Tư vấn thiết kế mô hình quản trị điều hành doanh nghiệp

I- LUẬT SƯ TƯ VẤN NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN TRỊ HIỆN HÀNH CỦA DOANH NGHIỆP

Để có thể đưa ra được một mô hình tổ chức quản trị điều hành phù hợp với nhu cầu phát triển sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, trước hết Luật sư tư vấn cần nắm được thực trạng của doanh nghiệp. Thông thường Luật sư gặp hai loại doanh nghiệp là: doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp đã hoạt động đang cần tái cơ cấu lại mô hình quản trị điều hành cho phù hợp với nội dung phát triển sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tới. 

Trong cả hai loại doanh nghiệp này, Luật sư tư vấn cần nắm bắt được thực trạng của doanh nghiệp, các đặc điểm sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp hướng tới trong thời gian ngắn hạn và dài hạn, mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, đặc điểm và nhu cầu về vốn góp của các thành viên trong tương lai, đặc điểm và cơ cấu sở hữu... Trong bước nghiên cứu thực trạng của doanh nghiệp, Luật sư tư vấn cần thực hiện các công việc sau:

1- Luật sư tư vấn tiếp xúc với khách hàng, tiếp nhận yêu cầu về mô hình tổ chức quản trị điều hành 

Luật sư cần tiếp xúc với doanh nghiệp để hiểu rõ nhu cầu về quản lý nội bộ, nhu cầu về chiến lược kinh doanh trong thời gian tới cũng như đặc điểm riêng của doanh nghiệp mà mình đang tư vấn. Mục đích của giai đoạn này là làm rõ nhu cầu của doanh nghiệp về mô hình quản trị điều hành, đồng thời xác định điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp trong quản lý nội bộ nhằm thiết kế được mô hình quản lý phù hợp với doanh nghiệp. Các cơ quan quản lý điều hành trong doanh nghiệp mà Luật sư cần tiến hành phỏng vấn bao gồm:

(i) Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên của doanh nghiệp;

(ii) Ban điều hành;

(ii) Ban kiểm soát/kiểm toán nội bộ;

Khi phỏng vấn những người này, Luật sư nên chuẩn bị sẵn bảng câu hỏi để cuộc phỏng vấn có kết quả tốt nhất. Đối với doanh nghiệp đã và đang hoạt động cần tái cơ cấu mô hình quản trị điều hành, Luật sư đưa ra các câu hỏi xoay quanh những vấn đề sau:

(i) Chức danh và công việc hiện nay đang thực hiện tại doanh nghiệp;

(ii) Các hạn chế đối với việc quản trị điều hành hiện nay và phương hướng khắc phục theo nhận định của người được phỏng vấn;

(iii) Hạn chế chung của mô hình quản trị điều hành hiện nay đang thực hiện và hướng khắc phục theo nhận định của người được phỏng vấn;

(iv) Ưu điểm của mô hình quản trị điều hành hiện nay;

(v) Quy mô và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp (ngắn hạn và dài hạn), các đối tác tiềm năng, đối thủ cạnh tranh...

(vi) Mong muốn của người được phỏng vấn đổi với mô hình quản trị điều hành trong tương lai và những việc họ có thể thực hiện được đối với mô hình quản trị này.

Bên cạnh việc phỏng vấn bộ phận quản trị điều hành doanh nghiệp, Luật sư cũng cân trực tiếp gặp gỡ và phỏng vấn người lao động và cơ quan đại diện của họ là Công đoàn doanh nghiệp để trực tiếp được nghe tâm tư nguyện vọng của họ đối với doanh nghiệp mà họ đang làm việc. Đối với người lao động, các câu hỏi xoay quanh sự hài lòng của người lao động đối với các chế độ mà họ đang được hưởng, tiếp thu các ý kiến của họ về sự hạn chế của mô hình quản trị điều hành hiện hành, những sáng kiến của họ để hạn chế các điểm yếu và phát triển các ưu điểm, thế mạnh trong quản trị điều hành doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp mới, Luật sư cũng hỏi các câu hỏi tương tự như trên sau khi loại bỏ khỏi danh sách các câu hỏi về tình hình hiện trạng và các hạn chế trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

2- Luật sư tư vấn nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nội bộ hiện hành của doanh nghiệp

Luật sư tư vấn cần đọc toàn bộ hệ thống văn bản quản lý nội bộ hiện hành của doanh nghiệp để nắm bắt được tình hình hiện nay của doanh nghiệp. Để thực hiện được việc này, doanh nghiệp cần cung cấp cho Luật sư toàn bộ các văn bản về quản lý nội bộ đang áp dụng trong doanh nghiệp, việc đưa sót hoặc thiếu dẫn đến việc miêu tả doanh nghiệp không chính xác và có thể làm ảnh hưởng đến bước tư vấn thiết kế trong giai đoạn sau. Các văn bản này thông thường bao gồm:

(i) Điều lệ doanh nghiệp;

(ii) Quy chế tổ chức quản trị điều hành của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên;

(iii) Quy chế tổ chức quản trị điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp;

(iv) Quy chế tổ chức quản trị điều hành của Ban kiểm soát;

(v) Quy chế kiểm toán nội bộ;

(vi) Nội quy lao động;

(vii) Thỏa ước lao động tập thể;

(viii) Quy chế khen thưởng và kỷ luật;

(ix) Các văn bản phân cấp quản trị điều hành khác trong doanh nghiệp như: Quy chế hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện...;

(x) Các quy chế hoạt động của các phòng ban nghiệp vụ.

Khi nghiên cứu hệ thống văn bản này, Luật sư cần phát hiện:

(xi) Tính hợp pháp của các văn bản này đối với văn bản pháp luật hiện hành của Nhà nước, phát hiện các quy định trái pháp luật hiện hành;

(xii) Tính hợp lý của các văn bản đối với tình trạng hiện hành của doanh nghiệp.

Sau khi đọc xong Luật sư tư vấn cần xác lập một báo cáo đề nghị chỉnh sửa các quy định bất hợp lý và trái quy định của pháp luật nêu trên nếu thấy cần thiết. Kết thúc giai đoạn này, Luật sư tư vấn lập bàn phân tích và báo cáo về hiện trạng của doanh nghiệp và nhu cầu về mô hình quản trị điều hành của doanh nghiệp. Báo cáo này sẽ được gửi tới Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên và Ban điều hành trong doanh nghiệp để lấy ý kiến đóng góp trước khi Luật sư tư vấn cần bắt đầu soạn thảo và xây dựng mô hình tổ chức quản trị điều hành mới cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua bán doanh nghiệp (M&A) của Công ty Luật TNHH Everest 

II- LUẬT SƯ TƯ VẤN THIẾT KẾ MỚI MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH DOANH NGHIỆP

Ở bước này, Luật sư tư vấn cần vận dụng các kiến thức của mình về các mô hình tổ chức quản trị điều hành và quản lý nội bộ doanh nghiệp để xây dựng một mô hình thích hợp với doanh nghiệp khách hàng. Khi xây dựng mô hình, Luật sư tư vấn nghiên cứu và tham khảo mô hình quản trị điều hành của các doanh nghiệp khác cùng quy mô hoạt động, hình thức sở hữu, kết cấu giữa các doanh nghiệp thành viên và quan hệ giữa công ty con và công ty mẹ (đối với tập đoàn). Cũng có thể tham khảo mô hình tổ chức quản trị điều hành doanh nghiệp của các doanh nghiệp/tập đoàn thành công trên thế giới.

Luật sư tư vấn lưu ý dù là tư vấn về quản lý nội bộ cho tập đoàn kinh tế hay tư vấn cho công ty đơn lè, Luật sư tư vấn cần tuân theo mô hình chung về tổ chức quản trị điều hành quy định trong Luật Doanh nghiệp đối với từng loại hình doanh nghiệp.

Trong các quy định về tổ chức quản trị điều hành doanh nghiệp tại Luật Doanh nghiệp chủng ta thấy có quy định mang tính tùy nghi, nhưng cũng có quy định mang tính bắt buộc. Nhìn chung, doanh nghiệp không được phép thực hiện trái với các quy định về mặt tổ chức quản trị điều hành trong Luật Doanh nghiệp, trừ trường hợp một số quy định mang tính chất tùy nghi cho phép doanh nghiệp được tự quyết định mô hình tổ chức quản trị điều hành.

Ví dụ, theo quy định theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, một trong những điểm mới là đã cho phép công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình hai cấp hoặc ba cấp sau đây (trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác):

(i) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

(ii) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty.

Trong trường hợp này doanh nghiệp được tự do lựa chọn một trong hai mô hình trên sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình.

Một quy định mang tính tùy nghi khác cũng cần lưu ý khi tư vấn cho doanh nghiệp về quản trị điều hành, đấy là những quy định tùy nghi nhưng có hạn chế nhất định. 

Trong khi đó các quy định mang tính bắt buộc khác như quy định theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định các cổ đông sáng lập phải cùng nhau đăng ký mua ít nhất 20% tổng số cổ phần phổ thông được quyền chào bán tại thời điểm đăng ký doanh nghiệp. Đối với những quy định này doanh nghiệp không có quyền lựa chọn.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest 

III- CÔNG BỐ VÀ ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH MỚI, LẤY Ý KIẾN CỦA CÁC THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN) VÀ ĐẠI DIỆN NGƯỜI LAO ĐỘNG

Sau khi đã đưa ra mô hình tổ chức quản trị phù hợp, Luật sư tư vấn gửi cho các chức danh quản trị điều hành trong công ty sản phẩm mô hình tổ chức quản trị điều hành của mình cùng với thuyết minh. Thông thường, Luật sư tư vấn gửi trước bản dự thảo cho các chức danh này để họ có thời gian đọc trước và chuẩn bị ý kiến đóng góp. 

Sau đó Luật sư tư vấn tổ chức một buổi hợp, tại đó Luật sư tư vấn thuyết trình mô hình cơ cấu quản trị điều hành của công ty, tiếp nhận các ý kiến phản hồi và trả lời các câu hỏi của các thành viên trong ban quản trị điều hành về mô hình tổ chức quản trị mới. Luật sư cần trực tiếp hoặc yêu cầu một người khác (Luật sư đồng nghiệp) ghi biên bản cuộc họp. Kết thúc buổi họp Luật sư tiếp tục hoàn thiện bản thảo trên cơ sở ý kiến đóng góp của các thành viên dự hợp và sau đó hoàn thiện, chuyển giao sản phẩm cho doanh nghiệp cùng với bộ quy chế quản trị điều hành.

IV - HOÀN THIỆN VÀ SOẠN THẢO CÁC QUY CHẾ QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH

Sau khi đã hoàn thiện mô hình tổ chức quản trị điều hành, Luật sư tư vấn chuyển sang giai đoạn soạn thảo các văn bản về quản lý nội bộ. Các văn bản phải thể hiện được nội dung của mô hình cơ cấu quản trị điều hành. Các văn bản quản lý nội bộ là khung pháp chế trong nội bộ của doanh nghiệp, tất cả các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp giữa người lao động với người lao động, giữa người lao động và ban quản trị điều hành và giữa ban quản trị điều hành với nhau đều được điều chỉnh bởi các quy chế quản trị điều hành này.

Trong khi soạn thảo các quy chế này, Luật sư tư vấn luôn luôn cần lây các văn bản pháp luật và hướng dẫn để làm chuẩn và không được đưa ra các quy định trái với quy định của pháp luật hiện hành. 

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư: Nguyễn Thị Bích Phượng - Trưởng chi nhánh Hà Nội của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Tư vấn Pháp luật cho Doanh nghiệp - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).