Kỹ năng làm việc nhóm: Các giai đoạn hình thành, phát triển nhóm

NĂM GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM

1- Giai đoạn hình thành nhóm

Khi chưa có nhóm, mỗi thành viên đều mang một tính cách, suy nghĩ, kiến thức và kinh nghiệm khác nhau. Họ cần có thời gian để tìm hiểu người khác và thể hiện mình. Do chưa tiếp xúc, làm việc với nhau bao giờ nên mỗi cá nhân đều khá thận trọng trong việc chia sẻ mình với tập thể, thái độ gượng gạo và ngại ngùng. Vậy nên, khi bắt đầu nhóm mới thì đây là giai đoạn mà các thành viên cần có thời gian để làm quen và hiểu về nhau hơn.

Ban đầu của thời kỳ này, sự kết hợp giữa các thành viên còn lòng léo, chưa được ăn ý với nhau khi làm việc. Nhiệm vụ của giai đoạn hình thành là phải nhanh chóng xác định mục tiêu nhóm, đưa ra các tiêu chí trong công việc và giúp từng thành viên hiểu rõ mục tiêu đó. Nếu không, rất khó để các thành viên hoàn thành công việc, đạt được nguyện vọng của nhóm ban đầu và tiếp tục làm việc cùng nhau.

2- Giai đoạn thử thách

Đây là giai đoạn mà các thành viên bắt đầu làm quen với việc phải làm cùng nhau. Các thành viên đã bắt đầu thể hiện sự cởi mở, thể hiện suy nghĩ và quan điểm của mình. Tuy nhiên, thời gian chưa đủ để họ tin tưởng và đồng cảm với các cộng sự, những người đang làm việc chung với mình. Mặt khác, ai cũng muốn thể hiện “cái tôi" vốn có, nhằm khẳng định giá trị bản thân trong nhóm. Nếu quan điểm trái ngược nhau, rất dễ nảy sinh mâu thuẫn, tranh luận, tranh cãi, có thể gây mất đoàn kết.

Giai đoạn này được cho là giai đoạn phức tạp và khó khăn nhất do những bất đồng, xung đột xảy ra nhiều và khả thường xuyên (gọi là giai đoạn bão táp). Nhiệm vụ của giai đoạn này là mỗi thành viên cần phải biết lắng nghe nhiều hơn, thấu hiểu và chia sẻ quan điểm của các thành viên voi khác.

Đây là lúc mà vai trò của trưởng nhóm cần phải được phát huy tối đa, vi sẽ phải là người gương mẫu, thể hiện được sự thân thiện với các ý kiến, các thành viên, nhưng vẫn cần cứng rắn, biết phân tích ưu điểm của từng ý kiến, trình bày lại được định hướng, mục tiêu chung và tránh làm sự việc trở nên căng thẳng. Phần lớn, sự tan vỡ của nhóm diễn ra ở giai đoạn “bão táp” này. Để làm việc nhóm hiệu quả, chúng ta nhất định phải vượt qua giai đoạn này, đặc biệt là phải kiểm soát và khắc chế được các mâu thuẫn.

3- Giai đoạn chuẩn hóa

Ở giai đoạn này, sau một thời gian làm việc cùng nhau các thành viên trong nhóm đã:

(i) Hiểu được mục tiêu, sứ mệnh của nhóm, biết phải vận dụng những kỹ năng, kiến thức, chuyên môn gì của mình để hoàn thành mục tiêu;

(ii) Có thái độ đúng mực hơn với nguyên tắc, quy định chung của nhóm để có những ứng xử, hành động phù hợp; và:

(iii) Hiểu nhau hơn, thông cảm hơn để dẫn tìm ra sự thống nhất. Đây là giai đoạn sự liên kết nhóm được hình thành và dần có những bước tiến ổn định, dựa trên sự tin tưởng, hợp tác và chia sẻ với nhau. Nhiệm vụ trong giai đoạn này là cần gia tăng quan hệ, tính thân mật, gần gũi giữa các thành viên trong nhóm.

4- Giai đoạn thể hiện

Giai đoạn thể hiện là hệ quả của giai đoạn chuẩn hóa. Lúc này, các thành viên vừa hiểu được mục tiêu, sứ mệnh của nhóm, vừa hiểu và chia sẻ với các cộng sự, cũng như biết vai trò và nhiệm vụ của mình trong nhóm. Kết hợp với tâm lý thoải mái, tự do và an toàn trao đổi quan điểm, họ trở nên vui vẻ, sáng tạo và làm việc hết mình. Mỗi thành viên đều sẽ cố gắng phát huy năng lực bản thân, tập trung vào công việc đề ra. Nhóm sẽ dễ dàng đạt được sự liên kết chặt chẽ, đồng thuận và nhanh chóng hoàn thành mục tiêu chung.

Giai đoạn thể hiện là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm. Tại giai đoạn này, sự hợp tác để thực hiện các mục tiêu của nhóm. Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ. Mức độ cam kết về công việc cao. Các thành viên đối mặt để giải quyết các vấn đề một cách nghiêm túc, tích cực vì lợi ích chung. Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm.

Giai đoạn thể hiện cũng là giai đoạn sự liên kết nhóm được hình thành và dần có những bước tiển ổn định, dựa trên sự tin tưởng, hợp tác và chia sẻ với nhau. Nhiệm vụ trong giai đoạn này là cần gia tăng quan hệ, tính thân mật, gần gũi giữa các thành viên trong nhóm.

Nhiệm vụ trong giai đoạn thể hiện là phải duy trì mối quan hệ đó giữa các thành viên, giữ vững tinh thần làm việc chung và khuyến khích sự sáng tạo.

5- Giai đoạn kết thúc

Sau khi công việc được hoàn thành, mục tiêu nhóm đạt được, các thành viên cơ bản sẽ không còn nghĩa vụ trong nhóm, không còn ràng buộc, phụ thuộc vào nhau nữa. Đến đây, nhóm sẽ đến giai đoạn kết thúc.

Giai đoạn kết thúc cũng là thời điểm mà các thành viên nên ngồi lại với nhau, cùng đánh giá, rút ra những kinh nghiệm, bài học cho mình và đồng đội. Điều đó giúp họ phát triển tốt hơn cho bản thân và khi tham gia vào các nhóm mới về sau này.

Nhiệm vụ ở giai đoạn này là tổng kết, cùng nhau chỉ ra những việc nhóm đã làm tốt, cần phát huy và nghiêm túc nhìn nhận những thiếu sót, sai lầm mà cả nhóm đã mắc phải, để có thể hoàn thiện hơn trong những công việc nhóm tương lai.

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ Luật sư bào chữa của Công ty Luật TNHH Everest.

CHÍN QUY TẮC CƠ BẢN TRONG LÀM VIỆC NHÓM

Quy tắc thứ nhất: Lợi ích của sự hợp tác phối hợp nhóm được đặt lên trên hết.

Quy tắc thứ hai: Thông tin trong hợp tác phối hợp làm việc nhóm cần được trao đổi một cách cởi mở, thẳng thắn và có tác dụng cho công việc chung.

Quy tắc thứ ba: Mỗi cá nhân trở thành một phần của giải pháp thay vì là một phần của vấn đề.

Quy tắc thứ tư: Tôn trọng sự đa dạng trong cách nghĩ, cách hành động, nhưng trên tinh thần vì lợi ích chung của sự hợp tác phối hợp nhóm.

Quy tắc thứ năm: Sử dụng quy trình giải quyết vấn đề hợp lý trong hợp tác phối hợp làm việc nhóm.

Quy tắc thứ sáu: Xây dựng lòng tin từ sự chính trực, nêu gương và hợp tác hiệu quả.

Quy tắc thứ bảy: Hướng tới sự đồng thuận, xuất sắc trong giải quyết công việc khi hợp tác phối hợp làm việc nhóm.

Quy tắc thứ tám: Khuyến khích tư duy tương đồng trong sự tôn trọng tính cá nhân một cách phù hợp.

Quy tắc thứ chín: Loại bỏ sự tác động tiêu cực từ cảm xúc cả nhân của thành viên trong hợp tác phối hợp làm việc nhóm.

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ pháp lý về Hợp đồng hôn nhân của Công ty Luật TNHH Everest.

MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC VỀ GIAI ĐOẠN CỦA NHÓM

1- Các hình thức nhóm

Có hai (02) hình thức nhóm, đó là nhóm chính thức và nhóm không chính thức.

Nhóm chính thức: là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau. Nhóm chính thức thường sẽ tồn tại trong thời gian dài hơn.

Nhóm không chính thức: được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn.

Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức.

2- Ứng dụng của phát triển nhóm

Phát triển nhóm và làm việc theo nhóm được ứng dụng khá phổ biến trong công tác quản trị nhân sự hiện đại. Các loại hình công việc được phân tích phù hợp với việc ứng dụng làm việc theo nhóm đều được áp dụng triệt để. Tuy nhiên, một trong những ứng dụng phổ biến nhất của làm việc theo nhóm chính là các dự án.

Ví dụ: trong một dự án, các thành viên được lãnh đạo giao nhiệm vụ cụ thể. Ngoài việc hoàn thành công việc của riêng mình ra, còn phải dùng kĩ năng làm việc theo nhóm để giúp cho dự án hoàn thành tốt trong thời gian ngắn nhất và đạt hiệu quả cao nhất.

Các thành viên trong nhóm khi có ý kiến mới, không nên làm việc một mình mà phải đưa ra cho các thành viên biết, thảo luận. Trường hợp các thành viên cùng nhất trí với ý kiến đó, thì ý kiến đó sẽ được duyệt, ngược lại nên chỉ ra ý kiến của thành viên đó chưa tốt ở chỗ nào, vì sao chưa áp dụng.

Trường hợp có thành viên bức xúc về một thành viên khác cùng trong nhóm, việc này cũng cần được nêu ra để mọi người cùng tìm hiểu. Mối bất đồng này, cần phải được giải quyết ngay lập tức, bởi nếu không các thành viên sẽ khó làm việc với nhau lâu dài.

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TNHH Everest về Sáp nhập và Mua bán doanh nghiệp (M&A).

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Kỹ năng mềm Nghề Luật - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).