Dịch vụ thiết lập (set up) hệ thống pháp lý doanh nghiệp

I- THIẾT LẬP HỆ THỐNG HỒ SƠ PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP

[1] Hệ thống pháp lý nội bộ

Hệ thống pháp lý nội bộ là tập hợp các quy định, quy chế, chính sách, hợp đồng và các văn bản pháp lý khác được xây dựng và ban hành bên trong một tổ chức, doanh nghiệp. Nó đóng vai trò như một bộ luật nhỏ, điều chỉnh các hoạt động, mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức, đảm bảo sự thống nhất, hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

Việc thiết lập một hệ thống pháp lý vững chắc là nền tảng quan trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hệ thống này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và các bên liên quan, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý.

[2] Thành phần của hệ thống pháp lý nội bộ

(i) Điều lệ công ty: văn bản quy định quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh của công ty.

(ii) Quy chế nội bộ: về tổ chức bộ máy, quy chế tài chính, quy định tuyển dụng đào tạo, kỷ luật lao động, sử dụng tài sản.

(iii) Quy trình phê duyệt: quy trình phê duyệt các quyết định, dự án, chương trình.

(iv) Các chính sách khác: chính sách về chất lượng, môi trường, an toàn lao động...

(v) Mẫu hợp đồng mua bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, các tài liệu đính kèm khác.

(vi) Mẫu hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng trách nhiệm, hợp đồng đào tạo, các thông báo, quyết định nhân sự.

(vii) Mẫu phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, quyết định của doanh nghiệp.

(viii) Hợp đồng bảo mật: bảo vệ thông tin bí mật của doanh nghiệp.

(ix) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản (hữu hình, vô hình) của công ty.

(x) Mẫu tài liệu quan trọng khác.

[3] Yêu cầu khi xây dựng hệ thống pháp lý nội bộ

Phù hợp với pháp luật: Tất cả các quy định nội bộ phải phù hợp với pháp luật hiện hành.

Minh bạch, dễ hiểu: Các quy định phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu để mọi người nắm bắt.

Linh hoạt: Hệ thống pháp lý cần có tính linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

Tham gia đóng góp ý kiến: Khuyến khích các thành viên tham gia đóng góp ý kiến để xây dựng hệ thống pháp lý hoàn thiện hơn.

[4] Lý do cần thiết lập hệ thống pháp lý nội bộ

Đảm bảo tính minh bạch: Mọi hoạt động đều có cơ sở pháp lý rõ ràng, giúp tăng cường sự tin tưởng giữa các thành viên.

Quản lý hiệu quả: Các quy định nội bộ giúp định hướng hoạt động, phân chia trách nhiệm, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Giảm thiểu rủi ro: Giúp phòng tránh các tranh chấp, mâu thuẫn nội bộ, giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Tăng cường tính kỷ luật: Các quy định rõ ràng giúp mọi thành viên tuân thủ quy định, nâng cao hiệu quả công việc.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Hệ thống pháp lý nội bộ phản ánh văn hóa, giá trị của doanh nghiệp.

[5] Lợi ích của việc thiết lập hệ thống pháp lý nội bộ

Tăng cường tính chuyên nghiệp: Tạo hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu quả hoạt động: Giúp các hoạt động diễn ra trơn tru, hiệu quả.

Giảm thiểu chi phí: Giảm thiểu chi phí phát sinh do các tranh chấp, vi phạm pháp luật.

Đảm bảo sự phát triển bền vững: Đặt nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

II- VAI TRÒ CỦA LUẬT SƯ THIẾT LẬP HỒ SƠ PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP

Luật sư đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống hồ sơ pháp lý cho doanh nghiệp. Với kiến thức chuyên sâu về luật pháp, kinh nghiệm thực tiễn và khả năng phân tích vấn đề, luật sư sẽ giúp doanh nghiệp:

[1] Tư vấn pháp luật

Hiểu rõ quy định pháp luật: Luật sư sẽ giúp doanh nghiệp nắm vững các quy định pháp luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động, từ khâu thành lập đến quá trình hoạt động.

Phân tích rủi ro pháp lý: Nhận diện và đánh giá các rủi ro pháp lý có thể xảy ra, đưa ra các giải pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro.

Lựa chọn hình thức pháp lý phù hợp: Tư vấn về hình thức pháp lý phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Soạn thảo các văn bản pháp lý: Soạn thảo điều lệ công ty, hợp đồng, quy chế nội bộ và các văn bản pháp lý khác đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực.

[2] Xây dựng hệ thống hồ sơ pháp lý

Cấu trúc hệ thống: Luật sư sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống hồ sơ pháp lý khoa học, dễ quản lý và tra cứu.

Phân loại và lưu trữ: Phân loại các loại hồ sơ theo từng chủng loại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, đảm bảo tính bảo mật.

Cập nhật thường xuyên: Luật sư sẽ giúp doanh nghiệp cập nhật thường xuyên các quy định pháp luật mới và điều chỉnh hệ thống hồ sơ cho phù hợp.

[3] Đại diện doanh nghiệp trong các giao dịch pháp lý

Tham gia đàm phán: Luật sư sẽ đại diện cho doanh nghiệp trong các cuộc đàm phán, thương lượng hợp đồng, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Giải quyết tranh chấp: Khi xảy ra tranh chấp, luật sư sẽ đại diện cho doanh nghiệp tham gia tố tụng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

[4] Đào tạo và nâng cao nhận thức pháp luật

Tổ chức các buổi tập huấn: Luật sư sẽ tổ chức các buổi tập huấn về pháp luật cho cán bộ, nhân viên để nâng cao nhận thức về pháp luật và giúp họ áp dụng vào thực tiễn công việc.

Tư vấn trực tiếp: Luật sư sẵn sàng giải đáp các thắc mắc về pháp luật cho cán bộ, nhân viên khi có yêu cầu.

Kết luận: luật sư đóng vai trò là một cố vấn pháp lý đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý hệ thống hồ sơ pháp lý một cách hiệu quả, đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro. Việc hợp tác với các luật sư chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những rủi ro không đáng có.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

III- ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP VÀ ĐĂNG KÝ ĐẦU TƯ

Đối với tổ chức, công dân Việt Nam, thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp không quá phức tạp và thông thường sẽ không kèm theo thủ tục đăng ký đầu tư (trừ một số trường hợp đặc biệt).

Đối với nhà đầu tư nước ngoài, quá trình thành lập công ty có thể khá phức tạp, thông thường bao gồm bốn (04) giai đoạn chính: (1) phê duyệt trước đầu tư, (2) đăng ký cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, (3) đăng ký cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và: (4) các thủ tục sau cấp phép. Mỗi giai đoạn đều có những yêu cầu và mốc thời gian riêng cần phải tuân theo.

Đối với các dự án đầu tư lớn, việc xin phép cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước khi đầu tư là cần thiết trước khi tiến hành thủ tục thành lập công ty. Bước này yêu cầu tài liệu kỹ lưỡng và tuân thủ thời gian xử lý đơn đăng ký cụ thể. Một số dự án, chẳng hạn như xây dựng nhà ở, khu công nghiệp, có thể yêu cầu phê duyệt đặc biệt bổ sung.

Bước chính thức đầu tiên trong quy trình thành lập là xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (Investment Registration Certificate, IRC). Giấy chứng nhận này là bắt buộc đối với tất cả các dự án đầu tư có vốn nước ngoài và xác lập quyền đầu tư vào Việt Nam. Đơn đăng ký yêu cầu nhiều tài liệu khác nhau, bao gồm đề xuất dự án đầu tư, báo cáo tài chính và giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư.

Sau khi có được IRC, bước tiếp theo là đăng ký cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Enterprise Registration Certificate, ERC), hay còn gọi là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. ERC rất cần thiết cho việc thành lập các pháp nhân mới ở Việt Nam và kèm theo mã số đăng ký thuế. Quy trình đăng ký bao gồm việc nộp đơn đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty và các tài liệu liên quan khác. Lưu ý, dịch vụ đăng ký (thành lập) doanh nghiệp là dịch vụ con trong tổng thể dịch vụ thiết lập hệ thống pháp lý doanh nghiệp.

Sau khi IRC và ERC đã được cấp, các thủ tục bổ sung sau cấp phép phải được hoàn tất để bắt đầu hoạt động kinh doanh. Các thủ tục này bao gồm: (1) khắc dấu, (2) mở tài khoản ngân hàng, (3) đăng ký lao động, (4) nộp thuế môn bài, (5) góp vốn điều lệ, (6) công bố thành lập công ty.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý thành lập doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

IV- PHÍ DỊCH VỤ THIẾT LẬP HỆ THỐNG PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP

Thù lao luật sư được tính dựa trên căn cứ: [a] Nội dung, tính chất của dịch vụ pháp lý; [b] Thời gian và công sức của luật sư sử dụng để thực hiện dịch vụ pháp lý; [c] Kinh nghiệm và uy tín của luật sư (Khoản 1 Điều 55 Luật luật sư). 

Thù lao của luật sư sẽ được tính theo một trong các phương thức: [a] Giờ làm việc của luật sư; [b] Vụ, việc với mức thù lao trọn gói; [c] Vụ, việc với mức thù lao tính theo tỷ lệ phần trăm của giá ngạch vụ kiện hoặc giá trị hợp đồng, giá trị dự án; [d] Hợp đồng dài hạn với mức thù lao cố định (Khoản 1 Điều 55 Luật luật sư).

Căn cứ quy định của Luật luật sư và khảo sát nhu cầu của khách hàng sử dụng dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TNHH Everest, chúng tôi xây dựng nhiều gói dịch vụ thiết lập hệ thống pháp lý doanh nghiệp phù hợp nhu cầu, năng lực tài chính của khách hàng.

Đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp khởi nghiệp (start-up) sử dụng dịch vụ, chúng tôi xây dựng nhiều Gói tiêu chuẩn (Standard), mức phí từ: 10.000.000 đồng dịch vụ thiết lập hệ thống pháp lý doanh nghiệp cơ bản: (1) Điều lệ công ty, (2) Quy chế tổ chức hoạt động, (3) Quy chế tài chính, (4) Nội quy lao động, (5) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; (6) Mẫu phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; (7) Mẫu các quyết định của doanh nghiệp; (8) Mẫu hợp đồng mua bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, các tài liệu đính kèm khác; (9) Mẫu hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng trách nhiệm, hợp đồng đào tạo, các thông báo, quyết định nhân sự; (10) Thang, bảng lương.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest