Các tài liệu nội bộ về lao động trong doanh nghiệp

I- THỎA ƯỚC LAO ĐỘNG TẬP THỂ CỦA DOANH NGHIỆP

Thỏa ước lao động tập thể là văn bản thỏa thuận giữa tập thể lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động mà hai bên đã đạt được thông qua thương lượng tập thể. 

Khi được ký kết theo đúng quy định của pháp luật, thoả ước lao động tập thể có giá trị như một “Bộ luật lao động” tại đơn vị sử dụng lao động. Người sử dụng lao động, người lao động (kể cả người lao động vào làm việc sau ngày thỏa ước lao động tập thể có hiệu lực) có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh thỏa ước lao động tập thể. Trong trường hợp quyền, nghĩa vụ, lợi ích của các bên trong hợp đồng lao động đã giao kết trước ngày thỏa ước lao động tập thể có hiệu lực thấp hơn các quy định tương ứng của thoả ước lao động tập thể, thì phải thực hiện những quy định tương ứng của thoả ước lao động tập thể. Các quy định của người sử dụng lao động về lao động chưa phù hợp với thoả ước lao động tập thể thì phải được sửa đổi cho phù hợp với thoả ước lao động tập thể trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày thỏa ước lao động tập thể có hiệu lực pháp luật.

Ví dụ:

Trong thỏa ước lao động tập thể kỷ ngày 03/01/2021 của Công ty A quy định số ngày nghỉ hằng năm của Giám đốc Công ty là 25 ngày/năm; số ngày nghỉ hằng năm của Phó Giám đốc là 20 ngày/năm; số ngày nghỉ hằng năm của Trưởng các đơn vị là 18 ngày/năm (chưa kể số ngày nghỉ phép được cộng thêm sau mỗi 05 năm làm việc cho Công ty). 

Anh B ký hợp đồng lao động với Công ty A ngày 03/01/2019. công việc là Kế toán trưởng của Công ty, hai bên thỏa thuận sổ ngày nghỉ hàng năm trong hợp đồng lao động là 12 ngày/năm. Khi thỏa ước lao động có hiệu lực thì số ngày’ nghỉ hằng năm của anh B được thực hiện theo quy định tương ứng của thoả ước lao động tập thể là 18 ngày/năm. Vì thỏa ước lao động tập thể cỏ giả trị thi hành bắt buộc tại doanh nghiệp nên khi tư vấn pháp luật lao động cho doanh nghiệp đã ký kết thoả ước lao động tập thể, Luật sư cần kiểm tra tính hợp pháp của bàn thoả ước cũng như thời hạn có hiệu lực của thoả ước. Việc kiểm tra này sẽ giúp Luật sư xác định có áp dụng các quy định của thoả ước khi tư vấn cho doanh nghiệp hay không. 

Theo quy định của pháp luật, thoả ước lao động tập thể sẽ bị coi là vô hiệu từng phần khi một hoặc một số nội dung trong thỏa ước trái pháp luật. Thoả ước lao động tập thể vô hiệu toàn bộ thuộc một trong các trường hợp: toàn bộ nội dung thỏa ước vi phạm pháp luật; người ký kết không đúng thẩm quyền; không tuân thủ quy trình thương lượng, ký kết thoả ước lao động tập thể. Do đó, khi kiêm tra tính hợp pháp của thoả ước, Luật sư cần lưu ý xem xét: (i) nội dung của thoả ước có phù hợp với pháp luật không, đặc biệt những nội dung có liên quan trực tiếp đến vụ việc mà Luật sư đang tư vấn; (ii) chủ thể ký kết thoả ước lao động tập thể có phải là chủ thể có thẩm quyền hay không? (iii) việc ký kết thoả ước có tuân thủ đúng quy trình thương lượng tập thể được quy định tại Điều 71 Bộ luật lao động năm 2012 (Điều 70 Bộ luật lao động năm 2019) không, có được trên 50% số người của tập thể lao động biểu quyết tán thành nội dung thương lượng tập thể đã đạt được không? 

Ngoài việc kiểm tra tính hợp pháp của thoả ước, Luật sư cần lưu ý thời hạn có hiệu lực của thoả ước. Nếu thoả ước lao động tập thể đã hết hạn thì sẽ không có giá trị áp dụng tại doanh nghiệp (trừ trường hợp khi thoả ước lao động tập thể hết hạn mà các bên vẫn tiếp tục thương lượng). Theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp có thời hạn tử 01 năm đen 03 năm. Thỏa ước động tập thể có hiệu lực kể từ ngày được ghi trong thỏa ước Trường hợp thỏa ước lao động tập thể không ghi ngày có hiệu lực thì thỏa ước sẽ có hiệu lực kể từ ngày các bên ký kết.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

II- NỘI QUY LAO ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

Nội quy lao động do người sử dụng lao động ban hành, gồm những quy định về thời giờ làm việc thời giờ nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc; an toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc; việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất. Do đó, nội quy lao động khác với thỏa ước lao động tập thể.

Từ ngày 01/01/2021, theo quy định tại Khoản 2 Điều 118 Bộ luật lao động năm 2019, nội quy lao động còn phải quy định thêm 03 nội dung sau: Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. Nội quy lao động là sự cụ thể hoá chế định kỷ luật lao động của từng đơn vị và là cơ sở quan trọng để thiết lập kỷ luật lao động trong từng đơn vị sử dụng lao động. 

Khi tư vấn pháp luật lao động cho doanh nghiệp, đặc biệt tư vấn xử lý kỷ luật người lao động, tư vấn tạm điều chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động (trong trường hợp việc tạm điều chuyển xuất phát từ nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp), Luật sư cần nghiên cứu, xác định giá trị pháp lý của bản nội quy lao động cũng như các điều khoản có liên quan đến vụ việc đang tư vấn. 

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 119 Bộ luật lao động năm 2012, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2021, mọi người người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nêu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản Khoản 1 Điều 118 Bộ luật lao động năm 2019). Trước khi ban hành nội quy lao hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ Đề nội quy lao động có hiệu lực, người sử dụng lao động (sư dụng từ 10 người lao động trở lên) phải đăng ký nội quy tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Nội quy lao động có hiệu lực sau thời 15 ngày, kể từ ngày Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nhạn rc hồ sơ đăng ký nội quy lao động, trừ trường hợp nội quy lao động điều khoản trái pháp luật . Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều Sở Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ bỏ thông báo về việc phê chuẩn nội y lao động của doanh nghiệp. Vì vậy, khi tư vấn pháp luật lao động 0 doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, Luật sư cần xem có thông báo phê chuẩn nội quy lao động của Sở Lao động - thương binh và Xã hội không? Nếu có, Luật sư cần nghiên cứu thông báo phê chuẩn đoán đề xác định thời điểm có hiệu lực của bản nội quy lao động. 

Đối với đơn vị sử dụng dưới 10 người lao động, người sử dụng lao động có thể ban hành nội quy lao động bằng văn bản hoặc dưới hình thức khác nhưng không phải đăng ký nội quy lao động. Trường hợp ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì ngày có hiệu lực của nội quy lao động do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động. Do đó, khi tư vấn pháp luật lao động cho doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động đã ban hành nội quy lao động bằng văn bản, Luật sư cần nghiên cứu bản nội quy để xác định ngày có hiệu lực của bản nội quy lao động. 

Ngoài ra, Luật sư cũng cần lưu ý kiểm tra, đánh giá tính hợp pháp của các điều khoản có liên quan đến vụ việc mà Luật sư đang tư vấn. Nếu điều khoản nào của nội quy lao động trái pháp luật lao động và pháp luật khác có liên quan thi điều khoản đó sẽ vô hiệu, không có giá trị thi hành.

Ví dụ: 

Điều 25 Nội quy lao động của Công ty X quy định: "Người lao động có hành vi vi phạm các tệ nạn xã hội như cờ bạc, rượu chè, mại dám thì bị kỳ luật sa thải”. Quy định này rõ ràng là trái pháp luật vì người lao động chì bị xử lý kỷ luật lao động khi vi phạm kỷ luật lao động của doanh nghiệp. Người lao động vi phạm các tệ nạn xã hội nhưng không vi phạm kỷ luật lao động của doanh nghiệp thì họ không bị xử lý kỷ luật lao động.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

III- QUY CHẾ NỘI BỘ KHÁC CỦA DOANH NGHIỆP

Khi tư vấn pháp luật lao động cho doanh nghiệp, tuỳ từng vụ việc tư vấn mà Luật sư cần nghiên cứu các quy chế, tài liệu nội bộ của doanh nghiệp như Quy chế tiền lương, Quy chế đào tạo, Quy chế tuyển dụng và sử dụng lao động, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động... 

Ví dụ 01: Khi tư vấn soạn thảo mẫu hợp đồng đào tạo cho khách hàng là doanh nghiệp, Luật sư cần nghiên cứu kỹ Quy chế đào tạo của doanh nghiệp (nếu có). Việc nghiên cứu này sẽ giúp Luật sư bảo đảm sự thống nhất giữa nội dung của hợp đồng đào tạo với quy định trong Quy chế đào tạo cũng như soạn thảo nội dung một điều khoản nào đó theo hướng viên dẫn đến quy định trong Quy chế đào tạo (nếu cần thiết). 

Ví dụ 02: Trong trường hợp tư vấn cho doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động, Luật sư cần nghiên cứu Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do doanh nghiệp ban hành để xác định việc đơn phương của doanh nghiệp có căn cứ hay không. Nếu doanh nghiệp không ký kết thoả ước lao động tập thể thì Luật sư có thể căn cứ vào Quy chế lương, thưởng để xác định các chế độ mà người lao động được hưởng như tiền lương tháng thứ 13, các khoản tiền lễ, tết, tiền thâm niên.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Kỹ năng Tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).