Quản lý dựa trên quy trình (Process-Based Management)

Hệ thống không phải là một phương pháp hay công cụ cho một quy trình cụ thể, mà là một cách tiếp cận tổng thể để quản lý tất cả các quy trình trong một tổ chức. Do đó, để quản lý các quy trình một cách hiệu quả, tổ chức phải có một mạng lưới nhóm hiệu quả và kiến ​​thức đầy đủ về tầm nhìn của họ.

Hệ thống quản lý chung tập trung vào kiến ​​thức công việc cụ thể và các giải pháp trực tiếp về chi phí và ngân sách ; mặt khác, quản lý dựa trên quy trình áp dụng các phép đo tài chính này nhưng theo cách vận hành xem xét mỗi hiệu suất ảnh hưởng đến công ty như một hỗn hợp của các quy trình khác nhau như thế nào. Do những tiến bộ gần đây trong công nghệ và cạnh tranh quốc tế gia tăng, nhiều công ty nhắm đến các phương pháp tốt hơn để nhóm và tích hợp các hoạt động của tổ chức.

I- TẦM NHÌN, SỨ MỆNH, GIÁ TRỊ CỐT LÕI:

Tầm nhìn (Vision), Sứ mệnh (Mission) và Giá trị cốt lõi (Core Value): là ba yếu tố quan trọng để quản lý một tổ chức từ góc độ quy trình. Xem xét tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị như một định hướng kinh doanh của họ, một tổ chức có thể xây dựng chiến lược công ty của họ và xác định các quy trình mà họ sẽ tính đến. Nhờ đó, tổ chức có được sức mạnh và khả năng cạnh tranh giữa các công ty khác.

1- Tầm nhìn:

Tầm nhìn (Vision): là một mục đích đầy khát vọng mà tổ chức muốn đạt được trong thời gian dài. Tầm nhìn khiến công ty thách thức nhiều nhiệm vụ khác nhau và phát triển chiến lược kinh doanh của riêng mình. Nói cách khác, tổ chức coi tầm nhìn là động lực để xây dựng cấu trúc doanh nghiệp, xác định kế hoạch chiến lược và quản lý nguồn nhân lực. Do đó, công ty thực hiện 'các hoạt động đạt được tầm nhìn' là mục tiêu chính của họ.

2- Sứ mệnh:

Sứ mệnh (Mission): là mục đích cơ bản của một công ty không thay đổi theo thời gian. Sứ mệnh cung cấp hướng dẫn cho việc ra quyết định và đưa ra con đường dẫn đến kết quả thành công. Ví dụ, sứ mệnh khác với tầm nhìn ở chỗ sứ mệnh là điều cần đạt được trong khi tầm nhìn là điều cần hướng tới để đạt được.

3- Giá trị cốt lõi:

Giá trị cốt lõi  (Core Value): là một nguyên tắc giúp các công ty xác định xem các hành động và quyết định là đúng hay sai. Giá trị là điều cần thiết để đưa ra quyết định và duy trì thành công lâu dài của công ty.

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua bán doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

II- ƯU ĐIỂM CỦA QUẢN LÝ DỰA TRÊN QUY TRÌNH:

Tài liệu hóa một quy trình cung cấp một hướng dẫn rõ ràng về cách tổ chức cải thiện các quy trình và hiệu suất của họ theo thời gian.

Quản lý dựa trên quy trình đo lường toàn bộ các hoạt động trong một doanh nghiệp. Chẳng hạn, nó tập trung vào các quy trình nội bộ như sự hài lòng của khách hàng , chất lượng sản phẩm và tính bảo mật cũng như kết quả tài chính bao gồm doanh thu , lợi nhuận, chi phí và ngân sách.

Hiểu biết về mối tương quan giữa các quy trình kinh doanh tránh đưa ra quyết định sai lầm. Nó làm giảm chi phí, thời gian và nguồn lực lãng phí vào những thứ không cần thiết.

Phân tích các quy trình, một tổ chức sẽ có thể dự đoán các nguồn nguy hiểm và chọn các quyết định đúng đắn.

Hệ thống bảo vệ vốn trí tuệ của tổ chức. Theo dõi sự phát triển của các quy trình, tổ chức có thể phân tích rủi ro và điểm yếu của nó.

Tập trung vào cải tiến liên tục và các yêu cầu của khách hàng, tổ chức cải thiện các dịch vụ khách hàng mang lại giá trị cho khách hàng của mình.

Đánh giá quy trình đảm bảo kết quả mà một công ty mong muốn đạt được.

Quản lý dựa trên quy trình là sự tích hợp của cả đầu vào và đầu ra trong quy trình kinh doanh. Nó kiểm soát các nguồn lực nhân sự, kỹ thuật và tài chính theo quan điểm tổng thể.

Tổ chức có thể cải thiện hệ thống Công nghệ thong tin để giảm độ phức tạp không cần thiết và cải thiện chất lượng đo lường hiệu suất.

Phân tích các quy trình và triển khai các đối tượng mới nếu được yêu cầu, tổ chức đối phó với những thay đổi nhanh chóng về nhu cầu.

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ Pháp chế doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest.

III- BA GIAI ĐOẠN TRONG QUẢN LÝ DỰA TRÊN QUY TRÌNH:

1- Ghi lại quá trình:

Để quản lý hoạt động kinh doanh của mình từ góc độ dựa trên quy trình, một tổ chức cần phải hiểu những gì xác định quy trình và chúng bao gồm những hoạt động nào.

Một doanh nghiệp bao gồm các bộ phận khác nhau phụ trách các công việc hoặc chức năng cụ thể. Do đó, các quy trình hỗ trợ các lĩnh vực quản lý này và chuyển đổi các kết quả đầu ra thành công. Sau đó, một nhóm quy trình thực hiện một tập hợp các nhiệm vụ tuần tự để phân tích xem liệu tổ chức có mang lại kết quả đầu ra hữu ích cho khách hàng hay không.

Về cơ bản, các quy trình được xây dựng dựa trên thông tin cho biết tình trạng hiện tại của công ty và dữ liệu nghiên cứu chẳng hạn như sự hài lòng của khách hàng. Thông tin bao gồm thỏa thuận dựa trên khách hàng, tài liệu quản lý, hướng dẫn mua hàng và lưu đồ . [6] Chẳng hạn, lưu đồ là một thông tin hữu ích để kiểm soát luồng quy trình và liệt kê chi tiết một số bước và hoạt động.

2- Phân tích hiệu suất quá trình:

Các quy trình được phân tích và làm rõ được phép triển khai trên thực tế doanh nghiệp. Sau đó, một tổ chức giám sát hoạt động kinh doanh của mình và cải thiện giai đoạn tổng thể của quy trình.

Để đánh giá trình tự của quy trình, phép đo là một yếu tố thiết yếu cho thấy kết quả về hiệu suất của quy trình với dữ liệu số và dữ liệu so sánh. Nói cách khác, các tổ chức có được phân tích phù hợp bằng cách sử dụng các phép đo có thể được hiển thị dưới dạng biểu diễn đồ họa như biểu đồ hình tròn, biểu đồ thanh , phân tích nguyên nhân và kết quả và phân tích khoảng cách.

Nhiều tổ chức phụ thuộc nhiều vào dữ liệu và phân tích trực quan được xử lý bởi hệ thống thông tin. Vì lý do này, tổ chức phải có được phân tích chính xác dựa trên dữ liệu chính xác và phải thận trọng với đầu ra sai lầm ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình kinh doanh của họ.

Do đó, các phép đo giúp công ty phân tích tình trạng hoạt động hiện tại và đưa ra hướng dẫn cho các cải tiến bền vững của công ty.

3- Thực hiện các cải tiến:

Sau khi đã thiết kế các quy trình của hệ thống quản lý và phân tích kết quả hoạt động bằng cách sử dụng các phép đo hữu ích, bước cuối cùng là làm thế nào để cải thiện hệ thống và duy trì hiệu quả của nó. Do đó, thực hiện các cải tiến là một hoạt động chính để kiểm tra các quy trình và cải thiện dòng chảy của hệ thống quản lý.

Một tổ chức xác định phần nào của quy trình phải được cải tiến và sửa đổi. Nó phân tích cách mỗi quy trình ảnh hưởng đến một tập hợp các hoạt động và áp dụng các cải tiến cho một số bộ phận của hệ thống. Mục đích của việc triển khai là vận hành hoạt động kinh doanh của mình một cách chiến lược và cung cấp đủ nguồn lực. Trên thực tế, quản lý dựa trên quy trình dẫn đến kết quả đầu ra làm hài lòng khách hàng của họ và phát triển bản thân doanh nghiệp.

IV- MỘT SỐ KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ DỰA TRÊN QUY TRÌNH:

1- Quản lý dựa trên giá trị:

Quản lý dựa trên giá trị (Value-Based Management, viết tắt: VBM), hoặc Quản lý vì giá trị (Managing for Value, viết tắt: MFV) nêu rõ rằng, Ban quản trị trước hết nên xem xét lợi ích của các cổ đông khi đưa ra các quyết định quản lý. Theo nguyên tắc này, các Giám đốc điều hành cấp cao nên đặt ra các mục tiêu hiệu suất về mặt mang lại lợi nhuận cho cổ đông (giá cổ phiếu và thanh toán cổ tức) và quản lý để đạt được chúng.

2- Lập kế hoạch chiến lược:

Lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning): là một quá trình và do đó có đầu vào, hoạt động, đầu ra và kết quả. Quá trình này, giống như tất cả các quy trình, có các ràng buộc. Nó có thể chính thức hoặc không chính thức và thường lặp đi lặp lại, với các vòng phản hồi trong suốt quá trình. Một số yếu tố của quy trình có thể liên tục và những yếu tố khác có thể được thực hiện dưới dạng các dự án riêng biệt với thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng trong một khoảng thời gian.

3- Mô hình hóa quy trình kinh doanh:

Mô hình hóa quy trình kinh doanh (Business process modeling, viết tắt: BPM): trong quản lý quy trình kinh doanh và kỹ thuật hệ thống là hoạt động biểu diễn các quy trình của doanh nghiệp, để các quy trình kinh doanh hiện tại có thể được phân tích, cải tiến và tự động hóa. BPM thường được thực hiện bởi các nhà phân tích kinh doanh, những người cung cấp kiến ​​thức chuyên môn trong lĩnh vực lập mô hình; bởi các chuyên gia về chủ đề, những người có kiến ​​thức chuyên môn về các quy trình được mô hình hóa; hoặc phổ biến hơn bởi một nhóm bao gồm cả hai. Ngoài ra, mô hình quy trình có thể được lấy trực tiếp từ nhật ký của các sự kiện bằng cách sử dụng các công cụ khai thác quy trình .

4- Quản lý dự án:

Quản lý dự án (Project management): là quá trình lãnh đạo công việc của một nhóm để đạt được tất cả các mục tiêu của dự án trong những ràng buộc nhất định. Thông tin này thường được mô tả trong tài liệu dự án, được tạo khi bắt đầu quá trình phát triển. Các ràng buộc chính là phạm vi, thời gian và ngân sách. Thách thức thứ hai là, tối ưu hóa việc phân bổ các đầu vào cần thiết và áp dụng chúng để đáp ứng các mục tiêu đã xác định trước.

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (từ Wikipedia và một số nguồn khác).