Quy trình tuyển dụng nhân sự Công ty Luật TNHH Everest

I- LẬP KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG

Bộ phận tuyển dụng của Phòng hành chính tổng hợp Công ty TNHH Everest lập kế hoạch tuyển dụng dựa trên kế hoạch chiến lược nhân sự của công ty. Kế hoạch chiến lược nhân sự sẽ vẽ ra một bức tranh về vị trí hiện tại của công ty và giúp xác định cách đạt được mục tiêu của công ty. Công ty TNHH Everest sử dụng phân tích SWOT để giúp đánh giá các mục tiêu của công ty, tạo ra các mục tiêu mới và sắp xếp đúng người vào các vai trò tận dụng tốt nhất bộ kỹ năng của họ. Các kế hoạch chiến lược nhân sự cũng có thể giúp công ty xác định những vị trí mới sẽ tuyển dụng và những loại chương trình nào sẽ hỗ trợ nhân viên khi công ty phát triển.

Bước đầu tiên trong việc tuyển dụng là xác định nhu cầu nhân sự thực tế của Công ty TNHH Everest. Việc xác định nhu cầu nhân sự thường là một quá trình tương tác giữa Ban Giám đốc, Đại diện các Chi nhánh của Công ty và Bộ phận Tuyển dụng của Phòng hành chính tổng hợp. Hàng năm hoặc hàng quý, Ban Giám đốc, Trưởng Chi nhánh cần chỉ rõ số lượng nhân sự ở từng vị trí và yêu cầu cụ thể cho mỗi vị trí; Bộ phận Tuyển dụng lên kế hoạch tuyển dụng, đính kèm JD chi tiết. Bản kế hoạch và phần mô tả JD được trình lên Ban Giám đốc phê duyệt và Bộ phận Tuyển dụng triển khai sau khi kế hoạch được phê duyệt.

Xem thêm: Xây dựng bản đồ chiến lược nhân sự

II- THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

Sau khi nhận được phê duyệt về số lượng và yêu cầu tuyển dụng, Bộ phận Tuyển dụng của Công ty sẽ tạo nguồn tuyển dụng qua một loạt các kênh khác nhau để thu hút ứng viên có tiềm năng tại:

(i) Trang web tuyển dụng: Top CV. Trang web này giúp Công ty Luật TNHH Everest đưa thông tin tới một lượng lớn người tìm việc một cách chính thống. 

(ii) Mạng xã hội: Facebook. Trang mạng này để chia sẻ thông tin về các vị trí tuyển dụng, kết nối với ứng viên tiềm năng, và xây dựng mối quan hệ trong cộng đồng chuyên ngành.

Công ty Luật TNHH Everest thường kết hợp nhiều kênh này để đảm bảo rằng sẽ thu hút được đa dạng và chất lượng ứng viên cho các vị trí tuyển dụng. Đồng thời, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của mỗi kênh là rất quan trọng để tối ưu hóa chiến lược tuyển dụng.

Xem thêm: Quản trị nhân sự tại Công ty Luật TNHH Everest

III- PHÂN LOẠI HỒ SƠ ỨNG TUYỂN

1- Hồ sơ phù hợp

Hồ sơ phù hợp là hồ sơ mà đạt các tiêu chí cơ bản như kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, và mô tả chi tiết công việc cũng như yêu cầu riêng biệt với các vị trí.

2- Hồ sơ không phù hợp

Hồ sơ không phù hợp là hồ sơ mà không đạt các tiêu chí cơ bản như kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, và mô tả chi tiết công việc cũng như yêu cầu riêng biệt với các vị trí.

3- Gửi email phản hồi

Khi nhận được thông tin ứng viên ứng tuyển từ các nguồn tuyển dụng đã tạo, Bộ phận Tuyển dụng tiến hành bước sàng lọc và sơ vấn. Bộ phận Tuyển dụng sàng lọc lần một các CV dựa trên các tiêu chí được liệt kê trong Job Description (JD) – bản mô tả công việc. Bộ phận Tuyển dụng sử dụng các tiêu chí cơ bản như kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, và các yếu tố khác để loại bỏ các ứng viên không phù hợp từ danh sách. Ngoài ra, Bộ phận Tuyển dụng ghi chú về những ấn tượng đầu tiên từ CV và đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với JD. Sau đó, Bộ phận Tuyển dụng gửi mail đến các ứng viên xác nhận đã nhận được CV ứng tuyển của các ứng viên phù hợp đồng thời gửi mail phản hồi từ chối với các ứng viên không phù hợp.

Xem thêm: Quy định về quản trị nhân sự tại Công ty Luật TNHH Everest

IV- KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ ỨNG VIÊN VÀ PHỎNG VẤN

1- Gửi bài kiểm tra 

Sau khi hoàn thành bước sàng lọc và sơ vấn ứng viên. Công ty Luật TNHH Everest gửi bài Test sơ bộ kèm theo mail xác nhận phỏng vấn trên, đó là link Kiến thức hội nhập Công ty Luật TNHH Everest. Bộ phận Tuyển dụng yêu cầu các ứng viên vượt qua vòng sàng lọc và sơ vấn đầu tiên, đọc tối thiểu 25 bài đầu của phần Kiến thức hội nhập Công ty Luật TNHH Everest. Dựa vào việc đọc Kiến thức hội nhập, Bộ phận Tuyển dụng đánh giá bước đầu về mức độ quan tâm của ứng viên với Công ty, tính kỷ luật và thái độ của ứng viên. Điều này sẽ giúp Bộ phận Tuyển dụng đưa ra quyết định cuối cùng về việc tiếp tục tiến hành vòng phỏng vấn tiếp theo hay không.

2- Gọi điện xác nhận lịch phỏng vấn

[a] Phỏng vấn

Quá trình phỏng vấn thường là cơ hội để ứng viên và doanh nghiệp tương tác trực tiếp và đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên. Bộ phận tuyển dụng có trao đổi và thống nhất lịch phỏng vấn, gửi thư mời đến ứng viên và đón tiếp ứng viên trong buổi phỏng vấn. Bộ phận nhân sự quản lý và sắp xếp lịch trước với Hội đồng phỏng vấn, đảm bảo buổi phỏng vấn không muộn quá 10 phút.

Một phần quan trọng của quá trình này là tạo ra một môi trường phỏng vấn thoải mái và công bằng, đồng thời đảm bảo rằng câu hỏi được đặt ra phản ánh đúng nhu cầu công việc.

[b] Offer

Sau khi hai bên đã thực hiện các bước trao đổi trong buổi phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ tiến hành xác nhận các ứng viên tiềm năng và phù hợp để trở thành nhân viên của công ty. 

Trong bước offer, sau khi quyết định chọn ứng viên và trước khi cung cấp hợp đồng lao động, thường tiến hành trao đổi với ứng viên về các kỳ vọng của họ và ghi chú các thông tin quan trọng trên hồ sơ tuyển dụng.

Việc đề xuất và thương lượng về điều kiện công việc là một phần không thể thiếu của quá trình tuyển dụng. Trong thực tế, việc xác định mức lương và các phúc lợi khác thường đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thương lượng từ cả hai bên. Một điều quan trọng là đảm bảo rằng các điều khoản được đề xuất phản ánh công bằng và cũng phù hợp với ngân sách và chính sách của doanh nghiệp.

Sau cuộc trao đổi, sẽ ghi chú lại các thông tin quan trọng về các kỳ vọng của ứng viên trên hồ sơ tuyển dụng. Các thông tin này có thể bao gồm mức lương mong muốn, yêu cầu về thời gian làm việc, và các điều kiện khác mà ứng viên đã đề cập trong cuộc trao đổi. 

Dựa trên đó, sẽ làm việc với các bộ phận liên quan như nhân sự, quản lý cấp cao để xác định các điều kiện cụ thể của hợp đồng lao động, đảm bảo rằng các kỳ vọng của cả hai bên được đáp ứng.

[c] Onboard

Bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng là quá trình onboard nhân viên mới. Sau khi ứng viên đã đồng ý nhận offer, sẽ gửi thông tin và hướng dẫn cho ứng viên điền các thông tin cần thiết.

Bộ phận Tuyển dụng sẽ chuẩn bị Welcome Kit chào mừng nhân viên mới, bao gồm các tài liệu, hướng dẫn và thông tin quan trọng về công ty. Bộ phận Tuyển dụng cũng sẽ chuẩn bị chỗ ngồi, thiết bị làm việc và các nguồn tài nguyên cần thiết khác để đảm bảo nhân viên mới có môi trường làm việc thuận lợi và thoải mái ngay từ ngày đầu tiên.

Các bước cụ thể trong quy trình hội nhập nhân sự mới sẽ được thực hiện bởi Bộ phận Tuyển dụng và các bộ phận liên quan, nhằm giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, các quy trình và chính sách của công ty. Sau khi đã hoàn tất các bước trên, nhân viên mới sẽ tới văn phòng để nhận việc chính thức. 

Xem thêm: Chiến lược nhân sự (Human resource strategy)