Tư vấn soạn thảo văn bản quản lý nội bộ doanh nghiệp

1- Các nhóm văn bản quản lý nội bộ trong doanh nghiệp

Toàn bộ văn bản quản lý nội bộ trong doanh nghiệp có thể chia thành các nhóm dưới đây:

Nhóm thứ nhất, các văn bản mang tính cơ chế quản lý nội bộ. Các văn bản này bao gồm:

- Điều lệ doanh nghiệp; 

- Quy chế tổ chức hoạt động của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, Ban điều hành, Ban kiểm soát;

- Quy chế tài chính doanh nghiệp; 

- Quy chế bảo mật thông tin kinh doanh;

- Quy chế hoạt động của các doanh nghiệp thành viên trong tập đoàn hoặc quy chế hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Các văn bản mang tính hướng dẫn/quy định về quy trình thực | hiện các nghiệp vụ của các bộ phận, phòng, ban trong doanh nghiệp.

Nhóm thứ hai: Các văn bản mang tính sự vụ, giải quyết các vụ việc phát sinh.

Các văn bản mang tính sự vụ, giải quyết các vụ việc phát sinh, ví dụ quyết định xử lý kỷ luật, quyết định sa thải, quyết định khen thưởng.

Luật sư có thể được các doanh nghiệp mời soạn thảo mới toàn bộ các văn bản mang tính cơ chế quản lý nội bộ. Luật sư cũng có thể được mời để xem xét, rà soát và chỉnh sửa các văn bản này cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. Khi soạn thảo hay rà soát các văn bản trên, các luật sư cần lưu ý các vấn đề sau:

- Quản lý doanh nghiệp hoặc bộ phận pháp chế doanh nghiệp phải rà, soát đánh giá được hầu hết các tình huống, sự vụ có thể diễn ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc xảy ra trong các quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, hoặc với các quan hệ phát sinh bên trong doanh nghiệp với các cá nhân tổ chức bên ngoài.

- Khi xây dựng soạn thảo các văn bản mang tính sự vụ phải đòi hỏi nhanh, kịp thời, và đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Người xây dựng, soạn thảo trước hết phải nắm được nguyên nhân, quá trình xảy ra sự vụ; căn cứ vào nội quy chính sách của công ty để tham vấn hoặc xây dựng ra các quyết định vừa đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ, vừa có tính khuyến khích động viên khen thưởng hoặc là răn đe kỷ luật phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của người lao động cũng như của  doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

2- Soạn thảo điều lệ doanh nghiệp

Điều lệ doanh nghiệp được xem là một bản nội độ quan trọng nhất trong doanh nghiệp và là văn bản đầu của doanh nghiệp, các thành viên sáng lập ký vào đó để cùng nhau thực hiện việc quản trị điều hành doanh nghiệp. Mức độ quan trọng của Điều lệ doanh nghiệp thể hiện ở chỗ, các văn bản trong nội bộ công ty phải phù hợp và tuân thủ theo điều lệ về mặt nội dung.

Điều lệ doanh nghiệp được coi là “tuyên ngôn" của doanh nghiệp, thể hiện những thỏa thuận của các chủ sở hữu về toàn bộ các vấn đề quản trị điều hành, chia lợi nhuận cổ tức, tăng giảm vốn điều lệ...của doanh nghiệp. Khi soạn thảo Điều lệ của Luật sư có thể sử dụng điều lệ mẫu, sau đó căn cứ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp để bổ sung thêm các điều khoản chi tiết khác. Nếu không sử dụng điều lệ mẫu, Luật sư có thể tự soạn thảo Điều lệ.

Trong trường hợp này, Luật sư cần đưa vào điều lệ ít nhất các quy định cơ bản sau (Điều 25 Luật doanh nghiệp):

- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty, tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện nếu có,

- Ngành nghề kinh doanh,

- Vốn điều lệ, tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần,

- Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và đặc điểm cơ bản khác của các thành viên hợ danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần, phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty TNHH và công ty hợp danh; số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần từng loại của cổ đông sáng lập;

- Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ động đối với công ty cổ phần;

- Cơ cấu tổ chức quản lý; 

- Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần;

- Thể thức thông qua quyết định của công ty, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;

- Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho người quản lý và Kiểm soát viên;

- Những trường hợp thành viên có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;

- Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;

- Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;

- Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty. | Kinh nghiệm cho thấy, Điều lệ được soạn thảo càng chi tiết càng bảo đảm cho doanh nghiệp và Ban quản trị điều hành công ty được hoạt động tốt hơn. Một trong các mục tiêu của Điều lệ là giải quyết tất cả các vấn đề về nguyên tắc quản trị và điều hành trong công ty cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận quản trị điều hành doanh nghiệp trong công ty. Vì vậy, một Điều lệ tốt là Điều lệ mà người ta có thể căn cứ vào đó để tìm giải pháp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quản trị điều hành công ty.

Soạn thảo quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, Ban điều hành, Ban kiểm soát.

Khi soạn thảo quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, quy chế tổ chức và hoạt động của Ban điều hành, quy chế phối hợp hoạt động giữa các đơn vị thành viên...,

3- Các nội dung mà luật sư tư vấn đưa vào tài liệu quản lý nội bộ

Luật sư tư vấn cần đưa vào tài liệu những nội dung tối thiểu, như sau:

Điều kiện và cách thức bầu/bổ nhiệm các chức danh quản trị điều hành:

• Thời hạn nhiệm kỳ, nguyên tắc bãi nhiệm, miễn nhiệm, Kỷ luật, Khen thưởng
• Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nguyên tắc làm việc;
• Mối quan hệ với các thành viên khác hoặc bộ phận khác trong công ty
• Cách thức triệu tập cuộc họp và phương thức họp; 
• Cơ cấu tổ chức bộ máy giúp việc...

Cũng như điều lệ, các quy chế này được quy định càng cụ thể bao nhiêu cũng bảo đảm cho hoạt động của bộ máy được tốt hơn.

- Soạn thảo văn bản hướng dẫn quy trình làm việc của các phòng, ban chuyên môn.

Đây là các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, thông thường để có thể soạn được các văn bản này cần có chuyên môn sâu về lĩnh vực này. Thông thường kinh nghiệm cho thấy, phần lớn các Luật sư không trực tiếp soạn thảo các văn bản này vì đây là các văn bản mang tính hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ chuyên sâu, mang tính chuyên môn cao. Tuy nhiên để bảo đảm cho việc quản lý tốt trong nội bộ doanh nghiệp, Luật sư cần đề nghị Ban điều hành xây dựng các văn bản này và thông thường Luật sư là người tổ chức soạn thảo chứ không trực tiếp soạn thảo.

Trong trường hợp này, Luật sư sẽ là người đưa ra cơ cấu nội dung, yêu cầu cần đạt, các nguyên tắc và nội dung cơ bản, Các quy trình nghiệp vụ cụ thể do chính các phòng, ban nghiệp vụ chắp bút và soạn thảo theo yêu cầu về mặt nội dung và cơ cấu của Luật sư đưa ra. Nhiệm vụ của Luật sư là sau khi các bản dự thảo được chuyển đến, Luật sư phải so sánh với các văn bản chuyên ngành xem có trái với quy định của luật chuyên ngành không , cầu bổ sung các chỗ còn “hở” trong quy chế và hoàn thiện quy sau đó trình lên cơ quan quản trị điều hành lấy ý kiến, tổ chức bằng văn bản, sửa chữa bổ sung theo yêu cầu của Ban quản trị điều hành và cuối cùng phát hành sau khi được Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc ký duyệt.

+ Soạn thảo các văn bản mang tính sự vụ, giải quyết các vụ việc phát sinh, ví dụ quyết định xử lý kỷ luật, quyết định sa thải, quyết định khen thưởng.

Yêu cầu của việc soạn thảo các văn bản mang tính sự vụ là nhanh, kịp thời những bảo đảm thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Luật sư trước hết phải tìm hiểu và nắm vững nguyên nhân, quá trình thực hiện hoặc quá trình xảy ra vụ việc để tư vấn cho Ban điều hành ra các quyết định làm sao đảm bảo tính pháp lý và hạn chế nhiều nhất các thiệt hại cho doanh nghiệp. Các văn bản khác mang tính chất giải quyết mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động như nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế đào tạo... được hướng dẫn cụ thể trong Chương 7 - Tư vấn pháp luật lao động cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

4- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Tư vấn soạn thảo văn bản quản lý nội bộ doanh nghiệp được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Tư vấn soạn thảo văn bản quản lý nội bộ doanh nghiệp có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.