Quy trình hòa giải và vai trò của luật sư: Giai đoạn đàm phán

I- NỘI DUNG GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

Giai đoạn đàm phán thường bắt đầu một cách tự nhiên khi các bên đã sẵn sàng đi vào thảo luận chi tiết những điều khoản và điều kiện giải quyết tranh chấp. Những ý tưởng và đề xuất khái quát trở thành những phương án tiềm năng và con số cụ thể, những trao đổi về nguyên tắc sẽ được phát triển tiếp thành các thỏa thuận chi tiết và những cam kết hành động cụ thể của các bên. Sự đàm phán này kéo dài đến giai đoạn kết luận, khi giải pháp cho tranh chấp được ghi thành văn bản.

Về nguyên tắc, việc trao đổi với các bên về các vấn đề khái quát, vẽ nên một bức tranh tổng thể trước khi bắt đầu dám phán những vấn đề chi tiết có thể  giúp các bên bớt lưỡng lự khi ra quyết định hay tiến thêm một bước, Hòa giải viên có thể chia giai đoạn hòa giải thành những giai đoạn nhỏ khác, thường là như sau:

- Suy nghĩ ra và trao đổi với nhau những lời đề nghị đầu tiên;

- Quản lý trình tự trao đổi, chia sẻ những lời đề nghị đối ứng nhau;

- Xử lý những tình huống bế tắc (những tình huống ngoài dự kiến, đã dự kiến trước hoặc do một bên chủ đích tạo dựng).

Tùy nhu cầu của các bên trong từng tranh chấp cụ thể,. hòa giải viên có thể sê đóng nhiều vai:

- Người quan sát cuộc đàm phán của các bên;

- Người xúc tiến nhận đề nghị và phản hồi đề nghị giữa các bên;

- Người hướng dẫn phương thức và quá trình đàm phán sao cho tốt nhất;

- Một người dàn hòa tích cực, tác động đáng kể đến quá trình đàm phán, mặc dù từ góc độ trung lập, không thiên vị.

Trong phần lớn các vụ tranh chấp, quá trình thảo luận của các bên thường đi đến ngõ cụt ít nhất một hay nhiều lần. Những tình huống này là điều bình thường và nên được dự đoán trước ngay từ cuộc học khai mac. Điều khó xử lý là nếu một bên có động thái nhượng bộ để phá bỏ thế bế tắc có thể bị xem là yếu đuối bởi bên kia hay chính với các thành viên trong nhóm mình. Một hòa giải viên có kinh nghiệm sẽ biết cách hỗ trợ các bên vượt qua rào cản tâm lý này để xây dựng và đưa ra động thái trước. Có nhiều cách để hòa giải viên giúp đỡ hỗ trợ các bên trong giai đoạn đàm phán, chẳng hạn như:

- Tiếp tục làm việc “theo nguyên tắc” về các điều khoản giải quyết tranh chấp và không vội vàng đưa ra các con số chi tiết khi nhận thấy khả năng đi đến ngõ cụt cao.

- Tìm các điểm chung càng nhiều càng tốt để giúp các bên duy trì tinh thần xây dựng và hợp tác khi đàm phán.

- Sử dụng các câu hỏi giả định “điều gì xảy ra nếu” và “giả sử” để tìm kiếm những thỏa thuận giải quyết tranh chấp khả thi, cẩn thận để tránh đưa ra bất kỳ ấn tượng nào về việc thể hiện ý kiến chủ quan hay thiên vị của hòa giải viên.

- Giúp các bên tìm kiếm khả năng cả hai bên cùng thắng, hỗ trợ các bên tìm giải pháp thỏa mãn tất cả các bên.

- Làm giảm nhẹ (bằng cách thay đổi cách nói. thời điểm nói và đối tượng nổi) sự thất vọng hoặc giận dữ của một bên với con số được đề nghị - những đề nghị đầu tiên thường nhận được với sự thất vọng và đôi khi với những biểu hiện nghi ngờ sự thiện chí của bên kia.

- Đề nghị tiếp nhận các đề xuất từ mỗi bên một cách riêng tư mà chưa thông tin chúng ngay cho bên còn lại. do đó. với sự cho phép của cả hai bên. hòa giải viên có thể xác định khoảng cách giữa đề nghị của hai bên mà không trao đổi số liệu.

- Giúp một bên xem xét đề nghị mà hòa giải viên cho là rủi ro có thể được bên kia đón nhận như thế nào. Kiểm tra xem đề nghị có phù hợp với chiến lược của họ và gửi thông điệp đúng ý định hay không. Kiểm tra người đưa ra đề nghị bằng cách hỏi xem họ có sẵn sàng đưa ra đề nghị trực tiếp và giải thích cơ sở đằng sau nó hay không. Cuối cùng, bên phải quyết định có nên bắt đầu trao đổi đề nghị hay không.

- Xin phép tiết lộ thông tin con số một bên đề nghị cho bên kia, từ đó lựa chọn thời điểm sao cho hiệu quả.

- Sẵn hàng truyền tin xấu cũng như “tốt”.

- Giúp mỗi bên xem xét lại. phân tích rủi ro của họ từ những gì họ đã thu được ở buổi hòa giải.

- Cho phép các bạn trao đổi đề nghị trực tiếp, nếu họ muốn.

Một số điều nên và không nên của hòa giải viên trong giải đoán đàm phán:

Nên:

- Quyết đoán và kiểm soát tốt toàn bộ quy trình.

- Luôn trong tư thế sẵn sàng ứng phó với các rủi ro và xử lý linh hoạt các tình huống.

- Hiểu rõ nhu cầu và lợi ích các bên, quay trở lại giai đoạn tìm hiểu nếu cần thiết.

- Làm rõ bản chất vẩn đề và cách đề xuất của các bên.

- Kiềm chế. kiểm soát được cảm xúc của các bên.

- Sẵn sàng nắm bắt cơ hội để đưa ra ý kiến giúp các bên phản hồi tốt hơn

Không nên:

- Đưa ra giả định hay giả thiết.

- Tư vấn hay cho ý kiến về chuyên môn hay pháp lý đối với đề xuất hoặc ý kiến của một bên.

- Đề xuất hay áp đặt một phương án giải quyết mà hòa giải viên cho là phù hợp.

- Thể hiện quan điểm hoặc khiến bắt ký bên nào nghi ngờ về sự trung lập vô tư của hòa giải viên.

Xem thêm: Vai trò của luật sư trong hòa giải

II- VAI TRÒ CỦA LUẬT SƯ TƯ VẤN TRONG GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

Đây là giai đoạn mà vai trò của luật sư tư vấn thể hiện nó ràng hơn. Cụ thể là, luật sư tư vấn có thể tham gia một cách tích cực vào quá trình xây dựng các phương án đàm phán cùng với khách hàng. Nếu vai trò trung lập của hòa giải viên không cho phép một hòa giải viên áp đặt hay tư vấn cho một hoặc các bên phương án giải quyết tranh chấp, thì luật sư tư vấn lại ở vị thế phù hợp nhất để dẫn dắt quá trình đàm phán, tạo ra và thay đổi những phương án khả thi, linh hoạt, có thực tiễn cao và công bằng, đáp ứng lợi ích cho  cả hai bên. Trong vai trò của nhà đàm phán đại diện cho khách hàng, luật sư có thể áp dụng một số nguyên tắc đàm phán dưới đây:

Hành động với sự minh bạch, không giấu giếm, cư xử chân thành và thiện chí. Một số luật sư tư vấn thường có xu hướng lạm dụng các kỹ xảo đàm phán (ví dụ như sử dụng kỹ thuật về tâm lý để gây áp lực, hoặc đánh lừa đối tác). hoặc sử dụng các kỹ thuật soạn thảo câu từ trong đề xuất thỏa thuận để giành lợi thế với đối tác trong giai đoạn đàm phán. Điều này hoàn toàn không có lợi trong bối cảnh tranh chấp đã xảy ra và các bên đã bị tổn thương trong giai đoạn đàm phán trước đó. 

Để đàm phán trong hòa giải thành công, các bên cần thẳng thắn nhìn nhận lợi ích cơ bản của mỗi bên, và tìm kiếm giải pháp thực tế có thể đáp ứng những lợi ích cơ bản của cả hai phía. Luật sư tư vấn cần phải tìm kiếm những lợi ích này và hỗ trợ khách hàng thể hiện chúng dưới dạng văn bản với tinh thần khách quan cho mục đích đàm phán.

Hướng tới việc giữ gìn và phát triển mối quan hệ kinh doanh cũng có lợi về lâu dài. Một thỏa thuận bất lợi trong giải quyết tranh chấp hiện tại rất có thể là chấp nhận được nếu đi kèm với cam kết về lợi ích lâu dài trong tương lai. Luật sư tư vấn thiếu sự nhạy cảm thương mại thường có xu hướng nhấn mạnh về rủi ro cũng như hậu quả pháp lý trước mắt, nhưng lại thường không có cái nhìn tổng thể lợi ích kinh doanh của khách hàng về lâu dài. Khi tham gia đàm phán để giải quyết tranh chấp, luật sư tư vấn cần tìm hiểu, nhận diện lợi ích thương mại lâu dài của khách hàng và các bên tranh chấp còn lại, để mở rộng các giải pháp linh hoạt và khả thi hơn cho tất cả các bên. Trong phần lớn trường hợp, hòa giải viên sẽ trợ giúp các bên trong việc mở rộng tầm nhìn và tìm kiếm thêm điểm chung. 

Chú ý những sự khác biệt văn hóa của đối tác. Phần lớn các tranh chấp trở nên nghiêm trọng do các bên bị tổn thương về tâm lý mà nguồn gốc xuất phát từ sự khác biệt về văn hóa Vì vậy, trong quá trình đàm phán luật sư tư vấn cần quan tâm tìm hiểu đến văn hóa của đối tác và hành xử phù hợp nhằm tìm kiếm sự đồng thuận cao hơn từ đối tác.

Kiểm soát cảm xúc: trong quá trình đàm phán, một trong các bên có thể gây căng thẳng khi áp đặt một đề xuất hết sức bất hợp lý, tạo ra cảm giác xúc phạm đối với bên còn lại, hoặc đơn giá là hành xử một cách thiếu thiện chí. Trong những trường hợp đó. khách hàng thường dễ mất kiểm soát cảm xúc. Vì vậy, luật sư tư vấn cần kiên định trước sự khiêu khích của đối tác đàm phán và duy trì tác phòng điềm đạm, cư xử hợp lý và là chỗ dựa cho khách hàng. Khi đối tác đàm phán thấy luật sư tư vấn trao đổi có lý lẽ và cư xử hợp lý, sẽ buộc phải điều chỉnh hành xử của mình.

Linh hoạt và sáng tạo: cùng hợp tác với đối tác và hòa giải viên đàm phán về việc những lợi ích của mỗi bên có thể bổ sung cho nhau như thế nào và cố gắng tìm kiếm những giải pháp không tổn hại giá trị của hai bên.

Tìm hiểu và cố gắng giải quyết những khó khăn mà đối tác đàm phán đang gặp phải nhằm xây dựng một thỏa thuận hợp lý và được cả hai bên chấp nhận.

Dự kiến và sẵn sàng cho BATNA (phương án tốt nhất nếu không đạt được thỏa thuận), phân tích, tư vấn cho khách hàng các phương án thay thế tốt nhất cũng như những bước tiếp theo phải thực hiện, nếu hòa giải không thành công.

Trường hợp các bên đi đến được thỏa thuận. luật sư tư vấn sẽ đóng vai trò chính trong việc hiện thực hóa thỏa thuận của các bên bằng bản văn bản thỏa thuận hòa giải thành.

Xem thêm: Quy trình hòa giải và vai trò của luật sư: Giai đoạn kết luận

Luật sư Nguyễn Thị Yến - Phó giám đốc của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).