Quy trình hòa giải và vai trò của luật sư: Giai đoạn chuẩn bị

I- SỰ THAM GIA CỦA HÒA GIẢI VIÊN VÀO TRANH CHẤP

1- Hòa giải viên tham gia theo lại mời trực tiếp của một bên hoặc các bên

Đây là cách phổ biến nhất đề một hòa giải viên tham gia vào tranh chấp. Yêu cầu hòa giải có thể đến từ một bên, từ cả hai nếu đó là tranh chấp hai bên, hoặc từ một nhóm nhỏ hoặc liên minh của tất cả các bên tranh chấp nếu đó là xung đột có nhiều bên. 

Lời mới từ một bên có thể có ảnh hướng nhất định đến sự tương tác giữa các bên trong các cuộc thương lượng và những chiến lược tiếp theo của hòa giải viên. Thông thường, một bên đề xuất bên kia tiến hành hòa giải, hoặc tự nhờ đến sự giúp đỡ của hòa giải viên. Chẳng hạn. trong tranh chấp về hợp đồng mua bán hàng hóa, bên mua có thể đề nghị hòa giải viên hỗ trợ để đạt được thỏa thuận với bên bán.

Nếu các bên chưa thương lượng với nhau, đề nghị tiến hành hòa giải có thể cho thấy rằng người bán ưu tiên chọn cách thảo luận hơn là né tránh, hay sử dụng những phương thức giải quyết tranh chấp khác như trọng tài hoặc tòa án. Điều này cùng là dấu hiệu của mong muốn hợp tác vì lợi ích chung, tinh thần nhượng bộ và cũng có thể là niềm tin với việc không ai có thể hoàn toàn thắng trong tình cảnh ấy.

Những người đang xung đột với nhau thường do dự khi nhờ một người ngoài cuộc hỗ trợ. Họ sợ rằng đề nghị của mình sẽ bị bên kia coi là sự mềm yếu, hoặc điều đó sẽ ảnh hưởng xấu đến vị thế thương lượng ban đầu của họ. Một bên sê càng do dự mời hòa giải viên khi các bên đang đàm phán nhưng lại đi vào bế tắc. Có nhiều lý do khác khiến một bên ngần ngại mời hòa giải viên, đó là các bên hoặc luật sư tư vấn không quen thuộc với quá trình hòa giải, quá quan tâm đến chuyện thắng thủa, hoặc các bên không còn tin tưởng nhau. Nhìn chung, đề nghị tiến hành hòa giải từ một bên thường không hiệu quả.

Vậy nếu hòa giải viên được tiếp cận bởi một bên, hòa giải viên cần liên lạc với một bên hay các bên còn lại. Hòa giải viên có thể gửi thư hay gọi điện thoại cho bên đó, giải thích về quá trình hòa giải và các ưu điểm (nhanh chóng, rủi ro thấp, các bên làm chủ), khác biệt so với giải quyết tranh chấp bằng tòa án và trọng tải.

Tuy nhiên, hòa giải viên nên cân nhắc gửi thư vài ngày trước khi hòa giải viên gọi điện đến trao đổi vì bức thư sẽ cho bên đó có thời gian cân nhắc về khả năng thành công của hòa giải. Trong một vài trường hợp. nếu việc gọi điện thoại và gửi thư không nhận được phản hồi, hòa giải viên nên đích thân đến gặp trực tiếp bên còn lại.

Chuyến thăm đầu tiên này có thể được xúc tiến bởi một người quen của bên đó, chẳng hạn như đồng nghiệp, bạn bè chung. Khi đã thiết lập được kết nối ban đầu, hòa giải viên có thể lên lịch họp riêng với các bên để tìm hiểu xem họ có muốn sử dụng phương thức hòa giải hay không. Khi các bên thể hiện rằng họ chấp nhận dùng phương pháp hòa giải và hòa giải viên làm người trung gian, hòa giải viên sẽ tiếp tục thu thập thông tin bổ sung về vụ việc.

Khi trao đổi với bên được đề nghị, hòa giải viên không nên giả định là bạn đó muốn hay không muốn tiền hình hóa giải. Hầu hết mọi người đều chưa quen thuộc với hòa giải và hòa giải viên cần cung cấp thông tin để họ hiểu rõ trước khi thuyết phục khiến bên đó toàn tâm toàn ý với hòa giải. Hòa giải viên cũng không nên thúc ép bên đó sử dụng hòa giải và để họ tự do lựa chọn hoặc từ chối. Điều này là quan trọng vì sự tự nguyện cam kết của các bên thường là yếu tố thiết yếu trong việc họ tham gia hết mình vào quá trình hòa giải và cố gắng với thiện chí để hướng đến một giải pháp chung.

2- Hoà giải viên iới thiệu từ một bên thứ ba

Hòa giải viên có thể được bên thứ ba ngoài các bên tranh chấp giới thiệu cho các bên chủ sự để hỗ trợ họ tiến hành hòa giải. Bên thứ ba thường rơi vào hai trường hợp sau:

- Những cá nhân hoặc nhóm người không có lợi ích trực tiếp từ việc giải quyết tranh chấp nhưng quan tâm đến những hệ lụy khó lường của việc tranh chấp bị kéo dài.

- Những bên có một lợi ích hữu hình từ việc giải quyết tranh chấp.

Ví dụ: Chủ doanh nghiệp khi thấy tranh chấp xảy ra giữa những phòng ban trong công ty muốn tiến hành hòa giải để tránh việc này ảnh hưởng xấu đến hoạt động chung của công ty.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về hợp đồng hôn nhân của Công ty Luật TNHH Everest

3- Hòa giải viên được chỉ định từ một cơ quan được công nhận

Chỉ định là một phương thức khác giúp hòa giải viên tham gia vào tranh chấp Đa phần các hòa giải viên đều trực thuộc tối thiếu một hội đồng hoặc tổ chức, mặc dù tiêu chí để tham gia vào các hội đồng, tổ chức này không phải đơn giản. Chẳng hạn như tại Trung tâm Hòa giải Singapore (Singapore Mediation Centre - SMC), yêu cầu đối với hòa giải viên là phải hoàn thành bài kiểm tra Đánh giá Kỹ năng Hòa giải (MSA) (trước đó phải hoàn thành hai môn học là Giải quyết tranh chấp và Quản lý chiến lược xung đột cho Người hành nghệ); nếu qua bài MSA thì những người tham gia thực hiện đặc biệt tốt trong khóa học và bài kiểm tra đánh giá sẽ được mời xuất hiện trước một ban hòa giải viên cho một cuộc phỏng vấn. Khi qua được cuộc phỏng vấn, những người tham gia sẽ được mời tham gia Hội đồng Hòa giải viên Liên kết của SMC.

Tại Việt Nam. hòa giải viên thương mại có đủ tiêu chuẩn theo Nghị định số 22 2017/NĐ-CP có thể đăng ký với Sở Tư pháp tại địa phương để trở thành hòa giải viên thương mại vụ việc (hành nghề độc lập) hoặc đăng ký tham gia một tổ chức hòa giải (ví dụ Trung tâm Hòa giải Việt Nam) và có thể được chỉ định bởi rổ chức hòa giải đó khi các bên tranh chấp không tự đề xuất hòa giải viên họ mong muốn.

Khi được chỉ định, các hòa giải viên sẽ được liên hệ trong lần đầu lên nhằm mục đích cung cấp lý lịch (điển hình ở dạng CV) và đề xuất chi phí. Nếu người liên hệ đã biết rõ danh tính và lý lịch của hòa giải viên thì lằn tiếp cận đầu tiên này có thể sẽ thảo luận đến thời điểm có thể tiến hành hòa giải.

4- Sự can thiệp trực tiếp của hòa giải viên

Sự can thiệp đơn phương của hòa giải viên không phổ biến trong các tranh chấp của cộng đồng, tranh chấp có yếu tố nước ngoài hay tranh chấp liên quan đến nhiều bên, là những tranh chấp mà chi phí hoặc thiệt hại tiềm ẩn hoặc thực tế đang ngày một tăng lên, và trong những trường hợp mà chủ sự không có khả năng hoặc sẵn sàng yêu cầu sự tham gia của hòa giải viên. Hòa giải viên tham gia vào hòa giải qua con đường này thông qua việc tìm hiểu từ tư liệu trên phương tiện thông tin đại chúng hay từ một bên thứ cấp có mối quan tâm. Sau khi nghiên cứu vụ việc cẩn thận, hòa giải viên chủ động liên lạc với một hoặc các bên trong tranh chấp để đề nghị cung cấp dịch vụ của mình.

Cách tham gia này vào tranh chấp có thể phức tạp vì hòa giải viên có khó khăn trong việc hẹn lạc và thiết lập lòng tin với các bên tranh chấp, các bên không chú làm đến hòa giải, hoặc các bên nhìn nhận hòa giải viên như người chuyên "đánh hơi” tranh chấp, nghĩa là chỉ đề nghị hỗ trợ các bên hòa giải vì lợi nhuận chứ không hề muốn tốt cho họ. Hòa giải viên cũng cần phải cân nhắc tác động có thể xảy ra của việc can thiệp đến "độ chín muồi” của tranh chấp.

Có thể thấy rằng, nếu tự ý can thiệp vào một vụ tranh chấp ở thời điểm không thích hợp, hòa giải viên có thể đối mặt với nguy cơ bị các bên từ chối. Hòa giải viên phải cân nhắc thời điểm nào là phù hợp để tham gia vào tranh chấp và tiến hành hòa giải, dựa vào một số dấu hiệu như các bên có sẵn lòng thương lượng hay không, họ còn cách nào giải quyết hay không hay đáng bế tắc trong việc tìm tiếng nói chung.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về thừa kế (luật sư thừa kế) của Công ty Luật TNHH Everest

II- HÒA GIẢI VIÊN THỰC HIỆN VIỆC LIÊN LẠC BAN ĐẦU

Sau khi đã tham gia vào tranh chấp, hòa giải viên sẽ tiến hành liên lạc ban đầu với các bên. bao gồm những công việc sau:

- Cung cấp thông tin liên lạc ban đầu cho một bên hay các bên tranh chấp.

- Quyết định xem việc gặp mỗi bên riêng hay cùng gặp cả hai bên là phù hợp hơn để thu thập thông tin về người sẽ tham gia hòa giải và các vấn đề tranh chấp, thường thì các bên sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi tiết lộ thông tin cho hòa giải viên nếu họ gặp riêng và không có mặt với bên mà họ đang có bất đồng.

- Giới thiệu các bên và hòa giải viên. Nếu lần liên lạc đầu tiên được thực hiện bởi một hay hai bên, bên đó nên tự giới thiệu trước và giải thích tại sao mình lại liên lạc với hòa giải viên. Nếu lần liên lạc đầu tiên được thực hiện bởi hòa giải viên hoặc qua người giới thiệu hoặc một trung tâm hòa giải, hòa giải viên nên tự giới thiệu và sau đó giải thích tại sao mình quan tâm đến vụ tranh chấp, và xem mức độ các bên cởi mở với nhau như thế nào. Bên cạnh đó, hòa giải viên cung cấp thông tin cho các bên để giúp gây dựng lòng tin của họ vào mình: Hòa giải viên nên cung cấp thông tin về bán thân, trung tâm hòa giải nơi mình là thành viên (nếu có) và kinh nghiệm trong việc giúp các bên tranh chấp giải quyết được mâu thuẫn để tạo dựng niềm tin trong mỗi bên mà hòa giải viên đang gặp.

- Tạo ra không khí tích cực và an toàn cho những cuộc trao đổi ban đầu. bằng cách thiết lập một kênh giao tiếp cởi mở để tăng cường hiểu biết lẫn nhau giữa các bên và bước đầu phát triển mối quan hệ làm việc giữa hòa giải viên và các bên.

- Làm rõ mong muốn của các bên về hòa giải viên và quy trình hòa giải.

- Phản hồi với việc một hoặc hai bên không đồng ý tìm hiểu thêm hoặc thử sử dụng hòa giải làm phương thức giải quyết những mâu thần giữa hai bên. Nếu họ chưa đồng ý giải quyết tranh chấp bằng hòa giải, đề nghị bên đó tìm hiểu thêm và cân nhắc về hòa giải, xem liệu họ có thấy việc tìm hiểu thêm hoặc cân nhắc hòa giải có đem lại giá trị hữu ích gì không; cho họ có cơ hội để tự thuyết phục mình về giá trị tiềm năng của quá trình hòa giải, thay vì thực hiện theo cách thức cứng nhắc hơn. 

Hòa giải viên nên cố gắng hỏi hoặc lắng nghe bất kỳ mọi quan ngại hay nghi ngờ nào mà các bên có thể có về việc tham gia hòa giải và phản hồi lại họ: sự lưỡng lự chủ yếu đến từ việc một hay các bên không quen thuộc với quá trình hòa giải, muốn giải quyết theo hướng buộc phải thành một cách máy móc, những cảm xúc căng thẳng khiến việc giao tiếp không được thông suốt, hoặc theo thói quen sử dụng phương thức giải quyết tranh chấp bằng tòa án hoặc trọng tài. Sau đó, nếu họ đồng ý, tiếp tục thu thập thông tin cơ bản về các bên và tranh chấp..

- Hỏi ý kiến các bên về việc trao đổi thêm thông tin vụ tranh chấp và nếu họ đồng ý thì hỏi thông tin khái quát về mâu thuẫn và những điều sẽ giúp các bên và hòa giải viên giải quyết chúng: ban đầu, hòa giải viên cần lấy được đủ thông tin về tranh chấp để có thể thảo luận và hỏi những câu hỏi liên quan để thu thập thêm thông tin cơ bản.

- Gây dựng uy tin đối với các bên. Hòa giải viên gây dựng lòng tin với các bên tranh chấp bằng cách làm tăng kỳ vọng vào việc hòa giải viên và quy trình hòa giải sẽ giúp họ giải quyết tranh chấp một cách thành công. Hòa giải viên cần có khả năng bộc lộ những phẩm chất cá nhân mà các bên tranh chấp nhận thấy là quan trọng đối với thành công của quá trình hỏa giải và mối quan hệ giữa họ. Một số yếu tố đóng góp vào uy tin cá nhân hòa giải viên là:

(i) Biết lắng nghe, khiến các bên tranh chấp cảm nhận rằng hòa giải viên là một phần của họ và quan tâm đến lợi ích của họ;

(ii) Sẵn sàng trở thành một người đưa ra nhiều ý tưởng hay khi cần thiết;

(iii) Kiểm soát được cảm xúc của bạn thân;

(iv) Kiên định và kiên trì; 

(v) Khả năng hiểu nhanh mối tương quan giữa các bên và độ phức lớp của vụ tranh chấp;

(vi) Có một lượng kiến thức chuyên môn hoặc kinh nghiệm nhất định liên quan cụ thể đến vấn đề nội dung trong tranh chấp mà hòa giải viên có thể sử dụng để hỗ trợ các bên đưa ra quyết đ|nh dựa trên thông tin được cung cấp. Nhìn chung, nếu hòa giải viên có kiến thức, chuyên môn nhất định trong lĩnh vực của vụ tranh chấp, thì họ có thể hỗ trợ các bên tranh chấp một cách hiệu quả hơn và đỡ mất thời gian hiểu vụ việc hơn. Tuy vậy. hòa giải viên nên tránh đưa ra các lời gợi ý về phương án hòa giải dù được các bên xin ý kiến nhờ hiểu biết chuyên môn của mình;

(vii) Kinh nghiệm hòa giải thành công những tranh chấp trước đây trong cùng lĩnh vực hoặc có tính chất tương tự;

(viii) Ngoài những yếu tố mang tính cá nhân, hòa giải viên có thể sẽ đáng tin cậy hơn trong mắt của các bên tranh chấp nếu hòa giải viên là thành viên một tổ chức có uy tín. Đây có thể là một tổ chức cung cấp dịch vụ hòa giải, một công ty tư nhân cung cấp dịch vụ hòa giải, một tổ chức phi lợi nhuận, một trung tâm hòa giải, hay một tổ chức quốc tế như ICC. Uy tín tổ chức được thể hiện qua lịch sử của tổ chức trong việc hòa giải thành công loại tranh chấp mà hòa giải viên sắp tham gia, có kinh nghiệm hòa giải mà không thiên vị, không định kiến đối với các vấn đề trong tranh chấp hoặc nguồn lực tài chính. Hòa giải viên có thể đưa ra danh sách các vụ tranh chấp đã được hòa giải thành và danh sách khách hàng của tổ chức (đối với khách hàng đồng ý tiết lộ thông tin) và cung cấp thông tin về tiêu chí lựa chọn hòa giải viên của tổ chức.

Xem thêm: Thỏa thuận về tiền lương trong hợp đồng lao động

III- HÒA GIẢI VIÊN TẠO LẬP MỐI QUAN HỆ THÂN THIỆN GIỮA CÁC BÊN

Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức độ hiệu quả của một hòa giải viên là mối quan hệ cá nhân và quan hệ thân thiện giữa các bên mà hòa giải viên tạo lập được. Mối quan hệ hữu hảo muốn nói đến mức độ tự do, thoải mái và chính xác trong giao tiếp và chất lượng của quá trình liên lạc mà mọi người trải qua trong một mối quan hệ. 

Quan hệ thân thiện giữa các bên thường có mối liên kết chặt chẽ với phẩm chất cá nhân và đặc điểm khác của hòa giải viên. Những phẩm chất và đặc điểm này bao gồm phong cách, cách giao tiếp, ăn mặc và tiểu sử của hòa giải viên; những mối quan tâm chung, bạn bè, đồng nghiệp chung với các bên tranh chấp; tần suất và chất lượng giao tiếp và liên kết cảm xúc giữa họ. 

Hòa giải viên thường nói về sự cần thiết của việc tạo lập sự gắn bó giữa họ với các bên. Điều này có thể được thực hiện ở thời gian đầu của quá trình hòa giải bằng cách chia sẻ những sở thích cá nhân, nói chuyện về những vấn đề cả hai đều quan tâm hoặc bằng cách thể hiện sự chân thành quả sự quan tâm và lắng nghe của hòa giải viên.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

IV- HÒA GIẢI VIÊN CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN, VAI TRÒ CỦA HÒA GIẢI VIÊN, CHỨC NĂNG CỦA HÒA GIẢI

Trước khi bước vào cuộc hòa giải, hòa giải viên nên giải thích ngắn gọn chi tiết vai trò của mình và các bên, đề xuất cách thực hiện các buổi trao đổi và giải quyết vấn để và thủ tục, quy trình hòa giải dự kiến có thể được dùng để hỗ trợ các bên giải quyết được mâu thuẫn.

Trong đó, hòa giải viên cần đưa ra đủ thông tin để các bên hiểu được rõ vai trò của hòa giải viên và quy trình hòa giải, nhưng không quá nhiều chi tiết khiến họ bị ngợp; giải thích tính trung gian và không thiên vị của hòa giải viên, và hòa giải viên có thể giúp các bên như thế nào; mô tả cách thu thập thông tin về vụ tranh chấp và cách mà thông tin đó sẽ được sử dụng và trao đổi; nói về trình tự có thể được sử dụng để giải quyết từng vấn đề, giới hạn về tính bảo mật trong quá trình hòa giải, việc sử dụng các cuộc họp chung và riêng, mẫu biên hán ghi nhớ và thỏa thuận dự kiến.

Một số hòa giải viên không muốn mô tả chi tiết quá trình hòa giải mà họ sẽ sử dụng để giải quyết khiến các bên tranh chấp không biết rõ về quy trình hòa giải, vì một số người khẳng định rằng mình phản ứng khác nhau với mỗi tranh chấp, số khác lập luận rằng hòa giải là nghệ thuật chứ không phải là sự can thiệp khoa học”, Sự mập mờ về quy trình hòa giải này đã phải nhận nhiều chỉ trích từ những người ủng hộ mình bạch quá trình hòa giải.

Việc mô tả rõ ràng về thủ tục cần được thực hiện để (1) giảm thiểu những bất ngờ có thể là xuất phát từ sự hiểu lầm về các quy trình đàm phán và hòa giải; (2) làm rõ trình tự các bước mà hòa giải viên đề xuất sử dụng để các bên tranh chấp biết họ sẽ làm gì ở các giai đoạn khác nhau của quy trình; và (3) đạt được cả ý kiến phản hồi từ những người tham gia, hoặc suy nghĩ tích cực và cảm xúc hoặc nghi ngại họ có thể có về quy trình và kết quả tiềm năng, để giải quyết, làm rõ và trả lời đầy đủ những điều này và (4) cho phép các bên đưa ra những quyết định dựa trên thông tin về khả năng thành công mà thủ tục dự kiến đem lại. Một thủ tục được quy định hợp lý còn thể hiện được hiệu quả của mình trong trường hợp cụ thể. Điều này cũng là phù hợp với thực tiễn hòa giải tại các trung tâm, tổ chức hòa giải khi thủ tục hòa giải được quy định cụ thể trong bộ quy tắc. Do đó, hòa giải viên dù không trực thuộc tổ chức hòa giải nào cũng nên đưa ra một quy trình chi tiết để các bên tranh chấp có cái nhìn bao quát về các công việc sê cần thực hiện, từ đó lên kế hoạch sao cho phù hợp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

V- LÝ LỊCH CỦA HÒA GIẢI VIÊN

Các bản lý lịch (CV) nhìn chung khá quan trọng. Bán lý lịch tạo ra sự khác biệt giữa việc một hòa giải viên được chọn hoặc thay vào đó là việc lựa chọn một hòa giải viên khác. Một số hội đồng thường có các mẫu hoặc hình thức lý lịch mẫu, nhưng hầu hết các hòa giải viên đều xây dựng cho mình một bản lý lịch riêng biệt. Khi thiết lập một bản lý lịch, bạn có thể tự hỏi bản thân các câu hỏi: Điều gì có thể gây được sự chú ý của người đọc?

Lý lịch đòi hỏi một chuỗi các yếu tố đặc sắc về nhân cách, kinh nghiệm (kinh nghiệm về hòa giải lẫn chuyên môn) và ý kiến phản hồi. Tóm lại đó là bất cứ thứ gì có thể thêm màu sắc cho các thông tin do bạn cung cấp. Tựu trung, bán lý lịch, có thể nói, chính là bộ mặt của hòa giải viên nên bạn cần dành thời gian để “chăm chút” và cập nhật nó một cách thường xuyên.

VI. TIỀN PHÍ HÒA GIẢI

Tiền phí đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn hòa giải viên. Có nhiều hình thức đưa ra mức phí, ví dụ như phí trọn gói cho các ngày tham gia hòa giải và chi phí đi lại, việc đưa ra mức phí trọn gói giúp các bên tranh chấp nhận nhận thức rõ hơn về mức độ hợp tác và trách nhiệm của họ trong quá trình giải quyết tranh chấp. 

Một vấn đề khác cần phải lưu ý đó là việc xuất hóa đơn (invoice) thanh toán trước ngày giải quyết hòa giải. Trên thực tế, ngoại trừ nghiệp vụ của các công ty bảo hiểm, việc xuất hóa đơn trước khi triển khai hòa giải sẽ giúp hạn chế việc gặp khó khăn hoặc không nhận được thanh toán sau khi tranh chấp đã được giải quyết. 

Ngoài ra, trong một số trường hợp cũng cần tính đến phí hủy (cancellation fee). Việc xác định phí hủy không đơn giản vì nhìn chung, các mức phí hòa giải được đưa ra trên cơ sở công bằng, đáp ứng quy luật cung - cầu nhưng phí hủy lại mang tính chi phí (cost) mà bên hủy phải chịu. Do đó. phí hủy cũng nên được thanh toán trước, trong trường hợp các bên thống nhất hủy bỏ việc hòa giải thì tranh cãi về việc ai sẽ chịu phí hủy sẽ chỉ là tranh cãi giữa các bên.

Xem thêm: Điều kiện có hiệu lực của Hợp đồng hôn nhân

VII. ĐỊA ĐIỂM VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT TIẾN HÀNH HÒA GIẢI

Thường thì hòa giải viên sẽ là người đề xuất địa điểm tổ chức hòa giải. Nhìn chung, khi cân nhắc địa điểm họp. hòa giải viên nên chọn, hoặc thuyết phục các bên chọn một địa điểm trung lập mà các bên có thể tiếp cận dễ dàng và là nơi không bên nào có quyền kiểm soát lớn đối với không gian họp. Nếu hòa giải viên đến từ một trung tâm hòa giải thì các bên sẽ được mời đến trụ sở của trung lâm, nơi có đầy đủ trang thiết bị và phòng để tiến hành quy trình.

Hòa giải viên cần phải chuẩn bị tối thiểu hai phòng riêng: một phòng để hòa giải viên (và trợ lý của mình) và một bên làm việc với nhau riêng biệt; phòng còn lại là phòng chung để hòa giải viên và cả hai bạn cùng bàn bạc và thảo luận. Các phòng này cần phải thoáng khí, đầy đủ ánh sáng, an toàn, không thể bị xâm nhập bởi người ngoài và có nhiều không gian dễ đi lại. Chúng không nhất thiết phải cách nhau quá xa, nhưng cũng nên giữ khoảng cách phù hợp để giữ tính riêng tư và bảo mật. Hòa giải viên cần chắc chắn rằng bên còn lại không thể nghe hay thấy những gì đang được trao đổi giữa hòa giải viên với bên đang trong phòng họp riêng. Hòa giải viên cũng nên chuẩn bị phòng chờ cho các bên để họ không phải chạm mặt nhau trước cuộc họp chung chính thức, đề phòng những cảm xúc tiêu cực.

Ngoài ra. hòa giải viên cũng cần chú ý đến việc sắp xếp địa điểm hòa giải bao gồm sắp xếp chỗ ngồi, hình dáng bàn họp. không gian được bố trí cho các bên, những vật dụng thể hiện thẩm quyền và địa vị của những  bên tham gia vì sắp xếp địa điểm hòa giải cũng có thể tác động đến sự tương tác giữa các bên và kết quả của buổi hòa giải. Thường thì các bên đối địch có xu hướng ngồi đối diện nhau. Nếu để các bên ngồi như vậy thì sẽ làm gia tăng sự đối đầu và căng thẳng giữa họ. Việc không phân biệt chỗ ngồi cho các bên tranh chấp, để họ không ngồi đối diện nhau hoặc không ngồi những chỗ cho thấy quyền lực ít hơn hoặc lớn hơn, khiến khả năng dẫn dắt cuộc hòa giải được phân bổ đều hơn và các bên thực hiện quyền của mình một cách bình đẳng hơn.

Trong những cuộc tranh chấp mà cảm xúc các bên dễ bị thay đổi, sử dụng một chiếc bàn làm rào cản hay giữ khoảng cách vừa phải giữa các bên có thể ngăn ngừa những tình huống bạo lực hay hành động xảy ra khiến xung đột leo thang.

Đồ ăn cũng là yếu tố quan trong. Trong đó, trà/ cà phê, nước lọc và bánh quy, trái cây giúp ổn định đường huyết, phải luôn được có sẵn. Bên cạnh đó, mức năng lượng trong cơ thể con người có xu hướng giảm dần vào lúc chiều tối, khi đó người ta trở nên dễ nổi cáu. Do đó, mỗi khi các quyết định sắp được đưa ra, bánh quy. socola hoặc các thực phẩm tạo năng lượng khác là vô cùng hữu ích. Nếu buổi làm việc kéo dài gần đến rồi, tầm 18h3O, hòa giải viên cần lưu ý gọi thêm đồ ăn tối để tiếp thêm năng lượng. Điều này có thể làm dịu bớt sự căng thẳng giữa các bên và tạo ra một không khí thân thiện, ít nghiêm trọng hơn.

Xem thêm: Điều kiện có hiệu lực của Hợp đồng hôn nhân

VIII. KẾ HOẠCH HÒA GIẢI SƠ BỘ

Kế hoạch hòa giải là một chuỗi những bước thủ tục được bắt đầu bởi hòa giải viên, giúp các bên tìm hiểu được cách họ sẽ hướng đến thỏa thuận và ghi nhớ chung. Mức độ chi tiết của kế hoạch phụ thuộc vào loại tránh chắp và độ phức tạp của tranh chấp, kiến thức của hòa giải viên trong lĩnh vực tranh chấp, thời gian dành cho việc lên kế hoạch, và mức độ kiểm soát quá trình đàm phán mà các bên đã trao cho hòa giải viên. Khi lập kế hoạch, hòa giải viên nên cân nhắc những yếu tố sau:

- Những người sẽ tham gia vào quá trình hóa giải;

- Địa điểm tốt nhất để tiến hành hòa giải;

- Những thỏa thuận, cam kết thực tế cần đạt được:

- Những thủ tục sẽ được sử dụng:

- Những vấn đề, mối quan tâm của các bên và phương án hòa giải;

- Tâm trạng của các bên:

- Những quy tắc và tiêu chí ứng xử trong quá trình hòa giải;

- Kế hoạch khái quát cho cuộc đàm phán chung đầu tiên có mặt hòa giải viên;

- Thứ tự sắp xếp những đề mục trong lịch trình làm việc:

- Cách cung cấp thông tin về quy trình hòa giải cho các bên:

- Những tình huống bế tắc có thể xảy ra và cách giải quyết.

Xem thêm: Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu

IX. NHỮNG VẤN ĐỀ KHÁC TRONG HÒA GIẢI

- Thời gian: Khi đưa ra lựa chọn về ngày giờ tham gia hòa giải, các hòa giải viên phải thực tế về việc đưa ra khoảng thời gian đủ và hợp lý, tránh việc thực hiện hòa giải liên tục nhiều lần

- Xác nhận lịch hẹn: Hòa giải viên cần chuẩn bị mẫu email hoặc thư xác nhận lịch hẹn, có thể tùy chỉnh theo nội dung vụ việc riêng biệt.

- Trợ lý: Việc tận dụng một trợ lý không chỉ giúp hòa giải viên thực hiện được một số các công việc cần hỗ trợ mà còn tạo cơ hội đào tạo, phát triển thêm một hòa giải viên khác trong tương lai.

- Tóm tắt vụ việc và các tài liệu: Hòa giải viên cần phải nắm càng nhiều các thông tin về vụ việc càng tốt. nhằm mục đích mang lại lợi ích cao nhất cho các bên tiến đến giải quyết thành công vụ tranh chấp.

- Chuẩn bị khác: Việc tối ưu hóa các công cụ văn phòng, điển hình là bảng đứng (flipchart) sẽ giúp mang lại hiệu quả khi giải quyết vụ việc, nhất là những khi cần ghi lại các điểm chính hoặc cập nhật các công việc cần làm sau đó. Bên cạnh đó, các bên có thể sử dụng các phần mềm trình chiếu (ví dụ như Powerpoint) hoặc các phương tiện khác.

- Xác định rõ vai trò của các bên: Hai bên được hòa giải cần tham dự đầy đủ cuộc gặp, đúng giờ và sẵn sàng nói lên các mô tả và chính kiến về vụ việc. Bên cạnh đó, vai trò của bên luật sư tranh tụng là tập hợp các bên, nhằm mô tả và giải thích cho mọi người về quy trình hòa giải cũng như nhiệm vụ của mỗi bên. chuẩn bị các tài liệu có liên quan, đồng thời thực hiện đo lường hoặc tiên liệu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hòa giải, cũng như hỗ trợ việc soạn thảo chính đối với thỏa thuận hòa giải thành.

Xem thêm: Đăng ký bản quyền tác giả

X- VAI TRÒ CỦA LUẬT SƯ TƯ VẤN TRONG GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ HÒA GIẢI

Trong giai đoạn chuẩn bị hòa giải, vai trò của luật sư tư vấn là rất quan trọng và được thể hiện ở những nhiệm vụ cụ thể sau:

(i) Tư vấn về các lựa chọn giải quyết tranh chấp, trong đó có hòa giải

Trong hầu hết các trường hợp mà các bên tranh chấp không thể đạt được thỏa thuận qua thương lượng trực tiếp, thì hướng đi tiếp theo một hoặc các bên tìm đến sẽ là khả năng giải quyết tranh chấp bằng những con đường khác như hòa giải, quyết định của chuyên gia, tố tụng trọng tài hay tòa án. Khi cân nhắc các cách thức giải quyết tranh chấp này, các bên thường cần luật sư tư vấn, hỗ trợ các điểm mạnh, điểm yếu của từng phương thức để đi đến quyết định áp dụng hòa giải. 

Một số luật sư tư vấn thường có xu hướng tư vấn khách hàng bỏ qua hòa giải để đi thẳng đến các phương thức giải quyết tranh chấp tố tụng trọng tài hoặc tòa án, nơi mà luật sư tranh tụng có nhiều “đất diễn" và có cơ hội thu nhập cao hơn. Cách tư vấn này trái với đạo đức luật sư, nế trên thực tế, hòa giải là phương pháp giải quyết tranh chấp có chi phí thấp hơn và làm tăng thêm cơ hội thỏa thuận giữa các bên một cách hữu hảo. 

Những luật sư tư vấn có tầm nhìn và đạo đức sẽ tư vấn cho khách hàng đầy đủ những điểm lợi và hại của mọi phương thức giải quyết tranh chấp trong mỗi hoàn cảnh cụ thể để họ có quyết định dựa trên thông tin đầy đủ. Luật sư tư vấn cần chú ý ngay cả trường hợp tư vấn khách hàng lựa chọn hòa giải là thức pháp giải quyết tranh chấp, khách hàng cũng cần được tư vấn một số hạn chế của hòa giải thương mại và cách khắc phục.

(ii) Luật sư tư vấn tìm hiểu, liên hệ và mới hòa giải viên: 

Thông thường chính luật sư tư vấn sẽ là người nắm rõ hơn ai hết nguồn để tìm kiếm các hòa giải viên đáp ứng tiêu chuẩn của Nghị định số 22/2017/NĐ-CP, phân loại và lựa chọn các ứng viên phù hợp với nhu cầu giải quyết tranh chấp của khách hàng. Luật sư tư vấncần chú ý, một số trung tâm hòa giải yêu cầu các bên phải cung cấp bằng chứng về việc người này là hòa giải viên theo quy định của pháp luật và luật sư cần chú ý ngay khi liên hệ với ứng viên làm hòa giải viên đã phải yêu cầu họ gửi sơ yếu lí lịch để xem xét nghiên cứu.

(iii) Luật sư tư vấn xử lý tình huống: 

Trong nhiều trường hợp mà các bên không thể thỏa thuận lựa chọn hoặc tìm được hòa giải viên, có nguy cơ hòa giải sẽ không thể thực hiện được. Việc các bên lựa chọn hòa giải tại các trung tâm hòa giải thì giám đốc của trung tâm thường sẽ có chức năng thực hiện việc chỉ định hòa giải viên trên cơ sở xem xét thỏa thuận của các bên về yêu cầu đối với hòa giải viên (nếu có) và các yếu tố khác, gồm quốc tịch, khả năng sử dụng ngôn ngữ hòa giải, trình độ chuyên môn. kinh nghiệm làm việc, điều kiện về thời gian của hòa giải viên cũng như khả năng hòa giải.

Trong những trường hợp này, vai trò của luật sư tư vấn là kiểm tra xem xét những yếu tố đảm bảo sự độc lập. vô tư, khách quan và trung thực của hòa giải viên hoặc về tính phù hợp của hòa giải viên đó với yêu cầu giải quyết tranh chấp của khách hàng. Khi có những dấu hiệu sự chỉ định hòa giải viên nói trên không đảm bảo quyền lợi của khách hàng, luật sư cần tư vấn hoặc thay mặt khách hàng yêu cầu chỉ định thay thế hòa giải viên khác hoặc thậm chí dừng việc hòa giải nếu không thể thay thế hòa giải viên phù hợp.

(iv) Luật sư tư vấn chuẩn bị cho phiên hòa giải: 

Một khi hòa giải viên đã được chỉ định, thông thường luật sư tư vấn sẽ là người liên hệ hoặc được liên hệ trước tiên với hòa giải viên và trung tâm hòa giải để giải quyết những vấn đề như cách thức trả phí, kế hoạch hòa giải, danh sách các thông tin, tài liệu cần cung cấp cho hòa giải viên, số lượng người tham gia của các bên, người đại diện có thẩm quyền của mỗi bên sẽ tham gia hòa giải, các giấy tờ chứng minh thẩm quyền (nếu có)... chuẩn bị cho phiên hòa giải. 

Vai trò lớn nhất của luật sư tư vấn trong giai đoạn này là hỗ trợ khách hàng chuẩn bị và cung cấp các thông tin cần thiết để gửi cho hòa giải viên, và phục vụ cho phiên hòa giải. Luật sư tư vấn cần nhớ kỹ: quá trình hòa giải không phải là một trình tự, thủ tục tố tụng. Ngoài ra, vì tính chất tự nguyện và chủ động của các bên trong hòa giải, luật sư cần ưu tiên cung cấp các thông tin ngắn gọn, phù hợp giúp hòa giải viên nhanh chóng nắm rõ được bản chất, nội dung của tranh chấp, đồng thời yêu cầu hòa giải viên bảo đám tính bào mật của thông tin.

Xem thêm: Quy trình hòa giải và vai trò của luật sư: Giai đoạn khai mạc

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (Nguồn tham khảo: Giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp)