Startup nên thiết lập hệ thống pháp lý nội bộ thế nào?

1- Nâng cao nhận thức pháp lý cơ bản cho đội ngũ sáng lập và quản lý ban đầu

Tìm hiểu các quy định pháp luật cốt lõi: Tập trung vào các luật và nghị định cơ bản liên quan trực tiếp đến loại hình doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh của doanh  nghiệp, ví dụ: Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư, các quy định về thuế, lao động, bảo hiểm xã hội, các quy định chuyên ngành.

Tham gia các khóa đào tạo, hội thảo ngắn hạn: Cử người tham gia các buổi chia sẻ kiến thức pháp lý cơ bản dành cho doanh nghiệp mới.

Tìm kiếm nguồn thông tin pháp lý đáng tin cậy: Theo dõi các trang web chính thức của cơ quan nhà nước, các tổ chức luật sư uy tín để cập nhật thông tin pháp luật mới.

2- Xây dựng các quy trình cơ bản liên quan đến pháp lý trong hoạt động hàng ngày

[a] Quy trình quản lý hợp đồng đơn giản

Mẫu hợp đồng cơ bản: Sử dụng các mẫu hợp đồng đơn giản cho các giao dịch thường xuyên (ví dụ: hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ cơ bản). Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các mẫu này trên mạng hoặc tham khảo ý kiến luật sư cho lần đầu.

Lưu trữ hợp đồng có hệ thống: Thiết lập một thư mục hoặc hệ thống lưu trữ đơn giản (có thể là trên Google Drive, Dropbox) để quản lý tất cả các hợp đồng đã ký kết.

Theo dõi thời hạn hợp đồng quan trọng: Đặt lịch nhắc nhở cho các thời điểm quan trọng như gia hạn, thanh toán.

[b] Quy trình tuân thủ cơ bản

Đăng ký kinh doanh và các giấy phép con: Đảm bảo doanh nghiệp đã hoàn thành tất cả các thủ tục đăng ký và có đầy đủ giấy phép cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

Thực hiện nghĩa vụ thuế: Nắm rõ các loại thuế phải nộp, thời hạn nộp và thực hiện đúng quy định.

Tuân thủ luật lao động: Đảm bảo các thỏa thuận với nhân viên (nếu có) tuân thủ các quy định cơ bản về hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm.

Quy trình xử lý khiếu nại ban đầu: Thiết lập một kênh tiếp nhận và quy trình đơn giản để giải quyết các khiếu nại từ khách hàng hoặc đối tác.

3- Quản lý rủi ro pháp lý ở mức độ cơ bản

Nhận diện các rủi ro pháp lý tiềm ẩn: Dựa trên hoạt động kinh doanh, hãy suy nghĩ về những vấn đề pháp lý có thể phát sinh (ví dụ: tranh chấp với khách hàng, vi phạm hợp đồng, vấn đề về sở hữu trí tuệ nếu có).

Ưu tiên phòng ngừa: Tập trung vào việc thực hiện đúng các quy định pháp luật để tránh phát sinh rủi ro.

Tham khảo ý kiến luật sư khi cần thiết: Đối với các vấn đề phức tạp hoặc khi có dấu hiệu tranh chấp, đừng ngần ngại tìm đến sự tư vấn của luật sư.

Xem thêm: Dịch vụ thiết lập (set up) hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp

4- Xây dựng văn hóa tuân thủ pháp luật từ ban đầu

Truyền đạt tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật: Nhấn mạnh với toàn bộ đội ngũ về sự cần thiết của việc hoạt động trong khuôn khổ pháp luật.

Khuyến khích hỏi ý kiến khi có nghi ngờ: Tạo một môi trường mà mọi người cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi về các vấn đề pháp lý.

5- Bắt đầu xây dựng cơ sở dữ liệu pháp lý đơn giản

Lưu trữ các văn bản pháp luật quan trọng: Tạo một thư mục riêng để lưu trữ các luật, nghị định, thông tư liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp.

Sắp xếp và dễ dàng truy cập: Đảm bảo các tài liệu này được sắp xếp một cách logic và dễ dàng tìm kiếm khi cần.

6- Một số lưu ý quan trọng

(i) Hãy bắt đầu từ những điều đơn giản nhất, đừng cố gắng xây dựng một hệ thống quá phức tạp ngay từ đầu, bởi hệ thống sẽ cần có khả năng điều chỉnh khi doanh nghiệp phát triển và môi trường pháp lý thay đổi;

(ii) Ưu tiên những vấn đề pháp lý cốt lõi, như tập trung vào những quy định và rủi ro pháp lý quan trọng nhất đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;

(iii) Đầu tư vào kiến thức pháp lý, dành thời gian và nguồn lực để nâng cao hiểu biết pháp luật cho đội ngũ quản lý và nhân viên.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư doanh nghiệp) của Công ty Luật TNHH Everest

7- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Startup nên thiết lập hệ thống pháp lý nội bộ thế nào được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Startup nên thiết lập hệ thống pháp lý nội bộ thế nào có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê Luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với Luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.