Quản lý công việc của người hành nghề luật

I- KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Mỗi chúng ta đều có 24 giờ một ngày như nhau và với một người hành nghề luật, thời gian là tài sản quý giá nhất. Do đó, kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng bậc nhất đối với việc quản lý công việc của người hành nghề luật, nhưng cũng là kỹ năng khó nắm bắt nhất. Khó khăn trong việc quản lý thời gian của người hành nghề luật chủ yếu thể hiện qua việc người hành nghề luật thường xuyên phải thực hiện một lượng lớn các công việc pháp lý trong khoảng thời gian giới hạn, cụ thể như việc phải thường xuyên tiếp nhận và xử lý hồ sơ khối lượng lớn, liên tục gặp gỡ, liên lạc qua điện thoại và email với công dân, khách hàng; đi công tác, làm việc và di chuyển thường xuyên qua nhiều tỉnh, thành phố... Trong khi đó, người hành nghề luật có thể còn phải phụ trách thêm nhiều công việc khác ở cơ quan, tổ chức hành nghề luật như Quản lý nhân sự, tài chính, công tác văn thư hoặc quan hệ đối ngoại với công dân, khách hàng, đối tác hoặc với cơ quan nhà nước.

Việc quản lý thời gian không hiệu quả, vô tổ chức sẽ dẫn đến việc người hành nghề luật không hoàn thành công việc kịp thời hạn, bị áp lực dồn dập từ đó dẫn đến chán nản, căng thẳng (stress) và ảnh hưởng tới sức khỏe. Do đó, người hành nghề luật hiệu quả luôn cần có sự tự giác, tập trung cao độ và quản lý thời gian hiệu quả, thông qua các kỹ năng cơ bản như sau:

1- Xây dựng và thực hiện kế hoạch

Xây dựng kế hoạch là việc lập danh sách các công việc được sắp xếp theo lịch trình có thời hạn và nguồn lực rõ ràng; được ấn định những mục tiêu cụ thể và kèm theo các biện pháp thực thi để theo đuổi, đáp ứng mục tiêu công việc hành nghề luật. Việc lên kế hoạch cụ thể thể hiện qua việc người hành nghề luật xác định được thời điểm bắt đầu, khoảng giữa và thời điểm kết thúc của một quy trình pháp lý để từ đó có biện pháp theo dõi, xác định mục tiêu, nhiệm vụ, lịch trình công việc và phân bố nguồn lực, ngân sách để thực hiện công việc đó. Nói cách khác, người hành nghề luật lập kế hoạch, tổ chức và quản lý tài nguyên để hoàn thành các mục tiêu cụ thể trong khi duy trì các giới hạn về phạm vi, chất lượng, thời gian và ngân sách.

Hãy coi công việc của người hành nghề luật như là một dự án, với mục tiêu cần hoàn thành thông qua nhiều công đoạn. Qua đó, việc lên kế hoạch của người hành nghề luật bao gồm các bước sau:

- Thiết lập mục tiêu cụ thể: Người hành nghề luật cần đặt ra các mục tiêu bao quát của một dịch vụ pháp lý đã nhận đảm trách, xem xét những gì cần thực hiện trong ngày, trong tuần, trong quý, trong năm. Sai lầm lớn nhất trong việc đặt mục tiêu là không xác định được khả năng của mình đến đâu, dẫn đến việc đưa ra những mục tiêu nằm ngoài khả năng và việc hoàn thành mục tiêu đó không khả thi. Khi đã xác định xong các mục tiêu của mình, hãy xác định mức độ ưu tiên các nhiệm vụ, phân biệt rõ ràng giữa thao tác ưu tiên cần hoàn thành trước và thao tác có thể thực hiện sau.

- Sắp xếp thời gian, thời hạn để người hành nghề luật xử lý các nhiệm vụ, thao tác đã được đề ra theo lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần. Người hành nghề luật có thể lựa chọn các nhiệm vụ mà bản thân phải làm; hoặc phân công, ủy thác cho người khác; hoặc dời đến ngày khác sau đó tùy theo tiến độ và mức độ phức tạp của công việc.

- Lập một danh sách bao gồm mục tiêu và thời hạn ấn định của các mục tiêu được xác định nêu trên, sắp xếp vào lịch trình hàng ngày. Vào cuối ngày, hãy dành ra khoảng thời gian nhất định để xem lại những nhiệm vụ nào được thực hiện vào ngày mai và quyết định xem chúng có còn là ưu tiên hàng đầu hay không và liệu có thể được giao cho người khác không.

- Trong thực tiễn hành nghề luật, tùy theo cách xác lập phương thức tính thù lao thông qua Hợp đồng dịch vụ pháp lý (theo giờ, theo cả gói hoặc từng giai đoạn...), tùy theo vẩn đề cần phải đáp ứng yêu cầu của công việc mà cách quản trị thời gian của người hành nghề luật rất khác nhau. Đa phần các cơ quan, tổ chức hành nghề luật trong lĩnh vực tư vấn chỉ làm việc trong giờ hành chính hoặc nếu phát sinh ngoài giờ thì sẽ tính thù lao thêm đối với khách hàng, nên sau khi hết giờ làm việc thường không liên lạc (kể cả qua điện thoại, qua thư điện tử (email)...) với công dân, khách hàng. Tuy nhiên, trong lĩnh vực tố tụng hoặc với một số trường hợp cấp bách trong lĩnh vực tư vấn, khách hàng yêu cầu trao đổi, gặp gỡ... ngoài thời gian làm việc hành chính tại tổ chức hành nghề, người hành nghề luật vẫn có thể trả lời điện thoại, thư điện tử ngoài giờ, thậm chí ban đêm. Việc phát sinh thời gian này có thể gây khó chịu cho người hành nghề luật, nhưng thực tế nếu xét từ tâm lý và nhu cầu của công dân, khách hàng, việc trao đổi, làm việc ngoài giờ này có ý nghĩa thể hiện sự tận tâm của người hành nghề luật trước nhu cầu phát sinh hoặc tính cấp bách trong công việc.

Người thực hành nghề luật có thể bị mắc kẹt giữa rất nhiều tác vụ đến hạn khác nhau mà chưa biết bắt đầu từ đâu. Trong những trường hợp này, người thực hành nghề luật có thể tham khảo, xem xét áp dụng nguyên tắc sau:

Hãy thực hiện việc đó ngay lập tức, nếu tốn chưa đến 2 phút để hoàn thành.

Có thể hoãn lại, nếu việc đó sẽ mất hơn 2 phút để giải quyết, nhưng hãy đặt thời hạn cuối cùng để giải quyết.

Bàn giao công việc, nếu người thực hành nghề luật có vai trò quản lý, hoặc cần giúp đỡ trong trường hợp cần thiết.

2- Sử dụng các công cụ công nghệ hỗ trợ

Trong thời gian dài, việc quản lý, cập nhật công việc của người hành nghề luật chủ yếu thông qua công tác văn thư hành chính, lập sổ theo dõi, đăng ký vụ việc hoặc sử dụng các bảng, biểu bằng giấy hoặc bảng treo tường để theo dõi. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0, việc sử dụng máy tính xách tay hoặc máy tính văn phòng, máy tính bảng, người hành nghề luật có thể tiếp cận các công cụ công nghệ hỗ trợ hữu ích để theo dõi việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu và tiến trình công việc. Các phần mềm công nghệ là công cụ hỗ trợ hữu hiệu cho người hành nghề luật trong việc cung cấp tầm nhìn tổng quan và rõ ràng về tất cả các mục tiêu, nhiệm vụ và thời hạn thực hiện công việc của người hành nghề luật. Với một số phần mềm, người hành nghề luật có thể thiết lập thông báo, cảnh báo khi các công việc gần đến thời hạn cần hoàn thành, ví dụ như các chương trình lập lịch theo kiểu bảng tính sẽ tự động thao tác, thông báo thời hạn công việc cho người hành nghề luật như Google Calendar, LawToolBox...

Các thiết bị di động cũng có rất nhiều công cụ hữu ích cho người hành nghề luật. Ngoài các tính năng truyền thống như liên lạc, đồng hồ báo thức, đặt lịch và nhắc nhở, người hành nghề luật có thể sử dụng các ứng dụng hữu dụng khác như ghi âm hay sử dụng ứng dụng sao chụp, chỉnh sửa hình ảnh như CamScanner, Scanner Pro..., sử dụng ứng dụng ghi chú (Note) để ghi lại thông tin, ý tưởng của mình.

Có một số ứng dụng quản lý tác vụ như Asana, Trello... có chức năng quản lý các hoạt động cá nhân của người hành nghề luật. Những ứng dụng này cập nhật thông tin liên quan đến một mục tiêu, nhiệm vụ và tiến trình của mục tiêu, nhiệm vụ đấy trong thời gian thực, từ đó đưa ra lời nhắc thời hạn để cải thiện hiệu quả.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest.

II- KỸ NĂNG LƯU TRỮ, KIỂM SOÁT, QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Trong quá trình làm việc, người hành nghề luật luôn phải tiếp nhận khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu, bao gồm tài liệu từ khách hàng, các bản sao chụp từ cơ quan chức năng có thẩm quyền, tài liệu từ quá trình người hành nghề luật tự thu thập, nghiên cứu. Công việc tiếp nhận và lưu trữ tài liệu, hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với bất kỳ người hành nghề luật nào, nhất là đối với các tổ chức hành nghề quy mô nhỏ, diện tích Văn phòng không lớn. Vì thế, kỹ năng kiểm soát, quản lý, lưu trữ hồ sơ là một kỹ năng cần thiết và quan trọng mà không phải bất kỳ ai cũng có thể làm tổt nghiệp vụ này.

Anh (chị) thường sắp xếp hồ sơ, tài liệu của mình như thế nào?

Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, người hành nghề luật nên tiến hành theo trình tự sau:

1- Tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Thực tế, đa phần các tổ chức hành nghề (kể cả các tổ chức hành nghề tại các nước có nghề luật phát triển) đều tiếp nhận, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu vụ việc của khách hàng bằng các file giấy, chứa đựng trong các khu vực làm việc của người hành nghề luật hoặc được lưu trữ bằng kho riêng, có biện pháp bảo đảm bí mật của khách hàng và phòng, chống cháy nổ, chống mối mọt... Trong trường hợp này, các tập (file) hồ sơ vụ việc của khách hàng cần được phân loại theo thời gian, theo lĩnh vực pháp lý (dân sự, kinh doanh - thương mại, hình sự, lao động, hành chính, đầu tư nước ngoài...). Các file này cần được quản lý và sắp xếp theo từng nội dung, chủ đề và theo mẫu tùy theo quản trị của từng tổ chức hành nghề, được lưu trữ ở khu vực quy định để thuận tiện theo dõi, xử lý hàng ngày. Bên cạnh đó, ngoài số tiếp nhận vụ việc, cần có bảng kê vụ việc để khi cần thiết có thể lấy hồ sơ, tài liệu dễ dàng.

Theo xu thế hiện nay, hồ sơ, tài liệu dần được số hóa, thay thế cách lưu trữ thông thường để bảo vệ nguồn tài liệu, hồ sơ vụ án gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của tự nhiên hoặc hóa lý trong quá trình sử dụng lâu dài; cũng như phục vụ nhu cầu, mong muốn được tiếp cận tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng và thuận tiện của người hành nghề luật. Tài liệu lưu trữ theo điện toán đám mây, dù còn một số vấn đề về bảo mật, cho phép người hành nghề luật được tiếp cận hồ sơ, tài liệu ở bất kỳ thời điểm và bất kỳ nơi nào để sử dụng trong quá trình hành nghề luật.

Trước hết, các tài liệu được xử lý thông qua máy quét (Scanner) để chuyển hóa thành tài liệu số, được đặt tên, đánh số để lưu trữ hồ sơ. Thông qua các phần mềm văn phòng, hồ sơ, tài liệu được lập thành các thư mục, đánh số và tên để lưu trữ, chú thích bên cạnh để thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ.

Nếu người hành nghề luật chưa sẵn sàng trong việc số hóa hoàn toàn hồ sơ, tài liệu, hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định đề nhanh chóng truy cập khi cần. Đối với các tài liệu giấy thông thường, người hành nghề luật cần photocopy lại hồ sơ tài liệu gốc, ghi nhận số lượng và nội dung tài liệu tại sổ sách theo dõi, đóng thành tập hồ sơ giấy và lưu lại trong tủ hồ sơ hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các tập hồ sơ thông qua bản danh mục liệt kê một cách hệ thống hồ sơ. Nhờ vào danh mục này mà người hành nghề luật có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

Ngoài ra, một vấn đề cần hết sức lưu ý khi tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu của khách hàng đó là cần đối chiếu hoặc chỉ lưu giữ bản photocopy, sao y, bản chính khách hàng giữ. Trong trường hợp cần thiết phục vụ việc bàn giao cho các cơ quan tố tụng, cơ quan chức năng có thẩm quyền hay cần giám định, người hành nghề luật có thể nhận bản chính hồ sơ, tài liệu nhưng có lập biên bản giao nhận cụ thể.

2-  Sắp xếp, phân loại hồ sơ, tài liệu

Thứ nhất, việc phân loại hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng. Nếu hồ sơ, tài liệu được sắp xếp khoa học và phân loại có hệ thống, người hành nghề luật sẽ dễ dàng kiểm tra, sắp xếp, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Hồ sơ, tài liệu theo dạng số hóa hoặc truyền thống đều nên phân loại tuần tự như sau:

- Phân loại theo lĩnh vực: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng lĩnh vực.

- Phân loại theo nhóm: Trong cùng một lĩnh vực nên chia nhỏ hồ sơ theo nhóm.

- Phân loại trong từng hồ sơ vụ việc cụ thể: Trong cùng một hồ sơ vụ việc cụ thể nên chia nhỏ ra theo từng nhóm.

Thứ hai, sau khi phân loại hồ sơ xong, người hành nghề luật cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học:

- Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra, giai đoạn tố tụng trong hồ sơ để sắp xếp trước sau, đồng thời ghi chú thời điểm để thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu.

- Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái: sắp xếp dựa theo thứ tự bảng chữ cái theo tên của hồ sơ (A,B,C...).

- Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Hồ sơ, tài liệu còn được sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ như mức độ bí mật (hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật), phân theo tiến độ tiếp nhận vụ việc từ hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết đến hồ sơ đã giải quyết xong...

3- Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách có hệ thống hồ sơ của cơ quan, tổ chức hành nghề luật. Nhờ vào danh mục này mà người hành nghề luật có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

- Đối với tài liệu số hóa, sau khi đã chọn cách sắp xếp, người hành nghề luật tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Hồ sơ, tài liệu được đánh số và tên, lập thành các thư mục theo dạng cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ như đã phân loại ở phần trên. Như vậy, khi cần tra cứu, người hành nghề luật có thể tiếp cận nhanh chóng và khoa học nhờ cây thư mục trên máy vi tính hoặc đăng tải lên cơ sở dữ liệu điện toán đám mây.

- Đối với tài liệu truyền thống, sau khi được tiếp nhận, sắp xếp và phân loại, hồ sơ, tài liệu được đóng thành tập hồ sơ giấy và lưu lại trong tủ hồ sơ hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các tập hồ sơ thông qua bản danh mục liệt kê một cách có hệ thống hồ sơ.

Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên. Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, người hành nghề luật nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, người hành nghề luật biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới. Ngoài ra, người hành nghề luật cần cập nhật diễn biến việc giải quyết của hồ sơ pháp lý để nắm bắt kịp thời tiến độ quá trình giải quyết công việc của bản thân.

Đối với các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong, người hành nghề luật cần giảm tải khối lượng hồ sơ bằng cách lưu vào kho lưu trữ hoặc hoàn trả tài liệu cho khách hàng. Khi lưu trữ vào kho, người hành nghề luật cần đảm bảo một vị trí tệp riêng, đánh số cho các tài liệu, hồ sơ lưu vào kho. Đối với trường hợp cần hủy các hồ sơ, tài liệu đã thực hiện xong, người hành nghề luật cần lập danh mục theo dõi các tài liệu được hủy và không được tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu bản chính. Trong điều kiện số hóa hiện nay, người hành nghề luật nên lưu giữ hồ sơ bằng tệp tin đã được số hóa, trong nhiều trường hợp cần thiết có thể kiểm tra, sử dụng khi khách hàng sau nhiều năm quay trở lại hoặc người hành nghề luật sử dụng phục vụ mục đích nghiên cứu, đào tạo.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về thừa kế (luật sư thừa kế) của Công ty Luật TNHH Everest

III- KỸ NĂNG SẮP XẾP KHÔNG GIAN, MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Để trở nên hiệu quả hơn trong việc quản lý công việc, người hành nghề luật cần sắp xếp không gian, môi trường làm việc. Trong cuộc sống hay khi hành nghề, không gian hay môi trường làm việc có thể tác động lớn đến suy nghĩ, trạng thái tâm lý và chất lượng giải quyết công việc, có trường hợp người ta còn coi trọng “phong thủy" đất đai hay hợp tuổi hay không... Người hành nghề luật dù có thể làm việc với một chút lộn xộn nhưng về lâu dài, một không gian làm việc không được tổ chức quy củ là nguồn gốc của nhiều vấn đề trong quá trình hành nghề luật. Khi bàn làm việc có hồ sơ của hàng chục vụ án không được sắp xếp có tổ chức, việc tìm kiếm và nghiên cứu hồ sơ, tài liệu của người hành nghề luật sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, đồng thời có thể dẫn đến việc lẫn lộn và thất lạc hồ sơ, tài liệu. Như vậy, khi không gian, môi trường làm việc của người hành nghề luật làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, đã đến lúc thực hiện một số thay đổi.

Người hành nghề luật cần xác định một không gian hoạt động nơi làm việc, nơi người hành nghề luật chỉ nên giữ những tài liệu, thiết bị cần thiết cho công việc hiện tại. Điều này sẽ giúp người hành nghề luật bắt đầu công việc một cách nhanh chóng, tránh các tác nhân gây phiền nhiễu và tập trung hoàn thành nhiệm vụ được đặt ra. Khi một công việc được hoàn thành, người hành nghề luật cần dọn dẹp, lưu trữ các tài liệu để nhường chỗ cho công việc tiếp theo. Khi không gian làm việc của người hành nghề luật ở trong tình trạng tổt, hãy giữ nó như vậy. Vào cuối mỗi ngày, quyết định những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu đã được nghiên cứu, giải quyết xong.

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (từ Giáo trình Kỹ năng mềm Nghề Luật - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).