Quy trình hòa giải và vai trò của luật sư: Giai đoạn khai mạc

I- MỤC ĐÍCH CỦA GIAI ĐOẠN KHAI MẠC HÒA GIẢI

Mục đích của giai đoạn khai mạc hòa giải bao gồm: 

- Để hòa giải viên chứng minh và thể hiện uy tín bản thân;

- Tạo ra sự đối thoại và giao tiếp giữa các bên;

- Để các bên lắng nghe tình huống pháp lý và ý kiến chuyên gia của bên mình;

- Cơ hội để các bên nói lên chính kiến của mình; 

- Để các bên nhìn nhận vai trò của mình trong quá trình hòa giải; 

- Tạo cơ hội để các bên hợp tác cùng nhau tìm ra hướng giải quyết.

II- XÁC LẬP VAI TRÒ ĐIỀU HÀNH QUÁ TRÌNH HÒA GIẢI CỦA HÒA GIẢI VIÊN TRONG GIAI ĐOẠN KHAI MẠC

Nếu các bên chỉ định lựa chọn hòa giải viên thì việc giới thiệu chi tiết là không cần thiết. Tuy nhiên trong các trường hợp khác, hòa giải viên cần giới thiệu qua về mình và đảm bảo là các bên đã được gửi đầy đủ thông tin về mình trước phiên hòa giải, hòa giải viên cũng nên khẳng định mình không nhận thấy có xung đột lợi ích từ đầu buổi hòa giải. Nếu xung đột tiềm ẩn xuất hiện trong quá trình hòa giải, việc này phải được thảo luận ngay lập tức với các bên; hòa giải viên không thể phớt lờ nó với hy vọng rằng điều đó sê không bị phát hiện hoặc không quan trọng, vì xung đột đó dù nhỏ có thể gây tổn hại nghiêm trọng cho uy tín của hòa giải viên và niềm tin của các bên trong quá trình hòa giải.

Khi hòa giải viên đề cập đến vai trò của mình, hòa giải viên nên làm rõ với các bên rằng các vấn đề tranh chấp là giữa các bên và được giải quyết bởi các bên. Họ cũng chia sẻ trách nhiệm làm việc cùng nhau để tìm ra giải pháp. Một số hòa giải viên nêu rõ rằng một phần vai trò của họ là phản biện và kiểm tra các quan điểm, ý tưởng và phương án. Thẩm quyền của người hóa giải được thiết lập chủ yếu từ việc thể hiện sự tự tin, sự chuẩn bị và sự quen thuộc với quy trình hòa giải.

Xem thêm: Quy trình hòa giải: Giai đoạn chuẩn bị

III- XÁC ĐỊNH NHỮNG QUY TẮC CĂN BẢN - NGUYÊN TẮC TRONG GIAI ĐOẠN KHAI MẠC

Hòa giải viên  cơ bản sẽ giải thích với các bên những nguyên tắc chính sau:

- Các bên chính là người ra quyết định và sê đóng vai trò tích cực trong các cuộc đàm phán và làm việc với hòa giải viên để tìm giải pháp; các bên có quyền kiểm soát cách thức đàm phán và kết quả mà mình mong muốn và có thể thay đổi hay chấm dứt quá trình hòa giải bất cứ lúc nào.

- Quy trình hòa giải được bảo mật theo hai tầng: Điều gì xảy ra tại buổi hòa giải là bí mật cho các bên và hòa giải viên, trừ khi các bên đồng ý khác; và các cuộc họp riêng giữa hòa giải viên và mỗi bên là hoàn toàn bí mật trừ phi người hòa giải được cho phép chuyển thông tin tới các bên còn lại. Tất cả những người hiện diện đều bị ràng buộc bởi thỏa thuận; họ sẽ tự ký thỏa thuận hoặc đại diện cho tất cả những người trong nhóm.

- Không có bất kỳ nội dung gì được hoàn thành hoặc ràng buộc cho đến khi thỏa thuận đã được lập- Điều này cho phép các bên tự do khám phá các ý tưởng và phương án mà không phải ràng buộc gì vời chúng cho đến tận lúc họ thấy hài lòng với kết quả cuối cùng. Với cách tiếp cận này, các bên có thể giả định “chuyện gì xảy ra nếu (một đề xuất phương án giải quyết)...”một cách rất linh hoạt.

IV- CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH TRONG GIAI ĐOẠN KHAI MẠC HÒA GIẢI

Thông thường, hòa giải viên sẽ bắt đầu với việc chào hỏi và giới thiệu mọi người lẫn nhau, về vai trò của họ trong cuộc hòa giải. Khi lắng nghe các bên tự giới thiệu, hòa giải viên cần lưu ý ghi nhận lại tên và vai trò từng người, bởi vì trong quá trình hòa giải, gọi nhầm tên đối tượng sẽ thể hiện việc thiếu chuyên nghiệp của một hòa giải viên. Với mục đích tạo ra bầu không khí an tâm và linh hoạt, hòa giải viên cần lần lượt lưu ý thực hiện những công việc sau:

- Hòa giải viên nhắc nhở tất cả những người tham gia buổi hòa giải, họ không được truyền đạt lại cho người khác những nội dung được thảo luận ở giai đoạn khai mạc. Trong cuộc gặp riêng các bên, hòa giải viên không được truyền lại cho bên kia những nội dung do hòa giải viên (hoặc trợ lý của hòa giải viên) khai thác được. Điều này giúp khuyến khích các bên chủ sự trao đổi và đưa ra ý kiến thành thật với hòa giải viên.

- Hòa giải viên cần kiểm tra thật kỹ lưỡng thẩm quyền tham gia hòa giải và ký kết vào thỏa thuận hòa giải thành của các bên. Có trường hợp người tham gia hòa giải không phải là đại diện của một bên và do đó những điều họ quyết định và ký kết sẽ không có ý nghĩa sau này.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

V- TRIỂN KHAI KHAI MẠC HÒA GIẢI

Các bên chủ sự bắt đầu giới thiệu để “khai mạc” buổi gặp và hòa giải viên sẽ khuyến khích họ đưa ra chính kiến và nói lên quan điểm càng nhiều càng tốt. Để tóm lược các ý chính, bảng đứng (flipchart) được khuyến nghị sử dụng trong giai đoạn này.

VI- VAI TRÒ CỦA LUẬT SƯ TRONG GIAI ĐOẠN KHAI MẠC HÒA GIẢI

Vai trò của luật sư trong giai đoạn khai mạc là theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện hòa giải của hòa giải viên có đảm bảo cho sự công bằng lợi ích của khách hàng hay không, đồng thời hỗ trợ khách hàng trình bày phần khai mạc của mình. Trong đó. có thể bao gồm:

- Kiểm tra thẩm quyền tham gia hòa giải và ký kết thỏa thuận hòa giải thành của phía bên kia (trong một số trường hợp cả phía khách hàng).

- Nhắc nhở, đề nghị hòa giải viên làm rõ kế hoạch hòa giải, các nguyên tắc bảo mật, tuyên bố không có mâu thuẫn lợi ích, hoặc các vấn đề khác mà hòa giải viên có thể chưa thực hiện đúng chức trách hay chuyên nghiệp, hoặc hành xử bất hợp lý của phía đối phương gây ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng,

- Tham gia bổ sung ý kiến, làm rõ về các vấn đề pháp lý trong phiên khai mạc hoặc phát biểu thay mặt khách hàng nếu được yêu cầu.

Giai đoạn khai mạc thường cho thấy là giai đoạn các bên chưa thực sự cởi mở với nhau, và thường đi kèm căng thẳng khi mỗi bên đều có gắng thể hiện vị thế pháp lý của mình trong tranh chấp. Vì vậy luật sư tư vấn cần chú ý hạn chế tình trạng leo thang căng thẳng, hoặc đề cuộc trao đổi quá nặng nề về các vấn đề pháp lý. 

Tại giai đoạn này, luật sư tư vấn cũng không nên thay thế khách hàng trình bày toàn bộ bài khai mạc, trừ khi có lý do đặc biệt. Việc để khách hàng được trực tiếp lên tiếng sẽ giúp hòa giải viên nhanh chóng tạo lập kết nối với khách hàng hơn và tìm ra những cặp lợi ích đối lập đang cần phải giải quyết, nhờ đó sẽ thúc đẩy hòa giải thành công dễ dàng hơn.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư ly hôn của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (Nguồn tham khảo: Giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp)