Phương pháp Kaizen

I- KHÁI LƯỢC VỀ KAIZEN

Kaizen là một cách tiếp cận để tạo ra sự cải tiến liên tục dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi nhỏ, tích cực đang diễn ra có thể mang lại những cải tiến đáng kể. Thông thường, nó dựa trên sự hợp tác và cam kết và trái ngược với các cách tiếp cận sử dụng những thay đổi triệt để hoặc từ trên xuống để đạt được sự chuyển đổi. Kaizen được phát triển trong lĩnh vực sản xuất để giảm lỗi, loại bỏ lãng phí, tăng năng suất, khuyến khích mục đích và trách nhiệm của người lao động và thúc đẩy đổi mới.

Là một khái niệm rộng mang vô số cách hiểu, Kaizen đã được áp dụng trong nhiều ngành khác, bao gồm cả chăm sóc sức khỏe. Kaizen có thể được áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào và thậm chí ở cấp độ cá nhân.

Kaizen có thể sử dụng một số cách tiếp cận và công cụ, chẳng hạn như lập bản đồ dòng giá trị - lập tài liệu, phân tích và cải thiện thông tin hoặc dòng nguyên liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ - và Quản lý Chất lượng Toàn diện - là một khuôn khổ quản lý thu hút người lao động ở tất cả các cấp để tập trung vào cải tiến chất lượng. Bất kể phương pháp nào, trong bối cảnh tổ chức, việc sử dụng thành công Kaizen dựa trên việc nhận được sự ủng hộ cho cách tiếp cận này trong toàn tổ chức và từ Giám đốc điều hành trở xuống.

Kaizen bắt nguồn từ vòng tròn chất lượng của Nhật Bản sau Thế chiến II. Những vòng kết nối hoặc nhóm công nhân này tập trung vào việc ngăn ngừa các sai sót tại Toyota. Chúng được phát triển một phần để đáp lại các chuyên gia tư vấn năng suất và quản lý người Mỹ đã đến thăm đất nước này, đặc biệt là W. Edwards Deming, người đã lập luận rằng việc kiểm soát chất lượng nên được giao trực tiếp hơn cho công nhân dây chuyền. Kaizen được Masaaki Imai mang đến phương Tây và phổ biến qua cuốn sách Kaizen: Chìa khóa thành công trong cạnh tranh của Nhật Bản năm 1986.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

II- MƯỜI NGUYÊN TẮC KAIZEN

Khi triển khai Kaizen, chúng ta lưu ý 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen:

1- Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng: Về nguyên tắc, các sản phẩm / dịch vụ cần được định hướng theo thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Bởi vậy, Kaizen cần nhắm tới mục đích cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại và loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ người dùng cuối.

 2- Không ngừng cải tiến: Khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm /dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí...). Bởi vậy, khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc, mà tổ chức sẽ cần cải tiến liên tục. Chắc chắn việc cải tiến một sản phẩm cũ Một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt sẽ giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới.

3- Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”: Cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao; trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng đắn. Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể, không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.

4- Thúc đẩy văn hóa tổ chức mở: Nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên. Có mạng lưới thông tin nội bộ để nhân viên nhanh chóng cập nhật tin tức, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.

5- Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork): Với Kaizen, tổ chức xây dựng cấu trúc nhân sự theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả. Trong đó, team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.

6- Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án: Nguồn nhân lực để làm dự án được chắt lọc từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.

7- Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn: tổ chức đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý. Đây là cách để xây dựng EVP tổ chức, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

8- Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: Nhân sự cần có sự tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội; chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty; và đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.

9- Thông tin đến mọi nhân viên: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty, nên cần duy trì việc chia sẻ thông tin thường xuyên, minh bạch.

10- Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc: Kết hợp nhiều biện pháp như đào tạo nội bộ, phân quyền cụ thể, phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân, công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

III- QUY TRÌNH 07 BƯỚC ÁP DỤNG KAIZEN TRONG TỔ CHỨC

Bước 1 - Tìm hiểu hiện trạng của tổ chức và xác định mục tiêu Kaizen

Trước khi áp dụng Kaizen, tổ chức cần sáng suốt đánh giá tình trạng thực tế của tổ chức để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,... Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của tổ chức từ các cấp từ CEO cho tới nhân viên. Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo. Bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn tổ chức.

Bước 2 - Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải

Sau khi đánh giá tổ chức, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn. Đừng quên thu thập phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên để có được cái nhìn tổng quan hơn. 

Bước 3 - Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề

Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đây là bước cùng nhau đề xuất giải pháp. Hãy khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo hoặc thậm chí là bất kỳ ý tưởng nào. Chọn một giải pháp khả thi nhất để thiết lập kế hoạch thực hiện, tốt nhất là gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá đo lường được.

Bước 4 - Thực hiện giải pháp Kaizen

Đây là lúc tổ chức thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Tổ chức có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp trước rồi mới chính thức áp dụng trong tổ chức. Xuyên suốt quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát.

Bước 5 - Phân tích kết quả thực hiện giải pháp

Từ các thông tin và dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện, hãy xác định kết quả của giải pháp Kaizen và đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Đa số giải pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực.

Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể tổ chức sẽ nhận ra một vài nhược điểm của giải pháp hoặc một vài yếu tố có thể làm tốt hơn. Cần nhanh chóng sửa chữa những điểm này để “kaizen” chính Kaizen của bạn. Hãy kiên nhẫn rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau. 

Bước 7 - Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

Khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc tổ chức thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1, để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về hợp đồng hôn nhân của Công ty Luật TNHH Everest

IV- MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ MÔ HÌNH KAIZEN

1- Xác định vấn đề trong Kaizen bằng Phương pháp 5W - 1H

5W (Who, What, Where, When, Why) - 1H (How) là những câu hỏi mang tính chất phân tích và xác định vấn đề. Mô hình này được áp dụng xuyên suốt trong chu kỳ Kaizen, từ bước tìm ra mục tiêu Kaizen cho tới bước tối ưu giải pháp.

2- “Dọn vệ sinh kiểu hiện đại” bằng phương pháp 5S

Một nội dung cơ bản của triết lý Kaizen, cũng được phát minh bởi người Nhật là Phương pháp 5S - một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc và cũng là quy tắc đề cao ý thức tự giác của con người. Bởi lẽ nó mang lại những kết quả khá trực quan nên được nhiều tổ chức ưa chuộng sử dụng.

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ "S": Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi triết lý Kaizen trở nên nổi tiếng, 5S được dịch thành các từ khác nhau nhưng đều bắt đầu bằng chữ S và không thay đổi về ý nghĩa cơ bản:

Seiri (Sort - Sàng lọc): Phân loại, chỉ giữ lại những vật dụng hữu ích cho công việc và loại bỏ những thứ không cần thiết.

Seiton (Straighten - Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.

Seiso (Shine - Sạch sẽ): Dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ nhằm cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn làm hỏng hóc máy móc thiết bị.

Seiketsu (Standardize - Săn sóc): Mục tiêu của S4 là tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động 3S ở trên được lâu dài, bài bản trong tổ chức chứ không phải phong trào ngẫu hứng nhất thời.

Shitsuke (Sustain - Sẵn sàng): Giáo dục, hình thành thói quen và tác phong chủ động tham gia thực hiện 5S cho mọi thành viên trong tổ chức.

Xem thêm: Thỏa thuận về tiền lương trong hợp đồng lao động

V- ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHƯƠNG PHÁP KAIZEN

Có một số lý do tại sao Kaizen có thể là một lợi thế cho một tổ chức; tuy nhiên, có một số tình huống mà nó ít phù hợp hơn. Một số ưu điểm và nhược điểm của Kaizen bao gồm:

1- Ưu điểm của Phương pháp Kaizen

Kaizen tập trung vào cải tiến dần dần có thể tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi trái ngược với những nỗ lực lớn có thể bị bỏ rơi do chúng có xu hướng gây ra sự phản đối và đẩy lùi sự thay đổi.

Kaizen khuyến khích xem xét kỹ lưỡng các quy trình để giảm thiểu sai sót và lãng phí.

Với ít lỗi hơn, nhu cầu giám sát và kiểm tra được giảm thiểu.

Tinh thần của nhân viên được cải thiện vì Kaizen khuyến khích ý thức về giá trị và mục đích.

Tinh thần đồng đội tăng lên khi nhân viên nghĩ xa hơn các vấn đề cụ thể của bộ phận của họ.

Sự tập trung vào khách hàng mở rộng khi nhân viên nhận thức rõ hơn về các yêu cầu của khách hàng.

Các hệ thống được áp dụng để đảm bảo các cải tiến được khuyến khích cả trong ngắn hạn và dài hạn.

2- Nhược điểm của Phương pháp Kaizen

Các công ty có nền văn hóa chủ nghĩa lãnh thổ và giao tiếp khép kín trước tiên có thể cần tập trung vào những thay đổi về văn hóa để tạo ra một môi trường dễ tiếp thu.

Các sự kiện Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra sự phấn khích bùng nổ nông cạn, ngắn ngủi và do đó không được duy trì lâu dài.

3- Ví dụ về Phương pháp Kaizen

Toyota: được cho là nổi tiếng nhất với việc sử dụng Kaizen, nhưng các công ty khác đã sử dụng thành công phương pháp này. Dưới đây là 03 ví dụ:

Lockheed Martin. Công ty hàng không vũ trụ là một người đề xuất nổi tiếng của Kaizen. Nó đã sử dụng phương pháp này để giảm thành công chi phí sản xuất, hàng tồn kho và thời gian giao hàng.

Công ty Ô tô Ford: Khi người sùng đạo tinh gọn Alan Mulally trở thành CEO của Ford vào năm 2006, hãng xe này đang trên bờ vực phá sản. Mulally đã sử dụng Kaizen để thực hiện một trong những cuộc cải tổ công ty nổi tiếng nhất trong lịch sử. 

Xưởng Phim hoạt hình Pixar: đã áp dụng mô hình cải tiến liên tục để giảm rủi ro thất bại của bộ phim đắt tiền bằng cách sử dụng các quy trình kiểm soát chất lượng và lặp đi lặp lại.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp