Xây dựng hệ thống pháp lý về quản trị, rủi ro và tuân thủ (LGRC) trong tổ chức

1- Tổng quan về GRC pháp lý

Pháp lý về quản trị, quản lý rủi ro và tuân thủ (Legal governance, risk management, and compliance - LGRC) hay còn gọi là GRC pháp lý (Legal GRC) là một cách tiếp cận có hệ thống và chủ động để quản lý quản trị pháp lý, rủi ro và tuân thủ trong một tổ chức. Các thành phần chính của Quản lý GRC pháp lý theo thiết kế bao gồm đánh giá rủi ro, phát triển chính sách, đào tạo và truyền thông, giám sát và báo cáo.

Mục tiêu của GRC pháp lý là quản lý rủi ro pháp lý một cách hiệu quả và đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định có liên quan, đồng thời thúc đẩy văn hóa ứng xử có đạo đức và trách nhiệm giải trình trong tổ chức.

Ngày nay, Phòng Pháp chế Doanh nghiệp không chỉ tập trung vào các vấn đề pháp lý, hành động và hợp đồng. Các tổ chức pháp lý hiện phải ứng phó với các sự cố và vi phạm, đồng thời thông báo cho cơ quan chức năng một cách kịp thời và tuân thủ. Họ cũng phải đáp ứng các yêu cầu Truy cập của Chủ thể Dữ liệu, hài hòa và giám sát các nghĩa vụ lưu giữ, tiến hành các quy trình Khám phá điện tử, quản lý lưu giữ pháp lý đối với dữ liệu và liên tục giám sát các quy định, pháp luật và áp dụng chúng vào hoạt động kinh doanh của họ.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư doanh nghiệp) của Công ty Luật TNHH Everest

2- Những rủi ro phổ biến trong một tổ chức

Các tổ chức tiếp tục phải đối mặt với sự tăng trưởng theo cấp số nhân về các yêu cầu pháp lý và nghĩa vụ pháp lý, thường xung đột và chồng chéo. Việc giải quyết tất cả các nghĩa vụ này đòi hỏi một cách tiếp cận tổng hợp về quản trị pháp lý, quản lý rủi ro và tuân thủ. GRC pháp lý hỗ trợ đạt được các mục tiêu của bộ phận pháp lý và doanh nghiệp nói chung, đồng thời giải quyết sự không chắc chắn về mặt pháp lý và các rủi ro liên quan. Nó cũng giúp tổ chức phản ứng một cách liêm chính và xem xét đúng mức các nghĩa vụ pháp lý và đạo đức của mình.

Tuy nhiên, nhiều tổ chức không phối hợp hiệu quả các nguyên tắc GRC pháp lý trong các chi nhánh khác nhau của họ - công nghệ thông tin, pháp lý, kiểm toán nội bộ... Điều này nhanh chóng dẫn đến các chiến lược bị ngắt kết nối, những khoảng trống tốn kém và cuối cùng là không đáp ứng được nhu cầu trên phạm vi rộng của các bên liên quan. Do đó, việc triển khai khuôn khổ GRC ngắn gọn và toàn diện rất quan trọng đối với các tổ chức vì nó giúp họ chủ động quản lý rủi ro và nghĩa vụ tuân thủ của mình.

Rủi ro và nghĩa vụ tuân thủ mà khung GRC có thể giải quyết khác nhau tùy thuộc vào ngành, quy mô và hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, một số rủi ro phổ biến và nghĩa vụ tuân thủ mà khuôn khổ GRC có thể giải quyết bao gồm:

[a] Rủi ro tài chính

Các nguyên tắc và việc thực hiện GRC hợp lý có thể giúp các tổ chức xác định và quản lý rủi ro tài chính, chẳng hạn như rủi ro tín dụng và rủi ro thanh khoản. Từ góc độ tuân thủ, khuôn khổ GRC có thể (ví dụ) giải quyết các nghĩa vụ liên quan đến báo cáo tài chính và luật chống rửa tiền.

[b] Rủi ro tuân thủ quy định

Các tổ chức đang chịu áp lực hơn bao giờ hết trong việc tuân thủ nhiều loại luật và quy định, bao gồm (nhưng không giới hạn) các quy định bảo vệ dữ liệu, quy định về môi trường và luật lao động. Các khuôn khổ GRC hiệu quả đảm bảo rằng các tổ chức xác định và phát triển các thủ tục để đảm bảo tuân thủ.

[c] Rủi ro danh tiếng

Các nguyên tắc và khuôn khổ GRC có thể giúp xác định và quản lý những rủi ro có thể gây tổn hại đến danh tiếng. Có thể tránh được vi phạm dữ liệu hoặc vi phạm đạo đức thông qua việc triển khai và cộng tác đúng cách cũng như bằng cách tạo ra văn hóa tuân thủ và quản lý rủi ro, điều này sẽ giúp đảm bảo sự thành công lâu dài của một tổ chức.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư riêng của Công ty Luật TNHH Everest

3- Những yếu tố tạo nên thành công của chương trình GRC

Để có hiệu quả và giải quyết những mối lo ngại nói trên, việc tạo ra một khuôn khổ GRC toàn diện và phù hợp là điều cần thiết. Điều này có nghĩa là bao gồm các chính sách và thủ tục rõ ràng cũng như các chiến lược quản lý rủi ro hiệu quả và tạo ra văn hóa tuân thủ trong toàn tổ chức theo cách cụ thể cho nhu cầu đã xác định của mỗi tổ chức. Sự hợp tác là rất cần thiết trên tất cả các chức năng và chi nhánh.

Những cân nhắc phù hợp nhất để thực hiện chương trình GRC thành công và vai trò liên quan của bộ phận pháp lý doanh nghiệp bao gồm:

[a] Xây dựng văn hóa tuân thủ

Khi phải đối mặt với những thách thức trong việc thích ứng với môi trường pháp lý thay đổi nhanh chóng và các rủi ro mới nổi, việc xây dựng văn hóa tuân thủ là điều cần thiết. Quá trình này cần kết hợp sự hỗ trợ mạnh mẽ của lãnh đạo và các chương trình đào tạo hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của GRC đều được giải quyết. Sự tham gia của bộ phận pháp lý doanh nghiệp nhằm củng cố văn hóa tuân thủ trong tổ chức là rất quan trọng vì bộ phận này có chuyên môn chuyên môn cần thiết để cung cấp hướng dẫn pháp lý, thiết lập các chính sách rõ ràng và hỗ trợ phát triển các chương trình đào tạo tuân thủ hiệu quả.

[b] Xây dựng các chính sách và thủ tục rõ ràng

Các tổ chức thường gặp khó khăn trong việc thực hiện các chương trình GRC do thiếu nguồn lực, không đủ hỗ trợ và quản lý rủi ro trì trệ. Tuy nhiên, khi bộ phận pháp lý của công ty xây dựng và thực thi các chính sách và thủ tục rõ ràng, tổ chức có thể quản lý hiệu quả các rủi ro pháp lý và quy định cũng như bảo vệ danh tiếng của mình bất chấp những hạn chế về nguồn lực.

[c] Tích hợp các cân nhắc về GRC vào hoạt động kinh doanh

Điều cần thiết là các cân nhắc về GRC phải được tích hợp vào tất cả các khía cạnh của việc ra quyết định kinh doanh. Điều này sẽ đảm bảo rằng sự minh bạch và thông tin liên lạc rõ ràng (và cuối cùng là nghĩa vụ pháp lý của tổ chức) được quản lý. Sự tham gia của bộ phận pháp lý doanh nghiệp trong quá trình này giúp thiết lập nền tảng vững chắc để điều chỉnh các quyết định kinh doanh phù hợp với các yêu cầu pháp lý, giảm thiểu rủi ro pháp lý và thúc đẩy văn hóa quản lý rủi ro chủ động trong toàn tổ chức.

[d] Phù hợp với các mục tiêu kinh doanh

Cần phải đảm bảo rằng các chiến lược quản lý rủi ro phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể và chúng có ý nghĩa đối với tất cả những người liên quan. Sự tham gia và chuyên môn của bộ phận pháp lý doanh nghiệp trong tổ chức sẽ dẫn đầu sự hợp tác và liên kết này.

[đ] Quá trình giám sát và đánh giá liên tục

Một chương trình GRC chỉ có thể thành công nếu nó tuân theo một quy trình giám sát và đánh giá liên tục về hiệu quả của nó. Bộ phận pháp lý doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc này bằng cách sử dụng chuyên môn pháp lý của mình để theo dõi những thay đổi về quy định và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Sự tham gia của nó đảm bảo rằng chương trình GRC luôn cập nhật và phù hợp với các yêu cầu pháp lý ngày càng phát triển, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý một cách hiệu quả, từ đó bảo vệ danh tiếng của tổ chức.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

4- Kết luận về GRC pháp lý

Những thách thức về kinh tế, pháp lý và quy định ngày nay liên tục giao nhau và tạo ra những rủi ro mới. Các tổ chức phải sẵn sàng phá bỏ các rào cản truyền thống để cải thiện thế mạnh và khai thác kiến ​​thức chuyên môn chung từ tất cả các nguồn lực của mình. Điều quan trọng là các tổ chức phải phát triển một chiến lược rõ ràng để có thể quản lý hiệu quả các rủi ro đối với bộ phận của mình.

GRC pháp lý là một cách tiếp cận - từ góc độ công nghệ - để trở nên hiệu quả và năng suất hơn cũng như đưa tất cả các nhiệm vụ và hoạt động khác nhau này vào vận hành ở các phòng ban khác nhau.

Mô hình mới này đặt ra cho bộ phận pháp lý doanh nghiệp những thách thức mới, bao gồm nhu cầu thích ứng với công nghệ phát triển nhanh chóng, quản lý bối cảnh pháp lý và quy định phức tạp cũng như tích hợp hiệu quả các quan điểm pháp lý vào khuôn khổ quản lý rủi ro rộng hơn của tổ chức.

Xem thêm: Quản lý pháp lý doanh nghiệp (Enterprise legal management)

5- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Xây dựng hệ thống pháp lý về quản trị, rủi ro và tuân thủ trong tổ chức được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Xây dựng hệ thống pháp lý về quản trị, rủi ro và tuân thủ trong tổ chức có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.