Quy trình đại diện ngoài tố tụng của Luật sư trong lĩnh vực hành chính

I- LUẬT SƯ TƯ VẤN GẶP GỠ, TRAO ĐỔI ĐỂ TÌM HIỂU VÈ NHU CẦU ĐẠI DIỆN CỦA KHÁCH HÀNG 

Khách hàng có vụ việc hành chính cần ủy quyền cho Luật sư đại diện trước cơ quan hành chính nhà nước thường là cá nhân, tổ chức. Khi đề nghị Luật sư cung cấp dịch vụ này, họ sẽ tự đưa ra một số nội dung yêu cầu cụ thể của mình về vụ việc.

Để nắm bắt được yêu cầu của khách hàng, một trong những phương pháp thông thường nhất là Luật sư cần phải trực tiếp gặp gỡ, trao đổi với khách hàng. Qua trao đổi sẽ giúp cho Luật sư thu thập đầy đủ thông tin nội dung sự việc.

Yêu cầu đối với Luật sư khi trao đổi với khách hàng là phải dễ gần, dễ giao tiếp, có kỹ năng chia sẻ, lắng nghe, biết đặt mình vào vị trí của khách hàng để hiểu rõ tâm tư và nguyện vọng của khách hàng, biết dần dắt giúp khách hàng phát triển, nâng cao trình độ và ý thức pháp luật của mình, biết lắng nghe, phản ứng và làm việc với thái độ kiên trì, đưa ra những giải đáp cho những câu hỏi, những lời phản bác, phân biệt đúng, sai thể hiện ở trong sự việc và đưa ra những ý kiến cho trường hợp cụ thể của khách hàng.

Qua việc tiếp xúc, trao đổi với khách hàng, Luật sư có thể phải đưa ra các câu hỏi nhằm thu thập thông tin, tài liệu. Luật sư cần nhận diện tính trung thực từ các thông tin do khách hàng cung cấp để có thái độ khách quan, không định kiến, vội vàng khi đánh giá và đưa ra kết luận về nội dung vụ việc.

Luật sư cần ghi chép, sàng lọc những thông tin hữu ích, lựa chọn đầy đủ tình tiết quan trọng của nội dung vụ việc để định hướng cho khách hàng cách thức đưa ra yêu cầu phù hợp với pháp luật. Từ đó, xác định tính chất và làm rõ được các vấn đề pháp lý mấu chốt của vụ việc như: Đối tượng của yêu cầu trong nội dung vụ việc, quy phạm pháp luật nội dung cần áp dụng phù hợp với tình huống của khách hàng.

Ngoài việc tìm hiểu yêu cầu nội dung của vụ việc, Luật sư cần lưu ý tìm cở sở pháp lý cho phép Luật sư được đại diện khi thực hiện các vụ việc hành chính đó. Đặc biệt là quyền đại diện của Luật sư được quy định trong văn bản quy phạm hành chính của từng lĩnh vực quản lý hành chính.

Ví dụ: Công ty TNHH M, mã số thuế... lập hồ sở đề nghị hoàn thuế giá trị gia tăng gửi Chi cục thuế quận X, thành phố H với số tiền thuế yêu cầu hoàn là 330.760.257 đồng, trong đó có thuế giá trị gia tăng đầu vào của các hoá đởn thu tiền mua căn hộ nhà chung cư hình thành trong tưởng lai tại địa chỉ... để làm trụ sở công ty với giá trị 2.630.067.552 đồng, công ty đã đóng 70% số tiền mua căn hộ là 1.808.171.442 đồng. Do đó, công ty đề nghị hoàn thuế trên số tiền mua căn hộ đã trả là 164.379.222 đồng trong tổng số thuế đề nghị hoàn là 330.760.257 đồng theo pháp luật thuế giá trị gia tăng. Luật sư phải làm gì khi đại diện cho khách hàng thực hiện nội dung các công việc trên tại cơ quan thuế?

Sau khi nắm bắt được yêu cầu của khách hàng, Luật sư phải cùng khách hàng đi đển thỏa thuận về hình thức, phạm vi, nội dung ủy quyền, tùy theo tính chất của vụ việc, trên cơ sở các điều khoản của hợp đồng ủy quyền, đồng thời xây dựng cho mình kế hoạch thực hiện các nội dung như đã cam kết.

Ví dụ: thủ tục thành lập; đăng ký và bổ sung, thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Đây là những thủ tục có mối liên quan kế tiếp nhau để xác định yêu cầu đại diện của Luật sư đối với thủ tục đăng ký kinh doanh, Luật sư cần phải trao đổi với khách hàng các nội dung như sau: Doanh nghiệp xin phép đăng ký kinh doanh là loại hình doanh nghiệp nào; Hồ sơ, giấy tờ đăng ký kinh doanh đối với loại hình doanh nghiệp cần phải nộp trước cở quan hành chính; Cơ quan, người có thẩm quyền thực hiện thủ tục đăng ký; Trình tự các bước và thời hạn thực hiện thủ tục; Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, cở quan hành chính, người đại diện ủy quyền khi tham gia thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh; Yêu cầu của khách hàng đối với Luật sư trong quá trình đại diện.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

II- LUẬT SƯ KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỤ VIỆC

Xác định các tình tiết nội dung sự việc được sắp xếp hệ thống theo trình tự, diễn biến về mặt thời gian, qua các giai đoạn của một thù tục hành chính. Các nhóm tình tiết của một thủ tục hành chính gồm:

(1) Nhóm tình tiết sự kiện làm phát sinh quan hệ pháp luật hành chính. Đó là sự kiện pháp lý làm phát sinh một quan hệ pháp luật hành chính cụ thể như yêu cầu, kiến nghị, đề nghị, tố cáo... hoặc xuất phát từ một Quyết định hành chính trong hoạt động quản lý của cở quan hành chính nhà nước. Nhóm tình tiết này phản ánh các hành vi mang tính thủ tục của cơ quan hành chính như: triệu tập người liên quan, tập hợp chứng cứ, hồ sơ, lập biên bản hoặc ban hành các văn bản có giá trị pháp lý đưa vụ việc ra giải quyết theo quy định của pháp luật.

(2) Nhóm tình tiết xem xét ra Quyết định hành chính: đây là hoạt động áp dụng pháp luật của cơ quan hành chính để ban hành Quyết định hành chính cá biệt đối với vụ việc cụ thể. Hoạt động này được thể hiện thông qua các tình tiết, sự kiện về thời hạn ra quyết định, trình tự nội dung, hình thức quyết định, trình tự công bố phù hợp với từng thủ tục nhất định được quy định chi tiết trong các quy phạm pháp luật hành chính.

(3) Nhóm tình tiết thi hành quyết định quản lý hành chính nhà nước. Nhóm tình tiết thực hiện quyền và nghĩa vụ từ phía cơ quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định và áp dụng các biện pháp cưỡng chế khi cần thiết cũng như quyền và nghĩa vụ của người phải thi hành quyết định đúng thời hạn và trình tự.

(4) Nhóm tình tiết khiếu nại và xem xét giải quyết khiếu nại đối với Quyết định hành chính, hành vi hành chính có thể xảy ra sau khi ban hành Quyết định hành chính hoặc trường hợp sau khi quyết định được tổ chức thi hành trên thực tế. Trong nhóm tình tiết này, Luật sư cần xác định rõ yêu cầu về quyền lợi và thiệt hại phát sinh từ việc ban hành Quyết định hành chính, thực hiện hành vi hành chính đối với khách hàng.

Tóm lại, khái quát nội dung sự việc là hoạt động quan trọng nhằm giúp Luật sư nắm được một cách có hệ thống, đầy đủ và toàn diện về trình tự, thủ tục hành chính cụ thể đã diễn ra trên thực tế. Qua đó, phát hiện có hay không có vi phạm về quyền và nghĩa vụ pháp lý của các chú thể khi tham gia vào quan hệ pháp luật hành chính cũng như xác định được trách nhiệm của các bên về thực hiện quyền và nghĩa vụ pháp lý theo quy định của pháp luật.

Các vấn đề pháp lý cần xác định từ nội dung sự việc: Quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng có phù hợp với quy định của pháp luật không; Sự đáp ứng đển mửc nào những yêu cầu từ phía cở quan hành chính đối với vụ việc của khách hàng; Các vướng mắc, khó khăn từ các mối quan hệ khác cần giải quyết của vụ việc; Có hay không quyền và lợi ích của khách hàng bị xâm phạm trực tiếp từ Quyết định hành chính, hành vi hành chính; Các căn cứ cho rằng quyền và lợi ích của khách hàng bị xâm hại và mức độ thiệt hại thực tế.

Việc xác định các vấn đề pháp lý của vụ việc thực chất là làm sáng tỏ việc cở quan hành chính đã áp dụng pháp luật đúng trong thủ tục hành chính đó chưa? có hay không việc đánh giá sai lầm về sự việc? Luật sư cần phải tiến hành thu thập tài liệu, chứng cứ nào và đưa ra các lập luận gì khi đại diện tham gia vào thủ tục tại cơ quan hành chính đó?

Xem thêm: Dịch vụ luật sư thu hồi đất của Công ty Luật TNHH Everest 

III- LUẬT SƯ THU THẬP TÀI LIỆU, THÔNG TIN

1- Hồ sở thủ tục hành chính

Đặc điểm của thủ tục hành chính là cơ quan hành chính nhà nước được quyền quy định các loại giấy tờ cần thiết khi giải quyết các yêu cầu của tổ chức, cá nhân nhằm xác định một quan hệ pháp lý rõ ràng. Các loại giấy tờ này cá nhân, tổ chức có thể tự kê khai và giao nộp theo yếu cầu của cơ quan hành chính nhà nước.

Vì vậy, việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật cho khách hàng khi tham gia vào thủ tục hành chính là trách nhiệm của Luật sư. Trong quá trình chuẩn bị; Luật sư phải dựa vào quy định của pháp luật về thủ tục hành chính để phân biệt những loại giấy tờ nào không có giá trị, hoặc không cần thiết, thậm chí là vò lý từ yêu cầu của phía các công chức trong các cở quan hành chính nhà nước.

Ví dụ: Hồ sơ đăng ký kinh doanh cần có: Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh (yêu cầu); giấy tờ chứng minh về chủ thể; giấy tờ chứng minh về địa vị pháp lý, vốn của từng loại hình doanh nghiệp; giấy tờ chứng chỉ hành nghề. Hoặc theo Điều 71 Luật Quản lý thuế năm 2019, hồ sơ hoàn thuế gồm: Văn bản yêu cầu hoàn thuế; các tài liệu liên quan đển yêu cầu hoàn thuế.

Ngoài việc giúp khách hàng đáp ứng đầy đủ các điều kiện hợp lệ về hồ sơ, giấy tờ cho một thủ tục hành chính, Luật sư còn có nghĩa vụ trình bày đầy đủ, trung thực mọi tình tiết liên quan đển vụ việc. Các thông tin do Luật sư cung cấp phải chính xác, nếu không chính xác dễ dẫn tới việc giải quyết không đúng của cở quan hành chính có thẩm quyền.

Trong trường hợp cơ quan hành chính yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ, giấy tờ, Luật sư phải có nghĩa vụ đáp ứng các yêu cầu đó.

2- Thu thập tài liệu, chứng cứ khi đại diện tham gia giải quyết khiếu nại

Việc thu thập tài liệu, chứng cứ trong quá trình tham gia giải quyết khiếu nại hành chính của Luật sư phải xuất phát từ đối tượng đưa ra yêu cầu khiếu nại của khách hàng.

Ví dụ: Khi khiếu nại yêu cầu hủy quyết định ấn định thuế, Luật sư phải thu thập tài liệu, chứng cứ chứng minh tính bất hợp pháp của quyết định này cả về hình thức và nội dung. Luật sư có thể chứng minh cơ quan thuế đã có vi phạm về thủ tục ban hành Quyết định hành chính thuế như không công bố quyết định thành tra tại trụ sở của doanh nghiệp bị thành tra thuế. Hoặc việc áp dụng sai các quy phạm pháp luật thuế để xử lý về hành vi vi phạm pháp luật thuế của khách hàng.

Luật Khiếu nại quy định các bên tham gia vào quan hệ pháp luật khiếu nại đều có quyền và nghĩa vụ chứng minh. Trong đó, cơ quan hành chính nhà nước phải áp dụng các biện pháp để thu thập đầy đủ tài liệu, chứng cứ giấy tờ, xác định những người làm chứng, quyết định trưng cầu giám định, hoặc yêu cầu cá nhân, tố chức liên quan cung cấp thông tin, xác minh, thẩm tra vụ việc...

Về phía Luật sư, đại diện của người khiếu nại có nghĩa vụ trình bày về sự việc, cung cấp thông tin, tài liệu, đề đạt yêu cầu cùa mình một cách trung thực; người bị khiếu nại có quyền đưa ra bằng chứng về tính hợp pháp của Quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại.

Luật Khiếu nại quy định hồ sở giải quyết khiếu nại gồm: Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại; Tài liệu, chứng cứ do các bên cung cấp; Biên bản kiểm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định (nếu có); Biên bản tổ chức đối thoại (nếu có); Quyết định giải quyết khiếu nại; Các tài liệu khác có liên quan.

Như vậy, để có đuợc tài liệu, chứng cứ giải quyết khiếu nại, Luật sư có thể tự mình tiến hành thu thập tài liệu, chứng cứ bằng nhiều biện pháp thu thập khác nhau, hoặc làm đơn yêu cầu cơ quan hành chính tiến hành trưng cầu giám định, yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức khác cung cấp bằng chứng.

Việc thu thập chứng cứ và đánh giá chứng cứ của Luật sư phải bảo đảm tuân thủ nguyên tắc khách quan, toàn diện, đặc biệt là chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, tính chính xác của các giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ và những thông tin có liên quan mà Luật sư đã giao nộp và trình bày trước cơ quan hành chính nhà nước.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

IV- LUẬT SƯ NGHIÊN CỨU HỒ SƠ VỤ VIỆC HÀNH CHÍNH

Hồ sơ vụ việc hành chính có thể chia làm hai loại: Loại hồ sơ, giấy tờ hợp thức hóa một thủ tục hành chính như: hồ sơ đăng ký kê khai quyền sử dụng đất; hồ sơ xin cấp phép xây dựng; hồ sơ đăng ký kinh doanh...; Hồ sơ khiếu nại như: hồ sơ khiếu nại Quyết định hành chính, hành vi hành chính về thu hồi đất; hồ sơ khiếu nại quyết định, hành vi cưỡng chế thu hồi đất; hồ sơ khiếu nại quyết định xử phạt hành chính về đất đai...

Nội dung cần nghiên cứu của hồ sơ khiếu nại: Nghiên cứu tệp tài liệu phát sinh vụ việc hành chính; Nghiên cứu tệp tài liệu giải quyết vụ việc và ban hành Quyết định hành chính để giải quyết vụ việc; Nghiên cứu tệp tài liệu tổ chức thi hành Quyết định hành chính; Nghiên cứu tệp tài liệu ban hành lại Quyết định hành chính khi phát hiện tình tiết mới; Nghiên cứu các quy phạm pháp luật nội dung hành chính và pháp luật thủ tục của vụ việc khiếu nại.

Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu theo trình tự thời gian các tài liệu có trong từng tệp tài liệu, phù hợp với thủ tục hành chính đã thực hiện; Ghi chép và rút ra các thông tin của từng loại tài liệu, giấy tờ, trên cơ sở đó có sự so sánh, đối chiếu với quy định của pháp luật để khái quát các tình tiết, sự kiện và đánh giá nhận định về nội dung của vụ việc; Lập bản ghi chép các thông tin rút ra từ tài liệu gồm những nội dung như sau: Thông tin về vụ việc; Đối tượng khiếu nại Quyết định hành chính, hành vi hành chính; Văn bản quy phạm pháp luật áp dụng để ban hành Quyết định hành chính hoặc thực hiện hành vi hành chính; Yêu cầu khiếu nại và lý do đưa ra yêu cầu khiếu nại; Tóm tắt các tình tiết, sự kiện; Đánh giá giá trị chứng minh của các tài liệu, chứng cứ về tính hợp pháp của Quyết định hành chính; hành vi hành chính đã được thực hiện trên thực tế; Dự kiến các vấn đề pháp lý cần giải quyết tiếp của vụ khiếu nại.

V- LUẬT SƯ TRAO ĐỔI, THỐNG NHẤT LẠI VỚI KHÁCH HÀNG VỀ NỘI DUNG VỤ VIỆC

Trước khi trực tiếp đưa ra yêu cầu của khách hàng đối với cở quan hành chính, Luật sư cần trao đổi thống nhất với khách hảng về các vấn đề sau:

- Định ra tất cả các giải pháp khác nhau, mô tả một cách chi tiết từng giải pháp cũng như nêu cách thức thực hiện và kết quả đạt được mục đích của khách hàng ở mức độ nào.

- Những đánh giá của Luật sư về khả năng thành công cũng như hậu quả, mức độ rủi ro cả về phương diện pháp luật và kinh tế. Luật sư cần đưa ra thứ tự ưu tiên đối với các giải pháp và có khuyên nghị cho khách hàng nên lựa chọn giải pháp nào là phù hợp. Điều này rât quan trọng bởi thông qua quan điểm, chính kiến của Luật sư sẽ giúp khách hàng nhận thức và có sự lựa chọn phù hợp khi đưa ra yêu cầu của mình.

Ví dụ: Khiếu nại hành chính có thể phát sinh ngay tại thời điểm khi Quyết định hành chính mới được ban hành, hoặc sau khi tổ chức thi hành Quyết định hành chính ở hai thời điểm khác nhau đó khi phân tích lựa chọn giải pháp bảo vệ cho người khiếu nại, Luật sư có thể đưa ra các nhóm giải pháp thích hợp như: lựa chọn thủ tục khiếu nại hoặc khởi kiện; yêu cầu hủy một phần hoặc toàn bộ đối tượng khiếu nại; khắc phục thiệt hại, bồi thường thiệt hại; áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời; các yêu cầu, đề xuất, kiến nghị khác.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

VI- LUẬT SƯ ĐẠI DIỆN KHÁCH HÀNG TẠI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1- Bảo đảm trách nhiệm của Luật sư cung cấp tài liệu, thông tin cho cơ quan hành chính

Luật sư phải bảo đảm rằng cơ quan hành chính sẽ có được tất cả các tài liệu cần thiết cho việc ra Quyết định hành chính; không che giấu chứng cứ, tiêu hủy hoặc làm sai lệch chứng cứ và việc cung cấp thông tin, tài liệu, chứng cứ của Luật sư phải chính xác, khách quan, trung thực.

Luật sư có quyền yêu cầu đối với cơ quan hành chính nhà nước trong việc hướng dẫn, giải đáp, bổ sung, sửa đổi và cung cấp thông tin giấy tờ, tài liệu cần thiết cho giải quyết vụ việc. Đây vừa là nhiệm vụ, vừa là trách nhiệm cá nhân của Luật sư trước cở quan hành chính nhà nước, trước pháp luật và trước khách hàng mà mình đại diện.

2- Tuân thủ trình tự hành chính

Hoạt động quản lý hành chính luôn được tiến hành theo một trình tư luật định nên các đối tượng liên quan trong mối quan hệ này như Luật sư, cơ quan hành chính, công chức phải chấp hành. Luật sư, công chức cơ quan hành chính được thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình phù hợp với quy định của pháp luật. Luật sư sử dụng đúng quyền như: ghi chép, sao chụp tài liệu trong hồ sơ; tham gia đối thoại trình bày ý kiến chứng minh cho yêu cầu. Quá trình thực hiện thủ tục hành chính phải tuân thủ nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan, bảo đảm công khai, minh bạch, tính liên thông, kịp thời, chính xác.

Không có hành vi can thiệp khác vào quá trình hoạt động của cơ quan hành chính, không chịu ảnh hưởng bởi bất kỳ sự tác động nào. Trong quá trình đó, nếu Luật sư phát hiện những sai sót của công chức như không thu thập đầy đủ thông tin, không áp dụng đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành... thì có quyền phản ánh, kiến nghị để cơ quan hành chính kịp thời khắc phục những thiếu sót, bất cập, phục vụ người dân được tốt hơn. Đồng thời tiết kiệm được thời gian, chi phí của người dân, tạo uy tín của Luật sư không chỉ đối với khách hàng mà cả với công chức, cơ quan hành chính nhà nước.

3- Luật sư tham gia đối thoại

Đối thoại trong quan hệ pháp luật hành chính là hình thức tranh luận hoặc trao đổi ý kiến để làm sáng tỏ vụ việc, làm rõ đúng, sai, thấy rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong vụ việc khiếu nại.

Tham gia đối thoại đạt hiệu quả phụ thuộc rất nhiều vào sự chuẩn bị chu đáo, đưa ra những nội dung, những câu hỏi và chứng cứ có trọng tâm, không chỉ từ phía cơ quan hành chính nhà nước mà cả của Luật sư. Việc tiến hành đối thoại phải tuân thủ nguyên tắc dân chủ, tôn trọng sự thật khách quan, tính công bằng và văn hóa nơi công sở.

Các thủ tục khi tiến hành đối thoại phải làm đúng quy định của pháp luật như có biên bản tiếp nhận tài liệu, chứng cứ, yêu cầu; biên bản ghi các ý kiến và giải trình của các bên. Đặc biệt là xác định được những nội dung các bên đã thống nhất và những nội dung còn tranh chấp. Sau kết thúc đối thoại phải công khai các nội dung ghi trong biên bản và có chữ ký của các bên tham gia đối thoại để bảo đảm giá trị pháp lý của thủ tục đối thoại và tài liệu lưu vào hồ sơ.

4- Luật sư nhận kết quả giải quyết

Kết thúc thủ tục hành chính, cơ quan hành chính có nghĩa vụ công bố Quyết định hành chính và tổ chức thi hành Quyết định hành chính cũng như phải chịu trách nhiệm pháp lý về Quyết định hành chính do mình đã ban hành.

Khi nhận được kết quả giải quyết của cơ quan hành chính, Luật sư cần đối chiếu với yêu cầu của khách hàng, đối chiêu nội dung, thủ tục đã thực hiện trong quả trình giải quyết của cơ quan hành chính, từ đó xem xét, đánh giá về các quyền cơ bản của khách hàng; các biện pháp bảo đảm về pháp luật; về trách nhiệm của các cở quan hành chính và công chức hành chính trong việc ra Quyết định hành chính, thực hiện hành vi hành chính.

Qua việc đối chiếu nêu trên của Luật sư, thực chất là hoạt động kiểm tra tính hợp pháp của Quyết định hành chính, là quá trình xác định chế độ pháp lý đối với việc ban hành Quyết định hành chính của cơ quan hành chính nhà nước; Giám sát hoạt động áp dụng chính sách, pháp luật và các quy định khác của nhà nước trước yêu cầu của công dân. Từ đó, Luật sư mới có thể trả lời khách hàng và đề ra các giải pháp cho hoạt động tiếp theo hoặc chấp hành Quyết định hành chính, hoặc có thể khiếu nại hay khởi kiện vụ án hành chính.

Xem thêm: Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Kỹ năng tham gia giải quyết các vụ việc hành chính - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).