Dịch vụ thư ký pháp lý thuê ngoài dành cho doanh nghiệp

I- DỊCH VỤ THƯ KÝ PHÁP LÝ THUÊ NGOÀI

Công ty Luật TNHH Everest cung cấp dịch vụ thư ký pháp lý thuê ngoài dành cho khách hàng doanh nghiệp. Người thực hiện dịch vụ thư ký pháp lý là cử nhân luật, được công ty luật đào tạo kỹ năng nghề và quản lý chuyên nghiệp.

Thư ký pháp lý có 02 nhóm nhiệm vụ chính: hỗ trợ hành chính (thư ký) và hỗ trợ pháp lý (pháp chế) cho doanh nghiệp. Họ tập trung vào quản lý quy trình, quản lý hồ sơ pháp lý, đảm bảo tuân thủ và hỗ trợ khác:

1- Quản lý văn thư và lưu trữ

Xử lý văn bản đến và đi: tiếp nhận, sàng lọc, phân loại và chuyển tiếp thư từ, email, fax, và các công văn nội bộ đến đúng người có thẩm quyền.

Quản lý hồ sơ và tài liệu: sắp xếp, lưu trữ, cập nhật các tài liệu, văn bản, hợp đồng quan trọng (bản cứng và bản mềm) một cách khoa học, dễ tìm kiếm và bảo mật

2- Quản lý lịch trình và thời gian

Sắp xếp lịch làm việc: quản lý lịch họp, lịch công tác, và các cuộc hẹn cá nhân của ban lãnh đạo; đảm bảo không bị trùng lặp và cấp trên được thông báo kịp thời.

Chuẩn bị cuộc họp: lên danh sách khách mời, gửi thông báo, đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu liên quan và đảm bảo thiết bị kỹ thuật hoạt động tốt.

Theo dõi thời hạn: nhắc nhở ban lãnh đạo, luật sư nội bộ và các bên liên quan về thời hạn hoàn thành các công việc, dự án quan trọng; ngày hết hạn của hợp đồng, giấy phép, hoặc các thời hạn pháp lý quan trọng khác.

3- Giao tiếp và quan hệ đối ngoại

Tiếp nhận và xử lý điện thoại: trả lời, sàng lọc cuộc gọi, và chuyển tiếp thông tin một cách chuyên nghiệp.

Đón tiếp khách: chào hỏi, hướng dẫn và sắp xếp chỗ ngồi cho khách đến làm việc với cấp trên hoặc công ty.

Làm cầu nối thông tin: truyền đạt thông tin, chỉ đạo của cấp trên đến các phòng ban và ngược lại.

Đặt dịch vụ: đặt vé máy bay, phòng khách sạn, và phương tiện di chuyển cho các chuyến công tác trong và ngoài nước; lên kế hoạch chi tiết, sắp xếp lịch trình và các thủ tục cần thiết cho chuyến đi.

4- Hỗ trợ pháp chế doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ doanh nghiệp: hỗ trợ chuẩn bị và nộp các tài liệu cần thiết cho cơ quan đăng ký kinh doanh, ví dụ: thay đổi Giấy phép kinh doanh, thay đổi cổ đông, đăng ký thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện.

Soạn thảo văn bản: hỗ trợ soạn thảo các văn bản hành chính mang tính pháp lý như thư từ giao dịch, thông báo, quyết định nội bộ, biên bản làm việc, dự thảo hợp đồng cơ bản theo yêu cầu của Ban lãnh đạo hoặc luật sư nội bộ.

Kiểm tra và định dạng: kiểm tra tính chính xác về mặt hình thức, lỗi chính tả, ngữ pháp và định dạng của các văn bản pháp lý, đảm bảo tính chuyên nghiệp và chính xác, trước khi được ban hành hoặc gửi đi.

Thủ tục pháp lý: hỗ trợ thực hiện các thủ tục pháp lý cơ bản với cơ quan nhà nước như đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi thông tin nội bộ.

Tổ chức cuộc họp: phối hợp tổ chức các cuộc họp Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, bao gồm gửi thư mời, chuẩn bị tài liệu, ghi chép biên bản và soạn thảo nghị quyết - đây là nhiệm vụ pháp lý quan trọng.

Tuân thủ: hỗ trợ theo dõi các bộ phận trong tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách nội bộ của doanh nghiệp.

5- Hỗ trợ tố tụng và hỗ trợ khác

Quản lý hồ sơ tố tụng: hỗ trợ thu thập, sắp xếp và chuẩn bị hồ sơ liên quan đến các vụ tranh chấp, kiện tụng mà doanh nghiệp đang tham gia - thường là làm việc với luật sư bên ngoài.

Giao tiếp với tòa án: hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến việc gửi và nhận các thông báo từ tòa án, cơ quan nhà nước.

Thư ký cuộc họp: tham gia các cuộc họp của Ban pháp chế hoặc Hội đồng quản trị liên quan đến vấn đề tuân thủ, các cuộc họp cấp cao liên quan đến chiến lược và pháp lý của công ty.

Ngoại giao: làm đầu mối liên lạc với đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước, luật sư bên ngoài theo hướng dẫn của luật sư nội bộ. Thư ký pháp lý có kiến thức và kỹ năng pháp lý tốt, có thể xử lý cuộc gọi và email chuyên nghiệp.

Truyền đạt thông tin: truyền đạt các chỉ đạo pháp lý hoặc các thông báo yêu cầu tuân thủ đến các phòng ban liên quan trong công ty.

Xử lý các hóa đơn, chứng từ và yêu cầu thanh toán; theo dõi và lập báo cáo các chi phí hành chính hoặc chi phí công tác.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài dành cho doanh nghiệp

II- LỢI ÍCH CỦA DỊCH VỤ THƯ KÝ PHÁP LÝ THUÊ NGOÀI

1- Chuyên môn và chất lượng dịch vụ cao

Chuyên môn hóa pháp lý sâu rộng: công ty luật có đội ngũ đã được đào tạo chuyên sâu và có kinh nghiệm thực tế trong nhiều lĩnh vực luật khác nhau (doanh nghiệp, hợp đồng, lao động, tố tụng). Thư ký thuê ngoài từ công ty luật sẽ mang theo kiến thức và quy trình chuẩn từ môi trường chuyên nghiệp.

Cập nhật pháp luật thường xuyên: công ty luật luôn phải cập nhật các quy định và thủ tục pháp luật mới nhất. Điều này đảm bảo thư ký pháp lý thuê ngoài thực hiện công việc quản lý hồ sơ và tuân thủ pháp luật một cách chính xác và kịp thời.

Hệ thống hỗ trợ: thư ký thuê ngoài được hỗ trợ bởi toàn bộ cơ sở hạ tầng kiến thức, phần mềm quản lý và các luật sư cấp cao của công ty luật, giúp giải quyết các vấn đề hành chính pháp lý phức tạp một cách nhanh chóng.

2- Hiệu quả chi phí và linh hoạt

Giảm chi phí nhân sự: doanh nghiệp không phải chịu các chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, bảo hiểm xã hội và các phúc lợi khác cho một nhân viên chính thức. Doanh nghiệp chỉ trả phí dịch vụ theo hợp đồng.

Linh hoạt về quy mô: dịch vụ thuê ngoài cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy mô hỗ trợ pháp lý theo nhu cầu thực tế (ví dụ: cần hỗ trợ nhiều hơn trong giai đoạn cao điểm hoặc dự án lớn, và giảm bớt khi công việc ổn định). Điều này loại bỏ lãng phí nhân sự dư thừa.

Không gian văn phòng: doanh nghiệp không cần phải cung cấp không gian làm việc, máy móc thiết bị cho thư ký pháp lý, tiết kiệm chi phí vận hành văn phòng.

3- Tính liên tục và khách quan

Đảm bảo tính liên tục: khi thư ký pháp lý nội bộ nghỉ phép, ốm đau hoặc nghỉ việc, công việc có thể bị đình trệ. Dịch vụ thuê ngoài đảm bảo tính liên tục vì công ty luật sẽ luôn có nhân sự dự phòng thay thế ngay lập tức để duy trì hoạt động hỗ trợ.

Giảm xung đột lợi ích: nhân sự thuê ngoài, đặc biệt từ công ty luật, thường có tính khách quan cao hơn trong việc quản lý hồ sơ và xử lý các vấn đề tuân thủ, vì họ không bị ràng buộc bởi các mối quan hệ nội bộ hoặc chính trị văn phòng.

Tập trung vào chuyên môn: phòng pháp chế nội bộ của doanh nghiệp có thể tập trung toàn bộ thời gian và nguồn lực vào các vấn đề pháp lý chiến lược, quan trọng (như M&A, tranh chấp lớn), thay vì bị sa lầy vào các công việc hành chính và quản lý tài liệu hàng ngày.

Xem thêm: Dịch vụ thiết lập (set up) hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp

III- CÁC TIÊU CHUẨN QUAN TRỌNG ĐỐI VỚI THƯ KÝ PHÁP LÝ

Vị trí thư ký pháp lý trong các doanh nghiệp yêu cầu một bộ kỹ năng kết hợp giữa hành chính chuyên nghiệp và kiến thức pháp lý nền tảng để hỗ trợ hiệu quả cho bộ phận pháp chế. Các nhóm kỹ năng cụ thể được yêu cầu cao:

1. Kỹ năng chuyên môn pháp lý

Đây là những kỹ năng chuyên biệt giúp họ làm việc hiệu quả trong môi trường pháp lý:

Kiến thức pháp lý cơ bản: (i) am hiểu cơ bản về Luật doanh nghiệp, Luật hợp đồng, và Luật lao động (thường liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp); nắm vững các thủ tục hành chính pháp lý, ví dụ: quy trình đăng ký kinh doanh, nộp hồ sơ lên cơ quan nhà nước.

Quản lý tài liệu pháp lý: (i) kỹ năng thành thạo việc soạn thảo, chỉnh sửa, và định dạng các văn bản pháp lý (hợp đồng, công văn, biên bản, nghị quyết) theo đúng chuẩn mực pháp lý và yêu cầu của cố vấn pháp lý; (ii) quản lý hệ thống hồ sơ: khả năng thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ hợp đồng và tài liệu pháp lý (cả bản cứng và bản điện tử) một cách logic, dễ tìm kiếm và bảo mật.

Thành thạo công nghệ pháp lý: (i) sử dụng thành thạo Microsoft Office Suite, Word để soạn thảo, Excel để quản lý dữ liệu hợp đồng/thời hạn, Outlook để quản lý lịch; (ii) quen thuộc với phần mềm quản lý tài liệu hoặc các hệ thống quản lý hợp đồng.

Ngoại ngữ (đặc biệt với công ty đa quốc gia): kỹ năng đọc hiểu, biên dịch (dịch văn bản) các tài liệu và hợp đồng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác chuyên ngành pháp lý.

2- Kỹ năng hành chính và tổ chức

Đây là nền tảng của mọi vị trí thư ký, được nâng cao hơn trong môi trường pháp lý:

Chú ý đến chi tiết: là kỹ năng quan trọng nhất trong lĩnh vực pháp lý. Một lỗi đánh máy, lỗi số liệu, hoặc thiếu một điều khoản có thể gây ra rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Thư ký pháp lý phải là người rà soát cuối cùng, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Quản lý thời gian và thời hạn: khả năng ưu tiên công việc hiệu quả và theo dõi sát sao các thời hạn pháp lý (ví dụ: ngày hết hạn hợp đồng, thời hạn nộp hồ sơ), tránh mọi sự chậm trễ.

Kỹ năng tổ chức: quản lý lịch trình, sắp xếp cuộc họp, bao gồm họp Hội đồng quản trị và chuẩn bị hậu cần một cách chuyên nghiệp.

Đa nhiệm: khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc dưới áp lực cao, do bộ phận pháp chế thường phải hỗ trợ nhiều phòng ban khác nhau.

3- Kỹ măng mềm và phẩm chất

Bảo mật và liêm chính: phải tuyệt đối giữ bí mật thông tin pháp lý, chiến lược, và kinh doanh của doanh nghiệp. Xây dựng lòng tin với cố vấn pháp lý và lãnh đạo.

Giao tiếp chuyên nghiệp: giao tiếp bằng văn bản rõ ràng, chính xác, và đúng ngữ điệu pháp lý. Giao tiếp bằng lời nói lịch sự, khéo léo khi làm việc với các phòng ban nội bộ, đối tác, hoặc cơ quan nhà nước.

Làm việc nhóm và độc lập: hợp tác tốt với cố vấn pháp lý và các phòng ban kinh doanh, tài chính, nhân sự, đồng thời có khả năng làm việc độc lập, tự chủ trong việc quản lý tài liệu và các quy trình hành chính.

Xem thêm: Thư ký (secretary)

IV- PHÍ DỊCH VỤ THƯ KÝ PHÁP LÝ

1- Phương pháp tính dịch vụ thư ký pháp lý

Doanh nghiệp trả phí dịch vụ (thù lao) cho luật chuyên gia theo hợp đồng dịch vụ pháp lý. Thù lao được tính dựa trên căn cứ: [a] Nội dung, tính chất của dịch vụ pháp lý; [b] Thời gian và công sức của chuyên gia sử dụng để thực hiện dịch vụ pháp lý; [c] Kinh nghiệm và uy tín của chuyên gia. 

Thù lao được tính theo một trong các phương thức: [a] Giờ làm việc của chuyên gia; [b] Vụ, việc với mức thù lao trọn gói; [c] Vụ, việc với mức thù lao tính theo tỷ lệ phần trăm của giá ngạch vụ kiện hoặc giá trị hợp đồng, giá trị dự án; [d] Hợp đồng dài hạn với mức thù lao cố định.

2- Giá trị gia tăng

Công ty Luật TNHH Everest xây dựng nhiều gói dịch vụ phù hợp nhu cầu, năng lực tài chính của khách hàng.

Các doanh nghiệp khởi nghiệp (start-up) có thể sử dụng dịch vụ Thư ký pháp lý thuê ngoài theo Gói dịch vụ tiết kiệm (Economy). Các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng gói dịch vụ kết hợp với đào tạo pháp lý doanh nghiệp, kế toán thuế, marketing.

Đặc biệt, chúng tôi có ưu đãi dành riêng cho khách hàng thân thiết và đối tác chiến lược, thiết kế gói dịch vụ riêng, với mức ưu đãi lên đến 30% giá trị so với mức phí dịch vụ thông thường.

3- Gói dịch vụ thư ký pháp lý tham khảo

[1] Gói tiết kiệm (Economy): 08 giờ làm việc của chuyên viên, phí: 2.000.000 đồng/tháng,

[2] Gói cơ bản (Standard): 16 giờ làm việc của chuyên viên, phí: 4.000.000 đồng/tháng,

[3] Gói nâng cao (Premium): 32 giờ làm việc của chuyên viên, phí: 8.000.000 đồng/tháng.

[4] Gói kết hợp thư ký pháp lý và kế toán thuế trọn gói (Combo), phí dịch vụ từ 3.000.000 đồng/tháng.

[5] Gói kết hợp thư ký pháp lý và đào tạo pháp lý (Combo), phí dịch vụ từ 3.000.000 đồng/tháng.

Xem thêm: Thù lao luật sư và Chi phí pháp lý tại Công ty Luật TNHH Everest

V- CÁC QUY TRÌNH ĐƯỢC ÁP DỤNG ĐỐI VỚI DỊCH VỤ

Khi cung cấp dịch vụ thư ký pháp lý thuê ngoài cho khách hàng doanh nghiệp, chúng tôi xác định việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và chặt chẽ rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả, tính bảo mật, và chất lượng dịch vụ.

1- Quy trình thiết lập dịch vụ

Thỏa thuận phạm vi và mục tiêu công việc:(i) công ty luật và khách hàng doanh nghiệp phải xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể mà thư ký pháp lý thuê ngoài sẽ đảm nhiệm; (ii) chỉ định rõ người quản lý trực tiếp tại công ty luật và người đại diện của doanh nghiệp để liên lạc và giám sát công việc; (iii) thiết lập chỉ số hiệu suất (KPIs), đánh giá chất lượng công việc như ví dụ tốc độ phản hồi email, tỷ lệ lỗi định dạng văn bản, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn các hồ sơ.

Thiết lập bảo mật và truy cập: (i) Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), quy định rõ ràng về việc xử lý thông tin nội bộ, bí mật kinh doanh và hồ sơ pháp lý của khách hàng; (ii) thiết lập tài khoản truy cập an toàn vào các hệ thống quản lý tài liệu (DMS), email và lịch làm việc của bộ phận pháp chế và hành chính doanh nghiệp; (iii) các quy tắc đạo đức và quy trình tuân thủ nội bộ của doanh nghiệp khách hàng.

Các quy trình này đảm bảo việc chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ và xác định rõ phạm vi dịch vụ.

2- Quy trình vận hành hàng ngày

Quy trình quản lý tài liệu pháp lý: thư ký pháp lý phải tuân thủ nghiêm ngặt các mẫu biểu, phông chữ và tiêu chuẩn định dạng nội bộ của doanh nghiệp; (ii) áp dụng quy trình kiểm tra chéo (double-check) đối với mọi văn bản pháp lý quan trọng trước khi trình Ban lãnh đạo ký duyệt.

Quy trình lưu trữ và lập chỉ mục: thiết lập một quy tắc thống nhất về cách đặt tên, phân loại, và lập chỉ mục cho tất cả các loại hồ sơ (hợp đồng, thư từ pháp lý, giấy phép) để đảm bảo dễ dàng truy xuất; (ii) quy định rõ tần suất sao lưu (backup) dữ liệu.

Quy trình quản lý thời hạn: (i) quy trình tiêu chuẩn cho việc nhận diện, ghi nhận và nhập các thời hạn quan trọng (ngày hết hạn hợp đồng, thời hạn nộp báo cáo tuân thủ, thời hạn gia hạn giấy phép) vào hệ thống theo dõi chung; (ii) thiết lập hệ thống nhắc nhở tự động hoặc thủ công theo cấp độ, ví dụ: nhắc nhở lần 1 trước 60 ngày, lần 2 trước 30 ngày và quy trình báo cáo ngay cho Ban lãnh đạo nếu có bất kỳ thời hạn nào có nguy cơ bị bỏ lỡ.

Quy trình giao tiếp và bàn giao: (i) xác định kênh giao tiếp ưu tiên (email, hệ thống quản lý công việc, điện thoại), tần suất phản hồi tối đa, ví dụ: trả lời email trong vòng 2 giờ làm việc; (ii) thiết lập quy trình chi tiết cho việc bàn giao công việc khi thư ký pháp lý thuê ngoài nghỉ phép hoặc khi có sự thay đổi nhân sự từ phía công ty luật.

Các quy trình này tập trung vào việc thực hiện công việc cốt lõi một cách hiệu quả và có kiểm soát.

3- Quy trình báo cáo và đánh giá

Báo cáo tiến độ định kỳ: hàng tuần hoặc hàng tháng, thư ký pháp lý phải gửi báo cáo tóm tắt về các công việc đã hoàn thành, các vấn đề đang tồn đọng, và các thời hạn sắp tới cho người quản lý của doanh nghiệp.

Gặp gỡ đánh giá chất lượng: tổ chức cuộc họp đánh giá chất lượng dịch vụ định kỳ (hàng quý) giữa quản lý công ty luật và Cố vấn Pháp lý doanh nghiệp để phản hồi, điều chỉnh và tinh chỉnh phạm vi công việc nếu cần.

Quản lý phản hồi Khách hàng: thiết lập kênh tiếp nhận phản hồi chính thức từ doanh nghiệp để công ty luật có thể nhanh chóng khắc phục các điểm chưa hài lòng.

Các quy trình này nhằm đảm bảo tính minh bạch và cải thiện chất lượng dịch vụ liên tục.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest