Triển khai và đánh giá hoạt động nhượng quyền

1- Quy trình đánh giá hoạt động của chi nhánh nhân quyền

Để triển khai hiệu quả quy trình này, mỗi quản lý hoạt động khu vực của doanh nghiệp nhượng quyền cần xây dựng kế hoạch kiểm tra chi nhánh định kỳ cho khu vực của mình. Quy trình đánh giá hoạt động của một chi nhánh nhận quyền thường trải qua những bước sau: 

[a] Đánh giá hoạt động chi nhánh từ góc độ khách hàng

Khi vận hành hoặc quản lý một chi nhánh, đôi khi đội ngũ quản lý và nhân viên ngày càng trở nên chủ quan đối với hoạt động tại chi nhánh của mình. Do đó, để đánh giá đúng tiêu chuẩn hoạt động của một chi nhánh, doanh nghiệp cần có sự đánh giá và nhận xét của những người không trực tiếp làm việc hoặc quản lý chi nhánh, tốt hơn nữa là đánh giá và nhận xét của khách hàng. Những nhận xét này mang tính khách quan và phản ánh thực tế nhất tình hình hoạt động của một chi nhánh. Đối với doanh nghiệp nhượng quyền có quy mô lớn hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ “khách hàng bí mật” của các công ty nghiên cứu thị trường. Đây là một công cụ thường được các công ty nghiên cứu thị trường và doanh nghiệp bán lẻ, nhượng quyền sử dụng để đánh giá thực tế tình hình hoạt động, chất lượng sản phẩm và dịch vụ tại chi nhánh từ góc độ khách hàng.

Báo cáo khách quan của công ty nghiên cứu thị trường sau thời gian triển khai đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp có một cái nhìn thực tế hơn về chất lượng vận hành, chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng trong toàn hệ thống. Từ báo cáo kết quả thực tế này, doanh nghiệp nhượng quyền đánh giá được mức độ triển khai nền tảng hoạt động theo tiêu chuẩn thương hiệu, xác định được những yếu tố triển khai tốt hoặc chưa tốt, từ đó xây dựng kế hoạch hành động cụ thể để duy trì và nâng cao chất lượng hoạt động. Đối với doanh nghiệp nhượng quyền có quy mô nhỏ hơn, doanh nghiệp có thể tự triển khai chương trình này nhờ sự cộng tác của khách hàng, bạn bè, người quen. Doanh nghiệp cũng nên sử dụng đội ngũ nhân viên sẵn có cùng tham gia đánh giá. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm là việc đánh giá và người tham gia đánh giá không được thông tin trước cho chi nhánh, nhằm đảm bảo tính khách quan của chương trình.

Xem thêm:Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ của Công ty Luật TNHH Everest

[b] Họp và triển khai vấn đề cần cải tiến tại chi nhánh

Sau khi có báo cáo về chất lượng hoạt động của chi nhánh từ góc độ khách hàng tại bước 1, quản lý hoạt động khu vực có trách nhiệm chia sẻ các đánh giá và nhận xét này với đối tác nhận quyền và đội ngũ vận hành chi nhánh. Đối với các nhận xét tốt, quản lý khu vực cần tuyên dương, khích lệ đôi tác và đội ngũ nhân viên chi nhánh. Đối với các nhận xét chưa tốt, quản lý khu vực và đối tác cần tlm ra nguyên nhân và iên kê hoạch hành động để điều chỉnh những hoạt động chưa đạt quy chuẩn.

Lưu ý: đối với doanh nghiệp nhượng quyền là mỗi cuộc họp hoặc chuyến viếng thăm chi nhánh đều cần phải có mục đích cụ thể, rõ ràng, có danh sách các vấn đề cần trao đổi, và tài liệu chuẩn bị đầy đủ trước khi họp. Việc thực hiên đúng quy trình quản lý hoạt động và sử dụng các biểu mẫu hồ trợ là hết sức cần thiết, giúp nâng cao năng suất làm việc cho đội ngũ, và đảm bào tính tập trung trong vấn đề quản lý hoạt động của toàn hệ thống. Các vấn đề đánh giá cần hoàn thành trong lần thăm chi nhánh này bao gồm:

i) Đánh giá việc triển khai thực hiện các nền tảng hoạt động chính của thương hiệu

Đánh giá việc triển khai thực hiện các nền tảng hoạt động chính của thương hiệu, ghi nhận những nền tảng đã triển khai và nhắc nhở đối tác những vấn đề cần triển khai hoặc điều chỉnh. Ví dụ nếu Gloria Jean’s Coffees có năm nền tảng hoạt động thì quản lý khu vực cần kiểm tra việc thực tế thực hiện của năm nền tảng này.

iii) Chuẩn bị cho đối tác và quản lý chi nhánh cho việc đánh giá toàn diện

Đây là sự chuẩn bị cần thiết giúp đối tác hiểu rõ các tiêu chuẩn đánh giá và kết quả mong muốn của doanh nghiệp nhượng quyền đối với một chi nhánh nhận quyền. Bước 2 là một bước đệm nhằm chuẩn bị đối tác cho việc kiểm tra và đánh giá toàn diện chi nhánh tại bước 3.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về nhượng quyền thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

[c] Đánh giá tổng thể hoạt động kinh doanh chi nhánh

Việc đánh giá tổng thể hoạt động kinh doanh chi nhánh do quản lý khu vực và đối tác nhận quyền thực hiện nhằm đánh giá toàn bộ hệ thống hoạt động và kinh doanh của chi nhánh. Việc đánh giá toàn diện được thực hiện mỗi năm một lần, ghi nhận những thành tựu và xác định những vấn đề cần điều chỉnh hoặc cải tiến với mục tiêu hỗ trợ chi nhánh kinh doanh hiệu quả hơn bằng cách nâng cao doanh thu, hoạt động đúng chuẩn, và bảo đảm tính thống nhất về chất lượng hoạt động giữa các chi nhánh trong toàn hệ thống.

Công cụ đánh giá hoạt động

Đối với mô hình nhượng quyền, để việc triển khai, quản lý hoạt động và đánh giá chi nhánh được đồng bộ, dễ dàng cho việc so sánh giữa các chi nhánh, doanh nghiệp nhượng quyền nhất thiết phải xây dựng công cụ, biểu mẫu đánh giá hoạt động. Do tính chất hoạt động và nền tảng hoạt động của mỗi doanh nghiệp khác nhau, nội dung các biểu mâu đánh giá hoạt động cho từng thương hiệu cũng cần phải được thiết kế khác nhau. Tuy nhiên, sau đây là một số loại biểu mẫu thông dụng và mục tiêu sử dụng của từng biểu mẫu để doanh nghiệp nhượng quyền tham khảo:

[d] Xây dựng kế hoạch hoạt đông kinh doanh chi nhánh

Đối tác nhận quyền chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh chi nhánh theo biểu mẫu của doanh nghiệp nhượng quyển. KẾ hoạch này bao gồm tất cả các yếu tố tài chính, hoạt động và văn hóa làm việc của chi nhánh. Quá trình xây dựng kế hoạch cũng sẽ hồ trợ đối tác xác định các cơ hội và thử thách đối với việc vận hành và quản lý chi nhánh, từ đó giúp đối tác đưa ra được kế hoạch hành động cụ thể và thực tế.

Sau khi hoàn thành, đối tác nhận quyền có ưách nhiệm chia sẻ kê hoạch này với quản lý hoạt động khu vực theo thời hạn yêu cầu và trước ngày quản lý khu vực đến làm việc tại chi nhánh, ít nhất là một tháng trước khi bắt đầu năm tài chính tại Việt Nam là tháng Giêng hàng năm. Tại bước 4, quản lý khu vực và đối tác cùng thảo luận và thống nhất kế hoạch hoạt động kinh doanh chi nhánh dựa trên kế hoạch do đối tác soạn thảo. Sau khi thống nhất, kế hoạch này sẽ trở thành nền tảng để đánh giá các chỉ số thực hiện của chi nhánh trong năm. Sau đây là một số nền tảng mà doanh nghiệp nhượng quyền cần tham khảo khi xây dựng biểu mẫu kế hoạch kinh doanh chi nhánh cho đối tác:

Kế hoạch nên được đánh giá hàng tuần, hàng tháng nhằm đo lường mức độ thực hiện và đưa ra điều chỉnh hợp lý nếu cần. Doanh nghiệp nhượng quyền cũng lưu ý sao cho biểu mẫu kế hoạch đơn giản, dê hiểu và dê thực hiện cho đối tác, nhất là đối với các đối tác nhận quyền chi nhánh là những người có thể không có kinh nghiệm nhiều về quản lý.

[e] Theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh

Sau khi hoàn thành và triển khai hoạt động kinh doanh chi nhánh theo kế hoạch, vấn đề quan trọng nhất mà doanh nghiệp nhượng quyền cần thực hiện là theo dõi và đánh giá mức độ thực hiện của đối tác theo kế hoạch. Việc đánh giá cần được triển khai định kỳ, và kế hoạch hành động cần được đưa ra sau mỗi lần đánh giá nhằm xác định các vấn đề cần cải tiến. Đối với doanh nghiệp nhượng quyền có quy mô hoạt động nhỏ, ít chi nhánh, việc theo dõi, đánh giá có thể thực hiện hàng tháng. Đối với doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn hơn, khi mỗi quản lý vùng phải chịu trách nhiệm nhiều chi nhánh hơn, việc theo dõi đánh giá có thể thực hiện hàng quý. Quy trình theo dõi đánh giá này cần được thực hiện xuyên suốt, liên tục, và nghiêm túc. Làm được điều này, doanh nghiệp nhượng quyền sẽ duy trì được chất lượng và tiêu chuẩn vận hành chi nhánh theo chuẩn mực thương hiệu, một trong những vấn đề quan trọng nhất khi áp dụng mô hình nhượng quyền.

Xem thêm: Về Công ty Luật TNHH Everest

2- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Triển khai và đánh giá hoạt động nhượng quyền được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Triển khai và đánh giá hoạt động nhượng quyền có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.