Kỹ năng tư vấn pháp luật về quản trị tài chính doanh nghiệp

I- TƯ VẤN PHÁP LUẬT VỀ XÂY DỰNG THẨM ĐỊNH VÀ BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

1- Những thông tin và tài liệu cần thiết mà Luật sư cần thu thập khi soạn thảo quy chế tài chính

Quản trị tài chính doanh nghiệp (Financial Management) là khái niệm trong kinh tế học, dùng để nói đến công việc lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát… mọi hoạt động liên quan đến vấn đề tài chính của một doanh nghiệp, như: sử dụng quỹ tài chính, đầu tư, chi phí nhập nguyên liệu, chi phí trả lương nhân viên… trong suốt thời gian doanh nghiệp hoạt động. 

(i) Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp: Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Số đăng ký cổ đông, Hồ sơ đăng ký thuế, Hồ sơ mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng;

(ii) Cơ cấu quản trị và mô hình tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình tổ chức công tác kế toán;

(iii) Hệ thống quản lý kinh doanh (hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, hệ thống quản lý an toàn và môi trường, hệ thống quản trị tài chính, hệ thống quản trị nguồn nhân lực...) đang được vận hành tại doanh nghiệp;

(iv) Tiêu chuẩn và năng lực quản lý - điều hành kinh doanh của các cấp quản lý chủ chốt, đặc biệt là tiêu chuẩn và nâng lực của các thành viên Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật và Kế Toán trưởng;

(v) Báo cáo hằng năm trình Đại hội đồng cổ đông thường niên trong 03 năm gần đây nhất (nếu có), các biên bản họp và nghị quyết phê chuẩn báo cáo thường niên đó của Đại hội đồng cổ đông;

(vi) Mục tiêu và ý tưởng của Hội đồng quản trị về việc xây dựng hoặc cải tiến nâng cấp Quy chế quản lý tài chính.

Luật sư cần tham khảo các chế định quản lý tài chính doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành (Thông tư số 219/2015/TT-BTC ngày 31/12/2015 của Bộ Tài chính) để tư vấn cho khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý sau đây:

2- Nội dung chủ yếu của dự thảo quy chế quản lý tài chính

Quản lý và sử dụng nguồn vốn: (i) Thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan, cán bộ quản lý của doanh nghiệp, trình tự và thủ tục tăng, giảm vốn chủ sở hữu, vốn điều lệ của doanh nghiệp; (ii) Thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan, cán bộ quản lý của doanh nghiệp, trình tự và thủ tục huy động vốn vay, vốn nợ thương mại của doanh nghiệp; (iii) Trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm giải trình của các cấp quản lý trong việc bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu; (iv) Thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan, cán bộ quản lý của doanh nghiệp, trình tự và thủ tục đầu tư vốn ra ngoài doanh nghiệp; (về) Thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan, cán bộ quản lý của doanh nghiệp, trình tự và thủ tục chuyển nhượng vốn đầu tư ra ngoài doanh nghiệp.

Quản lý và sử dụng tài sản: (i) Trách nhiệm và thẩm quyền của từng đơn vị chức năng hoặc đơn vị kinh doanh và cán bộ quản lý doanh nghiệp về đầu tư mua sắm, quản lý. khai thác vận hành, bảo đường và sửa chữa tài sản cố định; (ii) Khấu Hao tài sản cố định (định mức sử dụng, tỷ lệ và mức trích khấu hao, thời hạn sử dụng...); (iii) Trách nhiệm và thẩm quyền của từng cơ quan quản lý và đơn vị của doanh nghiệp, trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm giải trình của các cấp quản lý đối với các thủ tục cho thuê, thế chấp, cầm cố. thanh lý và nhượng bán tài sản cổ định; (iv) Trách nhiệm và thẩm quyền của từng cơ quan quản lý và đơn vị của doanh nghiệp, trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm giải trình của các cấp quản lý đối với các thu tục kiểm soát vốn bảng tin, hàng tồn kho (rua săm, dự trừ, xuất hàng, nhập hàng, kiểm kê. ghi và khóa sổ kế toán...) tại từng bộ phận, đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp; (và) Trách nhiệm và thẩm quyền của từng cơ quan quản lý và từng đơn vị của doanh nghiệp, trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm giải trình của các cấp quản lý đối với việc kiểm soát và thu hồi nợ (chính sách công nợ, lập và kiểm soát hô dư nợ phai thu, lịch trình đốc nợ và thu hồi nợ, trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi...) ở từng bộ phận, đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp; (vi) Thủ tục kiểm kê tài sản trước khi lập báo cáo kế toán và xử lý chênh lệch tài sản sau kiểm kê; (vii) Thủ tục đánh giá lại tài sản của doanh nghiệp.

Quản lý doanh thu và chi phí: (i) Trách nhiệm và thẩm quyền của từng đơn vị chức năng hoặc đơn vị kinh doanh và cán bộ quản lý doanh nghiệp về xác lập doanh thu (doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu khác) của doanh nghiệp; (ii) Thu tục xác lập chi phí kinh doanh, kiểm soát chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp theo định mức chi phi hoặc dự toán chi phí đã được phê duyệt; (iii) Trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm giải trình của các cấp quản lý doanh nghiệp về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh ở từng đơn vị, bộ phận trực thuộc doanh nghiệp.

Lợi nhuận và phân phối lợi nhuận: (i) Trách nhiệm và thẩm quyền của từng đơn vị chức năng hoặc đơn vị kinh doanh và cán bộ quản lý doanh nghiệp về xác định lợi nhuận (thu nhập từ hoạt động kinh doanh, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập khác) trong từng kỹ kinh doanh (tháng, quý, năm hoặc chu kỳ dự án kinh doanh) ở từng đơn vị kinh doanh và của toàn bộ doanh nghiệp; (ii) Thủ tục và trình tự trích lập Quỹ phát triển khoa học và công nghệ (từ lợi nhuận trước thuế); (iii) Thủ tục trích nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và phương thức phân phối lợi nhuận sau thuế (do Hội đồng quản trị xem xét và trình Đại hội đồng cổ đông quyết định).

Tổ chức hoạt động quản trị tài chính: (i) Trách nhiệm và thẩm quyền của từng cơ quan quản lý và đơn vị của doanh nghiệp, trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm giải trình của các cấp quản lý đối với các thu tục lập, thẩm định, phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính; (ii)tổ chức bộ máy kế toán (mô hình tổ chức bộ máy kế toán, cơ cấu các phần hành kế toán, tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, phẩm chất và kinh nghiệm của Kế Toán trường và nhân viên kế toán); (iii) Nội dung công tác kế toán (chứng từ kế toán, số kế toán, báo cáo kế toán, kiểm tra kế toán, kiếm tài sản, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán); (iv) Trách nhiệm và thẩm quyền của từng cơ quan quản lý, từng đơn vị thuộc doanh nghiệp, trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm giải trình đối với kết quả thực hiện kế hoạch tài chính; (v) Phân tích và đánh giá kết quả quản trị tài chính; và (vi) Thủ tục kiểm toán và chế độ báo cáo trình Đại hội đồng cổ đông.

Chế tài khen thưởng và kỷ luật: (i) Thẩm quyền và trách nhiệm của từng cơ quan quản lý, từng đơn vị hoặc bộ phận trực thuộc doanh nghiệp về thu tục khen thưởng đơn vị. cá nhân hoàn thành tốt các mục tiêu tài chính ngay sau khi kết thúc công việc đánh giá kết quả quản trị tài chính; (ii) Thẩm quyền và trách nhiệm của từng cơ quan quản lý, từng đơn vị hoặc bộ phận trực thuộc doanh nghiệp về thủ tục áp dụng chế tài kỷ luật đối với đơn vị, cá nhân chưa hoàn thành các mục tiêu tài chính hoặc cỏ vi phạm về kỷ luật tài chính sau khi phát hiện sai phạm, hoặc theo kết luận của cấp quản lý có thẩm quyền về đánh giá kết quả quản trị tài chính.

3- Trách nhiệm và thẩm quyền của các cơ quan quản lý, đơn vị, bộ phận của doanh nghiệp

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của doanh nghiệp, có thẩm quyền và trách nhiệm về quản trị tài chính: (i) Phê duyệt kế hoạch kinh doanh và báo cáo tài chính hằng năm; (ii) Phê duyệt các phương án tạo lập vốn (vốn chủ sở hữu) bao gồm cả phương án phân phối và sử dụng lợi nhuận sau thuế; (iii) Phê duyệt các báo cáo thường niên, quyết định mức thu nhập, mức thưởng và áp dụng chế tài kỷ luật đối với Hội đồng quản trị. Ban kiểm soát và của các chức danh người đại diện theo pháp luật; (iv) Phê duyệt phương án huy động vốn hoặc bán tài sản có giá trị lớn và các giao dịch với người có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp; (v) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại; và (vi) Quyết định lựa chọn đơn vị tư vấn kiểm toán báo cáo tài chính.

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty có thẩm quyền và trách nhiệm về quản trị tài chính như sau: (i) Thẩm định và trình kế hoạch kinh doanh và báo cáo tài chính; (ii) Thẩm định và trình các phương án tạo lập vốn (vốn chủ sở hữu) bao gồm cả phương án phân phối và sử dụng lợi nhuận sau thuế; (iii) Thẩm định và trình phương án tạo lập vốn, quyết định mức thu nhập, mức thưởng và áp dụng chế tài kỷ luật đối với Tổng Giám đốc và người quản lý doanh nghiệp; (iv) Phê duyệt phương án huy động vốn hoặc bản tài sản và các giao dịch với người có liên quan không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp; (v) Quyết định mua lại đến 10% Tổng Số cổ phần và bán của mỗi loại; và (vị) Thẩm định và trình Đại hội đồng cổ đông quyết định lựa chọn đơn vị tư vấn kiểm toán của công ty.

Ban kiểm soát có thảm quyền và trách nhiệm về quản trị tài chính như sau: (i) Xem xét và gửi ý kiến thẩm tra về chuyên mòn đối với kểhoạch kinh doanh và báo cáo tài chính hãng năm; (ii) Xem xct và gửi ý kiến thẩm tra về chuyên môn dôi với các phương án tạo lập vốn bao gồm cảphương án phân phối và sứ dụng lợi nhuận sau thuế; (iii) Xem xct và gửi ý kiến thẩm định phương án phân phoi thu nhập, kiểm soát mức thu nhập, mức thưởng và áp dụng chế tài kỹluật dối với Tổng Giám đốc và người quản lý doanh nghiệp; (iv) Xem xét và gửi ý kiến thấm tra về chuyên môn đối với phương án huy động vốn hoặc bán tài sản và các giao dịch với người có liên quan không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đỏng theo quy định tại Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp; (v) Xem xét, gửi ý kiến thẩm tra về chuyên mòn và trình Đại hội đong cổ đỏng quyết định lựa chọn đởn vị tư vấn kiêm toán báo cáo tài chính của cổng ty.

Tổng Giám đốc có thẩm quyền và trách nhiệm về quản trị tài chính: (i)tổ chức lập kế hoạch kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh; (ii)tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh; (iii) Tổ chức lập và trình Hội đồng quản trị các phương án tạo lập vốn và huy động vốn; (iv) Phê duyệt các báo cáo kế toán quản trị,tổ chức lập và trình duyệt báo cáo tài chính, quyết định mức thu nhập, mức thường và áp dụng chế tài kỷ luật đối với người lao động và người quản lý trực thuộc; (v) Tổ chức lập và trình duyệt các phương án đầu tư, bán tài sản có giá trị lớn và các giao dịch với người có liên quan theo quy định tụi Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp; (iv) Đề xuất lựa chọn đơn vị tư vấn kiểm toán của công ty. 

Bộ phận kế toán (bao gồm cả Giám đốc tài chính và Kế Toán trưởng) có thẩm quyền và trách nhiệm về quản trị tài chính: (i) Lập và kiểm tra kế hoạch kinh doanh và báo cáo tài chính hàng năm; (ii) Lập và kiểm tra các phương án tạo lập vốn và huy động vốn; (iii) Lập và kiểm tra các báo cáo kế toán quản trị, báo cáo tài chính, đề xuất mức thu nhập, mức thường và áp dụng chế tài kỷ luật đối với bộ máy kế toán; (iv) Kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, các phương án đầu tư hoặc giao dịch bản tài sản và các giao dịch với người có liên quan, theo quy định tại Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp; (v) Giúp Tổng Giám đốc tìm kiếm và lập đề xuất lựa chọn đơn vị tư vấn kicm toán báo cáo tài chính của công ty.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

II- TƯ VẤN PHÁP LUẬT VỀ TỔ CHỨC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

Quy chế quản lý tài chính cần phải được các cấp quản lý và từng chức danh quản lý thực thi đầy đủ và đúng hạn định, nhằm đạt được các mục tiêu quản trị tài chính của doanh nghiệp. Theo đó, Luật sư cần quan tâm xem xét và tư vấn cho khách hàng về các bước tổ chức triển khai thực hiện quy chế quản lý tài chính. Đó chính là hoạt động tư vấn pháp luật về việc thực thi chức trách, nhiệm vụ và thẩm quyền của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc (Tổng Giám đốc), các chức danh quản lý chủ chốt khác và bộ máy kế toán của doanh nghiệp trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, các chế định quản trị tài chính và lập báo cáo kế toán của doanh nghiệp.

1- Giai đoạn chuẩn bị quy chế quản trị tài chính

Phân định rõ trách nhiệm và thẩm quyền của từng cấp quản lý, từng dẫn vị chức năng hoặc đơn vị kinh doanh và cán bộ quản lý doanh nghiệp về chuẩn bị các thông tin, tài liệu hướng dẫn và huy động các nguồn lực sẵn sàng triển khai thực hiện quy chế quản lý tài chính;

Tổ chức tập huấn, hội thảo làm rõ các vấn đề pháp lý, nghĩa vụ cung cấp thông tin đầu vào cho phần hành kế toán tài chính và phần hành kế toán quản trị;

Xác lập và phân giao các mục tiêu quản trị tài chính cho từng cấp quản lý. từng đơn vị kinh doanh và các cán bộ quản lý chủ chốt, quy định trách nhiệm, quyền hạn và môi quan hệ công tác giữa các bộ phận kế toán với các đơn vị. bộ phận khác của doanh nghiệp, gắn chặt cơ chế phân phối thu nhập với kết quả thực hiện mục tiêu quản trị tài chính.

2- Giai đoạn triển khai thực hiện quy chế quản trị tài chính

- Hội đồng quản trị giao kế hoạch kinh doanh, bao gồm kế hoạch tài chính cho Giám đốc (Tổng Giám đốc) tổ chức triển khai thực hiện;

- Giám đốc phân giao nhiệm vụ kế hoạch định kỹ(năm, quý, tháng) và các nguồn lực cần thiết cho các đơn vị chức năng và đơn vị kinh doanh;

- Đơn vị thực thi nhiệm vụ kế hoạch và cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán;

- Kế Toán thu thập, xử lý thông tin và ghi so ke toán, kiêm kế và lập báo cáo kế toán (báo cáo kế toán quản trị và báo cáo tài chính), trình Giám đốc xem xét, chuyên Ban kiểm soát thẩm tra về chuyên môn và trình Hội đồng quản trị thẩm định.

3- Giai đoạn Tổng Kết, đánh giá, đề xuất chính sửa và bổ sung hoàn thiện quy chế quản trị tài chính

- Tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, kiến nghị áp dụng chế tài khen thưởng và kỷ luật;

- Phân tích, giải trình làm rõ nguyên nhân hoàn thành mục tiêu quản trị tài chính, phát hiện ra sai sót hoặc bất cập của quy chế quản lý tài chính, đề xuất sửa đổi và bổ sung hoàn thiện;

- Soạn thảo, thẩm định và ban hành quyết định của Hội đông quan trị về việc sửa đổi, bổ sung quy chế quản lý tài chính.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thuế - kế toán của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Nguyễn Thị Bích Phượng - Trưởng Chi nhánh Hà Nội của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Tư vấn Pháp luật cho Doanh nghiệp - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).