Các bước viết thư điện tử pháp lý cần nắm rõ

Thư điện tử được sử dụng như một phương pháp thông tin giữa luật sư và đồng nghiệp. Vậy các bước viết thư điện tử bao gồm những gì?

 

Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198

 

Tổng quan về các bước viết thư điện tử.

 

 

(i) Trước đây, thư điện tử chủ yếu được sử dụng như một phương pháp thông tin giữa luật sư và đồng nghiệp.

 

 

Nhưng đi cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ hiện đại, thư điện tử đã trở thành một phương tiện liên lạc cao cấp, được dùng để trao đổi thông tin giữa các đối tác, khách hàng,... Thư điện tử sẽ tự động nhập tên của người gửi và lưu lại ngày giờ của bức thư, trợ giúp cho người bị dụng có thể lưu trữ những nội dung trao đổi. Cùng với đó là lý công cụ quản lý thông thường trong thư điện tử - số địa chỉ ( address book).

 

 

Người sử dụng có thể lưu trữ địa chỉ thư điện tử của một người hay một nhóm những người mà họ thường trao đổi thư nhờ có  địa chỉ này. Để truy truy cập địa chỉ, người viết sử dụng những bí danh (nick name) hoặc các phiên bản ngắn của tên. Ngoài ra, công cụ này cho phép người sử dụng nhóm địa chỉ thư điện tử của một số người nhận và nhập vào một từ định danh để có thể một lần tìm ra được tất cả các địa chỉ cần liên lạc.

 

 

Một điểm đặc biệt hữu dụng khác của thư điện tử là tự động trả lời. Công cụ này đặc biệt có công dụng khi luật sư vắng mặt ở văn ng thể trả lời thư, chức năng tự động trả lời sẽ báo cho người gửi thư rằng luật sư không thể hồi âm cho họ ngay lập tức.

 

 

(ii) Bên cạnh đó, thư trao đổi là hình thức “cổ điển” của thư điện tử.

 

 

Mặc dù thư điện tử ngày càng phát triển và được ưa chuộng, nhưng một số cá nhân, tổ chức vẫn có thói quen sử dụng như trao đổi. Cũng giống như các loại văn bản được sử dụng để trao đổi thông tin, thư đổi cũng đóng góp một phần không nhỏ trong giao tiếp viết. Luật sư cũng sử dụng thư trao đổi để truyền đạt thông tin đến cấp trên khách hàng hay các đối tác của mình. Chính vì thế, người viết cũng như công ty sẽ được đánh giá về sự chuyên nghiệp một phần thông qua những thư trao đổi. Đây là lý do vì sao thư tư vấn cần phải được Các một cách cẩn thận cả về nội dung cũng như hình thức. Về cơ bản, bên cạnh những điểm tương đồng với thư điện tử, thư tư vấn sẽ có những điểm riêng biệt như không có các thao tác trên máy vi tính, cách gửi thư truyền thống qua bưu điện,...

 

 

Các bước viết thư điện tử

 

 

Trong quá trình viết thư điện tử, các thao tác của luật sư có thể được thực hiện theo những thứ tự khác nhau, tùy thuộc vào thói quen của mỗi người viết. Tuy nhiên, về cơ bản, luật sư nên tiến hành viết thư điện tử thông qua các bước sau:

 

 

(i) Đính kèm tập tin:

 

 

Các nội dung thư điện tử bao gồm những tài 4 cái, các hình ảnh hay video cần được gửi dưới dạng các tập tin đính kèm. Công cụ tiện ích này giúp luật sư có thể truyền tải được thông tin dưới dạng, đồng thời không cần trình bày quá chi tiết một cách trực tiếp trong thư điện tử những nội dung luật sư muốn truyền tải.

 

 

Để đảm bảo, luật sư không quên gửi kèm theo các văn bản đính kèm, thao tác đầu tiên luật sư nên thực hiện là đính kèm ngay tập tin luật sư muốn gửi cho người đọc. Luật sư nên sử dụng những tập tin có định dạng chung, dễ mở cho tất cả các loại máy tính. Ngoài ra, việc đặt tên cho tập tin đính kèm cũng phải đảm bảo rõ ràng, thuận tiện cho người đọc, không sử dụng tiếng Việt để đặt tên cho tập tin đính kèm nhằm tránh việc lỗi phông chữ, gây cho người đọc việc khó theo dõi. Đồng thời, luật sư cũng nên nhắc đến hoặc giải thích qua về tập tin đính kèm để người đọc có thể nắm được những thông tin cơ bản của tập tin đó.

 

 

(ii) Viết nội dung thư điện tử: 

 

 

Luật sư nên sử dụng những câu văn ngắn gọn và súc tích, liên quan trực tiếp đến vấn đề mà luật. lối thông qua bố cục rõ ràng, mạch lạc. Bên cạnh đó, luật sư cần tránh việc viết toàn bộ bằng chữ in hoa, hoặc chữ to, chữ nhỏ không đồng đều, hoặc chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi.

 

 

(iii) Đặt tiêu đề cho các bước viết thư điện tử: 

 

 

Tiêu đề là nội dung chính trong thư điện tử của luật sư, được viết dưới dạng rút gọn, bao gồm đầy đủ những thông tin cổ động cần thiết. Tiêu đề thư điện tử của luật sư cần đảm bảo thu hút sự chú ý của người đọc và phải thể hiện cho người đọc biết vấn đề chính trong nội dung thư điện tử của luật sư. Người đọc bao giờ cũng đọc tiêu đề thư điện tử của luật sư đầu tiên, rồi sau đó mới quyết định có mở thư điện tử của luật sư để đọc tiếp nội dung hay không. Chính vì thế, đây có thể được đánh giá là phần “bộ mặt” cho thư điện tử của luật sư, góp phần vào việc đánh giá sự chuyên nghiệp của luật sư trong cái nhìn của khách hàng. Với một tiêu đề cụ thể, người nhận thư điện tử sẽ nhanh chóng nắm bắt được nội dung trao đổi, đồng thời họ sẽ cảm thấy dễ dàng hơn trong lưu trữ, tìm kiếm thư điện tử cũng như sắp xếp thứ tự ưu tiên xử lý các thư điện tử đó.

 

 

(iv) Các tiêu đề của thư điện tử có thể được trình bày dưới các dạng như sau:

 

 

- Báo cáo tình hình thu chi (tháng 8/2018) Hồ sơ thay đổi đăng ký thông tin Công ty TNHH ABC

 

 

-Tình hình dự án ABC (tháng 7/2018)

 

 

-Biên bản họp giải quyết tranh chấp lần 1 ngày 12/3/2018 giữa Công ty A và Công ty B

 

 

- Quyết định bổ nhiệm giám đốc mới Công ty AB

 

 

Như các ví dụ trên đây, luật sư có thể bổ sung ngày tháng cụ thể tiêu đề của mỗi thư điện tử giúp người đọc dễ dàng theo dõi tiến trình công việc mà các bên trao đổi với nhau, đảm bảo người đọc sẽ được cập nhật những thông tin mới nhất về công việc.

 

 

(v) Kiểm tra lại nội dung và tập tin đính kèm:

 

 

 Hầu như các hệ thống đều không cho phép luật sư hủy bỏ thao tác gửi thư điện tử sau khi luật sư đã ấn nút “Gửi”. Và đặc biệt tệ hơn khi thư điện tử của luật sư được gửi tới cho rất nhiều người trước khi được kiểm tra kỹ càng. Hãy thực hiện bước kiểm tra nội dung thư điện tử giống cách mà luật sư tiến hành biên tập các bản thảo đối với nội dung các vấn đề chính, văn phòng, cấu trúc nội dung, ngữ pháp, lỗi chính tả,... để đảm bảo phần nội dung của luật sư đã hoàn thiện trước khi được gửi đi.

 

 

Ngoài ra, luật sư cần kiểm tra lại tập tin được đính kèm một lần nữa để chắc chắn rằng luật sư đã đính kèm chính xác bản thảo luật sư muốn gửi tới khách hàng. Trong quá trình làm việc, luật sư không thể tránh khỏi sai sót. Tuy nhiên, các lỗi sai nhỏ như các lỗi chính tả hay đính kèm nhầm tập tin có thể khiến khách hàng hoặc đối tác đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của luật sư

 

 

Nhập địa chỉ của người nhận: Luật sư hãy nhập địa chỉ của người nhận và gửi thư điện tử đi sau khi đã hoàn thành xong các bước để có được một thư điện tử hoàn chỉnh về nội dung cũng như hình thức.

 

Huy động vốn bằng hợp đồng kinh doanh thương mại

Khiếu nại , tạo lập và lưu giữ hồ sơ chứng minh hành vi vi phạm trong Xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh do không thực hiện đúng hợp đồng

 

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.  Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.net.vn.