Dịch vụ thiết lập (set up) hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp

I- THIẾT LẬP HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ

Một hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp hiệu quả được thiết kế để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro và quản lý các vấn đề pháp lý một cách chủ động, thường bao gồm 06 yếu tố cốt lõi sau:

1- Hệ thống văn bản pháp lý nội bộ

Quy chế, quy trình, hướng dẫn: Xây dựng và ban hành các quy chế (ví dụ: quy chế quản lý hợp đồng, quy chế bảo vệ bí mật kinh doanh), quy trình (ví dụ: quy trình thẩm định pháp lý, quy trình xử lý tranh chấp), hướng dẫn nghiệp vụ (ví dụ: hướng dẫn về tuân thủ pháp luật cạnh tranh) để chuẩn hóa các hoạt động liên quan đến pháp lý.

Mẫu văn bản: Soạn thảo và ban hành các mẫu văn bản pháp lý chuẩn hóa (ví dụ: hợp đồng mẫu, thư ủy quyền, biên bản làm việc) để đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ pháp luật.

Sổ tay pháp lý: Biên soạn sổ tay pháp lý nội bộ, cung cấp thông tin cơ bản về các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp một cách dễ hiểu và dễ tra cứu.

2- Cơ cấu tổ chức và nhân sự pháp lý

Bộ phận phụ trách pháp lý: Tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể có một bộ phận pháp lý riêng biệt (với trưởng bộ phận, chuyên viên pháp lý) hoặc một nhân viên pháp lý chuyên trách.

Vai trò và trách nhiệm rõ ràng: Xác định rõ ràng vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận liên quan đến công tác pháp lý trong toàn bộ doanh nghiệp.

Cơ chế phối hợp: Thiết lập cơ chế phối hợp hiệu quả giữa bộ phận pháp lý với các bộ phận khác (kinh doanh, kế toán, nhân sự,...) để đảm bảo các vấn đề pháp lý được xem xét kịp thời và toàn diện.

3- Quy trình quản lý các vấn đề pháp lý

Quản lý hợp đồng: Quy trình soạn thảo, thẩm định, ký kết, lưu trữ, theo dõi thực hiện và thanh lý hợp đồng.

Quản lý tuân thủ: Quy trình theo dõi, cập nhật và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến ngành nghề kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp.

Quản lý rủi ro pháp lý: Quy trình nhận diện, đánh giá, phòng ngừa và xử lý các rủi ro pháp lý tiềm ẩn.

Quản lý tranh chấp và khiếu nại: Quy trình tiếp nhận, xử lý và giải quyết các tranh chấp, khiếu nại từ khách hàng, đối tác, nhân viên hoặc các bên liên quan khác.

Quản lý sở hữu trí tuệ: Quy trình đăng ký, bảo vệ và khai thác các quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp.

Quản lý các vấn đề pháp lý liên quan đến nhân sự: Quy trình tuyển dụng, quản lý lao động, chấm dứt hợp đồng lao động tuân thủ luật lao động.

4- Hệ thống thông tin và lưu trữ pháp lý

Cơ sở dữ liệu pháp lý: Xây dựng cơ sở dữ liệu để lưu trữ và quản lý các văn bản pháp luật, văn bản nội bộ, hợp đồng, hồ sơ vụ việc pháp lý một cách có hệ thống và dễ dàng truy cập.

Hệ thống cảnh báo pháp lý: Thiết lập hệ thống để theo dõi và cập nhật các thay đổi của pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Công cụ hỗ trợ pháp lý: Sử dụng các phần mềm, ứng dụng công nghệ để hỗ trợ quản lý văn bản, theo dõi thời hạn, quản lý vụ việc pháp lý.

5- Đào tạo và nâng cao nhận thức pháp lý

Chương trình đào tạo định kỳ: Tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo, chia sẻ kiến thức pháp lý cho nhân viên các bộ phận liên quan.

Tài liệu hướng dẫn: Cung cấp tài liệu, cẩm nang pháp lý dễ hiểu, dễ tiếp cận cho nhân viên.

Truyền thông nội bộ: Tăng cường truyền thông về các vấn đề pháp lý quan trọng trong nội bộ doanh nghiệp.

6- Cơ chế giám sát và đánh giá

Kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm tra định kỳ việc tuân thủ các quy định pháp luật và quy trình nội bộ.

Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý pháp lý để xác định các điểm cần cải thiện.

Cập nhật và cải tiến: Thường xuyên rà soát, cập nhật và cải tiến hệ thống quản lý pháp lý để phù hợp với sự thay đổi của pháp luật và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. 

Mức độ chi tiết và phức tạp của từng yếu tố trong hệ thống quản lý pháp lý nội bộ sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và mức độ rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp phải đối mặt. Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống toàn diện bao gồm các yếu tố trên sẽ giúp doanh nghiệp quản lý các vấn đề pháp lý một cách hiệu quả, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, và phát triển bền vững.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

II- CÔNG VIỆC CỦA LUẬT SƯ KHI THIẾT LẬP HỆ THỐNG QUẢN LÝ NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

Khi thiết lập (set up) hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp, luật sư đóng vai trò là chuyên gia tư vấn mang kiến thức pháp lý chuyên sâu và kinh nghiệm thực tiễn để xây dựng một hệ thống hiệu quả và phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp. Công việc cụ thể của luật sư trong quá trình này thường bao gồm:

1- Đánh giá thực trạng pháp lý

Phân tích hoạt động kinh doanh: Tìm hiểu sâu về mô hình kinh doanh, ngành nghề hoạt động, quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Rà soát và đánh giá các văn bản pháp lý hiện có: Xem xét các giấy phép, hợp đồng, quy chế nội bộ, văn bản tố tụng (nếu có) để xác định điểm mạnh, điểm yếu và các rủi ro pháp lý tiềm ẩn.

Đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật: Xác định mức độ tuân thủ của doanh nghiệp đối với các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến lĩnh vực hoạt động.

Nhận diện các rủi ro pháp lý tiềm ẩn: Phân tích các yếu tố có thể dẫn đến tranh chấp, khiếu kiện, vi phạm pháp luật hoặc các vấn đề pháp lý khác.

2- Xây dựng cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý pháp lý

Tư vấn về mô hình bộ phận pháp lý: Đề xuất mô hình bộ phận pháp lý phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp (có bộ phận riêng, nhân viên chuyên trách hoặc kết hợp).

Xác định vai trò và trách nhiệm: Phân định rõ ràng vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của bộ phận pháp lý và các bộ phận khác trong việc quản lý các vấn đề pháp lý.

Thiết kế quy trình xử lý các vấn đề pháp lý: Xây dựng các quy trình chuẩn hóa cho việc soạn thảo, thẩm định hợp đồng, quản lý tuân thủ, xử lý tranh chấp, bảo vệ sở hữu trí tuệ, quản lý hồ sơ pháp lý.

Tư vấn về cơ chế phối hợp: Đề xuất cơ chế phối hợp hiệu quả giữa bộ phận pháp lý với các bộ phận kinh doanh, kế toán, nhân sự và các bộ phận khác.

3- Soạn thảo và ban hành các văn bản pháp lý nội bộ

Xây dựng quy chế nội bộ: Soạn thảo các quy chế quản lý (ví dụ: quy chế quản lý hợp đồng, quy chế bảo vệ bí mật kinh doanh, quy chế tuân thủ đạo đức kinh doanh).

Xây dựng quy trình nghiệp vụ: Soạn thảo các quy trình chi tiết để thực hiện các hoạt động liên quan đến pháp lý (ví dụ: quy trình thẩm định pháp lý, quy trình ký kết hợp đồng).

Chuẩn hóa mẫu văn bản: Xây dựng các mẫu hợp đồng, văn bản pháp lý thường xuyên sử dụng để đảm bảo tính pháp lý và giảm thiểu rủi ro.

Biên soạn sổ tay pháp lý: Soạn thảo các tài liệu hướng dẫn pháp lý cơ bản, dễ hiểu cho nhân viên.

4- Hỗ trợ triển khai và đào tạo

Hướng dẫn áp dụng hệ thống: Hỗ trợ doanh nghiệp triển khai các quy trình và văn bản pháp lý đã được xây dựng.

Đào tạo nhận thức pháp lý: Tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo cho nhân viên về các vấn đề pháp lý liên quan đến công việc của họ.

Giải đáp thắc mắc: Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc pháp lý phát sinh trong quá trình triển khai hệ thống.

5- Giám sát và đánh giá

Đánh giá hiệu quả hệ thống: Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý pháp lý sau khi triển khai.

Đề xuất cải tiến: Đưa ra các đề xuất điều chỉnh, bổ sung để hệ thống ngày càng hoàn thiện và phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.

6- Kết luận về việc thiết lập hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp

Thiết lập hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp xây dựng "hệ miễn dịch pháp lý" vững chắc, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh.

Việc thiết lập hệ thống quản lý pháp lý nội bộ mang lại các giá trị: giảm thiểu rủi ro pháp lý, nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo tuân thủ pháp luật, tăng cường năng lực quản trị, xây dựng văn hóa tuân thủ, tiết kiệm chi phí.

Luật sư có vai trò quan trọng trong việc thiết lập hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp, bằng việc cung cấp kiến thức pháp lý chuyên sâu và cập nhật; áp dụng kinh nghiệm thực tiễn để xây dựng hệ thống phù hợp; đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của hệ thống; hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình xây dựng và triển khai, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng một "lá chắn pháp lý" vững chắc để phát triển bền vững.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

III- MỘT SỐ CÂU HỎI LIÊN QUAN ĐẾN THIẾT LẬP HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHÁP LÝ NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

[?] Thời điểm nào là phù hợp để doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản lý pháp lý nội bộ

Không có một thời điểm cố định để doanh nghiệp bắt buộc phải thiết lập hệ thống quản lý pháp lý nội bộ. Nhưng lưu ý rằng, việc thiết lập hệ thống này là một quá trình đầu tư mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Việc thiết lập hệ thống sẽ trở lên cấp bách hơn khi doanh nghiệp đạt đến một quy mô nhất định, cũng như không thể áp dụng rập khuôn cho mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau:

Một là, khi doanh nghiệp đạt đến một quy mô nhất định, số lượng nhân viên tăng lên đáng kể; mở rộng sang các lĩnh vực mới, địa bàn mới; gia tăng số lượng và tính chất phức tạp của các giao dịch.

Hai là, khi doanh nghiệp nhận thấy các rủi ro pháp lý tiềm ẩn hoặc đã phát sinh, liên tục vướng vào các tranh chấp, khiếu nại, hoặc bị cơ quan nhà nước xử phạt; hoặc hoạt động trong lĩnh vực có nhiều quy định pháp lý phức tạp và mong muốn chủ động phòng ngừa rủi ro.

Ba là, khi doanh nghiệp hướng đến sự chuyên nghiệp và bền vững, nâng cao uy tín và hình ảnh, tối ưu hóa chi phí, xây dựng văn hóa tuân thủ.

[?] Nên chủ động thiết lập hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp hay nên sử dụng dịch vụ pháp lý thuê ngoài

Quyết định tốt nhất là sự kết hợp linh hoạt giữa việc chủ động xây dựng hệ thống pháp lý nội bộ và thuê luật sư bên ngoài khi cần thiết, dựa trên các yếu tố sau:

Một là, việc chủ động xây dựng hệ thống pháp lý nội bộ có ưu điểm hiểu rõ đặc thù doanh nghiệp, sẽ xây dựng một hệ thống pháp lý phù hợp và hiệu quả. Các ưu điểm khác như: Tiết kiệm chi phí dài hạn, đặc biệt là đối với công việc mang tính thường xuyên, lặp đi lặp lại; Nhân sự nội bộ có thể phản ứng nhanh hơn với vấn đề pháp lý phát sinh và đưa ra giải pháp kịp thời; Tăng cường tính chủ động và kiểm soát.

Hai là, nhược điểm của xây dựng hệ thống pháp lý nội bộ đó là chi phí ban đầu có thể cao cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Các nhược điểm khác: Nhân sự pháp lý nội bộ khó có thể có đủ kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu về pháp luật; Nhân sự nội bộ bị ảnh hưởng bởi các quyết định kinh doanh, khó đưa ra những đánh giá khách quan; Khó cập nhật kiến thức pháp luật.

Ba là, ưu điểm của thuê luật sư bên ngoài xử lý các vấn đề pháp lý họ có kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu trong các lĩnh vực pháp luật cụ thể. Các ưu điểm khác: Luật sư bên ngoài đưa ra ý kiến pháp lý một cách độc lập và khách quan, ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố nội bộ; Doanh nghiệp chỉ phải trả phí khi có nhu cầu cụ thể; Luật sư có mạng lưới liên kết rộng, giúp giải quyết các vấn đề phức tạp.

Bốn là, nhược điểm của thuê luật sư bên ngoài xử lý các vấn đề pháp lý là chi phí cao, thường tốn kém hơn so với sử dụng nhân sự nội bộ trong dài hạn. Nhược điểm khác: Luật sư bên ngoài cần thời gian để tìm hiểu về hoạt động kinh doanh và các vấn đề pháp lý đặc thù của doanh nghiệp; Khả năng ứng phó có thể chậm hơn, việc trao đổi mất thời gian hơn; Có thể thiếu sự gắn kết do luật sư bên ngoài không hiểu rõ mục tiêu của doanh nghiệp.

Năm là, giải pháp kết hợp xây dựng một bộ phận pháp lý nội bộ để xử lý các vấn đề pháp lý hàng ngày và là đầu mối liên hệ với luật sư bên ngoài, đồng thời thuê luật sư bên ngoài cho các vấn đề pháp lý phức tạp, chuyên sâu hoặc mang tính chiến lược như các vụ kiện tụng lớn, các giao dịch M&A, các vấn đề liên quan đến sở hữu trí tuệ phức tạp, hoặc tư vấn về thay đổi pháp luật quan trọng.

[?] Doanh nghiệp mới thành lập, có cần thiết lập hệ thống quản lý pháp lý nội bộ không

Doanh nghiệp mới thành lập hay Startup nên thiết lập ngay một hệ thống quản lý pháp lý nội bộ. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên cố gắng xây dựng một hệ thống quá phức tạp, hãy ưu tiên những vấn đề pháp lý cốt lõi, tập trung vào quản trị rủi ro pháp lý quan trọng nhất, cụ thể:

Một là, nâng cao nhận thức pháp lý cơ bản cho đội ngũ quản lý, tìm hiểu các quy định pháp luật cốt lõi như luật doanh nghiệp, đầu tư, thuế, lao động, bảo hiểm xã hội...; tham gia các khóa đào tạo, hội thảo về pháp lý cơ bản dành cho doanh nghiệp; tìm kiếm nguồn thông tin pháp lý đáng tin cậy từ các tổ chức uy tín.

Hai là, xây dựng các quy trình cơ bản liên quan đến pháp lý trong hoạt động hàng ngày, như mẫu hợp đồng cơ bản; các quy trình quản lý hợp đồng, tuân thủ luật lao động, đăng ký kinh doanh và các giấy phép con, thực hiện nghĩa vụ thuế, xử lý khiếu nại từ khách hàng hoặc đối tác.

Ba là, quản lý rủi ro pháp lý ở mức độ cơ bản như nhận diện các rủi ro pháp lý tiềm ẩn, ưu tiên phòng ngừa tránh phát sinh rủi ro.

Bốn là, xây dựng văn hóa tuân thủ pháp luật từ ban đầu, truyền đạt tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật, tạo một môi trường để mọi người cảm thấy thoải mái đặt câu hỏi về các vấn đề pháp lý.

Năm là, bắt đầu xây dựng cơ sở dữ liệu pháp lý đơn giản, lưu trữ các văn bản pháp luật quan trọng, sắp xếp đảm bảo các tài liệu này được sắp xếp một cách logic và dễ dàng tìm kiếm.

[?] Doanh nghiệp nên dành bao nhiêu ngân sách cho việc thiết lập hệ thống pháp lý nội bộ

Không có một con số được coi là "chuẩn" cho tất cả các doanh nghiệp khi đề cấp đến việc dành ngân sách cho việc thiết lập hệ thống pháp lý nội bộ. Tỷ lệ này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố cụ thể:

Một là, quy mô và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô nhỏ chưa cần một hệ thống pháp lý quá phức tạp, tuy nhiên vẫn cần đầu tư vào việc thiết lập sớm hệ thống này để tránh các rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Doanh nghiệp đang phát triển hoặc quy mô lớn hơn sẽ đối mặt với nhiều vấn đề pháp lý phức tạp hơn, nên dành ngân sách nhiều hơn. 

Hai là, lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Các ngành nghề có rủi ro pháp lý cao như bất động sản, tài chính, dược phẩm, thực phẩm, hoặc các ngành chịu sự quản lý chặt chẽ của nhà nước, sẽ cần đầu tư nhiều hơn vào hệ thống pháp lý để đảm bảo tuân thủ và phòng ngừa rủi ro. Các ngành nghề ít rủi ro pháp lý hơn có thể không cần một hệ thống pháp lý quá đồ sộ.

Ba là, mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có nhiều giao dịch phức tạp, đối tác nước ngoài, hoặc hoạt động đa quốc gia chắc chắn sẽ cần một hệ thống pháp lý mạnh mẽ và chi phí tương ứng. Doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh đơn giản thì chi phí cho hệ thống pháp lý có thể thấp hơn.

Bốn là, mức độ nhận thức về rủi ro pháp lý của ban lãnh đạo. Doanh nghiệp coi trọng việc phòng ngừa rủi ro pháp lý sẽ sẵn sàng đầu tư nhiều hơn vào hệ thống pháp lý.

Năm là, ngân sách và khả năng tài chính của doanh nghiệp: Đây là yếu tố quyết định trực tiếp đến mức chi tiêu cho hệ thống pháp lý.

[?] Doanh nghiệp nhỏ ngân sách hạn hẹp thì nên bố trí nguồn lực thế nào cho việc thiết lập hệ thống pháp lý nội bộ

Một là, tìm kiếm sự hỗ trợ từ tổ chức tư vấn doanh nghiệp, tham gia các khóa đào tạo, hội thảo và mạng lưới kết nối doanh nghiệp, các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp của nhà nước và phi chính phủ.

Hai là, tận dụng nguồn lực nội tại từ nhân sự hiện có, cân nhắc nhân viên trong công ty có kiến thức hoặc kinh nghiệm nền tảng về pháp luật, tuân thủ hoặc quản lý rủi ro.

Ba là, từ kinh nghiệm thực tế để rà soát lại các vấn đề pháp lý mà doanh nghiệp đã từng gặp phải. Đây là bài học kinh nghiệm, nền tảng quý giá để xây dựng các quy trình phòng ngừa rủi ro và giải quyết vấn đề.

Bốn là, sử dụng công nghệ, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ pháp lý, các cơ sở dữ liệu pháp luật.

Năm là, tìm kiếm sự hỗ trợ từ luật sư tư vấn. Lưu ý, đây vẫn là nguồn lực quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp xây dựng các văn bản pháp lý cơ bản như hợp đồng mẫu, quy chế nội bộ, tư vấn về các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Công ty Luật TNHH Everest có gói dịch vụ được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ với phí dịch vụ chỉ từ 20.000.000 đồng/setup.

em thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư doanh nghiệp) của Công ty Luật TNHH Everest