Về dịch vụ thuê ngoài quy trình pháp lý cho các công ty luật

1- Về dịch vụ gia công quy trình pháp lý cho các công ty luật

Mỗi ngày chúng ta chỉ có một số giờ nhất định. Bất kể bạn và nhóm của bạn làm việc chăm chỉ đến đâu, danh sách các nhiệm vụ phải làm khi điều hành một công ty luật thành công vẫn rất dài. Tuy nhiên, bạn có thể giải quyết danh sách đó theo cách nhanh hơn, thông minh hơn và hiệu quả hơn - bằng cách sử dụng dịch vụ gia công quy trình pháp lý để mở rộng quy mô hoạt động của mình.

Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ nền tảng của dịch vụ gia công quy trình pháp lý, lý do tại sao ngày càng có nhiều công ty luật sử dụng dịch vụ này và xu hướng của ngành.

Gia công quy trình pháp lý cho các công ty luật là hoạt động ủy thác các nhiệm vụ hoặc quy trình pháp lý cho các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để tăng hiệu quả và giảm chi phí. 

Với dịch vụ thuê ngoài quy trình pháp lý, các dịch vụ pháp lý riêng biệt được chuyển giao cho các công ty bên ngoài, luật sư địa phương hoặc trợ lý chuyên nghiệp thay vì cho một nguồn lực nội bộ chuyên dụng. Hãy nghĩ về tất cả các nhiệm vụ thường ngày, tầm thường có thể được thực hiện bằng sự trợ giúp bên ngoài.

Bằng cách tận dụng sức mạnh của các chuyên gia khác, bạn tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí và giảm khối lượng công việc của mình. Điều này cho phép bạn tập trung vào những gì bạn làm tốt nhất mang lại hoạt động kinh doanh mới cho công ty của bạn và cung cấp dịch vụ hàng đầu cho các khách hàng hiện tại.

Để việc hành nghề luật có lợi nhuận hơn , điều quan trọng là phải thực sự hiểu và sử dụng điểm mạnh của bạn. Thật không may, việc điều hành một công ty luật, giống như bất kỳ doanh nghiệp nào, liên quan đến rất nhiều nhiệm vụ cạnh tranh để giành được sự chú ý của bạn. Đây là nơi mà việc thuê ngoài quy trình pháp lý có thể được tận dụng. Có rất nhiều dịch vụ pháp lý thuê ngoài chuyên nghiệp, cũng như luật sư tự do và các học viên có chi phí thấp hơn.

2- Sự khác biệt giữa gia công quy trình pháp lý và chuyển giao ra bên ngoài

Một điểm gây nhầm lẫn phổ biến phát sinh từ từ “outsourcing”. Vì vậy, điều quan trọng là phải nhận ra sự khác biệt giữa thuê ngoài (outsourcing) và chuyển ra bên ngoài (offshoring) quy trình pháp lý. Dưới đây là các định nghĩa ngắn gọn.

Outsourcing là sử dụng luật sư và chuyên gia địa phương để đảm nhận một số nhiệm vụ nhất định như xem xét tài liệu, quét và ra tòa không liên quan đến nội dung.

Offshoring là quá trình thuê lao động giá rẻ ở nước ngoài để hoàn thành nhiệm vụ từ xa.

3- Xu hướng ngành cho việc gia công quy trình pháp lý

Xu hướng của ngành luật năm 2020 cho thấy khách hàng mong đợi các công ty luật sẽ vượt xa dịch vụ và hỗ trợ truyền thống. Ngày càng có nhiều công ty luật chuyển sang thuê ngoài dịch vụ pháp lý để duy trì khả năng cạnh tranh và lợi nhuận. Trên thực tế, thị trường thuê ngoài quy trình pháp lý toàn cầu ước tính sẽ mở rộng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm là 31,8% từ năm 2019 đến năm 2025. Thị trường này dự kiến ​​sẽ đạt 35,9 tỷ đô la vào năm 2025. 

Sau đây là một số yếu tố khác cho thấy sự tăng trưởng của ngành:

Theo Thomson Reuters và Trung tâm Luật Georgetown nghiên cứu về nghề luật , hàng năm chi 6,2 tỷ đô la cho các dịch vụ gia công quy trình pháp lý, khám phá điện tử và các nhà cung cấp dịch vụ rà soát tài liệu .
Nghiên cứu tương tự về các nhà cung cấp dịch vụ pháp lý thay thế cũng phát hiện ra rằng 900 triệu đô la được chi hàng năm cho luật sư hợp đồng, dịch vụ thuê ngoài và cung cấp nhân sự.
48% công ty luật trong Khảo sát Altman Weil năm 2019 cho biết họ sử dụng luật sư hợp đồng, 57% báo cáo sử dụng luật sư bán thời gian và 24,1% báo cáo thuê ngoài các chức năng không phải của luật sư.

Về bản chất, thuê ngoài quy trình pháp lý là một cách thuận tiện để tăng năng lực, tập trung vào thế mạnh của công ty luật của bạn và tăng lợi nhuận. Trên thực tế, 62,1% các công ty luật trong Khảo sát Altman Weil năm 2019 báo cáo rằng việc chuyển công việc sang luật sư hợp đồng "đã dẫn đến sự cải thiện đáng kể về hiệu suất của công ty".

4- Năm lợi ích hàng đầu của việc thuê ngoài quy trình pháp lý

Năm lợi ích hàng đầu của việc thuê ngoài quy trình pháp lý cho các công ty luật bao gồm:

(1) Mở rộng chuyên môn trong lĩnh vực thực hành của bạn: Có rất nhiều loại hình hành nghề luật khác nhau mà công ty luật của bạn không thể là chuyên gia trong mọi lĩnh vực. Bằng cách thuê ngoài các dịch vụ luật cụ thể cho luật sư hợp đồng, bạn đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng mà không cần phải thuê nhân viên toàn thời gian.

(2) Cho phép bố trí nhân sự linh hoạt cho các trường hợp của khách hàng: Luật sư tự do chỉ cung cấp dịch vụ của họ khi công ty luật của bạn cần sự trợ giúp. Bằng cách trở thành luật sư tự do, bạn có thể tìm thấy sự trợ giúp pháp lý đủ điều kiện ở bất kỳ trình độ kỹ năng nào cho bất kỳ loại dự án hoặc vụ án nào. Và một phần thưởng? Thuê một luật sư với tư cách là luật sư tự do là một cách tuyệt vời để thử nghiệm mối quan hệ làm việc trước khi cam kết thuê toàn thời gian.

(3) Chuyển sang hình thức thanh toán theo mức phí cố định: Thuê ngoài thông qua LAWCLERK cho phép bạn thuê các luật sư tài năng để hỗ trợ bạn với các dự án riêng biệt hoặc toàn bộ vụ án theo mức phí cố định . Bạn có thể tính phí cố định cho khách hàng hoặc cung cấp mức phí hỗn hợp cho công việc pháp lý. Tìm hiểu thêm về việc thanh toán cho công ty luật trong hướng dẫn toàn diện của chúng tôi .

(4) Giảm chi phí dịch vụ pháp lý của bạn: Ví dụ, LAWCLERK không tính phí người dùng bất kỳ khoản phí đăng ký hoặc phí hàng tháng nào chỉ để trở thành một phần của thị trường. Bạn chỉ trả mức giá cố định mà bạn đặt ra khi thuê một luật sư tự do thông qua trang web. Cuối cùng, khách hàng của bạn được hưởng lợi từ khoản tiết kiệm này.

(5) Tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Những người hành nghề đơn lẻ và các công ty đang phải chịu nhiều áp lực hơn bao giờ hết khi phải làm việc liên tục để kiếm lợi nhuận. Các luật sư tự do sẽ mang đến sự trợ giúp thêm khi bạn cần, mà không cần phải trả thêm chi phí cho một cộng sự toàn thời gian. Hãy sử dụng thời gian rảnh rỗi để nạp lại năng lượng với bạn bè, gia đình và sở thích của bạn.

5- Dịch vụ pháp lý thuê ngoài nào mang lại lợi ích nhất cho công ty luật

Có một danh sách dường như vô tận các hoạt động tiềm năng mà công ty của bạn có thể thuê ngoài. Ngoài ra, các công ty mới liên tục xuất hiện trên thị trường cung cấp những cách thức sáng tạo để thuê ngoài.

Để xác định công ty gia công phần mềm tốt nhất cho bạn, hãy cân nhắc những điều sau:

(1) Đánh giá nhu cầu của công ty bạn. Có rất nhiều lựa chọn khi nói đến việc thuê ngoài quy trình pháp lý. Tuy nhiên, không phải tất cả chúng đều hữu ích cho công ty của bạn. Một cách tốt để bắt đầu là tự hỏi mình những câu hỏi sau:

- Những nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian của nhân viên nhưng không nhất thiết phải tự hoàn thành?

- Người đó có cần phải trực tiếp có mặt tại văn phòng của bạn không?

- Bạn có cần ai đó ra tòa không?

- Làm việc từ xa có được chấp nhận không?

(2) Khám phá các lựa chọn thuê ngoài công việc pháp lý phù hợp với nhu cầu của bạn.

Khi bạn hiểu được các lĩnh vực cần cải thiện trong công ty luật của mình, hãy xác định nhiều công ty gia công quy trình pháp lý có sẵn. Nếu chi phí là mối quan tâm đáng kể, hãy cân nhắc dịch vụ gia công pháp lý mà nhà cung cấp có thể cung cấp mức phí cố định thay vì mức phí theo giờ.

6- Các loại hình khu vực phổ biến để gia công quy trình pháp lý 

Bạn không biết nên bắt đầu từ đâu? Sau đây là một số lĩnh vực cụ thể mà dịch vụ gia công quy trình pháp lý có thể giúp công ty của bạn hiệu quả hơn:

Ra tòa để được luật sư bào chữa và trợ cấp hàng ngày

Trong phiên tòa không có nội dung chính thức, bạn có thể mất năm phút trước mặt thẩm phán, một giờ chờ vụ việc của mình được gọi và hơn một giờ đi lại. Mặc dù bạn đã dành nhiều giờ để làm việc cho vụ án, nhưng theo quan điểm của khách hàng, bạn đã cung cấp năm phút giá trị. Điều này có thể dẫn đến tranh chấp về việc thanh toán. Ngoài ra, thời gian này có thể tiêu tốn một khoản phí cố định đáng kể.

Thay vào đó, hãy tận dụng thị trường tư vấn ngoại hình đang phát triển (hoặc trợ cấp theo ngày) hiện có. Họ sẽ xuất hiện tại phiên điều trần tại nơi của bạn với mức phí cố định hoặc mức giá giảm. Tư vấn ngoại hình có thể tiết kiệm thời gian quý báu. Thời gian có thể dành để hoàn thành nhiều công việc hơn và thanh toán theo mức giá đầy đủ của bạn.

Các công ty cung cấp dịch vụ ra tòa:

AppearMe cung cấp một ứng dụng điện thoại thông minh cho phép luật sư lên lịch cho một luật sư khác ra tòa thay họ với rất ít thời gian chuẩn bị. Dịch vụ này không có cam kết liên tục.

Dịch vụ CAP-Court Appearance Professionals cho phép luật sư lên lịch cho một luật sư khác xuất hiện thay họ dựa trên lĩnh vực hành nghề mà họ cần—bao gồm phiên điều trần dân sự, hình sự, thu hồi nợ hoặc phá sản.

Attorneys On Demand cung cấp phạm vi bảo hiểm điều trần trên toàn quốc. Bạn gửi thông tin chi tiết về nhu cầu luật sư xuất hiện của mình, sau đó Attorneys On Demand sẽ chỉ định một luật sư để xuất hiện.

Vụ án và công trình viết

Các công ty gia công pháp lý chuyên biệt đang thay thế các công ty cung cấp nhân sự truyền thống. Họ cung cấp nhân sự linh hoạt cho các lĩnh vực cụ thể, bao gồm cả luật sư tự do giàu kinh nghiệm.

Điều này có nghĩa là cho dù bạn cần một luật sư làm việc tại văn phòng để hỗ trợ một vụ án cụ thể, hay một luật sư làm việc từ xa cho một dự án riêng biệt, bạn đều có thể dễ dàng tìm thấy luật sư tự do có tay nghề chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Các công ty cung cấp dịch vụ này bao gồm:

Hire An Esquire không chỉ cung cấp dịch vụ tuyển dụng và sắp xếp luật sư theo phương thức truyền thống mà còn cung cấp dịch vụ luật sư theo hợp đồng có thể làm việc từ xa hoặc tại văn phòng của bạn với mức phí theo giờ trong bất kỳ khoảng thời gian nào.

LAWCLERK tập trung vào các luật sư hành nghề đơn lẻ và các công ty nhỏ, đồng thời cung cấp quyền truy cập vào mạng lưới rộng lớn các luật sư tự do sẵn sàng hỗ trợ nghiên cứu và các dự án viết (bản ghi nhớ, biện hộ, thỏa thuận, v.v.) với mức giá cố định do bạn đặt ra.

Montage Legal cung cấp dịch vụ cho phép bạn tiếp cận các luật sư tự do đã được thẩm định tại khu vực pháp lý của bạn, những người sẵn sàng cung cấp các dịch vụ theo hợp đồng và dự án với mức phí theo giờ.

Thật dễ dàng để hoàn thành công việc của bạn với sự trợ giúp của các luật sư bên ngoài. Ví dụ, các mạng lưới luật sư như Hire An Esquire hoặc LAWCLERK tích hợp trực tiếp với Clio Manage , cho phép các luật sư tránh nhập dữ liệu trùng lặp và theo dõi những gì cần phải làm. Các tài liệu chính cho các vụ án có thể được chia sẻ an toàn thông qua cổng thông tin liên lạc đồng luật sư an toàn, Clio for Co-Counsel.

E-discovery giúp xem xét tài liệu dễ dàng hơn

Đừng lãng phí nguồn lực quý giá của bạn vào việc quét, mã hóa và hoàn tất việc xem xét tài liệu. Vô số công ty cung cấp dịch vụ quét và mã hóa giá rẻ.

Ngoài ra còn có các công ty cung cấp quyền truy cập vào một nhóm luật sư hợp đồng lớn nếu bạn muốn thuê ngoài việc xem xét tài liệu. Ngoài ra, bạn sẽ chỉ phải trả một phần nhỏ so với số tiền bạn phải trả cho một nhân viên toàn thời gian. Một số công ty cung cấp tùy chọn luật sư tại chỗ trong khi những công ty khác cung cấp luật sư bên ngoài để quản lý việc xem xét tài liệu kỹ thuật số.

Consilio, Integreon và QuisLex là một số trong nhiều  công ty gia công quy trình pháp lý và khám phá pháp lý độc lập có thể hỗ trợ bạn.

Tốt hơn nữa, Clio tích hợp với các giải pháp công nghệ như Logikcull để giúp bạn hoàn tất quy trình khám phá điện tử nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn.

7- Các lĩnh vực khác để gia công quy trình pháp lý

May mắn thay, bạn có thể thuê ngoài bất kỳ loại công việc nào cho một luật sư hợp đồng hoặc nhà cung cấp dịch vụ khác. Sau đây là một số nhiệm vụ khác mà bạn có thể cân nhắc thuê ngoài:

Tóm tắt các trường hợp được trích dẫn trong bản tóm tắt của bên đối lập

Nghiên cứu pháp lý và bản ghi nhớ

Các chuyển động

Lời biện hộ

Khám phá, bao gồm trát đòi hầu tòa, RFP, RROGS và RFA

Phản hồi khám phá và biện hộ như các động thái buộc/hủy bỏ/lệnh bảo vệ

Đánh giá tài liệu

Tóm tắt lời khai

Cho thuê

Di chúc

Ủy thác

Quyền ủy quyền

Thỏa thuận

Bài viết pháp lý

Thư yêu cầu và các thư từ khác

Các tài liệu của công ty như thỏa thuận hoạt động, điều lệ và nghị quyết của công ty

Để biết thêm thông tin về những điều nên và không nên làm khi thuê ngoài quy trình pháp lý, hãy đăng ký tham dự hội thảo trực tuyến của chúng tôi với LAWCLERK . Bạn sẽ học cách tìm kiếm và phân công hiệu quả các nhiệm vụ nghiên cứu và viết cho các chuyên gia thuê ngoài.

8- Ngành gia công quy trình pháp lý sẽ có bước tiến tiếp theo như thế nào

Các loại hình phổ biến của dịch vụ gia công quy trình pháp lý

Với nhiều công ty luật tận dụng dịch vụ thuê ngoài quy trình pháp lý để tăng năng lực và giảm chi phí, dịch vụ thuê ngoài quy trình pháp lý đang gia tăng trên toàn cầu . Điều này đặc biệt đúng khi xem xét sự xuất hiện của các công ty luật ảo và các loại hình công ty luật mới như công ty luật theo hình thức đăng ký. Ngoài ra, dịch vụ thuê ngoài dịch vụ pháp lý giúp hỗ trợ tạo ra một hệ điều hành pháp lý phục vụ cho mọi người .

Khi ngành này phát triển, sau đây là ba xu hướng gia công quy trình pháp lý đáng chú ý:

(1) Trí tuệ nhân tạo và tự động hóa: Việc hợp lý hóa các quy trình và tạo ra các luồng công việc hiệu quả hơn cho các giai đoạn khối lượng lớn, chẳng hạn như tiếp nhận khách hàng , tạo nên sự khác biệt lớn đối với thành công của một công ty luật. Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc phần mềm tự động hóa đặc biệt hữu ích đối với các luật sư muốn tránh xa các tác vụ thủ công.

Hãy xem danh mục ứng dụng của Clio để biết các công cụ có thể thuê ngoài công việc thủ công cho công ty của bạn. Các lĩnh vực bao gồm e-discovery, nghiên cứu pháp lý, quản lý tài liệu và nhiều hơn nữa. Và điều tuyệt vời nhất là chúng đã được thiết lập để tăng năng suất vì các tích hợp này được liên kết với Clio.

(2) Gia công kết hợp: Khi các công ty luật tìm kiếm những cách hiệu quả nhất để giải quyết các nhiệm vụ thường xuyên, một số công ty đang thử nghiệm sử dụng sự kết hợp giữa thuê ngoài quy trình pháp lý và thuê ngoài . Các công ty có thể tạo ra hiệu quả 24/7 bằng cách sử dụng cả thuê ngoài trong nước và ngoài nước. Bất kể bạn ở múi giờ nào, bạn có thể hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày.

(3) Sự gia tăng trong khám phá điện tử: Các sửa đổi gần đây đối với Quy tắc tố tụng dân sự liên bang cho phép thông tin được lưu trữ điện tử như email, lịch điện tử và thư thoại có thể được phát hiện trên các thiết bị cầm tay trong tố tụng có nghĩa là thị trường dịch vụ khám phá điện tử đang phát triển. Với nhu cầu ngày càng tăng đối với các dịch vụ khám phá điện tử, nhiều công ty có thể chuyển sang sự tiện lợi và hiệu quả về chi phí của việc thuê ngoài quy trình pháp lý.

9- Tạo ra một công ty luật có lợi nhuận cao hơn với dịch vụ gia công quy trình pháp lý

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách khả thi để tạo sự khác biệt cho công ty của mình và tăng năng lực mà không làm tăng chi phí chung của công ty, thì thuê ngoài quy trình pháp lý có thể là giải pháp phù hợp. 

Bạn có thể thuê ngoài nhiều hơn bao giờ hết với những tiến bộ công nghệ hiện có. Bạn có thể bổ sung chuyên môn và năng lực vào hoạt động của mình trong khi cắt giảm chi phí và khối lượng công việc.

Xem thêm: Dịch vụ thiết lập (set up) hệ thống quản lý pháp lý nội bộ doanh nghiệp