Một số lưu ý khi hành nghề tư vấn pháp luật

1- Quan hệ với khách hàng

- Tạo ấn tượng tốt, sự tin tưởng của khách hàng: Đây được xem là bước mở đầu cho quan hệ luật sư - khách hàng, là quá trình tiếp xúc, đánh giá năng lực của luật sư để khách hàng có quyết định sử dụng dịch vụ pháp lý hay không. Do đó, việc tạo được ấn lượng tốt, thể hiện được phong thái tự tin, khả năng kiến thức, chuyên môn của mình thì luật sư đã thành công được hơn một nửa trong quan hệ với khách hàng.

- Thông báo các chi phí dự kiến cho khách hàng: Đây là bước cần thiết mà luật sư bắt buộc thực hiện sau khi xem xét toàn diện, đầy đủ yêu cầu tư vấn của khách hàng và nhận lời tư vấn. Việc thông báo sẽ giúp khách hàng có thể ước tính được khoản ngân sách tài chính phù hợp để sử dụng dịch vụ của luật sư. Đối với luật sư, đây là cơ sở để đảm bảo việc thanh toán thù lao và các chi phí liên quan đến vụ việc sau khi luật sư hoàn thành công việc của khách hàng.

Đặc biệt, đối với những khách hàng có khoản ngân sách không dư dả,trong việc thông báo chi phí luật sư có thể tách riêng, chia nhóm các nội dung tư vấn thành nhưng khoản phí nhỏ cho từng công việc để khách hàng lựa chọn những nội dung phù hợp với khả năng chi trả của mình. Đối với những vụ việc có phí, lệ phí nhà nước, luật sư cũng nên tách ra rõ ràng về khoản phí nhà nước, phí luật sư và khách hàng thấy rõ được từng loại chi phí phải trả, thể hiện sự rõ ràng, chuyên nghiệp của luật sư khi thực hiện công việc. Ngoài các khoản thù lao dịch vụ pháp lý, khách hàng có thể thỏa thuận với luật sư về việc thanh toán chi phí phục vụ quá trình công tác như tiền tàu xe, lưu trú và các chi phí hợp lý khác cho việc thực hiện yêu cầu của khách hàng. Khoản chi phí phát sinh này cần được các bên trao đổi rõ ràng về cách thức tinh toán để tránh hiểu lầm và dẫn đến nhưng mâu thuẫn không đáng có về sau. Các khoản chi phí này phải thực sự hợp lý và phù hợp với hoàn cảnh thực tế bởi đôi khi luật sư có thể lợi dụng điểm này để tùy ý sử dụng các dịch vụ hỗ trợ cao cấp không hợp lý làm đội chi phí lên cao nằm ngoài dự đoán của khách hàng.

- Coi trọng ý kiến nhận xét từ khách hàng: Những lời phàn nàn hay các ý kiến đóng góp của khách hàng cho luật sư cơ hội để nhận ra khách hàng thực sự nghĩ gì về sản phẩm hoặc dịch vụ mà luật sư đang cung cấp. Tuy rằng, việc góp ý của khách hàng không phải lúc nào cũng được thực hiện một cách văn minh, lịch sự như cách thức mà luật sư phải có trách nhiệm khi cung cấp dịch vụ cho họ, nhưng không vì thế mà xem chúng như những rắc rối, phiền phức mà hãy tiếp nhận một cách tích cực để cải thiện dịch vụ pháp lý mà luật sư cung cấp, đánh giá lại cách làm việc với khách hàng và tất nhiên, giữ chúng cách khỏi các phương tiện thông tin đại chúng. Việc sắp xếp ổn thỏa các khiếu nại, phàn nàn của khách hàng là điều mà bất kì luật sư hay tổ chức hành nghề luật sư nào cũng cần thực hiện.

Ở một khía cạnh nào đó, luật sư có thể cảm thấy phiền toái vì khách hàng liên tục gọi cho luật sư khi họ gặp sự cố, những người hành nghề luật sư nên coi đây là dấu hiệu tốt, vì như vậy có nghĩa là khách hàng vẫn coi luật sư là một người đáng tin cậy để giải quyết các vấn đề cho họ. Vì vậy, đừng vội vàng từ chối khách hàng và phá hỏng mối quan hệ mà luật sư đã mất công gây dựng từ lâu. Cách thức giải quyết khiểu nại, xử lý các rắc rối từ các phàn nàn của khách hàng là một trong những mục tiêu hàng đầu mà bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nào cùng phái ưu tiên vì đây chính là thước đo sự hài lòng của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng nhận được.

- Tạo mối quan hệ thường xuyên với khách hàng: Kể cả sau khi hoàn thành các công việc của khách hàng, luật sư nên tiếp tục giữ các mối quan hệ thường xuyên với khách hàng thông qua việc gửi cho khách hàng các bản tin cập nhật pháp luật định kì. Bởi vì trong hoạt động kinh doanh nói chung hay đối với lĩnh vực cung cấp dịch vụ nói riêng, việc xây dựng mối quan hệ gắn bó với khách hàng là mục tiêu lâu dài mà các doanh nhân, thương nhân hay các nhà cung cấp dịch vụ luôn mong muốn có được. Đây rõ ràng là việc dễ dàng hơn so với quá trình tìm kiếm những khách hàng mới, nhất là trong dịch vụ tư vấn pháp luật, bởi lẽ các khách hàng thân thuộc sẽ hiểu rõ cách thức mà các luật sư làm việc, có sự tin tưởng nhất định đối với luật sư, tạo nên những tiền lệ giúp cho việc thực hiện các dịch vụ pháp lý diễn ra nhanh chóng và hiệu quả mà không phải tốn nhiều thời gian để các bên tìm hiểu lẫn nhau. Hơn nữa, những khách hàng hài lòng với việc sử dụng dịch vụ pháp lý của các tổ chức hành nghề luật sư sẽ là nhân tố quan trọng giúp cho tổ chức hành nghề luật sư mở rộng mạng lưới hoạt động, kinh doanh, thúc đẩy tổ chức ngày một lớn mạnh.

Bên cạnh đó, một khi khách hàng đã tin tưởng và hài lòng với dịch vụ mà họ nhận được, luật sư có thể thông qua họ tìm kiếm những khách hàng mới. Đây chính là lúc mạng lưới khách hàng của luật sư phát huy sức mạnh. Các khách hàng được giới thiệu thông qua kênh khách hàng cũ sẽ có cơ hội thành công cao hơn hẳn, bởi họ biết đến luật sư qua những người mà họ có sự tin tưởng nhất định. Đa số những nhà cung cấp dịch vụ đều bỏ qua kênh thông tin vừa đơn giản nhưng lại cực kỳ hiệu quả này. Biết tận dụng lợi thế mà luật sư có được từ các khách hàng cũ để tạo dựng những mối quan hệ mới là yêu cầu đòi hỏi sự khôn khéo lừ luật sư. Các nhân tố này sẽ là cầu nối vô cùng quan trọng và hữu hiểu giúp luật sư có thể tích lũy được nhiều nguồn khách hàng khác nhau.

2- Rèn luyện kỹ năng

Như đã đề cập, luật sư cần có cả kỹ năng cứng lẫn kỹ năng mềm và cần rèn luyện thường xuyên các kỹ năng đó, cụ thể:

- Đối với kỹ năng chuyên môn: Luật sư nên tăng cường tham gia các khóa đào tạo để nâng cao năng lực hành nghề của bản thân, ví dụ như đối với những luật sư không có nhiều thời gian thì có thể tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn về tư vấn pháp luật và các lĩnh vực liên quan hoặc tham gia các câu lạc hộ về luật như Câu lạc bộ luật sư Thương mại quốc tế (VBLC); Hội luật sư quốc tế...; các buổi chia sẻ kinh nghiệm hành nghề. Ngoài ra, luật sư cũng có thể tham gia những khóa học đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ luật ở trong nước hoặc nước ngoài để nâng cao khả năng nghiên cứu, học thuật của bản thân.

Ngoài các kỹ năng hành nghề, luật sư cũng cần tích lũy các kiến thức xã hội nhằm nâng cao sự hiểu biết của luật sư trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Những kiến thức này luật sư có thể học thông qua quá trình làm việc hàng ngày, học từ sách vở, học từ những người có kinh nghiệm hay thậm chí là học từ các khách hàng, doanh nghiệp. Với sự hiểu biết đa dạng, phong phú, luật sư sẽ có thể tiến hành các hoạt động tư vấn được chi tiết, cụ thể và rõ ràng hơn.

- Đối với kỹ năng mềm: Kỹ năng mềm không phải tự nhiên mà có, do đó, luật sư muốn trang bị những kỹ năng mềm thì cần tích cực rèn luyện và xây dựng chúng. Cụ thể, luật sư có thể tham gia các hoạt động rèn luyện kỹ năng như các khóa học kỹ năng sống, các buổi chia sẻ kinh nghiệm hay tự luyện lập kỹ năng thông qua giao tiếp xã hội hàng ngày.