Quản lý thời gian công việc của người hành nghề luật

1- Kỹ năng quản lý thời gian công việc của người hành nghề luật

Mỗi chúng ta đều có 24 giờ một ngày như nhau và với một người hành nghề luật, thời gian là tài sản quý giá nhất. Do đó, kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng bậc nhất đối với việc quản lý công việc của người hành nghề luật, nhưng cũng là kỹ năng khó nắm bắt nhất. Khó khăn trong việc quản lý thời gian của người hành nghề luật chủ yếu thể hiện qua việc người hành nghề luật thường xuyên phải thực hiện một lượng lớn các công việc pháp lý trong khoảng thời gian giới hạn, cụ thể như việc phải thường xuyên tiếp nhận và xử lý hồ sơ khối lượng lớn, liên tục gặp gỡ, liên lạc qua điện thoại và email với công dân, khách hàng; đi công tác, làm việc và di chuyển thường xuyên qua nhiều tỉnh, thành phố. Trong khi đó, người hành nghề luật có thể còn phải phụ trách thêm nhiều công việc khác ở cơ quan, tổ chức hành nghề luật như quản lý nhân sự, tài chính, công tác văn thư hoặc quan hệ đối ngoại với 2 dẫn, khách hàng, đối tác hoặc với cơ quan nhà nước.

Việc quản lý thời không hiệu quả, và tổ chức sẽ dẫn đến việc người hành nghề luật không hoàn thành công việc kịp thời hạn, bị áp lực dồn dập từ đó dẫn đến chán nản, căng thẳng (stress) và ảnh hưởng tới sức khỏe. Do đó, người hành nghề luật hiệu quả luôn cần có sự tự giác, tập trung cao độ và quản lý thời gian hiệu quả.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về hợp đồng hôn nhân.

2- Xây dựng và thực hiện kế hoạch

Xây dựng kế hoạch là việc lập danh sách các công việc được sắp xếp theo lịch trình có thời hạn và nguồn lực rõ ràng; dược ấn định những mục tiêu cụ thể và kèm theo các biện pháp thực thi để theo đuổi, đáp ứng mục tiêu công việc hành nghề luật. Việc lên kế hoạch cụ thể thể hiện qua việc người hành nghề luật xác định được thời điểm bắt đầu, khoảng giữa và thời điểm kết thúc của một quy trình pháp lý để từ đó có biện pháp theo dõi, xác định mục tiêu, nhiệm vụ, lịch trình công việc và phân bố nguồn lực, ngân sách để thực hiện công việc đó. Nói cách khác, người hành nghề luật lập kế hoạch, tổ chức và quản lý tài nguyên để hoàn thành các mục tiêu cụ thể trong khi duy trì các giới hạn về phạm vi, chất lượng, thời gian và ngân sách.

Hãy coi công việc của người hành nghề luật như là một dự án, với mục tiêu cần hoàn thành thông qua nhiều công đoạn. Qua đó, việc lên kế hoạch của người hành nghề luật bao gồm các bước sau:

[1] Thiết lập mục tiêu cụ thể: Người hành nghề luật cần đặt ra các mục tiêu bao quát của một dịch vụ pháp lý đã nhận đảm trách, xem xét những gì cần thực hiện trong ngày, trong tuần, trong quý, trong năm. Sai lầm lớn nhất trong việc đặt mục tiêu là không xác định được khả năng của mình đến đâu, dẫn đến việc đưa ra những mục tiêu nằm ngoài khả năng và việc hoàn thành mục tiêu đó không khả thi. Khi đã xác định xong các mục tiểu của mình, hãy xác định mức độ ưu tiên các nhiệm vụ, phân biệt rõ ràng giữa thao tác tru tiền cần hoàn thành trước và thao tác có thể thực hiện sau.

[2] Sắp xếp thời gian, thời hạn để người hành nghề luật xử lý các nhiệm vụ, thao tác đã được để ra theo lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần. Người hành nghề luật có thể lựa chọn các nhiệm vụ mà bản thân phải làm; hoặc phản công, ủy thác cho người khác; hoặc dời đến ngày khác sau đó tùy theo tiến độ và mức độ phức tạp của công việc. Lập một danh sách bao gồm mục tiêu và thởi hạn ổn định của các mục tiêu được xác định nêu trên, sắp xếp vào lịch trình hàng ngày. Vào cuối ngày, hãy dành ra khoảng thời gian nhất định để xem lại những nhiệm vụ nào được thực hiện vào ngày mai và quyết định xem chúng có còn là ưu tiền hàng đầu hay không và liệu có thể được giao cho người khác không.

Trong thực tiễn hành nghề luật, tùy theo cách xác lập phương thức tính thù lao thông qua Hợp đồng dịch vụ pháp lý (theo giờ, theo cả gói hoặc từng giai đoạn...), tùy theo vấn đề cần phải đáp ứng yêu cầu của công việc mà cách quản trị thời gian của người hành nghề luật rất khác nhau. Đa phần các cơ quan, tổ chức hành nghề luật trong lĩnh vực tư vấn chi làm việc trong giờ hành chính hoặc nếu phát sinh ngoài giờ thì sẽ tính thù lao thêm đối với khách hàng, nên sau khi hết giờ làm việc thưởng không liên lạc (kể cả qua điện thoại, qua thư điện tử (email)...) với công dân, khách hàng. Tuy nhiên, trong lĩnh vực tố tụng hoặc với một số trường hợp cấp bách trong lĩnh vực tư vấn, khách hàng yêu cầu trao đổi, gặp gỡ... ngoài thời gian làm việc hành chính tại tổ chức hành nghề, người hành nghề luật vẫn có thể trả lời diện thoại, thư điện tử ngoài giờ, thậm chí ban đêm. Việc phát sinh thời gian này có thể gây khó chịu cho người hành nghề luật, nhưng thực tế nếu xét từ tâm lý và nhu cầu của công dân, khách hàng, việc trao đổi, làm việc ngoài giờ này có ý nghĩa thể hiện sự tận tâm của người hành nghề luật trước nhu cầu phát sinh hoặc tính cấp bách trong công việc.

Người thực hành nghề luật có thể bị mắc kẹt giữa rất nhiều tác vụ đến hạn khác nhau mà chưa biết bắt đầu từ đâu. Trong những trường hợp này, người thực hành nghề luật có thể tham khảo, xem xét áp dụng nguyên tắc sau: Hãy thực hiện việc đó ngay lập tức, nếu tổn chưa đến 2 phút để hoàn thành. Có thể hoãn lại, nếu việc đó sẽ mất hơn 2 phút để giải quyết, nhưng hãy đặt thời hạn cuối cùng để giải quyết. Bàn giao công việc, nếu người thực hành nghề luật có vai trò quản lý, hoặc cần giúp đỡ trong trường hợp cần thiết.