Các ứng dụng công nghệ cho nghề Luật sư

I- NHỮNG THÀNH TỰU TRONG CÔNG NGHỆ

Công nghệ đã bao phủ và ngày càng mở rộng để ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Lấy ví dụ như thuật ngữ “điện toán đám mây”, bạn có thể cho rằng thuật ngữ này vẫn còn xa lạ đối với bạn. Tuy nhiên, bạn không biết rằng chính bạn và các nhân viên trong công ty luật đã và đang sử dụng rất nhiều ứng dụng của công nghệ điện toán đám mây trong công việc và cuộc sống hằng ngày của mình. Trên thực tế, công nghệ điện toán đám mây đã len lỏi và được ứng dụng ngày càng nhiều trong đời sống của mọi người như là một công cụ hỗ trợ hữu ích và công nghệ này cũng khiến cho mọi người được sống trong một thế giới không ngừng tiến hóa.

Ví dụ, bạn hay thực hiện một cuộc gọi điện thoại với khách hàng qua các nền tảng mạng xã hội ví dụ như Viber, Zalo, tức là bạn đang sử dụng dịch vụ của công nghệ điện toán đám mây. Như vậy, có thể thấy rằng công nghệ nói chung không phải là một khái niệm gì đó quá ư là xa lạ đối với chúng ta vì chúng được ứng dụng hằng ngày trong cuộc sống. Nếu nhìn dưới góc độ pháp lý, công nghệ được định nghĩa một cách khái quát như là “các giải pháp, quy trình, bí quyết kỹ thuật có kèm theo hoặc không kèm theo công cụ, phương tiện dùng để biến đổi nguồn lực thành sản phẩm” hoặc có thể là các dịch vụ nhằm phục vụ cho đời sống xã hội.

Sự bùng phát của đại dịch COVID-19 trên toàn thế giới trong đó có Việt Nam trong vài năm gần đây đã khiến cho các doanh nghiệp nói chung và các công ty luật nói riêng buộc phải chuyển từ mô hình làm việc truyền thống sang mô hình làm việc từ xa với sự hỗ trợ đắc lực của các nền tảng công nghệ. Điều đó được xem như là một chất xúc tác thúc đẩy các công ty luật phải chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ một cách sâu rộng trong việc quản lý, vận hành công ty luật của mình để thích ứng với tình trạng bình thường mới như hiện nay.

II- XU HƯỚNG CÔNG NGHỆ HIỆN TẠI

Một trong những xu hướng công nghệ đáng quan tâm và đang được ứng dụng rộng rãi hiện nay là công nghệ điện toán đám mây, công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ truyền tải thông tin 5G, 6G, công nghệ kết nối vạn vật loT, công nghệ dữ liệu lớn (Big Data), công nghệ trải nghiệm thực tế tăng cường (AR), công nghệ thực tế ảo (VR), và còn nhiều lĩnh vực công nghệ khác nữa. Một trong những điểm đáng chú ý nhất gần đây là việc áp dụng hàng loạt các công nghệ đám mây, là xu hướng phát triển nhanh chóng trong và sau đại dịch Covid-19. Do đó, công ty luật nên tìm hiểu và tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ này để có thể vận dụng nó vào quá trình hoạt động của công ty luật. Từ đó, giúp công ty luật có thể hoạt động một cách có hiệu quả, gia tăng năng suất, giảm thiểu một số chi phí vận hành nhất định.

III- BỐI CẢNH VÀ NGHỀ LUẬT SƯ

1- Lĩnh vực tư pháp thích ứng với chuyển đổi số:

Từ sau thời điểm bùng phát mạnh của làn sóng đại dịch COVID-19 lần thứ 4 vào tháng 04/2021 cùng với các đợt phong tỏa nghiêm ngặt, giãn cách kéo dài, đặc biệt là ở quý 3 năm 2021, tại các thành phố lớn trong cả nước đã có tác động tiêu cực không nhỏ đến mọi mặt của đời sống xã hột Trong hoàn cảnh đó, việc ứng dụng khoa học và công nghệ vào hoạt động tư pháp nói chung và hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật nói riêng là xu thế tất yếu của Việt Nam.

Việc chuyển đổi số quốc gia, xây dựng chính phủ điện tử đã và đang được Chính phủ Việt Nam thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như xây dựng dịch vụ công trực tuyến, xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về nhiều lĩnh vực để mọi người có thể kết nối, chia sẻ hay Tòa án điện tử mà trong đó có phiên tòa trực tuyến,v.v... Điều này được thể hiện rõ trong Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 03/6/2020 về phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Trong đó, Bộ Tư Pháp được giao trách nhiệm “rà soát, đề xuất sửa đổi các văn bản pháp luật dân sự, hình sự và các luật chuyên ngành theo hướng tăng nặng mức và hình phạt cho các hành vi lừa đảo, gian lận khi giao dịch trên không gian mạng cũng như các hành vi lợi dụng, khai thác trái phép thông tin riêng, cá nhân trên mạng để người dùng an tâm khi thực hiện các giao dịch số. Thông qua Quyết định số 749/ QĐ-TTg có thể thấy rằng việc chuyển đổi số quốc gia đối với Chính phủ là cần thiết và có tính cấp bách.

2- Tính truyền thống đặc trưng của nghề Luật sư

Trước sự bùng nổ về công nghệ và những thay đổi trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 như đã đề cập ở trên, một nghề truyền thống và có tính chất đặc thù như luật sư cũng không nằm ngoài xu hướng chuyển đổi số. Thực tế, hàng loạt các quy định của pháp luật được các Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành gần đây đã trực tiếp hay gián tiếp thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tư, giao dịch điện tử; chứng thực chữ ký điện tử; chứng thực hợp đồng điện tử mà các hoạt động này đều được thực hiện dựa trên nền tảng áp dụng công nghệ. Dần dần, việc áp dụng các thành tựu công nghệ trong việc tổ chức, quản lý và vận hành công ty luật đã được một vài công ty luật có uy tín cân nhắc thực hiện. Bên cạnh đó, các luật sư cũng cần phải thay đổi tư duy, cách làm việc, tiếp cận và làm quen với công nghệ để kịp thời thích ứng với những thay đổi của thời đại cách mạng công nghiệp 4.0.

Nếu công ty luật nào vẫn bảo thủ với tư duy truyền thống, không quan tâm đến việc cải tiến công nghệ trong việc quản lý và vận hành thì công ty luật đó sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn ví dụ như phải lưu trữ nhiều hồ sơ, tài liệu giấy tờ làm chiếm chỗ khá lớn trong diện tích hạn chế của văn phòng làm việc; các trang thiết bị văn phòng thiếu đồng bộ; chậm trễ trong việc phản hồi các yêu cầu của khách hàng; sụt giảm doanh thu; và thậm chí là vô tình làm tiết lộ thông tin mật của khách hàng.

IV- CÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ CHO NGHỀ LUẬT SƯ

Công nghệ luôn đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ công ty luật và luật sư trong quá trình hành nghề luật sư và cung cấp dịch vụ pháp lý của mình. Nếu bạn chỉ mới chập chững bắt đầu bước vào nghề luật sư và khởi nghiệp với mong muốn nhanh chóng tiếp cận nhiều cơ hội mới, bạn và công ty luật của bạn nên hướng đến cách làm việc theo hướng tinh gọn bộ máy cũng như thích nghi với môi trường làm việc trong văn phòng ảo.

Việc sử dụng các ứng dụng công nghệ luôn là xu hướng tất yếu hiện nay cho các công ty dịch vụ nói chung và các công ty luật nói riêng cũng như mong muốn của các chủ doanh nghiệp như bạn trong việc tìm hiểu thêm các ứng dụng công nghệ mới cũng đang là xu thế vì công ty luật đang phải đối mặt với việc thích nghi với môi trường làm việc linh hoạt, năng động và đa dạng hơn môi trường làm việc truyền thống thông qua việc sử dụng các ứng dụng công nghệ mới giúp hỗ trợ kết nối và vận hành công việc tốt hơn.

Dưới đây là một số ứng dụng công nghệ tiêu biểu hiện có trên quốc tế và ở Việt Nam. Hy vọng rằng các ứng dụng công nghệ được giới thiệu dưới đây sẽ phần nào giúp bạn có thêm một số thông tin hữu ích cũng như giúp bạn có thể cân nhắc lựa chọn cho mình những ứng dụng công nghệ nào phù hợp nhất để ứng dụng cho việc hành nghề luật sư của bạn và hoạt động kinh doanh của công ty luật.

1- Công nghệ lưu trữ tài liệu:

Việc lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp hiện nay không còn là việc sao chụp tài liệu rồi bỏ vào tủ hồ sơ khách hàng hay dựa vào các thẻ nhớ và bộ nhớ dung lượng của máy tính hoặc USB mà đó là dung lượng của đám mây, một ứng dụng công nghệ điện toán đám mây. Đây được xem là giải pháp tạo sự tiện lợi cho việc truy cập các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ có liên quan đến việc thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng ở bất kỳ nơi đâu và trong điều kiện an toàn và bảo mật.

Các dịch vụ điển hình về cho thuê lưu trữ ở Việt Nam có thể kể đến ví dụ như VNPT, FPT, Viettel và một số công ty dịch vụ có tiếng khác nữa. Bên cạnh các công ty dịch vụ ở Việt Nam nêu trên, sự phổ biến và có tính tích hợp cao của các tiện ích trong công việc thì có các công ty dịch vụ có yếu tố nước ngoài ví dụ như Google Drive, One Drive hoặc SharePoint của Microsoft hay Icloud của Apple đang được mở rộng và chiếm ưu thế về mặt thị trường và số lượng người dùng.

Khi các doanh nghiệp xem xét lựa chọn cũng như đánh giá ưu và khuyết điểm của các dịch vụ lưu trữ đám mây thì đa số các doanh nghiệp thường sẽ nghiêng về so sánh giá. Tuy nhiên, thay vì chỉ so sánh về giá, bạn nên tập trung xem xét độ tích hợp giữa dịch vụ lưu trữ đám mây và các trang thiết bị văn phòng trong công ty luật. Ví dụ, nếu các trang thiết bị của công ty luật đa phần là đều liên quan đến Microsoft thì nên dùng dịch vụ của chính công ty này để có được những trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên, nếu vì lý do công việc và yêu cầu của khách hàng hoặc nếu như bạn mong muốn tìm kiếm hỗ trợ từ một dịch vụ trọn gói nào đó thì các công ty cung cấp dịch vụ Việt Nam sẽ có thể hỗ trợ bạn tốt hơn các công ty dịch vụ có yếu tố nước ngoài.

Một yếu tố khác mà bạn cũng cần xét đến đó chính là độ bảo mật của các dữ liệu được đăng tải lên các đám mây. Dù các công ty có yếu tố nước ngoài nói trên luôn có cam kết với khách hàng rằng các dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng luôn được bảo mật, nhưng việc phân tán rủi ro vê đánh cắp dữ liệu hoặc tự đê phòng cho mình với một ổ lưu trữ dự phòng vẫn luôn được xem là một đề xuất sáng suốt dành cho công ty luật. Trong các trường hợp ví dụ như công ty luật không thể kết nối được vào mạng hoặc một trong các dịch vụ mà công ty luật trả phí bị đóng cửa hoặc bất kỳ lý do gì chẳng hạn như chiến tranh, bạo loạn, dịch bệnh.

2- Công nghệ soạn thảo dữ liệu:

Các luật sư như bạn thường quen với việc phác thảo những ý tưởng của mình xoay quanh các công việc pháp lý của khách hàng trên giấy rồi chuyển chúng sang Word trên máy vi tính như là một thói quen công việc bắt buộc, nhưng cũng có khi bạn lại không thể sử dụng máy vi tính tại thời điểm đó để thực hiện công việc này. Trong trường hợp này, các ứng dụng công nghệ giúp soạn thảo văn bản có thể hỗ trợ bạn bằng cách lắng nghe giọng nói của bạn và sẽ tự soạn thảo văn bản thay cho việc bạn phải ngồi viết chúng trên Word hoặc có thể giúp bạn chuyển những tập tin ghi âm hay các tài liệu dưới dạng hình ảnh được thể hiện một cách rõ ràng trên Word.

Bên cạnh đó, các ứng dụng công nghệ về soạn thảo tích hợp trí tuệ nhân tạo còn có thể giúp bạn tìm kiếm các tài liệu pháp lý có tính chất tương tự, các ý tưởng về một nội dung nào đó có liên quan để bổ sung cho các lập luận pháp lý của bạn trong các vụ việc pháp lý của khách hàng. Các ứng dụng công nghệ này sẽ truy cập vào các tài liệu mà công ty luật lưu trữ trước đây và đã được tải lưu trữ trên các đám mây và bằng thao tác cho phép ứng dụng công nghệ này xử lý khối lượng dữ liệu lớn giúp tìm kiếm và lọc ra toàn bộ các tài liệu có liên quan một cách nhanh chóng.

Một ứng dụng công nghệ khác cũng khá quen thuộc với người dùng mà nhiều công ty luật vẫn thường sử dụng để rà soát toàn bộ nội dung văn bản đó chính là công cụ kiểm tra lỗi chính tả. Theo đó, máy vi tính của bạn sẽ đọc to toàn bộ những nội dung mà bạn đã viết để bạn nghe và kiểm tra lại sự liền mạch giữa các ý, các câu, các từ đồng âm bị lập lại hoặc kiểm tra các lỗi ngữ pháp. Trên đây là các cải tiến ứng dụng công nghệ về soạn thảo văn bản mà được xem là phù hợp cho việc cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật nói chung và việc hành nghề luật sư của bạn nói riêng.

Cũng còn có một số ứng dụng công nghệ khác cũng rất phổ biến hiện nay mà cho phép bạn có thể thực hiện các công việc nói trên chẳng hạn như Microsoft 365, một ứng dụng có thu phí của Microsoft, Google Docs hoặc Pages. Trên các chuyến đi công tác xa cho công việc pháp lý của khách hàng, đôi khi bạn lại có một vài ý tưởng nào đó cho công việc thì một trong các ứng dụng công nghệ mà bạn nên cân nhắc sử dụng đó là phần mềm ghi chú Onenotes hay Google Speech to Text vì các phần mềm này có khả năng tự ghi giọng đọc của bạn và thể hiện chúng dưới dạng văn bản tiếng Việt một cách tương đối chính xác.

3- Công nghệ sao chụp tài liệu:

Như trước đây khi đứng trước một chồng tài liệu lớn, nếu muốn sao chụp thì bạn phải chuẩn bị một máy chụp hình kỹ thuật số chuyên dụng để sao chụp hoặc phải có một chiếc điện thoại di động nào đó mà có khả năng chụp và lưu hình ảnh vào album hình trên máy điện thoại di động. Đến khi bạn về đến văn phòng và mở lại các tài liệu đã chụp, bạn cũng đành phải chấp nhận có những chỗ bị mờ hay nhòe hoặc đôi khi là bị cắt mất góc nhìn không được thẩm mỹ cho lắm. Trường hợp xui xẻo nhất đó là bạn bị mất điện thoại vì một lý do nào đó, lúc đó bạn chỉ còn biết tự trách mình. Tuy nhiên, công nghệ về sao chụp tài liệu với một loạt các tích hợp từ điện toán đám mây, dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo đã thay đổi một cách toàn diện cách thức và quy trình sao chụp tài liệu thành một thao tác mà có thể giải quyết được rất nhiều các bước trong quá trình lưu trữ tài liệu trên các đám mây, chia sẻ đến đồng nghiệp ở một nơi khác và chuyển thể văn bản để sẵn sàng gửi đi cho khách hàng.

Chỉ bằng việc tìm kiếm từ khóa PDF Scan trong các cửa hàng tải ứng dụng trên các điện thoại thông minh, bạn sẽ có thể tìm thấy rất nhiều ứng dụng với chức năng tương tự. Trong đó, có cả các ứng dụng của các hãng máy in lớn trên thế giới chẳng hạn như HP và Canon mà có tích hợp sẵn kết nối với máy in, vì vậy, bạn có thể gửi lệnh in tài liệu khi đang đi trên đường và khi bạn về đến văn phòng thì tài liệu đã được in rồi và sẵn sàng trên khay in để bạn có thể sử dụng.

Tuy nhiên, xin lưu ý rằng để sử dụng được các tính năng tích hợp như trên, bạn phải đồng bộ tất cả chúng trên cùng một hệ thống thì mới có thể đạt được kết quả của tự động hóa toàn bộ. Ngoài ra, một lưu ý khác có liên quan đến sự an toàn và bảo mật đó là khi bạn đăng tải tài liệu lên các ứng dụng công nghệ lưu trữ của những công ty công nghệ không rõ nguồn gốc, khi đó bạn sẽ vô tình làm lộ các tài liệu của khách hàng thông qua việc chụp và đăng tải các tài liệu đó thông qua các ứng dụng công nghệ này.

Thêm vào đó, một đặc điểm thường thấy của các ứng dụng công nghệ này là chúng thường sử dụng ống kính camera từ những thiết bị di động thông minh để chụp và ghi dữ liệu vào bộ nhớ của điện thoại thông minh của bạn. Vì vậy, dữ liệu bảo mật của khách hàng của công ty luật sẽ được lưu trữ ngay trong bộ nhớ của điện thoại thông minh. Hệ quả là thông tin bảo mật của khách hàng có thể bị rò rỉ khi điện thoại thông minh của bạn bị tin tặc tấn công hoặc bị thất lạc. Để khắc phục nhược điểm trên, một vài ứng dụng công nghệ khác chẳng hạn như One Drive hoặc Office Lens của Microsoft sẽ không lưu lại hình ảnh chụp tài liệu vào album chụp hình hay bộ nhớ của thiết bị mà thay vào đó, các ứng dụng công nghệ này sẽ lưu trữ các tài liệu được chụp vào ổ lưu trữ trên đám mây. Do đó, các tài liệu được chụp sẽ không bị trộn lẫn với những hình ảnh cá nhân của bạn. Từ đó, giảm thiểu được các rủi ro về bảo mật hay thất lạc thông tin của khách hàng.

Bên cạnh đó, khi lưu trữ các tài liệu trên đám mây, các tài liệu đó sẽ nhanh chóng được chia sẻ đến những người trong nhóm làm việc chung của bạn mà bạn không cần phải lo ngại việc bị thất lạc chúng. Một ứng dụng công nghệ khác mà bạn có thể quan tâm là API Vision của Google, ứng dụng này cho phép bạn thể nhanh chóng chuyển cả trang tài liệu của bạn dưới định dạng chữ có thể chỉnh sửa nhờ công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) và bạn có thể dễ dàng sao chép và chuyển cả nội dung chữ vừa sao chụp vào văn bản đang soạn thảo.

4- Thực hiện cuộc gọi qua mạng internet:

Ngày nay, việc sử dụng các phần mềm như Zalo, Viber, Zoom, Facetime để thực hiện các cuộc gọi với khách hàng có lẽ không còn quá xa lạ với những người hành nghề luật sư. Công nghệ trong việc kết nối vạn vật cho phép các cuộc gọi của bạn có thể được chuyển tiếp không chỉ từ một chiếc điện thoại để bàn mà còn có thể được liên kết đến các điện thoại cầm tay và các thiết bị có kết nối internet khác. Tuy nhiên, đối với công ty luật thì bạn cần lưu ý rằng khi thực hiện các cuộc gọi trao đổi công việc với khách hàng thì việc bị các bên thứ ba nghe trộm thông tin trên môi trường mạng là điều không thể tránh khỏi. Do đó, việc lựa chọn áp dụng công nghệ nào phù hợp cho mình đôi khi cũng cần phải được xem xét đến tính chất của cuộc gọi trao đổi công việc để lựa chọn phương thức kết nối phù hợp nhất.

Các tính năng chính của các phần mềm thực hiện gọi chia sẻ âm thanh hình ảnh này bao gồm cả tính năng về tổ chức cuộc họp, ghi lại nội dung cuộc họp, chia sẻ màn hình, trò chuyện, phát biểu ảo, thăm dò ý kiến, tắt tiếng của người tham gia. Bên cạnh đó, nhờ tính năng ghi lại nội dung cuộc họp thì những người không tham dự cuộc họp cũng như những người đã tham dự cuộc họp đều có thể nghe lại nội dung của cuộc họp đó khi cần.

5- Công nghệ tự động trả lời khách hàng:

Với xu hướng lấy khách hàng làm trung tâm, việc bỏ lỡ một cuộc gọi nào đó của khách hàng chỉ vì lý do là văn phòng của công ty luật đang cho tất cả nhân viên làm việc từ xa hoặc bạn không có mặt ở văn phòng khi có điện thoại sẽ đồng nghĩa với việc công ty luật có thể đã mất đi cơ hội có được một khách hàng rất tiềm năng nào đó. Hiện nay, có rất nhiều dịch vụ tự động trả lời điện thoại khách hàng nhưng các dịch vụ đó không chỉ đơn giản là việc ghi lại lời nhắn mà thay vào đó, các trợ lý ảo còn có thể cung cấp một số thông tin sơ bộ có liên quan đến công việc. Khi đó, các trợ lý ảo sẽ tìm kiếm các câu trả lời phù hợp nhất để cung cấp cho khách hàng như một dịch vụ tiếp tân ảo.

Bên cạnh đó, bằng việc kết hợp với các đám mây, các trợ lý ảo sẽ có thể đề xuất sắp xếp lịch hẹn phù hợp với khách hàng dựa trên thời gian biểu mà bạn đã đăng ký trong lịch làm việc còn trống. Như vậy, các ứng dụng công nghệ trong việc tự động trả lời khách hàng sẽ giúp cho bạn và công ty luật không bị động và sẽ luôn có mặt khi có các cuộc gọi của khách hàng mọi lúc mọi nơi.

6- Ứng dụng công nghệ về tự động hóa:

Các công việc có liên quan đến việc sắp xếp tài liệu là một phần không thể thiếu trong các công việc nội bộ của các công ty luật, và nhờ vào lĩnh vực công nghệ về tự động hóa, các nhân viên của công ty luật giờ đây chỉ cần thực hiện một thao tác hoặc thiết lập các thao tác có tính chất định kỳ. Các công cụ tự động hóa tài liệu cho phép các nhân viên của công ty luật chủ động về thời gian, chọn lọc các công việc có thể tự động hóa và từ đó tập trung vào các công việc chuyên môn khác, tránh phải thực hiện các công việc sắp xếp tài liệu đó thường xuyên không cần thiết.

7- Ứng dụng công nghệ về quản lý thời gian:

Nghề luật sư đòi hỏi phải ghi lại thời gian làm việc của nhân viên dành cho các công việc pháp lý của khách hàng để từ đó công ty luật mới có thể tính phí dịch vụ pháp lý cho họ. Việc ghi lại thời gian thực trước đây thường có thể được nhân viên của công ty luật ghi chép dưới hình thức sổ tay nhật ký làm việc và do đó việc theo dõi thời gian chính xác thường đòi hỏi họ phải thật kỹ lưỡng, trung thực, và chi tiết. Tuy việc ghi lại thời gian thực một cách chính xác là chìa khóa giúp xác định đúng giá trị của cá nhân các nhân viên và doanh thu của công ty luật, nhưng nếu bạn phải dành khá nhiều thời gian cho việc theo dõi thủ công thời gian làm việc của mình để phục vụ cho mục đích tính phí dịch vụ pháp lý cho khách hàng thì sẽ lấy đi ít nhiều năng suất làm việc của bạn.

Các ứng dụng công nghệ về quản lý thời gian làm việc thực tế được ra đời đã giúp giải quyết được vấn đề nêu trên về cơ bản. Một trong những ứng dụng công nghệ để quản lý thời gian làm việc phổ biến hiện nay là ứng dụng Clockify vì ứng dụng này cho phép:

- Ghi lại tất cả công việc của bạn:

Mỗi vụ việc pháp lý của khách hàng được nhóm lại theo nhiều cách khác nhau chẳng hạn như nhóm lại theo khách hàng, nhóm lại theo loại công việc hoặc nhóm lại theo tên của nhân viên thực hiện. Bạn có thể xem lại báo cáo trực tiếp của cả công ty luật hoặc của riêng từng nhân viên nào đó hay tiến độ công việc của khách hàng vào bất kỳ lúc nào bạn muốn.

- Ghi chép lại thời gian thực trong quá trình làm việc:

Khi sử dụng ứng dụng công nghệ này, nhân viên của công ty luật đơn giản chỉ cần chọn công việc nào mà bạn đang làm và chọn nút bắt đầu tính giờ và khi hoàn thành thì chỉ cần chọn nút dừng lại. Ứng dụng công nghệ này sẽ tự tính thời gian trực tiếp từ các hoạt động và nhập vào nhật ký chung trên phần mềm này.

- Hỗ trợ xuất hóa đơn và tính phí dịch vụ đối với khách hàng:

Khi bộ phận kế toán của công ty luật xem xét thông tin báo cáo của một khách hàng nào đó thì có thể nhanh chóng xuất hóa đơn dịch vụ cho chính khách hàng đó nếu muốn. Tuy vậy, bên cạnh sự tiện lợi, ứng dụng công nghệ này vẫn còn gặp một số trở ngại chẳng hạn như ứng dụng công nghệ này được quản lý bởi một bên thứ ba nằm ngoài hệ thống do đó độ tích hợp của ứng dụng công nghệ này với các trang thiết bị khác trong công ty luật là chưa cao. Bên cạnh đó, ứng dụng công nghệ này là một ứng dụng công nghệ được miễn phí khi bạn sử dụng gói chức năng cơ bản và bạn sẽ phải trả phí nếu bạn muốn có một số chức năng cao cấp hơn và ngay cả khi bạn đã trả phí và sử dụng toàn bộ các chức năng của ứng dụng của nó nhưng ứng dụng công nghệ này lại không hỗ trợ chuyển đối các loại ngoại tệ khác USD ví dụ như VND và do đó việc sai số trong khi xuất hóa đơn dịch vụ cho khách hàng trong nước vẫn đòi hỏi bộ phận kế toán của công ty luật của bạn phải mất thời gian làm thêm một thao tác chuyển đổi.

- Nhập thời gian có thể trực tiếp từ điện thoại của bạn

ứng dụng công nghệ này hỗ trợ việc tính thời gian ngay trên thiết bị di động thông minh của nhân viên của công ty luật và vi thế sẽ rất tiện lợi cho họ trong việc ghi chép thời gian nhanh chóng và dễ dàng hơn.

8- Ứng dụng công nghệ về tra cứu văn bản quy phạm pháp luật:

Nhắc đến ứng dụng công nghệ về tra cứu văn bản quy phạm pháp luật thì hiện nay trên thị trường có rất nhiều ứng dụng công nghệ của cả các cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp tư nhân chẳng hạn như Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật, Luật Việt Nam, Thư ký Luật và Thư Viện Pháp Luật.

Trong đó, các công ty luật tại Việt Nam hiện nay thường ưa chuộng sử dụng các ứng dụng công nghệ của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tra cứu pháp lý hơn vì sự tiện lợi của các dịch vụ mà các doanh nghiệp này cung cấp với chi phí tương đối hợp lý đối với họ. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp dịch vụ này cũng lại không ngừng lại ở việc chỉ cung cấp các văn bản quy phạm pháp luật trên nền tảng web mà còn phát triển thêm các ứng dụng tiện lợi khác phục vụ cho việc tra cứu văn bản quy phạm pháp luật.

Theo đó, các ứng dụng công nghệ này hỗ trợ tra cứu và tải các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến lĩnh vực pháp luật mà bạn đang tìm kiếm. Ví dụ, nếu bạn đang tìm luật thì bạn sẽ cũng có thể tìm thấy được các nghị định và thông tư có liên quan, bên cạnh đó, ứng dụng công nghệ này còn cho phép bạn xem được các văn bản quy phạm pháp luật thay thế, các văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi, bổ sung văn bản đó.

Bên cạnh đó, công ty luật còn có thể tải các văn bản quy phạm pháp luật mới nhất bằng tiếng Anh, được nhân viên tư vấn, hỗ trợ tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật cần tìm nếu bạn tự tìm nhưng không tìm thấy. Điều này giúp cho các nhân viên của công ty luật tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc tra cứu văn bản quy phạm pháp luật và đẩy nhanh việc phản hồi các thắc mắc của khách hàng.

Một bất cập của các ứng dụng pháp lý này là nội dung dịch thuật các văn bản quy phạm pháp luật vẫn còn thiếu chính xác, chưa đảm bảo được tính chính xác cao của các thuật ngữ tiếng Anh với các thuật ngữ pháp lý của tiếng Việt. Vì vậy, các văn bản dịch thuật nói trên thường chỉ mang tính tham khảo và do đó bạn phải cân nhắc lựa chọn từ ngữ sao cho phù hợp khi thực hiện các tư vấn pháp lý cho khách hàng có yếu tố nước ngoài dựa trên bản dịch thuật của các văn bản quy phạm pháp luật đó.

9- Ứng dụng công nghệ về chữ ký điện tử:

Nhắc đến chữ ký điện tử dùng để giao kết hợp đồng, thỏa thuận, v.v..., đa phần mọi người đều đánh đồng chữ ký điện tử là chữ ký số. Tuy nhiên, hai khái niệm này thật ra lại không hề hoàn toàn đồng nhất với nhau mà theo đó chữ ký số được xem là tập hợp con, là một dạng của chữ ký điện tử. Theo quy định, chữ ký điện tử có các đặc tính như sau: (i) được tạo lập dưới dạng tử, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử; (ii) được gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với hợp đồng điện tử (ví dụ như dưới định dạng PDF hoặc Word); và (iii) có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung của hợp đồng điện tử được ký. Chữ ký điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn tất cả các điều kiện về khả năng định danh và mức độ tin cậy, cụ thể đó là: (i) phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đó đối với nội dung của hợp đồng, thỏa thuận; và (ii) phương pháp tạo chữ ký điện tử là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà hợp đồng, thỏa thuận được tạo ra và gửi đi.

Trong khi đó, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác việc biến đổi nêu trên mà được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; và sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên. Theo công bố trên cổng thông tin điện tử của Bộ Thông tin và Truyền thông vào ngày 13/06/2019 thì hiện đã có 12 tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ví dụ như VNPT.

Như vậy, ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực chữ ký điện tử giúp công ty của bạn có thể giao kết các hợp đồng dịch vụ pháp lý với các đối tác có sử dụng chữ ký số bất kể vị trí địa lý của hai bên. Tuy nhiên, có một điểm cần lưu ý với bạn đó là giá trị pháp lý của chữ ký số sẽ cao hơn so với chữ ký điện tử, vì vậy bạn cần lưu ý trong việc rà soát lại các giao dịch của công ty luật mà có sử dụng chữ ký điện tử và riêng đối với các giao dịch sử dụng chữ ký số thì bạn cần phải xem xét về hiệu lực của chữ ký số mà minh đã ký.

10- Ứng dụng công nghệ về quản lý sổ sách kế toán:

Là doanh nghiệp hoạt động theo quy định của pháp luật, công ty luật cần phải quản lý sổ sách kế toán của mình phục vụ cho việc quản trị nội bộ và theo yêu cầu tuân thủ về thuế của các quy định về thuế của Nhà nước. Việc quản lý sổ sách kế toán trước đây thường được thực hiện bởi bộ phận kế toán một cách thủ công nhưng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ trong thời gian gần đây, công ty luật giờ đây đã có thể dựa vào các ứng dụng công nghệ được phát triển bởi các công ty phát triển phần mềm kế toán có tiếng của Việt Nam chẳng hạn như Misa, Thái Sơn, FTS để quản lý sổ sách kế toán của mình.

Đặc điểm chung của những phần mềm kế toán này đó là các nhân viên kế toán của công ty luật sẽ nhập số liệu kế toán vào nơi lưu trữ dữ liệu đầu vào của phần mềm, bao gồm các chứng từ, số liệu, hồ sơ đối với toàn bộ các giao dịch có liên quan đến tài chính của công ty luật. Và bằng ứng dụng công nghệ, các phần mềm kế toán này sẽ tự động thực hiện các công thức có liên quan đến kế toán đã được lập trình sẵn để lập các báo cáo tài chính và các báo cáo chi tiết phù hợp với yêu cầu của chế độ Kế toán Nhà nước Việt Nam và các quy định về thuế cũng như theo những yêu cầu quản lý nội bộ đặc thù của công ty luật .

11- Ứng dụng công nghệ về hỗ trợ sửa chữa bảo trì dịch vụ có liên quan đến công nghệ:

Ngày nay, các công ty luật có thể tìm kiếm các doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ công nghệ, sửa chữa bảo trì dịch vụ có liên quan đến công nghệ. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ công nghệ này thường sử dụng các ứng dụng công nghệ hỗ trợ sửa chữa và bảo trì từ xa chẳng hạn như Team Viewer, Ultra Viewer, v.v...

Đặc điểm chung của các ứng dụng công nghệ này là bên cung cấp dịch vụ có thể bảo trì máy tính từ xa thông qua một Mã số định danh (ID) và mật khẩu (Password) được cung cấp từ ứng dụng đã được thiết lập trong máy tính cá nhân của nhân viên của công ty luật . Từ đó, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật có thể truy cập và điều khiển máy tính của các nhân viên cần hỗ trợ để sửa chữa các lỗi máy tính.

Như vậy, ứng dụng công nghệ truy cập và hỗ trợ máy tính từ xa sẽ giúp khắc phục nhanh các bệnh của máy tính của nhân viên và tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức cho việc phải di chuyển trực tiếp đến nơi làm việc của công ty luật hoặc công ty luật phải xây dựng một bộ phận chuyên trách vé kỹ thuật máy tính trong nội bộ để thực hiện việc này.

Tuy nhiên, một lưu ý khi công ty luật cho phép bên hỗ trợ kỹ thuật bên ngoài truy cập vào máy tính của nhân viên của công ty luật sẽ đồng nghĩa với việc bên hỗ trợ kỹ thuật sẽ có quyền kiểm soát thông tin mật của khách hàng hoặc thực hiện các hoạt động bằng máy tính nhân danh chính bạn. vậy, nhân viên của công ty luật cần phải có mặt trước máy tính của mình để chú ý theo dõi cần thận trong suốt quá trình sửa chữa máy tính của nhân viên từ bên hỗ trợ kỹ thuật để đàm bảo nguyên tắc bảo mật và an ninh mạng trong quá trình sửa chữa.

Bạn luôn phải nhớ cho rằng mỗi ứng dụng công nghệ luôn là con dao hai lưỡi, bạn phải luôn tự trải nghiệm cẩn thận khi cho phép một bên thứ ba nào đó tác động vào các hoạt động bình thường của công ty luật mà chưa có bất kỳ sự ràng buộc pháp lý nào với họ. Vì vậy, lời khuyên cho bạn đó là bạn cẩn kiểm tra các thỏa thuận về các dịch vụ hỗ trợ cung cấp, tìm hiểu về các dịch vụ đó, xác định rõ nhu cầu sử dụng của công ty luật là gì và cần hiểu rõ hạn chế của các ứng dụng công nghệ mà công ty luật muốn sử dụng.

Bạn biết đó, bản chất của nghề luật sư là sự cẩn trọng và có tính chuyên môn cao và bởi vì các dịch vụ pháp lý mà công ty luật cung cấp cho khách hàng cũng giống như dịch vụ của bác sĩ, đó là có liên quan đến sức khỏe và lợi ích của khách hàng. Do đó, để tuân thủ quy định của pháp luật và đạo đức của nghề luật sư, bạn cần phải luôn cẩn trọng trong việc áp dụng các ứng dụng công nghệ trong công việc hành nghề luật sư của mình.

Một trong các đề xuất mà bạn có thể làm là tự xây dựng cho mình một bản tuân thủ kiểm tra về việc sử dụng các ứng dụng công nghệ trong công ty luật để có thể chắc chắn rằng việc áp dụng các ứng dụng công nghệ là hữu ích đối với công ty luật và phù hợp với trách nhiệm của việc hành nghề luật sư.

Nguồn: Sách "Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề Luật sư".