Cơ cấu tổ chức bộ phận pháp chế trong doanh nghiệp

1- Mô hình tổ chức bộ phận pháp chế trong doanh nghiệp

Trong một bộ phận pháp chế có thể bao gồm: (i) Mô hình tập trung: Một phòng hoặc bộ phận pháp chế độc lập, trực tiếp báo cáo cho ban lãnh đạo (thường áp dụng trong doanh nghiệp lớn); (ii) Mô hình phân tán: Nhân viên pháp chế làm việc tại các phòng ban khác nhau (phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ); (iii) Mô hình thuê ngoài: Doanh nghiệp thuê công ty luật hoặc cố vấn pháp lý thay vì có bộ phận nội bộ (thường thấy ở các doanh nghiệp FDI có ngân sách cho hoạt động tư vấn pháp lý thường xuyên).

Có thể thấy được các ưu nhược điểm của các mô hình như sau: (i) Mô hình tập trung: kiểm soát tốt hoạt động, có sự liên kết nội bộ chặt chẽ nhưng chi phí cao để duy trì; (ii) Mô hình phân tán: linh hoạt, khó quản lý, nhân viên đảm nhận công tác không chuyên, dễ mắc sai sót (nhân viên hành chính nhân sự không có chuyên môn về luật); (iii) Mô hình thuê ngoài: có sự tư vấn chuyên nghiệp, tuy nhiên thiếu gắn kết và bị hạn chế về trao đổi nội bộ, thông tin liên lạc (ví dụ: công ty luật chỉ cấp một số giờ tư vấn trong tháng, hoặc theo gói dịch vụ hạn chế,…).

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

2- Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận pháp chế

[a] Chức năng

Bộ phận pháp chế có một số chức năng như: (i) Tư vấn cho ban lãnh đạo và các phòng ban trong doanh nghiệp về cơ cấu tổ chức, quản lý, hoạt động đầu tư, kinh doanh, quản trị nội bộ, và các vấn đề pháp lý khác của doanh nghiệp; (ii) Soạn thảo, thẩm định văn bản nội bộ và hợp đồng để đảm tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; (iii) Giải quyết tranh chấp pháp lý (xử lý các vướng mắc nội bộ hoặc các tranh chấp với bên thứ ba).

[b] Nhiệm vụ cụ thể

Các nhiệm vụ bao gồm: (i) Theo dõi và cập nhật các thay đổi pháp luật liên quan đến hoạt động, ngành nghề kinh doanh, các chính sách liên quan đến doanh nghiệp và/hoặc các lĩnh vực, hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp thực hiện. Đào tạo cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp về tuân thủ pháp luật, bao gồm các hoạt động hướng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm, thực tế thực hiện công việc, các nội dung cần lưu ý,...; (ii) Đại diện doanh nghiệp giải quyết các vấn đề pháp lý của doanh nghiệp như soạn thảo, chuẩn bị, thương thảo, đàm phán hợp đồng, xử lý kỷ luật lao động, chuẩn bị các văn bản nội bộ của doanh nghiệp,...; (iii) Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác liên quan đến pháp lý theo chỉ đạo hoặc yêu cầu của ban lãnh đạo doanh nghiệp tùy từng thời điểm.

Lưu ý: Ngoại trừ các tập đoàn, tổng công ty nhà nước, các doanh nghiệp lớn có phân định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ban/bộ phận pháp chế một cách rõ ràng, các doanh nghiệp khác thường yêu cầu bộ phận hoặc nhân viên pháp chế hoạt động một cách khá rộng, thường là thực hiện theo chỉ đạo của ban lãnh đạo và xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

3- Sự phối hợp giữa bộ phận pháp chế với các bộ phận khác 

Về vấn đề phối hợp giữa bộ phận pháp chế với các bộ phận khác như: (i) Với Phòng Hành chính – Nhân sự: Hỗ trợ xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự, chuẩn bị, soạn thảo, rà soát và hoàn thiện hợp đồng lao động, xây dựng nội quy lao động, quy chế nội quản lý nội bộ, quy trình xử lý kỷ luật,...; (ii) Với Phòng kinh doanh: Kiểm tra hợp đồng thương mại, tư vấn đàm phán các điều khoản về thương mại mà công ty dự kiến ký với đối tác; tư vấn về các rủi ro trong giao kết và thực hiện hợp đồng với bên thứ ba hoặc triển khai các hoạt động kinh doanh; (iii) Với Phòng Tài chính – Kế toán: Tư vấn về các nghĩa vụ tài chính, thuế mà doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện, kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch tài chính.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực đầu tư của Công ty Luật TNHH Everest

4- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Cơ cấu tổ chức bộ phận pháp chế trong doanh nghiệp được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Cơ cấu tổ chức bộ phận pháp chế trong doanh nghiệp có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.