Giải quyết khủng hoảng công ty luật

I- QUY TRÌNH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG

Khi gặp phải một trong những khủng hoảng, công ty luật phải xử lý khủng hoảng như thế nào. Để trả lời câu hỏi đó, trước hết bạn nên biết qua thế nào là xử lý khủng hoảng. Xử lý khủng hoảng có thể được hiểu là, việc ban quản trị của công ty luật xác định các mối đe dọa tiềm tàng hay hiện hữu đối với mình nói chung và các luật sư thành viên của công ty luật nói riêng.

Nhìn chung, quá trình xử lý khủng hoảng trong công ty luật sẽ bao gồm các giai đoạn dưới đây nhằm xử lý phần cốt lõi nhất của khủng hoảng.

1- Giai đoạn trước khủng hoảng

Mọi người thường nói rằng, phòng bệnh hơn chữa bệnh. Cho nên bước đầu tiên trong việc quản lý khủng hoảng là, bằng cách nào đó, công ty luật phải ngăn chặn các nguy cơ tiềm tàng có thể là nguyên nhân của những vụ khủng hoảng. Điều này có nghĩa rằng, công ty luật phải xây dựng một bản kế hoạch xử lý khủng hoảng nội bộ hết sức chi tiết và rõ ràng, thành lập nhóm xử lý khủng hoảng, chỉ định và đào tạo các thành viên của nhóm quản lý khủng hoảng đó, cũng như yêu cầu họ phải thường xuyên luyện tập các tình huống khủng hoảng giả định nào đó, để mọi người trong nhóm biết cách làm thế nào để xử lý khủng hoảng một cách chủ động hơn khi xảy ra các vụ việc khủng hoảng trong công ty luật.

Một phần trong sự chuẩn bị này, đó là nhóm xử lý khủng hoảng phải soạn thảo trước các thông điệp, thông báo cần được công bố trong nội bộ công ty luật, cũng như khách hàng bên ngoài trong từng giai đoạn của xử lý khủng hoảng. Việc chuẩn bị trước những thông điệp, thông báo và các thông tin như vậy, sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu cho công ty luật nói chung và các thành viên trong nhóm xử lý khủng hoảng nói riêng trong thời gian phát sinh khủng hoảng thực tế, tránh trường hợp công ty luật bị động trong việc ứng phó khi có phát sinh khủng hoảng.

2- Xử lý khủng hoảng và phản hồi thông tin

Bước thứ hai trong quy trình xử lý khủng hoảng đó là, khi công ty luật trực tiếp đối diện với khủng hoảng trong suốt quá trình xử lý và ứng phó với các giai đoạn khác nhau của nó.

Giai đoạn này được bắt đầu khi kế hoạch xử lý khủng hoảng của công ty luật được đưa vào thực thi. Các phát ngôn từ phía những người đại diện của công ty luật nhằm mục đích phản hồi đối với khủng hoảng sẽ được công bố. ở giai đoạn này, các nhân sự phụ trách khủng hoảng trong công ty luật và các bên có liên quan cẩn liên lạc với nhau vì vào lúc này vấn để khủng hoảng đã có tính chất cấp bách và phải được đặt lên ưu tiên hàng đầu trong các công việc cần phải làm của ban quản trị của công ty luật.

3- Sau khủng hoảng

Khi một vụ khủng hoảng đã qua đi hoặc lắng xuống, công việc quản lý khủng hoảng của công ty luật sẽ không được dừng lại ở đó mà vẫn phải được tiếp tục thêm một khoảng thời gian hợp lý nữa. Theo đó, nhóm quản lý khủng hoảng của công ty luật phải tiếp tục nắm bắt phản ứng của nhân viên, khách hàng, đối tác và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, cũng như các bên có liên quan khác và vẫn luôn sẵn sàng để trả lời các khúc mắc của họ, nếu có.

Sau cùng, nhóm quản lý khủng hoảng của công ty luật cần phải xem xét và phân tích việc xử lý khủng hoảng vừa xảy ra và xem xét lại nội dung của bản kế hoạch xử lý khủng hoảng đã chuẩn bị trước đó để xem: [1] Bản kế hoạch xử lý khủng hoảng đó có phù hợp để ứng phó với những khủng hoảng thực sự chưa? [2] Truyền thông của công ty luật đã thật sự làm tốt vai trò và trách nhiệm của mình chưa? [3] Cộng đồng, công chúng có còn bất kỳ thắc mắc gì có liên quan đến khủng hoảng mà chưa được những người đại diện của công ty luật giải đáp thấu đáo?

Sau cùng, nhóm quản lý khủng hoảng cũng cần rút ra bài học kinh nghiệm gì đó và trả lời cho câu hỏi là có cần thiết phải điều chỉnh lại bản kế hoạch xử lý khủng hoảng để cho nó phù hợp hơn cho việc xử lý các vụ khủng hoảng tương tự có thể xảy ra trong tương lai hay không.

Bây giờ, hãy tiếp tục đào sâu vào kế hoạch xử lý khủng hoảng của công ty luật và xem làm thế nào mà công ty luật có thể tạo ra một kế hoạch xử lý khủng hoảng chu đáo cho mình.

II- KẾ HOẠCH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG

Mọi người thường nói rằng một công ty luật có thể hoạt động được là nhờ vào uy tín và danh tiếng của chính mình và từ đó xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm của khách hàng. Do đó, danh tiếng được xem là tài sản không được bảo hiểm lớn nhất của công ty luật, một tài sản có thể bị tổn hại nghiêm trọng ngay tức thì nếu như những hoạt động có liên quan đến kế hoạch ứng phó khủng hoảng của công ty luật được cho là không hiệu quả.

Các phương tiện truyền thông truyền thống chẳng hạn như đài truyền hình, đài phát thanh, báo, tạp chí, bản tin..., thường đưa lên kênh của họ những câu chuyện khủng hoảng của các công ty luật như thế và với sự hiện diện ngày nay của các kênh truyền thông và mạng xã hội chẳng hạn như Linkedln, Facebook, Instagram, Twitter..., thì danh tiếng mà công ty luật  đã dày công xây dựng không ngừng và vất vả trong hàng thập kỷ có thể bị phá vỡ trong chớp mắt. Đặc biệt, khi nói đến khủng hoảng thông qua các kênh truyền thông và mạng xã hội thì nó lan đi rất nhanh đến nỗi mà ban quản trị của công ty luật sẽ không thể có đủ thời gian để ngồi lại với nhau, thảo luận chiến lược đối phó với khủng hoảng.

Khi đối mặt với khủng hoảng, mỗi giây phút đểu thật sự có giá trị đối với ban quản trị của công ty luật. Một kế hoạch ứng phó khủng hoảng vững chắc và kịp thời sẽ có thể giúp giải quyết được phân nửa các vấn đề của khủng hoảng nhưng bất kể đó là loại khủng hoảng gì, việc chuẩn bị một kế hoạch ứng phó với khủng hoảng nên được công ty luật ưu tiên hàng đầu.

Vậy kế hoạch xử lý khủng hoảng là gì? Có thể hiểu một cách nôm na rằng kế hoạch xử lý khủng hoảng là một quy trình mà được công ty luật xây dựng từ trước để sẵn sàng và chủ động hơn trong việc xử lý một vụ khủng hoảng nào đó trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình. Kế hoạch quản lý truyền thông của công ty luật nên được hoàn thành trước khi xảy ra khủng hoảng để từ đó công ty luật sẽ không bị lúng túng, có thể chủ động trong việc khắc phục hậu quả của những khủng hoảng xảy ra bất ngờ đó.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TNHH Everest về Sáp nhập và Mua bán doanh nghiệp (M&A).

III- VÌ SAO CẦN PHẢI XÂY DỰNG KẾ HOẠCH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG

Nêu phải đối mặt với một vụ khủng hoảng nào đó mà công ty luật chưa kịp chuẩn bị một kế hoạch xử lý khủng hoảng chi tiết thì se de dàng hứng chịu những hậu quả nghiêm trọng và lâu dài từ việc không chuẩn bị đó. Những hậu quả này có thể có liên quan đến các vấn đề pháp lý xoay quanh vụ việc khủng hoảng, cách xử lý vụ việc khủng hoảng đó như thế nào cũng như cách quản lý vấn đề truyền thông và mạng xã hội. Tùy thuộc vào mức độ thiệt hại, một vụ việc khủng hoảng thạm chi co the khiến cho công ty luật bị buộc phải chấm dứt hoạt động vĩnh viễn. Nói một cách đơn giản, kế hoạch xử lý khủng hoảng được ví như là một liều thuốc phòng và trị bệnh cho công ty luật và luôn sẵn sàng cho mọi tình huống có thể xảy ra ngoài ý muốn và giúp ngăn ngừa những thiệt hại lâu dài có thể xảy ra đối với công ty luật.

Lý do chính mà công ty luật nên xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng cho mình càng sớm càng tốt, là vì kế hoạch đó sẽ giúp cho công ty luật có thể duy trì uy tín, danh tiếng của mình đối với khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh trong ngành dịch vụ pháp lý nói chung và trong thị trường pháp lý ngách của công ty luật nói riêng trong thời gian xảy ra và sau khi vụ khủng hoảng đã chấm dứt.

Điều này nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững đối với không chỉ công ty luật mà còn cho các bên hợp tác với công ty luật cũng như giúp cho bạn và các luật sư thành viên cũng như nhân viên của công ty luật có thể an tâm hơn khi công ty luật đã chuẩn bị sẵn sàng cho việc xảy ra tình huống khủng hoảng cũng như giúp gia tăng năng suất lao động của nhân viên trong và sau khi xảy ra khủng hoảng. Mỗi nhân viên đều biết rõ vai trò và nhiệm vụ của minh ở đâu trong suốt thời gian xảy ra khủng hoảng cho nên họ sẽ ít khi có thời gian chết và chủ động hành động nhiều hơn cũng như biết cách giải quyết công việc của mình nhanh hơn.

Xem thêm: Dịch vụ Pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (Luật sư nội bộ doanh nghiệp) của Công ty Luật TNHH Everest.

IV- XÂY DỰNG KẾ HOẠCH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG

Cách tốt nhất để chuẩn bị cho công ty luật khả năng đối phó với những khủng hoảng ngoài ý muốn chính là xây dựng một kế hoạch xử lý khủng hoảng, nắm vững các giai đoạn của khủng hoảng và đảm bảo các nhân sự quản lý chủ chốt trong công ty luật có những kiến thức cần thiết trong việc quản lý và đồng lòng vượt qua khủng hoảng.

Theo đó, kế hoạch xử lý khủng hoảng sẽ là một quy trình được xây dựng từ trước để công ty luật chủ động hơn trong xử lý một sự cố ngoài ý muốn nào đó. Kế hoạch quản lý truyền thông của công ty luật cũng nên được hoàn thành trước khi xảy ra khủng hoảng để công ty luật không bị lúng túng và có thể chủ động hơn khi khắc phục các sự cố bất ngờ.

1- Nhận diện các loại khủng hoảng

Như đã đề cập, kế hoạch xử lý khủng hoảng là phải nhận diện được các loại khủng hoảng. Theo đó, một vụ việc khủng hoảng nào đó đối với công ty luật có thể phát sinh dưới nhiều hình thức khác nhau. Đó có thể là bất kỳ điều gì mà được xem là có khả năng đe dọa đến tài sản hay con người, làm gián đoạn hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật , làm tổn hại đến uy tín của các luật sư thành viên hay làm ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty luật hoặc làm tổn hại đến doanh thu và lợi nhuận của công ty luật.

Điều đầu tiên mà bạn cần làm khi xây dựng kế hoạch quản lý khủng hoảng là nhận diện tất cả các loại khủng hoảng mà có khả năng xảy ra đối với công ty luật . Ngoài các khủng hoảng phổ biến đã được tác giả liệt kê tại Mục 12.2 chương này. Dưới đấy là liệt kê một số loại khủng hoảng cụ thể mà các công ty luật thường gặp nhất để bạn có thể chuẩn bị.

[a] Khủng hoảng do các tác nhân từ bên ngoài

- Tình hình thiên tai, dịch bệnh ví dụ như dịch bệnh COVID-19 làm gián đoạn tạm thời hoạt động của công ty luật;

- Hệ thống e-mail và máy chủ của công ty luật bị virus tấn công làm mất các thông tin mật của khách hàng và có nguy cơ những thông tin mật đó bị rò rỉ ra bên ngoài và công ty luật phải đối mặt với rủi ro phải bồi thường thiệt hại cho khách hàng;

- Công ty luật bị các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thanh tra và tiến hành xử lý những sai phạm nghiêm trọng trong các lĩnh vực như thuế, sở hữu trí tuệ...;

- Công ty luật bị các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền điều tra và truy tố về các hành vi vi phạm pháp luật chẳng hạn như can phạm hay đồng phạm với khách hàng đối với các hành vi hối lộ, rửa tiền, trốn thuế;

- Công ty luật bị nhân viên hay khách hàng nói xấu, bôi nhọ hay làm nhục trên các phương tiện truyền thông mạng xã hội;

- Nhân viên hay các luật sư thành viên của công ty luật bị các bên thứ ba bên ngoài có hành vi hù dọa hay đe dọa sử dụng vũ lực;

- Công ty luật thường xuyên nhận được các email rác với nội dung xuyên tạc, bôi nhọ, xúc phạm mà không biết đích xác ai là người thực hiện;

- Luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt trong công ty luật chẳng hạn như luật sư điều hành, luật sư sáng lập hay chính công ty luật bị đối thủ cạnh tranh, khách hàng hay bên thứ ba khởi kiện vì nghi ngờ có những hành vi vi phạm pháp luật ví dụ như cạnh tranh không lành mạnh, vi phạm hợp đồng dịch vụ pháp lý, vi phạm đạo đức luật sư, V.V..

[b] Khủng hoảng do tác nhân từ bên trong

- Nhân viên của công ty luật đình công hay lãn công không chịu làm việc dù vẫn đến nơi làm việc để đòi thêm quyền và phúc lợi lao động ví dụ như tăng lương, thưởng;

- Luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt trong công ty luật bị tố lạm dụng tình dục với nhân viên;

- Luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt trong công ty luật bị chết đột ngột hay bị tai nạn gây thương tật vĩnh viễn làm cho họ không thể tiếp tục hành nghề luật sư;

- Luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt của công ty luật tự ý nghỉ việc hay bị mất tích mà không biết lý do và không thể nào liên lạc được trong một khoảng thời gian dài;

- Luật sư cao cấp đóng vai trò then chốt trong công ty luật bị rút giấy phép hành nghề luật sư và bị gạch tên khỏi đoàn luật sư địa phương vi vi phạm nghiêm trọng những việc luật sư không được làm khi hành nghề luật sư và bị đoàn luật sư kỷ luật;

- Nhiều nhân viên chủ chốt trong công ty luật xin nghỉ việc cùng một lúc làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc thực hiện các công việc pháp lý của khách hàng;

- Tranh chấp nội bộ giữa các luật sư thành viên trong công ty luật làm cho việc quản lý, điều hành công ty luật bị ngưng trệ và có khả năng công ty luật sẽ bị chia tách;

- Công ty luật bị mất nhiều khách hàng lớn dẫn đến giảm doanh thu đột ngột làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến lưu chuyển của dòng tiền và việc thanh toán chi phí hoạt động;

- Công ty luật bị sáp nhập hay hợp nhất vào một hay nhiều công ty luật khác và vì thế buộc phải cơ cấu lại tổ chức, cơ cấu lại lao động làm ảnh hưởng đến công ăn việc làm của nhân viên và làm cho nhân viên lo lắng và bị kích động; và

- Công ty luật bị một số nhân viên mà công ty luật đã sa thải hay đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động kiện ra tòa gây chú ý đến các kênh truyền thông và mạng xã hội.

2- Ước tính tác động của khủng hoảng lên công ty luật

Xác định một cách cụ thể tác động của mỗi loại khủng hoảng nêu trên đối với công ty luật, nhân viên và khách hàng của công ty luật. Điển hình như việc công ty luật bị mất doanh thu, khách hàng không hài lòng và thiếu tin tưởng vào công ty luật, công ty luật bị bôi nhọ danh tiếng, tăng chi phí cần thiết để khắc phục sự cố, suy giảm sự trung thành của khách hàng đối với thương hiệu của công ty luật.

Bằng cách ước chừng tác động tiêu cực mà mỗi cuộc khủng hoảng có thể gây ra cho công ty luật của mình, bạn sẽ có góc nhìn đa chiều về ảnh hưởng của một tình huống bất lợi nào đó đối với công ty luật. Từ đó, chuẩn bị sẵn sàng cách đối phó cho khủng hoảng đó. Đánh giá càng chính xác thì sẽ càng giúp công ty luật có thể xác định được các hành động cần thiết phải thực hiện để giải quyết khủng hoảng tốt hơn.

3- Tim mô hình hành động cần thiết để giải quyết từng loại khủng hoảng

Để xác định mô hình hành động phù hợp nhất cho công ty luật để xử lý các tình huống khủng hoảng, hãy xem xét các phương pháp quản lý khủng hoảng khác nhau mà công ty luật có thể thực hiện. Một số phương pháp quản lý khủng hoảng phổ biến nhất hiện nay như sau.

[a] Quản lý khủng hoảng ứng phó

Phương pháp này được sử dụng khi công ty luật đã được chuẩn bị trước đối với những tình huống khủng hoảng cụ thể nào đó mà công ty luật có thể triển khai xử lý vào bất kỳ lúc nào. Công ty luật sẽ xây dựng một chiến lược xử lý khủng hoảng để có thể sẵn sàng xử lý tất cả mọi vấn để, sự việc không lường trước.

Ví dụ, công ty luật sẽ xây dựng sẵn các quy trình cụ thể để chủ động xử lý những khủng hoảng tài chính hoặc khủng hoảng tổ chức một cách nhanh chóng và kịp thời. Các kế hoạch xử lý khủng hoảng đó cũng có thể được thông báo mọt each chi tiet cho nhân viên và các bên có liên quan khác.

[b]  Quản lý khủng hoảng chủ động

Đây là khi công ty luật có thể dự đoán được một loại khủng hoảng cụ thể nào đó sẽ xảy ra và chủ động chuẩn bị ứng phó với nó.

Ví dụ, ban quản trị công ty luật đã nhìn thấy việc giãn cách xã hội do ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-19 chắc chắn là sẽ xảy ra không sớm thì muộn vì số lượng ca nhiễm theo thống kê tăng cao mỗi ngày và đã họp bàn và đề ra một kế hoạch ứng phó chi tiết và cụ thể ở nhiều cấp độ dịch khác nhau cũng như cho diễn tập thực hiện kế hoạch xử lý khủng hoảng trong nội bộ từ sớm.

3.3.  Quản lý khủng hoảng phục hồi

Trường hợp này xảy ra khi công ty luật phải xử lý hệ quả của một cuộc khủng hoảng nào đó mà ban quản trị không thể nào ứng phó kịp thời vì nó xảy ra quá nhanh và bất ngờ, ví dụ như khủng hoảng về công nghệ. Nếu một phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh của công ty luật bị một sự cố bất ngờ nào đó mà không thể truy cập được và mất hết thông tin khách hàng trong đó thì nó sẽ có tác động tiêu cực đối với không chỉ khách hàng mà còn với tất cả các nhân viên của công ty luật.

Khi xác định được tất cả các loại khủng hoảng mà công ty luật có thể mắc phải, ban quản trị của công ty luật sẽ có thể phát triển một kế hoạch kinh doanh hậu khủng hoảng. Việc phân tích kỹ như vậy cũng sẽ giúp công ty luật có thể xác định tất cả các khía cạnh của các cuộc khủng hoảng ở mức độ rất cụ thể và chi tiết.

4- Xây dựng nhóm xử lý khủng hoảng

Bạn có thể gọi nhóm xử lý khủng hoảng trong công ty luật bằng một tên gọi gì khác mà bạn thích ví dụ như tổ phản ứng nhanh, đội quản lý khủng hoảng hay một cái tên nào khác có ý nghĩa đại loại như thế. Nhóm xử lý khủng hoảng cần phải được công ty luật thành lập trước khi khủng hoảng xảy ra và thường bao gồm những người ở các bộ phận khác nhau có liên quan đến việc xử lý khủng hoảng, trong đó tối thiểu cần phải có ít nhất ba người bao gồm trưởng bộ phận nhân sự, vì khủng hoảng chắc sẽ có liên quan đến nhân viên hay tinh thần làm việc của họ, trưởng bộ phận truyền thông hoặc bạn - luật sư điều hành - sẽ là người truyền tải thông điệp của công ty luật ra bên ngoài và đến các phương tiện truyền thông mạng xã hội, với tư cách là người đại diện theo pháp luật của công ty luật.

Nếu công ty luật có quy mô nhỏ, thì có thể chỉ cần một trưởng bộ phận nhân sự và giám đốc với tư cách là người đại diện theo pháp luật kiêm người phát ngôn kiêm luật sư phụ trách tuân thủ nội bộ. Nếu vấn đề khủng hoảng có liên quan đến tài chính hay công nghệ thông tin thì có thể mời thêm kế toán trưởng và trưởng bộ phận công nghệ thông tin, nếu có, vào nhóm. Ngoài ra, khi có xảy ra khủng hoảng thì công ty luật nhiều lúc buộc phải mời thêm các chuyên gia tư vấn nào đó ở bên ngoài vào hỗ trợ nếu vấn đề khủng hoảng cần có người có chuyên môn trong một lĩnh vực đặc thù nào đó.

5- Xây dựng kế hoạch ứng phó

Nhóm xử lý khủng hoảng sẽ cùng nhau xây dựng kế hoạch quản lý khủng hoảng cho từng loại khủng hoảng khác nhau và thường xuyên tổ chức các buổi huấn luyện định kỳ để các thành viên trong nhóm có thể tập luyện cách thức phối hợp nhịp nhàng, cung cấp cho nhau đầy đủ và kịp thời các thông tin có liên quan, chia sẻ trách nhiệm qua lại và thống nhất hành động một cách nhanh chóng với nhau. Những thành viên của nhóm cần nắm vững kiến thức, thủ tục và quy trình thực hiện xử lý khủng hoảng để có thể triển khai hành động ngay khi cần thiết.

Nhóm xử lý khủng hoảng cũng cần phải được tạo điều kiện để có thể liên tục làm việc như một bộ phận liên ngành trong phạm vi công ty luật. Khi có xảy ra khủng hoảng, nhóm xử lý khủng hoảng sẽ lập tức rà soát để tập hợp và đưa ra một bức tranh toàn cảnh về thị trường, khách hàng, truyền thông và thương hiệu của công ty luật. Từ đó, chiến lược truyền thông và tái xây dựng hình ảnh sẽ có tính liên kết, hạn chế vấn đề rời rạc trong chuỗi hành động của công ty luật trước khủng hoảng.

6- Đào tạo năng lực nhân sự

Những người tham gia vào kế hoạch xử lý khủng hoảng trong công ty luật cần được đào tạo về vai trò của họ thông qua các cuộc họp và các buổi thuyết trình, hoặc mời các chuyên gia có kinh nghiệm từ bên ngoài trò chuyện, trao đổi với nhân viên trong công ty luật về cách thức triển khai công việc của họ trong quá trình xảy ra khủng hoảng.

Đối với các nhân viên không đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết khủng hoảng nhưng vẫn bị ảnh hưởng bởi khủng hoảng đó vẫn nên được công ty luật huy động tham gia vào việc giám sát khủng hoảng. Bạn biết không, nhân viên trong công ty luật nói chung là những đối tượng dễ bị tác động nhất trong khủng hoảng do họ thiếu sự chuẩn bị và đào tạo bài bản.

7- Đánh giá và cập nhật kế hoạch thường xuyên và khi cần thiết

Khi công ty luật phát triển, sẽ có nhiều thay đổi xảy ra ví dụ như số lượng nhân viên tăng thêm, mở thêm các văn phòng mới tại các tỉnh, thành khác, hay cả ở các quốc gia khác hay thay đổi cấu trúc hoạt động kinh doanh của công ty luật. Đó là các mốc thời gian mà công ty luật cần phải xem lại và cập nhật bản kế hoạch xử lý khủng hoảng để đảm bảo rằng công ty luật luôn trong trạng thái chủ động và sẵn sàng ứng phó với khủng hoảng.

Nếu công ty luật đã từng trải qua các vụ khủng hoảng thì ban quản trị của công ty luật cần phải phân tích kết quả của kế hoạch xử lý khủng hoảng để xác định liệu xem quy trình đó đã đủ khả năng kéo công ty luật ra khỏi tình thế khó khăn do khủng hoảng hay không. Nếu chưa thì công ty luật nên cập nhật lại quy trình hoặc sẽ đổi mới hoàn toàn quy trình đó.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest.

V- Bí QUYẾT ỨNG PHÓ HIỆU QUẢ VỚI KHỦNG HOẢNG CÔNG TY LUẬT

Đối với nhiều công ty luật Việt Nam, đại dịch COVID-19 có thể được xem như là cuộc khủng hoảng lớn nhất của họ cho đến nay. Đại dịch COVID-19 chắc chắn đã làm thay đổi bộ mặt của nghề luật sư và qua đó mở ra một kỷ nguyên mới của việc làm việc từ xa, sự dịch chuyển nhân sự và những thay đổi phương thức hoạt động kinh doanh truyền thống. Trước những thay đổi lớn lao đến như vậy, ban quản trị của công ty luật phải nhanh chóng hành động và cam kết thực hiện một cách hiệu quả một chiến lược quản lý khủng hoảng.

Dưới đây là một mẹo ứng phó với khủng hoảng mà bạn cần để tạo ra một phương pháp tiếp cận toàn diện, tùy chỉnh cho công ty luật.

1- Ứng phó khủng hoảng công ty luật trong ngắn hạn

Đối với hầu hết mọi người, các giải pháp ngắn hạn là giải pháp đầu tiên xuất hiện khi đối mặt với khủng hoảng. Trên thực tế, đây thực sự là một chiến lược hữu ích khi nó được kết hợp với nhận thức sâu sắc về các mục tiêu dài hạn. Điều này là do các giải pháp ngắn hạn tạo ra kết quả hữu hình, giúp nâng cao tinh thần và sự tự tin cho nhân viên của công ty luật. Bằng cách thực hiện hành động ngay lập tức, ban quản trị của công ty luật thậm chí có thể ngăn chặn tình trạng khủng hoảng trở nên tồi tệ hơn. Ví dụ, khi tin tức về đại dịch COVID-19 xuất hiện, một số công ty luật đã chọn chuyển nhân viên sang làm việc từ xa ngay lập tức. Lựa chọn đó đã giúp giảm nguy cơ phơi nhiễm tổng thể cho nhân viên của họ.

2- Ứng phó khủng hoảng công ty luật trong dài hạn

Cùng với các giải pháp ngắn hạn, một phản ứng khủng hoảng hiệu quả bao gồm việc xem xét các mục tiêu dài hạn. Những lựa chọn mà bạn đưa ra trong thời điểm này phải phù hợp với tầm nhìn về tương lai của công ty luật. Đồng thời, cố gắng không giới hạn bản thân trong các giải pháp truyền thống. Ví dụ, công ty luật trước đây thẳng thừng không nhận làm thủ tục giấy tờ nhà đất vì có rất nhiều vấn đề có liên quan đến hối lộ khi thực hiện các công việc đó. Tuy nhiên, dịch bệnh COVID-19 đã đặt rất nhiều công ty luật trong đó có công ty luật vào tình thế cần phải có doanh thu để tồn tại và do đó bắt buộc phải nhận thực hiện các công việc loại đó. Chấp nhận thực hiện công việc làm thủ tục giấy tờ nhà đất như là một giải pháp ngắn hạn nhưng cuối cùng nó đã được điều chỉnh như một giải pháp dài hạn để tạo doanh thu góp phần duy trì hoạt động của công ty luật.

3- Giao tiếp trong khủng hoảng

Sau khi ban quản trị của công ty luật đã quyết định chiến lược xử lý khủng hoảng của mình, bước tiếp theo là truyền đạt những ý tưởng đó cho phần còn lại của công ty luật. Tập trung sự chú ý vào việc cung cấp những hướng dẫn nhất quán, rõ ràng và minh bạch. Hãy quan tâm đến bất kỳ phản ứng cảm xúc nào mà nhân viên của công ty luật có thể gặp phải. Thông điệp đúng và rất quan trọng và đây sẽ là thời điểm để thể hiện khả năng lãnh đạo. Khi bình tĩnh vạch ra kế hoạch giải quyết khủng hoảng, bạn sẽ nhận được sự tin tưởng và tôn trọng của tất cả mọi người trong công ty luật.

Trung tâm của mọi cuộc khủng hoảng là cảm giác không chắc chắn của các đối tượng có liên quan, trong đó có nhân viên của công ty luật. Nhân viên sẽ luôn tìm đến ban quản trị của công ty luật để được hướng dẫn và ban quản trị cần trả lời họ với khả năng thích ứng và tinh thần cởi mở. Thời gian khủng hoảng có thể là rất thách thức và làm mệt mỏi những người trong cuộc, nhưng chúng cũng có thể thay đổi nhận thức của ban quản trị của công ty luật về những gì có thể xảy ra.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về tổ chức lại doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest.

VI- NHỮNG LƯU Ý KHI XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG CÔNG TY LUẬT

Dựa vào những kinh nghiệm xử lý khủng hoảng của công ty luật ở Việt Nam, chúng tôi có thể rút ra một số bài học để ứng phó hiệu quả với các vụ việc khủng hoảng, đó là:

1- Chia sẻ thông tin kịp thời và đầy đủ

Chia sẻ thông tin có liên quan là cơ sở quan trọng trong hoạt động xử lý khủng hoảng. Khi có bất kỳ vấn đề nào, dù lớn hay nhỏ, mà có thể làm ảnh hưởng đến thương hiệu của công ty luật n, bạn phải thông báo đầu tiên cho nhóm xử lý khủng hoảng, bao gồm nhân viên đảm nhận công việc truyền thông của công ty luật cũng như cung cấp tất cả các thông tin có liên quan mà bạn biết cho họ rồi bạn sẽ thông báo cho các luật sư thành viên khác biết.

Điều này cần phải được thực hiện một cách nhanh chóng để tránh trường hợp đa số người bên ngoài đều đã biết tường tận về các thông tin có liên quan đến khủng hoảng của công ty luật trong khi trong nội bộ chỉ có một mình bạn là biết chi tiết vể vấn đề khủng hoảng đó và điều đó chắc chắn sẽ làm cho những người phụ trách trong công ty luật bị lúng túng, bị động, không có đủ thời gian để suy nghĩ những cách xử lý hợp tình hợp lý nhất hay họ sẽ vội vàng truyền tải những thông tin ra ngoài bằng nhiều kênh khác nhau mà lại không có sự thống nhất giữa các bộ phận và làm cho tình hình càng thêm tồi tệ hơn.

2- Đánh giá thường xuyên theo từng ngày

Khi có khủng hoảng xảy ra cho luật sư thành viên hay chính công ty luật thì nhóm xử lý khủng hoảng cần dành thời gian để nhanh chóng cập nhật thông tin và đánh giá tình hình qua việc kiểm tra những thông tin thực tế tại hiện trường bên ngoài và thông tin có liên quan trên không gian mạng, phản hồi của các bên có liên quan trong vụ việc đó, các thông tin có liên quan trên các phương tiện truyền thông mạng xã hội, phản ứng của cộng đồng, dư luận xã hội và ý kiến của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, nếu có.

Bên cạnh đó, cứ mỗi ngày làm việc thì các thành viên của nhóm xử lý khủng hoảng sẽ dành một ít thời gian để ngồi lại với nhau để xem xét diễn tiến tình hình khủng hoảng như thế nào, xét xem có vấn đề gì mới phát sinh cần phải được xử lý ngay hay không? Những vấn đề cũ nào đã được giải quyết xong hay tự nhiên mất đi, phản ứng của các bên có liên quan như thế nào, có những vấn đề gì đó có tác dụng tốt trong việc xử lý khủng hoảng cho công ty luật mà nhóm xử lý khủng hoảng đã bỏ lỡ chưa làm không, các công việc tiếp theo mà công ty luật sẽ làm là gì và ai sẽ là người đảm nhận các công việc đó và thời gian thực hiện tương ứng như thế nào.

Trong các vụ khủng hoảng, nếu có thể xử lý tốt tình huống thì không những công ty luật không bị mất uy túi mà ngược lại có thể còn được các đối tác cũng như khách hàng ủng hộ tích cực hơn bởi cách ứng xử chuyên nghiệp và đầy trách nhiệm của mình.

3- Không xử lý khủng hoảng theo sách vở

Có rất nhiều cách giải quyết khủng hoảng được các sách hướng dẫn về xử lý khủng hoảng giới thiệu nhưng bạn nên nhớ rằng những cách giải quyết đó là những thông tin cơ bản và chỉ mang tính chất chung áp dụng cho tất cả các loại khủng hoảng cho nên nó sẽ ít nhiều khác với cách xử lý các tình huống khủng hoảng thực tế của công ty luật. Do đó, nếu bạn không có sự uyển chuyển mà áp dụng giống hệt như những gì được hướng dẫn trong các sách hướng dẫn đó thì có thể sẽ không phù hợp với tình hình thực tế của công ty luật mà hệ quả của nó nhiều khi còn làm cho tình hình khủng hoảng của công ty luật càng trở nên tồi tệ hơn.

4- Cần có một 'cái đầu lạnh'

Xử lý khủng hoảng quan trọng là phải có cái đầu lạnh của những người phụ trách trong nhóm xử lý khủng hoảng của công ty luật, đặc biệt là của người phát ngôn vì bất kỳ quyết định hay hành động nóng vội nào đều có thể làm cho sự việc trở nên tồi tệ hơn.

Sự bình tĩnh sẽ giúp những người trong nhóm xử lý khủng hoảng có một khoảng thời gian hợp lý để suy nghĩ thấu đáo, đánh giá tình hình một cách khách quan và chính xác để rồi từ đó họ sẽ đưa ra những quyết định đúng đắn nhất có thể vì lợi ích của công ty luật. Khủng hoảng là điều không ai mong muốn, nhưng sau khi đã giải quyết xong một vụ việc khủng hoảng nào đó thi những người trong nhóm xử lý khủng hoảng sẽ học được rất nhiều điều từ vụ việc đó và chắc chắn là sẽ có nhiều kinh nghiệm để giải quyết tốt hơn các vụ việc khủng hoảng trong tương lai.

Có thể nói rằng, đối mặt với khủng hoảng chưa bao giờ là việc dễ dàng cho chủ doanh nghiệp nói chung và bạn như là luật sư điều hành của công ty luật nói riêng. Cho dù công ty luật có sự chuẩn bị kỹ càng tới đâu thì bạn vẫn cần phải nắm vững kiến thức, nhanh nhạy trong ứng phó với khủng hoảng ngay từ đầu. Tốc độ lan truyền của khủng hoảng trong thời đại truyền thông kỹ thuật số như hiện nay ngày càng trở nên đáng sợ hơn và vì thế bên cạnh việc quản lý, kiểm soát tốt thông tin về công ty luật trên các kênh truyền thông và mạng xã hội thì việc lên kế hoạch xử lý khủng hoảng, đưa ra các giải pháp, phương án dự phòng luôn là điều mà công ty luật cần phải đặc biệt chú trọng.

Mặc dù đã có một kế hoạch xử lý khủng hoảng tốt đến thế nào đi chăng nữa, bạn cũng vẫn cần phải có sự hiểu biết và nắm bắt được kỹ năng ứng phó khi chúng xảy ra bất ngờ. Vì vậy, việc đào tạo, huấn luyện xử lý khủng hoảng truyền thông thường xuyên cho tất cả nhân sự trong công ty luật nói chung va nhom giai quyet khung hoang nói riêng thật sự là điều cần thiết, giúp ích cho bạn quản trị công ty luật rất nhiều trong việc xử lý khủng hoảng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.