài khoản của công ty bị phong tỏa hoặc được phép hoạt động trở lại sau khi bị phong tỏa; (ii) tạm ngừng một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh; bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; (iii) sửa đổi, bổ sung nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; (iv) thay đổi thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Phó giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên; (v) có quyết định kỷ luật, khởi tố, có bản án, quyết định của Tòa án đối với người quản lý doanh nghiệp.

[f] Đăng ký trụ sở chính và thông báo lập địa điểm kinh doanh

Việc đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của Luật doanh nghiệp. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và địa điểm, doanh nghiệp phải xin giấy phép kinh doanh hoặc đăng ký với các cơ quan chức năng địa phương.

Trường hợp thành lập doanh nghiệp, việc đăng ký trụ sở chính trùng với đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp thay đổi trụ sở chính, doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký thay đổi tại Phòng đăng ký kinh doanh.

Trường hợp địa điểm kinh doanh khác với trụ sở chính hoặc trong trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh, thông thường, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh. Thông báo lập địa điểm kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc do người đứng đầu chi nhánh ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh  (Điều 31 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP).

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài của Công ty Luật TNHH Everest

5- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Trụ sở doanh nghiệp và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Trụ sở doanh nghiệp và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê Luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với Luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.