Lên kế hoạch và các bước chuẩn bị thành lập công ty luật

I- LÊN KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ THÀNH LẬP CÔNG TY

Lên kế hoạch này là bước quan trọng trong các bước của quá trình chuẩn bị trước khi thành lập công ty luật. Những hoạt động ban đầu của công ty luật thường sẽ phát sinh ba loại chi phí lớn nhất đó là tiến lương trả cho nhân viên, tiền thuê văn phòng và chi phí mua sắm các trang thiết bị văn phòng. Bạn cần lên danh sách các vị trí nhân viên dự kiến sẽ được tuyển dụng, một số địa điểm tiếm năng dự kiến sẽ được thuê làm trụ sở văn phòng và các loại trang thiết bị văn phòng tối thiểu cẩn phải mua trong thời gian tối thiểu là 06 tháng từ khi công ty luật được thành lập.

1- Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự 

Kinh nghiệm cho thấy, trong giai đoạn đẩu mới thành lập, công ty luật nên tuyển dụng những ứng viên nào mà có thể làm được nhiều loại công việc khác nhau trong văn phòng để tận dụng họ ở nhiều vị trí công việc khác nhau trong bối cảnh công ty luật chưa có hoặc có rất ít công việc pháp lý của khách hàng. Tại thời điểm này, do không có nhiều công việc hành chính và bạn cũng chưa thể chuyên môn hóa nhân viên vào từng vị trí công việc riêng biệt nên bạn có thể tận dụng tối đa nguồn lực bằng cách giao nhiều vai trò công việc cho một cá nhân. Ví dụ, kế toán sẽ kiêm luôn thủ quỹ, tiếp tần sẽ kiêm luôn nhân viên trà nước và vệ sinh văn phòng, trợ lý luật sư sẽ kiêm luôn thư ký, luật sư tranh tụng sẽ kiêm luôn luật sư tư vấn và làm thủ tục giấy tờ pháp lý.

Do đó, một công ty luật lý tưởng ban đầu mới thành lập nên gồm có bạn với tư cách là giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật và cần thêm ít nhất 6 người hỗ trợ nữa, bao gồm: 01 luật sư tranh tụng để ra tòa hay trung tâm trọng tài, 01 luật sư tư vấn để cung cấp tư vấn pháp lý, 02 trợ lý luật sư kiêm thư ký để hỗ trợ cho luật sư tranh tụng và luật sư tư vấn ở trên, 01 kế toán kiêm thủ quỹ và 01 lễ tân kiêm văn thư.

Tiền lương trả cho nhân viên thường sẽ bao gồm các khoản sau đây: lương cố định (sẽ là lương trước thuế (gross) hay lương sau thuế (net) tùy thuộc vào quyết định từ đầu của bạn), các khoản trợ cấp và khoản thưởng. Ngoài các khoản có liên quan đến tiền lương như trên, công ty luật còn phải đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc chẳng hạn như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, lệ phí công đoàn thuộc nghĩa vụ của người sử dụng lao động cũng như chi trả các khoản chi phí huấn luyện nhân viên cho các nhà cung cấp dịch vụ huấn luyện bên ngoài, tiền trang phục, khám sức khỏe định kỳ, tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí cho nhân viên.

2- Lên kế hoạch mua sắm tài sản cố định ban đầu

Để vận hành công ty luật trong giai đoạn đẩu mới thành lập, bạn cần phải mua sắm các loại trang thiết bị văn phòng tối thiểu phải có chẳng hạn như máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in, máy quét tài liệu, tủ đựng hồ sơ, máy thu ầm, may chụp hình, điẹn thoại để bàn, máy sao chụp tài liệu, phần mềm kế toán, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, mềm tính phí dịch vụ pháp lý và ứng dụng tra cứu văn bản quy phạm pháp luật.

Trước khi quyết định mua sắm bất kỳ loại trang thiết bị văn phòng nào, bạn nên lập ra một danh sách chi tiết các loại trang thiết bị văn phòng mà bạn dự kiến sê mua và khảo giá ở một vài nơi để lên một bảng ngần sách chính xác nhất có thể, bạn cũng nên tìm hiểu công năng và nhãn hiệu của từng loại trang thiết bị văn phòng để từ đó sẽ quyết định bạn nên mua cái gì, loại gì và với giá tiền là bao nhiêu mà được xem là phù hợp lĩhất cho tình hình tài chính của công ty luật vào thời điểm đó.

3- Lên kế hoạch tài chính

(i) Lên ngân sách:

Việc lên ngân sách cho việc thành lập công ty luật và duy trì hoạt động của nó trong một khoảng thời gian tối thiểu hợp lý nào đó, thường sẽ là từ 03 đến 06 tháng từ khi thành lập, sẽ tùy thuộc rất nhiều vào việc bạn muốn hoạt động hành nghề một mình hay sê hợp tác với các luật sư hợp tác khác.

Bên cạnh đó, việc định hướng lĩnh vực pháp luật nào sẽ là lĩnh vực pháp luật chính cho công ty luật cũng như những đối tượng khách hàng tiềm năng nào sẽ là đối tượng khách hàng chính của công ty luật cũng không kém phẩn quan trọng trong việc lên ngần sách hoạt động cho công ty luật

Bên cạnh đó, việc định hướng lĩnh vực pháp luật nào sẽ là lĩnh vực pháp luật chính cho công ty luật cũng như những đối tượng khách hàng tiềm năng nào sẽ là đối tượng khách hàng chính của công ty luật cũng không kém phẩn quan trọng trong việc lên ngân sách hoạt động cho công ty luật.

Lấy ví dụ, nếu lĩnh vực pháp luật thế mạnh mà bạn chọn lựa cho công ty luật là pháp luật về hình sự thì những khách hàng mục tiêu của công ty luật đa phần sẽ là người Việt Nam. Do đó, như được trình bày ở trên, bạn không cần phải chọn cho công ty luật một văn phòng quá sang trọng trong một tòa nhà văn phòng hạng A, B mà chỉ cần một căn nhà hay một căn biệt thự phố mặt tiền nào đó gần các tòa án, viện kiểm sát, hay trại giam nơi các khách hàng mục tiêu của bạn thường phải lui tới và vì vậy chi phí thuê văn phòng sẽ không quá cao.

Ngược lại, nếu lĩnh vực pháp luật mà bạn chọn là thế mạnh cho công ty luật là đầu tư nước ngoài thì những khách hàng mục tiêu của công ty luật của bạn đa phần sẽ là các công ty có yếu tố nước ngoài muốn vào đầu tư hay đang hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Do đó, bạn cần chọn văn phòng trong những tòa nhà văn phòng sang trọng ở tiêu chuẩn hạng B, B+ hay A với phí thuê khá cao trong trung tâm các thành phổ lớn. Bạn cũng phải tốn khá nhiều chi phí để thuê dịch vụ thiết kế văn phòng sao cho có được một không gian sang trọng, ấm cúng để góp phần tạo nên sự tin tưởng của khách hàng đối với công ty luật. Bên cạnh đó, bạn cũng phải bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để tuyển dụng những nhân viên có trình độ chuyên môn khá hoặc giỏi, có trình độ chuyên môn và kỹ năng hành nghề cao và có sự hiểu biết sâu rộng về hệ thống pháp luật của Việt Nam và quốc tế cũng như thông thạo một trong số ngoại ngữ phổ biến ví dụ như tiếng Anh, Pháp, Trung Quốc để giao tiếp với khách hàng.

(ii) Chuẩn bị góp vốn:

Sau khi đã xác định được dự toán ngân sách cho việc thành lập và duy trì hoạt động cho công ty luật trong khoảng từ 03 đến 06 tháng kể từ khi thành lập, bước tiếp theo mà bạn cẩn làm là tìm nguồn tài chính để chi trả cho ngân sách dự kiến đó. Như bạn đã biết, đối với một doanh nghiệp dịch vụ vừa mới thành lập như công ty luật thì việc tìm nguồn vốn vay từ các tổ chức tín dụng tại Việt Nam là gần như không thế. Bởi lẽ, tại thời điểm đó công ty luật chưa có lịch sử tín dụng với ngân hàng cũng như công ty luật cũng không có tài sản cố định nào được xem là có giá trị làm tài sản thế chấp để Vay vốn hay nếu có đi chăng nữa thì cũng không đáng để các tổ chức tín dụng quan tâm.

Do đó, nguồn tài chính của công ty luật vào thời điểm đó sẽ chủ yếu đến từ tiền tiết kiệm nhiều năm làm việc và của người phối ngẫu của bạn, nếu có; tiền mà bạn được gia đình, người thân của bạn cho vay, mượn hoặc từ những luật sư hợp tác nếu bạn chọn hình thức hợp tác với họ; vốn vay ngân hàng của cá nhân bạn và những người trong gia đình bạn hay từ nguồn vốn vay phục vụ cho các mục đích cá nhân khác của bạn.

Kinh nghiệm cho thấy rằng chi phí trung bình cho việc thành lập một công ty luật với 01 đến 02 luật sư thành viên và có từ 05 đến 06 nhân viên vào năm 2022 sẽ vào khoảng từ 250 đến 300 triệu đổng và chi phí duy trì hoạt động của công ty luật trong khoảng từ 03 đến 06 tháng đầu tiên từ khi thành lập sẽ vào khoảng từ 400 đến 500 triệu đồng. Tổng cộng, bạn và các luật sư cộng tác phải có trong tay ít nhất là từ 650 đến 800 triệu đồng thì mới có thể tự tin khi thành lập công ty luật.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực đầu tư của Công ty Luật TNHH Everest

II- CÁC BƯỚC THÀNH LẬP CÔNG TY LUẬT

1- Biên bản ghi nhớ (Thoả thuận ban đầu)