Ăn con ếch - nguyên tắc tránh trì hoãn và làm việc hiệu quả

I- NGUYÊN TẮC ĂN CON ẾCH (EAT THAT FROG)

Mỗi ngày, khi thức giấc, chúng ta ít nhiều cảm thấy đau đầu với những mớ công việc phải hoàn thành trong ngày. Chúng ta sẽ cân nhắc xem nên làm những việc gì trước, việc gì sau. Thế nhưng, thường thì chúng ta sẽ thực hiện những việc đơn giản trước, rồi mới đến những việc khó khăn.

"Ăn con ếch - 21 cách tuyệt vời để ngăn chặn sự trì hoãn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn" (Eat That Frog - 21 Great ways to Stop procrastinating and Get more done in Less time) - cuốn sách của tác giả Brian Tracy (diễn giả tạo động lực nổi tiếng tại Mỹ), đã đem đến cho chúng ta một cách nhìn khác: Nếu coi con ếch sống - món ăn không thể nuốt nổi - là việc tệ nhất phải thực hiện trong ngày, chúng ta hãy ăn luôn nó cho bữa điểm tâm sáng. Việc khó khăn nhất đã thực hiện xong, chúng ta còn lại chả còn gì khó khăn nữa. Vì thế thời gian còn lại đối với chúng ta sẽ là những khoảng thời gian thoải mái nhất.

II- VÌ SAO NGUYÊN TẮC ĂN CON ẾCH (EAT THAT FROG) HIỆU QUẢ

Ngay cả khi chúng ta đã quen thuộc với những cách quản lý thời gian khác như Pomodoro (quả cà chua) hay Time Blocking (lập khối thời gian), phương pháp Ăn con ếch (Eat that Frog) của Brian Tracy vẫn có thể hiệu quả, bởi: một là, tăng khả năng làm việc hiệu quả. Để ưu tiên hoàn thành một việc, chúng ta phải dời các thú vui qua một bên và cố gắng không bị phân tâm; hai là, tạo thói quen lên kế hoạch, hạn chế để những mục không tên chen vào; ba là, khích lệ tinh thần của chúng ta đầu ngày. Nếu đã làm được nhiệm vụ khó nhất, bạn có thể tự tin vượt qua những khó khăn khác; bốn là, tận dụng năng lượng. Buổi sáng thường là lúc chúng ta minh mẫn nhất, vì vậy không nên lãng phí sức lực vào việc lặt vặt.

Sự đơn giản và linh hoạt làm cho phương pháp Ăn con ếch (Eat that Frog) phù hợp với nhiều người, trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

III- 21 NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC HIỆU QUẢ VỚI THỜI GIAN ÍT HƠN

[1] Nguyên tắc thứ nhất: Xác định mục tiêu

Chúng ta cần xác định rõ mục tiêu quan trọng của nhất phải  thực hiện là gì. Sau khi biết rõ được mục tiêu, chúng ta sẽ tìm ra phương pháp thực hiện và chiến thắng được tâm lý ngại việc để hoàn thành nó.

Để không bị xác định sai mục tiêu, chúng ta hãy viết ra giấy những yêu cầu sau: một là, viết ra giấy những mục tiêu và kế hoạch; hai là, đặt số thứ tự cho từng mục tiêu theo mức độ quan trọng giảm dần; ba là, ấn định thời hạn chót để hoàn thành các mục tiêu; bốn là, liệt kê chi tiết các nhiệm vị cần làm để đạt được những mục tiêu đề ra với những  khoảng thời gian cho từng nhiệm vụ chi tiết đó; năm là, thực hiện và kiểm tra danh sách cẩn thận để nắm được tiến độ thực hiện mục tiêu.

[2] Nguyên tắc thứ 02-  Lập kế hoạch làm việc:

Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần phải lên kế hoạch rất chi tiết. Kế hoạch có thể ví như cái cây vậy, từ tổng quát đến chi tiết, theo nhiệm vụ, theo công việc, theo thời gian... Cần chi tiết thời gian theo tháng, tuần, ngày, buổi… Buổi tối là thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ phác thảo các phương hướng thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó. Chúng ta nhớ áp dụng nguyên tắc 80/20, dành 20% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử dụng 80% thời gian còn lại hiệu quả hơn.

[3] Nguyên tắc thứ 03 - Vận dụng quy tắc Pareto 80/20

Hãy vận dụng quy tắc Pareto 80/20 - bất cứ việc gì cũng đều được cấu thành từ 20% thiểu số những việc quan trọng và 80% đa số những việc nhưng ít quan trọng hơn. Việc xác định nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu chiếm 10-20% sẽ khiến chúng ta hoàn thành được đến 80-90% thành quả. Cố gắng tập trung tối đa thời gian, công sức vào những nhiệm vụ trọng yếu này. Dù chúng có khó khăn đến đâu, chúng ta cũng phải sẵn sàng đương đầu với chúng - giống như chúng ta sẵn sàng tinh thần để nuốt trọn con ếch vào mỗi buổi sáng vậy.

[4] Nguyên tắc thứ 04 - Tiên đoán hậu quả để xác định việc quan trọng

Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán, xác định được mức độ quan trọng của một hành động hay một nhiệm vụ. Một tầm nhìn chiến lược dài hạn sẽ nâng cao hiệu quả của những quyết định ngắn hạn. “Kẻ thất bại hành động để làm dịu đi sức ép công việc hiện tại. Còn người thành công hành động cho mục tiêu dài hạn” (Diễn giả Denis Waitley).

[5] Nguyên tắc thứ 05 - Sử dụng phương pháp ABCDE để hoạch định công việc

Phương pháp ABCDE là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:

A là những công việc quan trọng phải thực hiện nếu không muốn gánh chịu những hậu quả đáng tiếc. Đây là những con ếch mà chúng ta phải “ăn” từng ngày. Nếu có nhiều công việc loại A, chúng ta đặt tên chúng là A-1, A-2, A-3 để phân loại tầm quan trọng của chúng.

B là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích tương đối. Đừng bao giờ bắt tay vào một việc B khi vẫn còn một việc A nào đó.

C là những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại hiệu quả, khác biệt gì lớn.

D là những việc mà chúng ta có thể giao phó. Nhưng phải giao phó cho đúng người.

E là những công việc có thể gạt bỏ. Chúng ta không bao giờ bận tâm, tốn thời gian cho những việc E này.

[6] Nguyên tắc thứ 06 - Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu

Tất cả mọi nghề nghiệp, công việc đều có những lĩnh vực trọng yếu. Chẳng hạn, công việc trọng yếu của một viên chức quản lý là lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, giám sát hoạt động, đánh giá kết quả và lập báo cáo.

Công việc của một nhân viên bán hàng gồm có: xác định khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, giới thiệu thuyết phục sản phẩm hay dịch vụ, giải đáp thắc mắc, phục vụ khách hàng…

Tự đánh giá bản thân trong từng lĩnh vực trọng yếu và chú ý đặc biệt đến lĩnh vực mà chúng ta còn yếu kém và nỗ lực để khắc phục những điểm yếu đó. Làm tốt các lĩnh vực trọng yếu, chúng ta sẽ tạo ra kết quả vượt trội.

[7]  Nguyên tắc thứ 07 - Tập trung tạo hiệu quả

Quy luật tập trung hiệu quả: “Không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc, nhưng chúng ta luôn đủ thời gian để làm việc quan trọng nhất”.

Trả lời 03 câu hỏi sau: “Hoạt động nào của tôi có giá trị nhất?”, “Công việc nào chỉ tôi và một mình tôi thực hiện và hoàn thành xuất sắc để thực sự tạo ra một sự khác biệt?”, “Công việc nào tốt nhất cho thời gian của tôi?”, chúng ta sẽ xác lập được trình tự ưu tiên cho những công việc có giá trị nhất và tập trung để hoàn thành.

[8] Nguyên tắc thứ 08 - Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu

Để vượt qua trạng thái trì hoãn để đạt hiệu quả cao, chúng ta cần phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng cho công việc trước khi bắt đầu. Khi đã chuẩn bị sẵn sàng, chỉ cần một lực đẩy nhỏ, chúng ta sẽ lập tức khởi động nhiệm vụ quan trọng của mình. Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc, chuẩn bị đầy đủ mọi “vật liệu” cho công việc của mình, ngồi vào bàn và bắt đầu cho đến khi công việc hoàn tất.

[9] Nguyên tắc thứ 09 - Luôn sẵn sàng bằng cách học hỏi và hoàn thiện kỹ năng

Nguyên nhân khiến chúng ta trì hoãn những công việc trọng yếu chính là cảm giác không tương xứng, thiếu tự tin hoặc là không đủ năng lực để có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Vì thế, chúng ta phải không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức và không ngừng rèn luyện kỹ năng. Khi hiểu nhiều, kỹ năng được nâng cao, chúng ta sẽ cảm thấy tự tin hơn, làm việc say mê hơn và đạt được nhiều thành quả hơn.

[10] Nguyên tắc thứ 10 - Phát triển và tận dụng những tài năng đặc biệt của mình

Cần xác định đâu là lĩnh vực đặc biệt, tài năng vượt trội của bản thân. Phát triển và sử dụng những kiến thức, kỹ năng này vào công việc, chúng ta sẽ tạo ra những kết quả đặc biệt. Hãy luôn tự hỏi bản thân mình: “Tôi thật sự giỏi lĩnh vực nào?”, “Điều gì giúp tôi thành công trong quá khứ?”, “Tôi thích làm điều gì nhất?”, “Nếu để tôi chọn, tôi sẽ chọn công việc gì?”. Hãy tập trung năng lực đặc biệt vào những việc mà chúng ta có thể làm tốt nhất.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

[11] Nguyên tắc thứ 11 - Xác định những trở ngại chính yếu

Sẽ luôn có những khó khăn, trở ngại trên đường đi đến mục tiêu. Hãy tự hỏi và trả lời những câu hỏi: “Điều gì đang kìm hãm sự thành công của mình?”, “Điều gì làm giảm tốc độ phát triển?”, “Điều gì làm chúng ta còn chần chừ, ngại ngần?”, “Tại sao chúng ta vẫn chưa đạt mục tiêu đã đề ra?”, để tìm ra những yếu tố trở ngại. Thông thường, 80% các yếu tố trở ngại là từ bên trong, và 20% là khách quan, từ bên ngoài. Tháo gỡ, cải thiện các yếu tố cản trở này sẽ giúp chúng ta về đích, đạt mục tiêu trong thời gian sớm hơn.

[12] Nguyên tắc thứ 12 - Thực hiện công việc theo từng bước

Để thực hiện những công việc lớn, những mục tiêu cao, chúng ta hãy chia những công việc lớn này thành nhiều bước nhỏ và lên kế hoạch để thực hiện theo từng bước. Lần lượt hoàn thành từng bước nhỏ này, chúng ta sẽ đạt được công việc lớn, hoàn thành mục tiêu cao.

[13] Nguyên tắc số 13 - Tạo áp lực cho chính mình

Đa số thiếu khả năng làm việc độc lập. Mọi người luôn trông chờ sự động viên, hỗ trợ và dẫn dắt từ người khác để hoàn thành mục tiêu của mình. Chúng ta cần phải thoát khỏi tình cảnh này, phải chịu trách nhiệm về cuộc sống của chính mình. Chúng ta phải trở thành những “nhà lãnh đạo bản thân” - tự mình có thể làm việc với hiệu suất cao, có thể tự hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sự giám sát, quản lý, đốc thúc của bất kỳ ai. Hãy tạo áp lực lên chính mình, chúng ta sẽ thấy hài lòng hơn về bản thân.

[14] Nguyên tắc thứ 14 - Tối đa hóa nguồn năng lượng cá nhân

Năng lượng thể chất, trí tuệ và tinh thần quyết định hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Vì thế, chúng ta phải không ngừng bảo vệ và nuôi dưỡng các nguồn năng lượng đó. Một quy luật thông thường của sinh học là năng suất làm việc của chúng ta sẽ giảm nhanh chóng sau 08 đến 09 giờ làm việc. Chúng ta cần phải tạm dừng công việc đúng lúc để nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi… thì mới có thể tái tạo nguồn năng lượng để tiếp tục làm việc lâu dài, và hoàn thành những mục tiêu.

[15] Nguyên tắc thứ 15 - Tạo động lực thúc đẩy hành động

Để thực hiện công việc hiệu quả, chúng ta phải làm chủ suy nghĩ của bản thân và trở thành người lãnh đạo, người động viên cho chính bản thân mình. Cách thức chúng ta tự nhủ - nói chuyện với bản thân - quyết định cảm xúc tích cực hoặc tiêu cực của chúng ta.

Để là người thành công trong công việc và hạnh phúc, chúng ta cần là người lạc quan, với các phẩm chất quan trọng: luôn tìm điểm tốt, khía cạnh tích cực trong mọi tình huống, rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu từ khó khăn, thất bại, luôn tìm kiếm giải pháp cho mọi vấn đề.

[16] Nguyên tắc thứ 16 - Hãy trì hoãn một cách sáng tạo, hiệu quả

Trì hoãn đúng sẽ làm tăng hiệu suất cá nhân. Rõ ràng chúng ta không thể tự mình làm tất cả mọi thứ, do đó việc trì hoãn các hoạt động có giá trị thấp là việc chúng ta nên làm. Phải biết thiết lập các ưu tiên: cái gì cần làm trước và tập trung nhiều hơn, cái gì sẽ làm sau và làm ít hơn.

[17] Nguyên tắc thứ 17 - Thực hiện những công việc khó khăn nhất trước tiên

Đây là nguyên lý khó khăn nhất, bởi vì chúng ta phải tự “ăn sống” những con ếch kinh khủng. 

07 bước sau sẽ giúp ta thực hiện nguyên tắc số 17 này: một là, vào cuối ngày, lập danh sách tất cả mọi thứ phải làm vào ngày hôm sau; hai là, phân chia công việc theo sự phối hợp của phương pháp ABCDE và quy luật 80/20; ba là, hãy chọn công việc A1 - con ếch lớn nhất, xấu nhất - để tiến hành xử lý; bốn là, xem lại danh sách công việc bằng cách sử dụng phương pháp ABCDE kết hợp với quy luật 80/20; năm là, chuẩn bị tất cả mọi thứ cần thiết để bắt đầu và hoàn thành nhiệm vụ; sáu là, chuẩn bị khu vực làm việc cho công việc A1, bảy là, tập thói quen thức dậy, sẵn sàng và bắt đầu công việc mà không bị gián đoạn bởi yếu tố nào khác. Hãy làm những việc trên trong khoảng thời gian đủ dài, chẳng hạn như 21 ngày liên tục để tạo thành thói quen.

[18] Nguyên tắc thứ 18 - Chia nhỏ công việc

"Làm thế nào để ăn hết một con voi?". Câu trả lời là chúng ta phải ăn từng miếng một. Công việc cũng vậy. Chúng ta phải biết cách chia nhỏ một công việc lớn ra từng công việc nhỏ.

Về mặt tâm lý, chúng ta dễ dàng thực hiện từng công việc nhỏ hơn là thực hiện toàn bộ công việc lớn. Sau khi làm xong một việc, chúng ta có tâm lý thỏa mãn và muốn thực hiện tiếp công việc khác. Cứ thực hiện từng công việc nhỏ, chúng ta sẽ lần lượt hoàn thành toàn bộ công việc lớn.

[19] Nguyên tắc thứ 19 - Phân bổ thời gian cho những nhiệm vụ lớn

Để công việc tiến triển một cách hiệu quả, chúng ta cần phân bổ những khoảng thời gian đủ lớn. Việc cần làm là chúng ta phải hoạch định kế hoạch trong ngày và dành ra những khoảng thời gian cho nhiệm vụ lớn của mình. Trong những khoảng thời gian đó, chúng ta phải tập trung toàn bộ trí lực và làm việc không ngừng nghỉ để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đúng tiến độ.

[20] Nguyên tắc thứ 20 - Ý thức khẩn trương

Ý thức khẩn trương là nguồn độc lực và mong muốn nội tại giúp chúng ta muốn bắt tay vào công việc ngay lập tức, hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn sớm nhất. Ý thức khẩn trương tạo cho chúng ta khả năng định hướng hành động: lập kế hoạch công việc theo mức độ ưu tiên, tập trung vào hành động, và bị cuốn vào “dòng chảy” của công việc, của hiệu quả và năng suất làm việc.

[21] Nguyên tắc thứ 21 - Chuyên tâm với từng công việc

Chu trình “bắt đầu công việc rồi dừng lại, lại bắt đầu và dừng lần nữa” có thể làm lãng phí thời gian của chúng ta trong việc tạo dựng lại động lực, lấy lại quán tính… cho đến khi đạt được tiến độ cần thiết. Các nghiên cứu cho thấy, việc dừng công việc rồi bắt đầu lại có thể tiêu tốn thời gian lên đến 05 lần so với việc chúng ta hoàn toàn chuyên tâm vào công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi thành công.

Khi hình thành tinh thần kỷ luật bản thân để chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ trên một nhiệm vụ duy nhất. Chúng ta có nhiều cơ hội đạt được mức làm việc hiệu quả sớm nhất. Và khi đó, chúng ta có thể hoàn thành công việc khó khăn với chất lượng cao, trong thời gian ngắn nhất.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp