Những điều cần chuẩn bị trước khi tiến hành cuộc họp

1- Những điều cần chuẩn bị trước khi tiến hành cuộc họp

Bắt đầu tiến hành cuộc họp, trưởng nhóm cần nêu rõ mục tiêu, nội dung cuộc họp; xác định các vấn đề cần xin ý kiến. Tại cuộc họp, trưởng nhóm hoặc người được phân công báo cáo không nên đọc lại toàn văn tài liệu mà chi trình bày vắn tắt vấn để cần xin ý kiến. Trường hợp là vấn đề mới, cần lấy ý kiến về định hướng, trưởng nhóm chỉ nêu vẫn để và đề nghị mọi người cùng cho ý kiến, hạn chế việc gợi ý, giới hạn trước làm hạn chế sự sáng tạo, ý tưởng mới của các thành viên.

Trường hợp là cuộc họp nghe báo cáo kết quả nghiên cứu, trưởng nhóm có thể tự mình hoặc phân công một thành viên trong nhóm nêu cụ thể về các vấn đề cần thảo luận, xin ý kiến; nếu cùng một vấn đề đang có những ý kiến khác nhau trong nhóm thì cũng nêu rõ các ý kiến đó. Trong một số trường hợp, cần chỉ định trực tiếp một người am hiểu nhất về vấn đề phát biểu ý kiến trước để phá vỡ sự e ngại, tạo không khí chung.

Nhìn chung, các cuộc họp nhóm thảo luận vấn đề chuyên môn trong nghề luật thường có không khi nghiêm túc, căng thăng, Trường nhóm cần phân bố thời gian hợp lý, có thể bố trí nghỉ giải lao nếu cuộc họp dài, bế tác về nội dung: tăng cường việc sử dụng công nghệ như trình chiếu nội dung để giúp mọi người nắm bắt nhanh vấn đề và có thể cùng thảo luận, sửa trực tiếp trên dự thảo văn bản, hợp đồng (nếu cần).

Trong suốt thời gian của cuộc họp, trưởng nhóm cần điều hành quá trình phát biểu, thảo luận một cách chặt chẽ và khéo léo để tránh nảy sinh mâu thuẫn và mất kiểm soát khi thảo luận, đồng thời đảm bảo thời gian, đạt được mục tiêu của cuộc họp.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

2- Các kỹ năng quan trọng của trưởng nhóm khi chủ trì cuộc họp

[a] Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi trong cuộc họp

Khi chủ trì cuộc họp, trưởng nhóm cần thể hiện sự chăm chủ, tập trung lắng nghe, ghi chép các ý kiến phát biểu của thành viên tham dự, Kỹ năng lắng nghe trong điều hành cuộc họp thể hiện ở việc:

(i) Nhìn về phía người phát biểu, ghi chép các ý chính khi họ phát biểu (đặc biệt lưu ý với các luận điểm, lập luận, các căn cứ pháp luật, các chứng cứ trong hồ sơ vụ án, vụ việc được viện dẫn); có thể gạch chân, đặt câu hỏi bên cạnh những nội dung đáng lưu ý trong lời phát biểu của thành viên tham dự họp;

(ii) Có thể nhắc lại vẫn tắt ý kiến người phát biểu đã trình bày (nếu cần);

(ii) Kịp thời hoi để làm rõ những vấn để chưa hiểu rõ, để xác định những thông tin quan trọng cần sự chính xác: 

(iv) Không bày tỏ ngay thái độ ủng hộ hay phản đối khi chưa phân tích vấn đề thấu đáo, không cắt ngang lời trinh bảy của thành viên, khi họ trình bày dài dòng, không liên quan tới chủ đề, có thể để nghị họ nói ngắn gọn, tập trung vào vấn đề cần xin ý kiến:

(v) Không làm việc riêng khi thành viên đang phát biểu, trường hợp công việc gấp như cần nghe cuộc điện thoại quan trọng cần xin lỗi các thành viên tham dự họp, ra ngoài nghe điện thoại, khi quay lại mời thành viên tiếp tục phát biểu.

Trong cuộc họp, việc đặt câu hỏi để dẫn dắt gợi ý thảo luận giữ vai trò quan trọng. Đặt câu hỏi tốt không chỉ giúp khai thác các thông tin, ý tưởng từ người tham dự hợp để giải quyết vấn đề mà còn thể hiện sự tập trung, quan tâm, nam vừng vấn đề của người chủ trì và kích thích mọi người tham gia chia sẻ ý kiến. Để đặt câu hỏi, trường nhóm cần nghiên cứu, nắm vững các vấn đề chung của vụ việc, lắng nghe ý kiến phát biểu của mọi người. 

[b] Tập trung vào nội dung các câu hỏi

(i) Những khía cạnh của vấn đề chưa được làm rồi,

(ii) Những cách hiểu khác nhau về quy định pháp luật, quy định của hợp đồng và lý giải cụ thể về cách hiểu đời,

(iii) Kiểm tra tính chính xác của các thông tin, chứng cứ được đưa ra,

(iv) Làm rõ thêm về giải pháp được đề xuất,

(v) Ý kiến khác (nếu có).

Ví dụ minh họa: Khách hàng đề nghị tư vấn về tình có căn các của Quyết định hay Quyết định miễn tiền thu đất đổi với lá đất dự án. Tại cuộc họp, các thành viên nhóm đã trình bày những vấn đề liên quan như: Thời điểm ban hành Chuyển định cho thuê đất, các văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm cho thuê đất, tỉnh có căn cứ của Quyết định miễn tiền thuê đất đối với dự án theo các quy định pháp luật đã xác định.

Từ đó, thành viên đánh giả việc miễn tiền thuê đất theo quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điểm giao đất là có căn cứ và cần khiếu nại, khởi kiện đối với Quyết định hay Quyết định miễn tiền thuê đất. Trường hợp này, Luật sư điều hành cuộc họp có thể hỏi thêm để làm rõ trường hợp khiếu nại thì thủ tục như thế nào, phải gửi đơn trong thời hạn bao lâu, giới kèm theo đơn những tài liệu gì...

Cách thức hỏi của người chủ trì cuộc họp cũng quan trọng không kẻm so với nội dung hỏi. Theo đó, cách thức hỏi của người chủ trì (và cả khi các thành viên nhóm hỏi nhau) phải thể hiện sự tập trung vào nội dung vấn đề cần hỏi để phục vụ công việc chung mà không phải cho cá nhân người được hỏi; không chỉ trích, nhận xét cá nhân hoặc nhận xét tiêu cực về ý kiến phát biểu trước đó của người được hỏi; các câu hỏi nên ngắn gọn, rõ ràng, tránh vừa hỏi vừa giải thích khiến người nghe không nắm bắt được cuối cùng là người chủ trì cuộc họp muốn hỏi vấn đề gi.

Thay vì câu hỏi mang tính nhận xét, áp đặt như ý kiến như vừa rãi là chưa đủ, chưa toàn diện, cần làm rõ thêm văn để nên hỏi mang tính ghi nhận và gợi mở như: “Bên cạnh những nội dung nêu trên, theo tôi, cần làm rõ thêm vấn đề để có thể giải quyết toàn diện vụ ăn". Thái độ khi đặt câu hỏi nên bình tĩnh, tuyệt đối tránh nổi nóng, to tiếng hoặc thể hiện sự không công bằng khi “truy vấn" người này mà không hỏi yêu cầu người kia làm rõ những vấn đề liên quan đến nội dung trình bày của họ.

Việc hỏi và tạo không khi cởi mở, không phán xét để mọi người cùng trao đổi rất quan trọng, sẽ giúp các thành viên phát huy óc sáng tạo. Chỉ khi các thành viên đưa ra hết các ý kiến của mình, nhóm mới dễ dàng tổng hợp, loại bỏ những ý kiến không khả thi và đưa ra sự lựa chọn hữu ích, hợp lý, có tính thống nhất cao. Có thể nói rằng, những ý kiến khác luôn là nguyên liệu cần thiết cho việc giải quyết vấn đề của nhóm.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Những điều cần chuẩn bị trước khi tiến hành cuộc họp được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết  Những điều cần chuẩn bị trước khi tiến hành cuộc họp có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết. 

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.