Những kỹ năng mềm cần thiết đối với luật sư tư vấn

I- KỸ NĂNG CỦA LUẬT SƯ TƯ VẤN TIẾP NHẬN TỔ CHỨC, THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1- Luật sư tư vấn tiếp nhận công việc

Để hoàn thành tốt một công việc được giao, yêu cầu tiên quyết đối với luật sư tư vấn là phải hiểu được yêu cầu của khách hàng và những công việc phải thực hiện để đáp ứng yêu cầu đó. Trường hợp không hiểu hoặc hiểu mơ hồ, chung chung thì cần trao đổi lại với khách hàng để đảm bảo các thông tin mà mình có được là chính xác và theo đúng các yêu cầu cùa khách hàng.

Tuy nhiên, việc đật câu hỏi này cũng cần có sự chọn lọc nhất định và hỏi làm nhiều lần. Trong một chừng mực nào đó, nội dung câu hỏi phải được suy xét kỹ lưỡng, cân nhắc thận trọng và có tính hợp lý cần thiết thì mới được đưa ra. Tránh việc không hỏi vào trọng tâm vấn đề, không những làm phiền đến khách hàng khi phải tốn thời gian xử lý các câu hỏi từ luật sư mà còn làm ảnh hưởng đến uy tín nghề nghiệp của luật sư và tổ chức nơi luật sư đang hành nghề.

2- Luật sư tư vấn hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao

Trong môi trường hành nghề luật sư, mặc dù cường độ và áp lực công việc khá lớn nhưng việc đảm bảo đúng tiến độ và thời hạn hoàn thành công việc luôn là yêu cầu tất yếu đối với mỗi luật sư. Thực tế cho thấy, việc hoàn thành công việc được phân thành các giai đoạn với từng thời hạn tương ứng, trong đó bao gồm những khoảng thời hạn nội bộ do sự sắp xếp của luật sư phụ trách trong khung thời gian mà khách hàng đưa ra. Thêm vào đó, một luật sư không chỉ xử lý phần việc từ duy nhất một khách hàng mà phải nhận việc từ nhiều khách hàng khác nhau tại cùng một thời điểm. Do đó cần khẳng định rằng, kỹ năng tổ chức thực hiện công việc hợp lý theo đúng thời gian khách hàng yêu cầu là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào việc tạo dựng uy tín của luật sư. Để có thể hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao, luật sư tư vấn cần:

- Xác định rõ mục tiêu: Đây là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Với mục tiêu được xác định cụ thể và rõ ràng, luật sư dù bận rộn vẫn có thể định hướng và biết mình cần làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên, để làm được việc đó, luật sư phải có lịch trình cụ thể (trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu). Khi đó, luật sư sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.

Đặc biệt trong lĩnh vực tư vấn, việc xác định mục tiêu còn giúp luật sư có thể xác định được các ưu tiên trong danh mục công việc chồng chất mà luật sư phải thực hiện hằng ngày, đảm bảo hoàn thành công việc đúng hẹn cho khách hàng.

- Liệt kê những công việc cần làm: Liệt kê danh sách những công việc cần làm trong ngày, tuần và tháng. Việc này giúp người hành nghề luật sư dễ dàng quản lý được quỹ thời gian và sẽ biết mình cần làm gì vào giờ nào, như vậy sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc làm việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó. Hơn nữa, việc liệt kê các công việc cần làm sẽ giúp luật sư có thể hệ thống hóa, sắp xếp các công việc theo một trình tự ưu tiên có tính hợp lý, không bị nhầm lẫn giữa các phần việc với nhau và dễ dàng theo dõi tiến độ của từng công việc. Hiện nay, cỏ nhiều phần mềm hỗ trợ sắp xếp, theo dõi công việc như: Asana, Trello, Evernote, Google Calendar, To-do... các luật sư có thể sử dụng một trong các phần mềm này để có thể quản lý tốt công việc cùa mình.

- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên: Đây là việc làm không thể thiếu cúa một người luật sư tư vấn. Hằng ngày luật sư phải bận rộn với rất nhiều yêu cầu từ khách hàng, từ việc quan trọng có lộ trình thực hiện dài cho đến những công việc mang tính chất gấp rút đòi hỏi phải được hoàn thành trong thời gian ngắn. Do vậy, sau khi liệt kê những công việc cần làm, luật sư cần dành thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó tiếp tục làm những công việc còn lại. Với việc sắp xếp này, luật sư không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác được giải quyêt đúng thời hạn.

- Tổng kết công việc: Trước khi kết thúc một ngày làm việc, luật sư nên tổng kết công việc vào cuối ngày để xem mình đã làm được những gì và chưa làm được gì, đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quà hay không. Quỹ thời gian dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian để dành cho việc khác.

Bên cạnh đó, việc xác định khoảng thời gian phải sử dụng cho một công việc nào đó cũng là một cơ sở để luật sư tư vấn có thể ấn định mức phí dịch vụ theo cách thức tính giờ để yêu cầu khách hàng thanh toán. Điều này sẽ giúp tăng tính chất chuyên nghiệp trong quá trình luật sư tư vấn làm việc cũng như sự hợp lý trong khâu thanh toán khi khách hàng lựa chọn sử dụng dịch vụ của tổ chức hành nghề luật sư.

Ngoài các yếu tố nói trên, tinh thần chủ động trong công việc cũng là một biện pháp hữu hiệu để cải thiện năng suất làm việc. Với tâm lý thoải mái, hào hứng và tích cực trong công việc, luật sư tư vấn có thể sáng suốt đưa ra các quyết định để sắp xếp, tổ chức thực hiện công việc một cách hiệu quả. Thực tế cho thấy, với một trạng thái tâm lý tốt, luật sư sẽ dễ dàng tìm ra lời giải cho những câu hỏi, những “bài toán” khó mà khách hàng đặt ra. Luật sư phụ trách và cấp dưới của mình cũng có thể dễ dàng trao đổi, làm việc với nhau, bầu không khí vốn dĩ nặng nề, căng thẳng được thay thế bởi sự hăng say, nhiệt tình của mọi người.

Bên cạnh đó, một sai lầm thường xuyên được bắt gặp ở các luật sư mới vào nghề là họ thường nhanh chóng tiếp nhận mọi việc mà cấp trên và khách hàng giao mà quên đi việc suy xét, tính toán về khả năng mà họ có thể hoàn thành công việc trong thời gian cam kết hay không, dẫn đến việc bị trễ hạn hoặc cung cấp dịch vụ vội vàng, thiếu cẩn trọng, từ đó mắc những sai lầm không đáng có. Sự cố gắng khi làm việc là cần thiết, tuy nhiên, vì quá "say" công việc mà dẫn đến việc bị trễ hạn, ảnh hưởng đến tiến độ chung trong việc thực hiện cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì là điều khó được khách hàng chấp nhận. Luật sư tư vấn cần biết giới hạn cùa mình ở đâu, thẳng thắn từ chối nhận việc hoặc xin gia hạn nếu cảm thấy bằng mọi khả năng cùa mình vẫn không thể đảm nhiệm công việc đó trong thời gian yêu cầu.

Xem thêm: Các dịch vụ pháp lý điển hình

3- Luật sư tư vấn và kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Do sự phát triển của kỉnh tế xã hội, các công việc tư vấn pháp luật của luật sư ngày càng trở nên phức tạp, khối lượng công việc lớn hơn và số lượng khách hàng cũng nhiều hơn. Việc độc lập giải quyết vụ việc ít khi đạt được kết quả tốt buộc luật sư phải tổ chức và giải quyết công việc trong một nhóm các cộng sự để có sự hỗ trợ qua lại về nghiệp vụ, kiến thức chuyên môn và chia sẻ khối lượng công việc. Điều này đòi hòi luật sư phải có khả năng làm việc hiệu quả theo nhóm với cảc đồng nghiệp có sự giống hoặc khác về tính cách, tác phong công việc...

Để có thể làm việc theo nhóm một cách hiệu quả nhất, trước tiên luật sư cần học cách biết lắng nghe các ỷ kiến của các thành viên khác trong nhóm. Luật sư cần tôn trọng và ghi nhận đầy đủ các ý kiến của các thành viên trong nhóm. Sau khi lắng nghe và tổng hợp các ý kiến của các thành viên, luật sư có thể trao đổi với họ về các ý kiến nếu cần thiết (để làm rõ nhừng vấn đề chưa rõ ràng) hoặc đề xuất ý kiến khác để mọi người cùng nhau thảo luận, thống nhất. Khi đưa ra ý kiến của mình, luật sư cần đưa ra (đầy đủ nhất có thể) các lý lẽ, bằng chứng để có thể thuyết phục được các thành viên trong nhóm nhằm đạt được sự thống nhất về phương hướng, cách thức giải quyết vụ việc.

Trong quá trình làm việc, luật sư cần có tinh thần hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau khi có bất kỳ thành viên nào trong nhóm gặp khó khăn trong công việc, chia sẻ và chung sức cùng các thành viên trong nhóm cho mục đích chung đã đề ra của nhóm.

Xem thêm: Thỏa thuận về tiền lương trong hợp đồng lao động

II- KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA LUẬT SƯ TƯ VẤN 

Giao tiếp là một quá trình hoạt động trao đổi thông tin giữa người nói và người nghe nhằm đạt được một mục đích nào đó. Trong quá trinh trao đổi thông tin, một thông điệp chi thật sự thành công khi cả người gửi và người nhận đều lĩnh hội nó theo cùng một cách. Sự thành công và hiệu quả này khỏng tự nhiên mà có mà phải thông qua kỹ năng giao tiếp. Đối với luật sư thi kỹ năng này đóng một vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt trong quan hệ với khách hàng và bên thứ ba khác.

1- Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với luật sư tư vấn

Trong quá trình hành nghề luật sư, luật sư thường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau như khách hàng, cơ quan nhà nước, đồng nghiệp... Việc tiếp xúc với những chủ thể này thông qua hoạt động trao đổi thông tin được gọi là giao tiếp. Như vậy, giao tiếp là hoạt động liên tục, diễn ra hàng ngày đối với luật sư, cụ thể:

- Đối với khách hàng: Thông qua việc giao tiếp với khách hàng, đặc biệt là quá trình tiếp xúc ban đầu, luật sư thể hiện trình độ, khả năng của mình và tạo sự tin tưởng cho khách hàng. Bên cạnh đó, luật sư còn vận dụng kỹ năng giao tiếp để thu thập các thông tin có liên quan về vụ việc một cách đầy đủ và toàn diện nhất nhằm mục đích xác định rõ các yêu cầu của khách hàng. Hơn nữa, trong quá trình tư vấn, với kỹ năng giao tiếp tốt, luật sư sẽ có thể truyền đạt đầy đủ ý kiến tư vấn pháp luật cho khách hàng.

- Đối với các cơ quan nhà nước: Bên cạnh mối quan hệ với khách hàng, luật sư còn phải làm việc với các cơ quan nhà nước ở địa phương và trung ương trong quá trình thực hiện các thủ tục cấp phép, chấp thuận từ cơ quan nhà nước hay xin ý kiến của cơ quan nhà nước về những vướng mắc mà trên thực tế chưa có văn bản pháp luật điều chỉnh hoặc pháp luật có điều chỉnh nhưng không rõ ràng. Do đó, luật sư cũng cần khéo léo và sử dụng những kỹ năng cần thiết để làm việc với các cơ quan nhà nước được hiệu quả.

- Đối với đồng nghiệp: Không giống như luật sư tranh tụng, quan hệ đồng nghiệp của luật sư tư vấn không tập trung chủ yếu tại phiên tòa với các luật sư đồng nghiệp bên phía đối tụng mà tập trung chủ yếu ở hai quan hệ: quan hệ với các luật sư khác trong cùng tổ chức hành nghề luật sư; và quan hệ với các luật sư đồng nghiệp cùng cung cấp dịch vụ pháp lý cho khách hàng. Theo đó, sự phối hợp nhịp nhàng trong hai quan hệ nói trên sẽ là cơ sở để đem lại những dịch vụ pháp lý tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Và để làm được điều đó, luật sư cũng cần có kỹ năng giao tiếp để truyền đạt, trao đổi thông tin hiệu quả với các luật sư đồng nghiệp vê các nội dung tư vấn cho khách hàng.

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng và cần thiết đối với luật sư, nhất là khi phải thường xuyên trao đổi nội dung công việc với khách hàng. Giao tiếp là một trong những kỹ năng cơ bản nhất mà môi luật sư cần có, bởi lẽ nếu không thể giao tiếp được hay giao tiếp không hiệu quả thì dù có rất giỏi chuyên môn, luật sư cũng không thể truyền đạt tốt những ý kiến, quan điểm của mình đến với khách hàng hay với các cơ quan nhà nước, đồng nghiệp.

Do vậy, để có thể phát triển được trong môi trường hành nghê luật sư, mỗi luật sư cần trau dồi cho mình các kỹ năng giao tiếp và khả năng giao tiếp bằng nhiều ngoại ngừ khác nhau để bổ trợ cho chuyên môn nghề nghiệp cũng như thể hiện được tính chuyên nghiệp trong quá trình làm việc.

2- Những yếu tố cần thiết giúp luật sư tư vấn có kỹ năng giao tiếp tốt

Để có thể giao tiếp tốt, luật sư phải hiểu thông điệp mình muốn truyền tải là gì? Đối tượng của thông điệp đó là ai? Và thông điệp đó sẽ được truyền đạt qua phương tiện nào? Bên cạnh đó, cũng cần cân nhắc bối cảnh xung quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của mình, ví du như tình huống thực tế hay bối cảnh văn hóa.

Việc trình bày, lập luận, phân tích các vấn đề một cách logic, hợp lý và thuyết phục được người nghe là điều đặc biệt quan trọng đối với luật sư. Khi nhắc đến luật sư thông thường sẽ nghĩ đến sự chỉn chu, tác phong chững chạc, nghiêm túc và đáng tin cậy. Do đó, khi tiếp xúc với khách hàng, luật sư cần sử dụng những ngôn từ và ứng xử văn hóa phù hợp với từng đối tượng khách hàng để tạo được dấu ấn và niềm tin ngay lần đầu tiên gặp mặt. Những ấn tượng có được trong quá trình tiếp xúc ban đầu sẽ hình thành và ảnh hưởng sâu sắc nhất đến cách nhìn của khách hàng đối với luật sư đó. Nếu luật sư trong buổi gặp gỡ đầu tiên thể hiện được tác phong chuyên nghiệp qua việc sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu, giọng nói có âm lượng vừa đủ, trình bày các vấn đề khúc chiết, trôi chảy và thái độ ứng xử phù hợp... thì khách hàng sẽ có ấn tượng tốt, suy nghĩ tích cực và sự tin tưởng đối với luật sư đó. Ngược lại, nếu luật sư lần đầu tiếp xúc khách hàng mà sử dụng những ngôn từ không phù hợp (từ địa phương, từ nhiều nghĩa...), có giọng nói quá to hoặc quá nhỏ, trình bày vấn đề một cách lộn xộn, không logic thì khách hàng sẽ không có thiện cảm cũng như thiếu lòng tin ở luật sư ngay cả khi luật sư có chuyên môn pháp luật và kinh nghiệm thực tiền tốt.

Về cách thức tư vấn, bên cạnh việc tư vấn trực tiếp bằng lời nói, luật sư cũng có thể thực hiện việc tư vấn bằng văn bản để khách hàng có thời gian đọc và nghiên cứu nội dung tư vấn. Tư vấn bằng văn bản sẽ tránh được cách hiểu sai của khách hàng về nội dung mà luật sư muốn truyền đạt cho khách hàng mà việc tư vấn trực tiếp bằng lời nói gặp phải. Tuy nhiên, việc tư vấn bằng văn bản cũng có một số bất lợi mà tư vấn trực tiếp khắc phục được như: tư vấn bằng văn bản có thể dẫn đến một số nội dung khách hàng chưa rõ và phải trao đổi nhiều lần, làm mất nhiều thời gian. Trong khi đó, với việc tư vấn trực tiếp, luật sư có thời gian và kịp thời giải thích những nội dung mà khách hàng còn thắc mắc hoặc có ý kiến khác. Do đó, tùy theo từng nội dung tư vấn mà khách hàng yêu cầu, luật sư sẽ lựa chọn sử dụng hình thức tư vấn phù hợp.

3- Luật sư tư vấn rèn luyện kỹ năng giao tiếp

Như đã trình bày ở trên, để có thể giao tiếp tốt, luật sư phải hiểu rõ thông điệp mình muốn truyền tải là gì? Đối tượng tiếp nhận là ai? Và thông điệp đó sẽ được lĩnh hội như thế nào? Bên cạnh đó, cũng cần cân nhắc đến bối cảnh xung quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của mình, ví dụ như tình huống thực tế hay bối cảnh văn hóa. Kỹ năng giao tiếp trong quá trình hành nghề luật sư vừa bao gồm cả kỹ năng lắng nghe, trình bày vấn đê và thuyết phục đối tượng.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

III- KỸ NĂNG LẮNG NGHE, THẤU HIỂU CỦA LUẬT SƯ TƯ VẤN

Trong quá trình hành nghề, luật sư thường xuyên phải tiến hành việc trao đổi thông tin không chỉ với khách hàng và các cá nhân, tồ chức có liên quan để thực hiện yêu cầu cung cấp dịch vụ pháp lý của khách hàng. Để việc trao đổi có hiệu quả, luật sư không chỉ cần có kỹ năng nói, đặt câu hỏi tốt mà còn cần có kỹ năng lắng nghe tích cực và hiệu quả. Ai cùng có thể nghe người khác nói nhưng nghe sao cho đúng cách và theo kịp thông tin mà người nói truyền tải thì không phải ai cũng có thể đáp ứng được. Vậy, làm thế nào để kỹ năng lắng nghe của luật sư đạt được hiệu quả tốt?

1- Thái độ lắng nghe của luật sư tư vấn

Khi khách hàng đang nói với luật sư có nghĩa luật sư sẽ là người phải lắng nghe, vì thế, luật sư tư vấn nên tạo cho bản thân mình có sự chủ động và tập trung cao vào vấn đề mà khách hàng đang nói. Có tập trung lắng nghe, luật sư mới có thể tiếp nhận đầy đủ và không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào được khách hàng cung cấp. Hơn nữa, việc tập trung lắng nghe còn thể hiện sự tôn trọng, thái độ chuyên nghiệp, nghiêm túc khi tiếp xúc với đối tác, khách hàng, qua đó tạo được thiện cảm để khách hàng cảm thấy tin tưởng và sẵn sàng cung cấp thông tin. Bên cạnh đó, việc lắng nghe một cách chủ động sẽ giúp luật sư có thể phân tích được đâu là nội dung chính khi khách hàng trinh bày nhiều vấn đề khác nhau.

2- Luật sư tư vấn phản hồi, đặt câu hỏi

Việc lắng nghe của luật sư không phải là việc lắng nghe một chiều mà phải có sự tương tác hai chiều từ hai phía, cụ thể là luật sư nên có  những phản hồi như việc đặt câu hỏi cho khách hàng, xác nhận lại một số nội dung khách hàng vừa nói.

- Thứ nhất, trong quá trình làm việc, không phải khách hàng nào cũng trình bày được đầy đủ, rõ ràng và cụ thể vấn đề. Do đó, việc đặt câu hỏi chính là cách để luật sư tìm hiểu, làm rõ các nội dung thông tin, tài liệu mà khách hàng cung cấp nhằm làm rõ bối cảnh của vụ việc và xác định đúng yêu cầu của khách hàng. Với việc thu thập được đầy đủ nội dung của vụ việc, luật sư mới có thể đưa ra được ý kiến tư vấn đúng, hợp lý, hợp pháp, đáp ứng những yêu cầu của khách hàng;

- Thứ hai, sự phản hồi đối với khách hàng cũng chính là cách mà luật sư thể hiện rằng mình đang tập trung lắng nghe những trình bày của khách hàng, thể hiện sự chú ý, quan tâm đến khách hàng. Điều này tạo được ấn tượng tốt của khách hàng đối với luật sư, tin rằng luật sư thực sự lắng nghe, quan tâm đến vụ việc của khách hàng;

- Cuối cùng, luật sư cần hiểu rằng việc phản hồi, đặt câu hỏi không đồng nghĩa với việc luật sư cắt ngang câu nói của khách hàng mà có nghĩa là luật sư cần lưu ý về các vấn đề vướng mắc này để khi người nói kết thúc, luật sư sẽ có sự phản hồi lại thông tin cho họ. Tránh tình trạng đôi bên cùng nói không có người nghe, nói chuyện lan man sang các chủ đề khác hay khiến người nói rơi vào trạng thái bế tắc không biết nói gì.

Xem thêm: Quy trình tư vấn pháp luật

3- Luật sư tư vấn thể hiện sự khích lệ, đồng thuận khi giao tiếp

Trong khi giao tiếp, luật sư cũng cần có những hành động, thái độ thể hiện sự khích lệ để khách hàng có sự hứng khởi khi nói chuyện, cụ thể là: đưa ra các câu hỏi liên quan tới nội dung khách hàng đã trình bày trước đó, đặt câu hỏi thế hiện suy nghĩ của bản thân về thông tin đã nhận được như:

- Theo những nội dung, anh/chị vừa cung cấp, tôi hiểu theo ý này có đúng không?

- Có phải ý của anh/chị là như thế này không?

- Chúng ta đã thống nhất được với nhau các nội dung sau...

Hoặc luật sư có thể thể hiện sự đồng cảm, quan tâm liên quan đến vụ việc của khách hàng:

- Tôi rất lấy làm tiếc về chuyện mà anh/chị trải qua;

- Tôi hiểu và chia sẻ với tình hình/hoàn cảnh của anh/chị.

4- Giao tiếp phi ngôn ngữ của luật sư tư vấn

Song hành cùng những câu hỏi phản hồi, luật sư tư vấn cũng cần thể hiện thái độ của mình thông qua giao tiếp phi ngôn ngữ để đạt được hiệu quả tốt hơn. Khi đối mặt nói chuyện cùng nhau, luật sư nên sử dụng một cách linh động ánh mắt để thể hiện sự cởi mở, thân thiện và nhiệt tình với người nói. Bên cạnh đó, ngôn ngữ hình thể kết hợp với việc sừ dụng chữ viết, sơ đồ và hình ảnh sinh động trong quá trình diễn đạt bằng lời nói cũng giúp luật sư tư vấn dễ dàng truyền tải các ý tưởng của minh đến khách hàng. Nên tránh làm việc riêng, thiếu tôn trọng người khác như đọc báo, lướt web... trong khi lắng nghe, hãy khoanh tay trước ngực và nhìn ngó xung quanh mà không hướng tới người nói.

5- Luật sư tư vấn khi giao tiếp cần đặt bản thân vào vị trí người nói

Khi đặt mình vào vị trí người nói, luật sư tư vấn sẽ hiểu rõ về những gì người nói trình bày, từ đó có cách nhìn khách quan và có sự tôn trọng họ vì bản thân luật sư hiểu rằng câu chuyện đó như thể chính là câu chuyện của bản thân luật sư.

6- Trang phục của luật sư tư vấn khi giao tiếp

Khi giao tiếp với khách hàng hoặc đồng nghiệp, phong thái của luật sư tư vấn còn được thể hiện ờ trang phục mà luật sư sử dụng. Điều này được xem là một trong những yếu tố bổ trợ quan trọng trong hoạt động giao tiếp. Việc chuẩn bị trang phục tươm tất, kỹ càng giúp luật sư tư vấn gây được ấn tượng tích cực trong mắt khách hàng. Ấn tượng đầu tiên này tuy nhỏ nhưng lại có sức ảnh hưởng lớn trong quá trình làm việc với khách hàng. Khách hàng sẽ có thiện cảm, người luật sư đó được khách hàng tin tưởng hơn. Bên cạnh đó, trang phục còn thể hiện được cá tính của luật sư, chẳng hạn như bề ngoài chững chạc, phù hợp với tính chất công việc mà luật sư phụ trách hay thể hiện sự năng động, sáng tạo, linh hoạt khi giải quyết công việc. Những điểm này góp một phần không nhỏ vào sự thành công của luật sư trong quá trình hành nghề.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về hợp đồng hôn nhân của Công ty Luật TNHH Everest

IV- KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH CỦA LUẬT SƯ TƯ VẤN

Đặc thù của nghề luật sư là việc phải thường xuyên trình bày, lập luận các quan điểm, ý kiến của mình bằng văn bản, lời nói để tư vấn, hướng dẫn cho khách hàng giải quyết các vấn đề khó khăn hay đàm phán, thương lượng, tranh luận trong việc giải quyết tranh chấp. Vì vậy, việc trang bị kỹ năng thuyết trình và hùng biện là điều hết sức cần thiết cho người luật sư chuyên nghiệp.

Khác với luật sư tranh tụng, luật sư tư vấn không cần phải đứng trước phiên tòa để hùng biện phần lập luận, lý lẽ của mình để bảo vệ thân chủ, luật sư tư vấn là những người đưa ra quan điểm, ý kiến pháp lý để giải quyết vấn đề mà khách hàng đã đặt ra. Người luật sư thuần thục kỹ năng thuyết trình sẽ có lập luận logic, mang tính thuyết phục cao và giúp người nghe dễ tiếp thu, nắm bắt vấn đề mà luật sư muốn truyền tải.

Trong các cuộc đàm phán, kỹ năng thuyết trình còn giúp luật sư thuyết phục được đối tác hay đối thủ của khách hàng đi đến một thỏa thuận chung có lợi cho khách hàng và các bên mà không làm gia tăng mức độ căng thẳng hay dẫn đến tranh chấp giữa các bên. Qua đó, chúng ta có thể thấy rằng, việc rèn luyện kỹ năng thuyết trình, đàm phán cũng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của người luật sư.

Để rèn luyện kỹ năng thuyết trình, luật sư tư vấn cần:

- Chuẩn bị đầy đủ nội dung thuyết trình, dụng cụ để thuyết trình, thực hành thuyết trình trước một số lần để làm quen với nội dung;

- Tóm tàt nội dung cần thuyết trình và nêu rõ mục đích của bài thuyết trình để người nghe có thể hiểu luật sư sẽ nói về vấn đề gì;

- Trình bày với lập luận chặt chẽ, có cơ sở pháp lý và thực tiễn (nếu chưa có quy định), tập trung vào trọng tâm, không nói lan man, cho ví dụ đối với những vấn đề khó hiểu;

- Sử dụng ngữ điệu giọng nói lên xuống có chủ đích để thu hút người nghe, âm hưởng vừa phải, rõ ràng, thể hiện sự lịch thiệp và chân thành;

- Trình bày đúng thời gian yêu cầu, không nên trình bày quá dài dẫn đến người nghe không nắm được trọng tâm của bài thuyết trình và có thể làm người nghe chán nản;

- Nếu có khả năng kể chuyện, luật sư có thể đưa thêm một số câu chuyện ngoài lề có tính chất hài hước, dí dỏm có liên quan đến bài thuyết trình để tạo không khí vui vẻ và cuốn hút người nghe;

- Tận dụng thêm ngôn ngữ cơ thể khi cần thiết để tạo thêm hiệu ứng;

- Tận dụng triệt để thế mạnh công nghệ tạo ra các hiệu ứng trên các trang trình bày để người nghe chú ý, cảm thấy dễ theo dõi, dễ nhớ; và

- Kết thúc, chốt lại phần trình bày, nêu bật lên được thông điệp cần truyền tải tạo ra giá trị cho người nghe.

Xem thêm: Đăng ký bản quyền tác giả

V- KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN CỦA LUẬT SƯ TƯ VẤN

Kỹ năng đàm phán cũng là một trong những kỹ năng cần có của luật sư tư vấn vì luật sư tư vấn phải áp dụng rất nhiều kỹ năng này vào việc thương lượng giải quyết các tranh chấp, ký kết hoặc chấm dứt hợp đồng cho khách hàng. Để rèn luyện kỹ năng đàm phán, luật sư cần có bước chuẩn bị kỹ lưỡng trước và trong khi thực hiện đàm phán.

Trước khi đàm phán, luật sư cần tìm hiểu rõ giao dịch và thỏa thuận giữa các bên, hiểu các vấn đề pháp lý có liên quan đến giao dịch và câu trả lời cho các vấn đề đó; hiểu rõ mục tiêu khách hàng cần đạt được là gì và phía đối tác cần đạt được là gì khi đàm phán; biết luật sư đối phương để chuẩn bị đầy đủ tâm lý. Sau đây là một số công việc mà luật sư có thể thực hiện trước khi đàm phán:

- Thu thập thông tin về các bên mà luật sư phải đàm phán, ví dụ như thông tin về khách hàng của luật sư, bên đối tác của khách hàng, bên tranh chấp (nếu có), cơ cấu giao dịch và các thỏa thuận giữa các bên. Thông thường, luật sư có thể nắm được cơ cấu giao dịch và thỏa thuận khi khách hàng cung cấp thông tin. Tuy nhiên, luật sư cần chủ động lắng nghe và hỏi lại khách hàng dựa trên kinh nghiệm của mình để hiểu rõ giao dịch giữa các bên, vì khách hàng có thể chưa nắm rõ nội dung giao dịch mà mình sắp thực hiện;

- Chuẩn bị tốt các tài liệu, thông tin cần thiết có liên quan để khi cần có thể tham chiếu ngay tại nơi đàm phán;

- Trao đổi trước với khách hàng về các mục tiêu cần đạt được và các vấn đề có thể chấp nhận từ đối tác và cần nói rõ để khách hàng hiểu là để đàm phán thành công trên nguyên tắc hai bên cùng có lợi thì khách hàng phải chấp nhận một số yêu cầu từ đối tác. Do đó, luật sư cần xác định cho khách hàng vấn đề nào là quan trọng nhằm đảm bảo được quyền lợi của khách hàng.

Ví dụ: Trong đàm phán hợp đồng mua bán, nếu luật sư tư vấn cho khách hàng là bên bán thì nội dung quan trọng nhất luật sư cần lưu ý khi đàm phán, soạn thảo hợp đồng là làm sao để bên bán nhận được thanh toán đầy đủ, đúng hạn. Ngược lại, nếu luật sư tư vấn cho khách hàng la bên mua thì nội dung quan trọng nhất khi luật sư đàm phán là làm sao để quy định trong hợp đồng việc bên mua nhận được đầy đủ hàng hóa theo đúng yêu cầu;

- Tìm ra các điểm tương đồng, những lợi ích chung của các bên trong quá trình đàm phán để khai thác chúng. Với những điểm tương đồng này, luật sư có thể tập trung trình bày để các bên đều nhận thấy quyền lợi của họ được đàm bảo, qua đó tạo cơ sở để có thể đòi hỏi các yêu cầu khác có lợi cho khách hàng của mình; và

- Luyện tập trước cách trình bày trước khi ra đàm phán chính thức.

Trong khi đàm phán, luật sư có thể thực hiện các công việc sau để đàm phán thành công:

- Luật sư chỉ nên đàm phán với luật sư đối tác về các vấn đề pháp lý phát sinh từ giao dịch và đưa ra các phương thức để giải quyết, đi đến thống nhất giữa hai bên. Luật sư không nên sa đà vào các vấn đề thương mại vì không thuộc thẩm quyền của mình, trừ trường hợp được khách hàng ủy quyền đàm phán luôn về vấn đề đó. Ví dụ: Luật sư hai bên thỏa thuận lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp là tòa án hay trọng tài. về giá cả hàng hóa, luật sư không nên tham gia nếu khách hàng không ủy quyền cho luật sư đàm phán về giá;

- Luật sư cẩn nắm rõ khách hàng và đối tác muốn đạt được mục tiêu gì thông qua đàm phán. Từ đó, luật sư có thể lập luận thuyết phục đối tác chấp nhận các nội dung có lợi cho khách hàng. Đồng thời, trên cơ sở mục đích mà đối tác muốn đạt được, luật sư có thể khai thác để trình bày, chấp nhận một số nội đung do đối tác nhận thấy sự công tâm trong đàm phán với khách hàng của mình;

- Luật sư cần quan sát phản ứng của đối phương trong lúc đàm phán để suy đoán được suy nghĩ cùa họ, đồng thời, luật sư cần tạo môi trường đàm phán thoải mái, ổn định, không nên quá căng thẳng dẫn đến đàm phán không thành công. Trong trường hợp cuộc đàm phán trở nên quá căng thẳng, luật sư có thể đề xuất nghỉ giải lao ít phút để các bên có thời gian thư giãn, bình tâm lại; hoặc trường hợp khả năng đàm phán có thể không thành công vi có quá nhiều bất đồng chưa thể giải quyết ngay tại buổi đàm phán, luật sư nên đề xuất tạm dừng buổi đàm phán và hẹn lại một buổi đàm phán khác. Khi đó, luật sư và khách hàng có thời gian để nghiên cứu, thảo luận và đưa ra phương án để đạt được mục tiêu của minh, đồng thời đạt được sự đồng thuận của đối tác;

- Tìm hiểu kỹ thông tin của luật sư đối phương cũng rất quan trọng để đưa ra phương án đàm phán hợp lý. Nếu biết luật sư đối phương dễ nổi nóng thì luật sư cần cẩn thận dùng từ ngữ không quá kích động, tạo môi trường vui vẻ, thoải mái, thái độ nhã nhặn khi trình bày ý kiến của mình để thuyết phục luật sư đối phương;

- Linh hoạt trong khi đàm phán vì quá trình đàm phán có thể phát sinh rất nhiều vấn đề, nếu luật sư không linh hoạt thì có thể không bảo vệ được quyền lợi của khách hàng. Để linh hoạt khi đàm phán, luật sư nên nắm vững mục đích khách hàng cần đạt được sau khi đàm phán là gì, từ đó nếu có vấn đề gì phát sinh, nếu không ảnh hưởng đến mục đích thì có thể chấp nhận, nếu có ảnh hưởng thì có thể đưa ra phương án đề xuất giải quyết hoặc từ chối không chấp nhận;

- Luật sư cần chuẩn bị sẵn tâm lý vì quá trình đàm phán có thể diễn ra nhiều ngày, nhiều tháng và căng thẳng. Trong mọi trường hợp, luật sư nên tỏ ra bình tĩnh và tự tin, là chồ dựa cho khách hàng. Luật sư có thể tham khảo thêm về kỹ năng đàm phán hiệu quả trong Giáo trình này và các tài liệu tham khảo có liên quan. 

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về thừa kế (luật sư thừa kế) của Công ty Luật TNHH Everest

VI- KỸ NĂNG VIẾT CỦA LUẬT SƯ TƯ VẤN

Công việc cùa luật sư ngoài đòi hỏi những kỹ năng liên quan đến trình bày bằng lời thì kỹ năng viết cùng vô cùng quan trọng. Thực tế, tần suất mà luật sư sử dụng kỹ năng viết còn cao hơn nhiều so với kỹ năng nói. Hầu hết các công việc hằng ngày của luật sư đều ít nhiều liên quan đến kỹ năng này như soạn thảo thư tư vấn pháp luật, soạn thảo thư điện tử trao đổi công việc với khách hàng, đồng nghiệp, soạn thảo hồ sơ, tài liệu cho khách hàng, soạn thảo đơn, thư... Vì vậy, luật sư phải không ngừng trau dồi kỹ năng viết của mình sao cho có tính thuyết phục, logic và thu hút người đọc, khách hàng.

Để cải thiện kỹ năng viết, luật sư cần xác định: Viết cho ai? Viết để làm gì? Viết cái gì? Viết như thế nào?

1- Luật sư tư vấn xác định: viết cho ai

Luật sư cần xác định được đối tượng người đọc là ai để chọn văn phong cho phù hợp. Nếu viết cho khách hàng thì luật sư không nên sử dụng quá nhiều từ ngữ chuyên ngành, nếu bắt buộc phải sử dụng thì cần có phần định nghĩa để diễn giải những từ ngữ đó. Nếu viết cho các cơ quan nhà nước thì văn phong nên tuân thủ đầy đủ hình thức (có tiêu đề, quốc ngữ...), ngắn gọn, súc tích. Nếu viết cho luật sư đối tác thì nội dung cần súc tích, nêu rõ cơ sở pháp lý, lý lẽ dẫn chứng đầy đủ để thuyết phục được đối tác.

2- Luật sư tư vấn xác định: viết để làm gì

Luật sư cần xác định được mục đích của bài viết để làm gì, từ đó sẽ bám theo mục đích đó mà không bị đi lệch hướng. Ví dụ như thư tư vấn cho khách hàng thì mục đích là phân tích và đưa ra phương án xử lý cho khách hàng; công văn hỏi ý kiến cơ quan nhà nước thì mục đích là nêu ra quy định chưa rõ ràng cần xin ý kiến giải thích của cơ quan nhà nước.

3- Luật sư tư vấn xác định: viết cái gì

Sau khi xác định được đối tượng người đọc, mục đích viết, luật sư cần xác định được cơ cấu của bài viết. Bài viết nên chia làm mấy phần, nội dung từng phần như thế nào để diễn đạt đầy đủ nội dung cần viết. Thông thường, luật sư nên lập dàn ý, gạch đầu dòng những ý chính cần triển khai, tìm hiểu cơ sở pháp lý có liên quan, nếu cần có thể gửi trước cho khách hàng dàn ý để góp ý, bổ sung nếu khách hàng yêu cầu.

Quy tắc IRAC (Issue là Nêu vấn đề - Regulations là nêu Quy định - Answer là phần Trả lời - Conclusion là phần Kết luận) có thế được áp dụng để bài viết được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc.

4- Luật sư tư vấn xác định: viết như thế nào

Luật sư cần xác định được hình thức của bài viết là thư tư vấn, thư điện tử, công văn hay hình thức khác cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Luật sư nên hạn chế viết tắt bởi không phải ai cũng có thể hiểu được các từ ngữ viết tắt, dù các từ viết tắt đó có thông dụng đến đâu. Nếu sử dụng từ ngữ viết tắt, luật sư cần có danh mục chữ viết tắt và diễn giải các chữ viết tắt đó. Luật sư cũng nên tránh việc sử dụng quá nhiều các thuật ngữ chuyên ngành không cần thiết, có thể diễn tả thuật ngữ đó bằng ngôn ngữ đời thường để giúp cho người đọc dễ hiểu hơn.

Đặt mình vào vị trí của người nhận được sản phẩm để đánh giá xem liệu sản phẩm của mình đã thỏa mãn được các yêu cầu của người đọc hay chưa.

Sau khi soạn thảo xong lần một, cần rà soát hoặc nhờ đồng nghiệp rà soát lại để tránh các sai sót không đáng có như lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc trùng lặp ý.

Xem thêm: Điều kiện có hiệu lực của Hợp đồng hôn nhân

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).