Kịch bản thỏa thuận phí công tác dịch vụ luật sư riêng

1- Nguyên tắc cốt lõi về "đi công tác" trong dịch vụ Luật sư riêng

Đối với gói dịch vụ Luật sư riêng (tính phí theo giờ), khi khách hàng yêu cầu Luật sư di chuyển ra khỏi phạm vi văn phòng/thành phố (đi tỉnh, đi tòa án xa...), nhân viên CSKH cần làm rõ 02 khoản mục phí riêng biệt:

1. Chi phí cứng: Vé tàu xe, máy bay, taxi, khách sạn, ăn uống... -> Khách hàng thanh toán theo thực tế.

2. Chi phí thời gian: Thời gian Luật sư ngồi trên xe/máy bay di chuyển -> Được tính là thời gian làm việc (vì Luật sư không thể phục vụ khách hàng khác lúc đó).

2- Kịch bản hội thoại mẫu

Bối cảnh: Khách hàng dịch vụ Luật sư riêng mong  Luật sư về Hải Phòng để làm việc với cơ quan chức năng vào ngày mai.

[a] Giai đoạn: Tiếp nhận yêu cầu và xác nhận phạm vi

Khách hàng: "Em báo Luật sư sáng mai về Hải Phòng với anh nhé. Anh cần Luật sư có mặt lúc 8h sáng để làm việc với đối tác."

CSKH: "Dạ vâng, em đã nhận thông tin. Em sẽ kiểm tra lịch trình của Luật sư và sắp xếp ngay cho anh ạ. Tuy nhiên, vì đây là chuyến công tác ngoại tỉnh, em xin phép thống nhất trước với anh về phương án chi phí để chuyến đi được thuận lợi nhất ạ."

[b] Giai đoạn: Thỏa thuận "chi phí cứng" 

CSKH: "Về chi phí đi lại và lưu trú (xe cộ, ăn uống), theo quy định của văn phòng, khoản này sẽ do khách hàng chi trả theo hóa đơn thực tế ạ. Anh muốn bên em tự đặt xe/vé rồi gửi bảng kê cho anh thanh toán lại, hay anh sẽ bố trí xe đón Luật sư ạ?"

(Chốt xong phương án ai đặt xe/trả tiền vé).

[c] Giai đoạn: Thỏa thuận "chi phí thời gian di chuyển" 

CSKH: "Về thời gian làm việc, chuyến đi này dự kiến sẽ mất trọn vẹn 01 ngày (khoảng 8 tiếng), trong đó bao gồm cả thời gian Luật sư di chuyển đi và về. Theo cơ chế của gói Luật sư riêng, thời gian di chuyển cũng được tính là thời gian làm việc và sẽ được trừ vào quỹ thời gian ... giờ của anh ạ."

Khách hàng (thường sẽ phản đối): "Ơ, chỉ tính lúc làm việc thôi chứ? Lúc ngồi trên xe có làm gì đâu mà trừ giờ của anh?"

CSKH: "Dạ em rất chia sẻ với anh về điều này. Tuy nhiên, anh hình dung giúp em là trong thời gian di chuyển đó, Luật sư phải tạm ngưng các công việc khác và dành trọn vẹn thời gian để phục vụ riêng cho vụ việc của mình (nghiên cứu hồ sơ trên xe, chuẩn bị tâm thế...). Sau khi trao đổi lại với bộ phận quản lý để tối ưu chi phí cho anh, bên em sẽ áp dụng chính sách ưu đãi: Chỉ tính 50% thời gian di chuyển vào gói dịch vụ (ví dụ đi đường mất 4 tiếng thì chỉ trừ 2 tiếng). Anh thấy phương án này hợp lý chưa ạ?"

[d] Giai đoạn: Chốt phương án và tạm ứng 

CSKH: "Vậy em chốt lại: Chi phí xe cộ anh sẽ thanh toán theo thực tế. Thời gian chuyến đi sẽ được trừ vào gói giờ theo tỷ lệ đã trao đổi. Em sẽ gửi email xác nhận ngay, anh confirm (xác nhận) giúp em để Luật sư khởi hành nhé ạ."

3- Các lưu ý xử lý từ chối

• Nếu khách xót gói giờ: Nếu khách không muốn bị trừ quá nhiều giờ vào gói hiện tại, bạn có thể gợi ý "Phí trọn gói cho chuyến đi".

  • Ví dụ: "Hoặc nếu anh không muốn trừ vào gói giờ, mình có thể khoán riêng chi phí cho ngày công tác này là [...VNĐ] (không trừ vào gói). Anh chọn phương án nào tiện hơn ạ?"

• Minh bạch là chìa khóa: Tuyệt đối không để Luật sư đi về rồi mới báo phí. Điều này chắc chắn sẽ dẫn đến việc khách từ chối thanh toán.

Xem thêm:Dịch vụ luật sư riêng dành cho cá nhân và doanh nhân

                 Các cách tính thù lao và chi phí dịch vụ cho luật sư - Thương mại