Kỹ năng quản lý công việc của cơ quan, tổ chức hành nghề luật

I- XÂY DỰNG DỮ LIỆU HỒ SƠ PHÁP LÝ VÀ TRA CỨU VĂN BẢN PHÁP LUẬT

Đối với cơ quan, tổ chức hành nghề luật, việc xây dựng một hệ thống tra cứu hồ sơ pháp lý tại cơ quan, tổ chức hành nghề luật nhanh, đầy đủ và chính xác mang ý nghĩa rất quan trọng. Giả sử cơ quan, tổ chức hành nghề luật tiếp nhận một hồ sơ pháp lý về một tập đoàn, trong đó bao gồm hồ sơ pháp lý của hàng chục công ty con và các công ty liên kết kinh doanh khác khiến cho việc phải ghi nhớ và sắp xếp các thông tin của từng công ty để thực hiện các công việc pháp lý gặp rất nhiều khó khăn.

Vì vậy, cơ quan, tổ chức hành nghề luật cần xây dựng một hệ thống hồ sơ pháp lý thống qua việc chuyển thể các tài liệu, hồ sơ pháp lý thành một hệ thống dữ liệu có cấu trúc rõ ràng, từ đó tạo thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng và quản lý hồ sơ pháp lý của cơ quan, tổ chức hành nghề luật. Việc xây dựng dữ liệu hồ sơ pháp lý còn giúp cơ quan, tổ chức hành nghề luật dễ dàng tìm kiếm, nghiên cứu hồ sơ pháp lý, cung cấp thông tin trong nội bộ.

Đối với tra cứu văn bản pháp luật, có thể nói việc hành nghề luôn phải đối diện với một sự thật là hệ thống văn bản pháp luật hiện nay (kể cả văn bản quy phạm pháp luật) khá phức tạp và khối lượng ngày càng tăng dần theo thời gian. Tuy vậy, việc tra cứu và sử dụng hệ thống văn bản pháp luật  Việt Nam hiện nay đã trở nên dễ dàng hơn so với thời kỳ trước đây.

Cơ quan, tổ chức hành nghề luật chỉ cần đăng ký dịch vụ văn bản pháp luật của một số nhà cung cấp dịch vụ có uy tín trên thị trường như: thuvienphapluat.vn, luatvietnam.vn, khaitri.vn... Mặc dù các văn bản pháp luật trên có thể được tra cứu trên các cổng thông tin của cơ quan nhà nước như: chinhphu.vn hoặc quochoi.vn nhưng các website này không có chức năng lược đồ cho phép bạn kiểm tra mối quan hệ giữa các văn bản, theo dõi hiệu lực, sửa đổi, bổ sung hay thay thế của văn bản pháp luật.

Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ văn bản nêu trên còn có cơ chế cập nhật văn bản mới qua thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại giúp cơ quan, tổ chức luôn được cập nhật văn bản pháp luật. Các tiện ích về tra cứu văn bản sẽ giúp cơ quan, tổ chức hành nghề luật tiết kiệm nhiều thời gian và công sức để tra cứu văn bản pháp luật thay vì tự vận hành hệ thống tra cứu văn bản pháp luật.

Một số lời khuyên khi xây dựng hệ thống lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu:

• Khi kết thúc một vụ việc, hãy trả lại cho khách hàng/công dân các hồ sơ, tài liệu không còn cần sử dụng nữa;

• Loại bỏ các tài liệu không cần thiết;

• Lưu trữ hồ sơ của các vụ việc đã đóng và các vụ việc đang thực hiện trong các thư mục/hệ thống quản lý riêng biệt để tìm kiếm được nhanh chóng và tránh nhầm lẫn;

• Có bảng theo dõi các tài liệu, hồ sơ đã bị huỷ;

• Dán nhãn ghi ngày tháng bên ngoài hộp giấy hoặc các tệp kỹ thuật số để biết được thời gian lần cuối chỉnh sửa/sử dụng.

Xem thêm: Dịch vụ Luật sư giải quyết tranh chấp nhà đất (Luật sư đất đai) của Công ty Luật TNHH Everest.

II- QUẢN LÝ CÔNG VIỆC NỘI BỘ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ LUẬT

Để quản lý công việc nội bộ của cơ quan, tổ chức hành nghề luật hiệu quả, văn hóa nghề nghiệp cần phải được xem trọng. Văn hóa nghề nghiệp trong cơ quan, tổ chức hành nghề luật là tổng hòa của phương thức quản lý, tiêu chuẩn đạo đức, quy chuẩn hành vi ứng xử giữa các thành viên trong cơ quan, tổ chức hoặc quan hệ đối ngoại. Đây được xem là những giá trị cốt lõi, nét đặc sắc riêng biệt tạo nên bản sắc riêng của cơ quan, tổ chức hành nghề luật, đặt mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức trước những tiêu chí, quy chuẩn khắt khe về tác phong làm việc, sinh hoạt và ứng xử hàng ngày. Đó chính là chất keo gắn kết mọi thành viên và góp phần nâng cao hiệu quả công việc, cũng như tạo dựng hình ảnh, bảo đảm uy tín của cơ quan, tổ chức hành nghề luật trong mắt khách hàng, công chúng. Xây dựng văn hóa nghề nghiệp của cơ quan, tổ chức hành nghề luật là một quá trình bền bỉ, lâu dài, bao gồm các bước cơ bản sau:

- Xây dựng giá trị cốt lõi của cơ quan, tổ chức hành nghề, đồng thời vận động và tạo niềm tin cho mọi thành viên trong cơ quan, tổ chức về những giá trị đó;

- Tuyển chọn nhân sự phù hợp với môi trường công việc và các tiêu chuẩn đặc trưng của cơ quan, tổ chức đó;

- Xác lập hệ thống các quy tắc khen thưởng nhằm khích lệ nhân sự có nỗ lực hoàn thành công việc, gắn bó lâu dài với cơ quan, tổ chức. Đồng thời, việc xử phạt những hành vi vi phạm cần chính xác, nghiêm minh và kịp thời.

Ngoài ra, kỹ năng làm việc theo nhóm hiệu quả là một yêu cầu bắt buộc đối với việc quản lý công việc nội bộ của cơ quan, tổ chức hành nghề luật. Bởi vì, khối lượng các công việc pháp lý hàng ngày rất lớn và đòi hỏi phải được xử lý nhanh chóng mà một cá nhân người hành nghề luật thì khó có thể đảm bảo hoàn thành toàn bộ các công việc kịp thời với chất lượng tốt nhất.

Các nhóm trong cơ quan, tổ chức hành nghề luật có thể thảo luận để phân chia cá nhân phụ trách từng mảng công việc nhất định, phù hợp với chuyên môn để công việc trở nên dễ dàng và được xử lý nhanh, hiệu quả. Khi phát sinh công việc nhóm, cơ quan, tổ chức hành nghề luật cần phân công công việc cụ thể, đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải có sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành mục tiêu chung. Việc xây dựng cơ chế làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp các thành viên trong cơ quan, tổ chức hành nghề luật gắn kết, hỗ trợ lẫn nhau trong những thời điểm cấp bách, đòi hỏi công việc phức tạp phải được giải quyết nhanh chóng.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư bào chữa (Luật sư hình sự) của Công ty Luật TNHH Everest.

III- SỬ DỤNG CÁC TIỆN ÍCH VỀ CÔNG NGHỆ, PHẦN MỀM

Sự bùng nổ về công nghệ thông tin trên phạm vi toàn cầu không chỉ diễn ra ở các ngành công nghệ cao mà ngay cả những ngành nghề mang tính truyền thống như nghề luật cũng đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động, mang lại hiệu quả cao trong công việc.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp các cơ quan, tổ chức hành nghề luật có thể giám sát và theo dõi một cách tổng thể quá trình thực hiện công việc của các nhân viên: từ việc vạch ra kế hoạch, phân công công việc và dự kiến các công việc, theo sát tiến trình hoạt động. Ngoài ra, các phần mềm quản lý công việc sẽ cung cấp cái nhìn bao quát, thông qua việc phân chia công việc theo các hạng mục, kèm theo phân công các bộ phận cụ thể, từ đó giúp cho việc quản lý công việc tại cơ quan, tổ chức hành nghề luật được xem xét tổng thể, khách quan, đa chiều và chi tiết nhất.

Thứ nhất, cơ quan, tổ chức hành nghề luật cần trang bị đầy đủ các công cụ và thiết bị công nghệ thiết yếu như máy scan, máy photocopy, phần mềm quản lý có bản quyền, tài khoản lưu trữ đám mây... Các thành viên trong cơ quan, tổ chức cũng cần được trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc như máy vi tính, điện thoại để hỗ trợ trong quá trình thực hiện công việc. Bên cạnh việc chuẩn bị các thiết bị và công cụ cần thiết, các cơ quan và tổ chức hành nghề luật cần hoàn thiện quy trình vận hành các công cụ và thiết bị công nghệ trên để tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Thứ hai, cơ quan, tổ chức hành nghề luật cần sử dụng các phần mềm hỗ trợ chuyên môn mới nhất để vận dụng vào quy trình công việc. Đối với cơ quan hành nghề luật, các phần mềm tiện ích đang dần được triến khai như: phần mềm tra cứu thông tin bị can, bị cáo; phần mềm thống kê các loại vụ án; phần mềm quản lý đơn khiếu nại, tố cáo; quản lý các loại án, quản lý cán bộ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng; phần mềm số hóa quyết định, bản án. Các phần mềm này đều được kết nối với phần mềm của cơ quan cấp trên, giúp lãnh đạo ngành nắm bắt được hoạt động của cấp dưới; kịp thời điều chỉnh những hạn chế, vướng mắc gặp phải và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công việc. Hiện nay, nhiều phần mềm có thể hỗ trợ cơ quan, tổ chức hành nghề luật xây dựng hồ sơ, dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng sử dụng, ví dụ các phần mềm như: Visio (Microsoft), WBS (Work Breakdown Structure) hoặc Mindmap sẽ hỗ trợ thể hiện cấu trúc của tập đoàn, công ty mẹ dưới dạng sơ đồ; nếu muốn sử dụng các thông tin dữ liệu ở dạng có thể lọc và quản lý theo tiêu chí và dễ dàng sao chép khi soạn thảo thì có thể sử dụng Excel hoặc Word (Microsoft).

Đối với tổ chức hành nghề luật, các phần mềm có thể kể đến như: phần mềm quản lý khách hàng và hồ sơ vụ án, sắp xếp cuộc hẹn thông qua việc tạo lịch trình, thời hạn và tài liệu cần thiết cho công việc, phần mềm phục vụ cho kế toán và tài chính, hệ thống hoá đơn điện tử (e-billing)...

Mặt khác, nhiều ứng dụng hướng đến việc thúc đẩy các kỹ năng tổ chức cá nhân của người hành nghề luật như Toggl, RescueTime, có chức năng giám sát tất cả hoạt động kỹ thuật số của người hành nghề luật và cung cấp các báo cáo chi tiết về cách người hành nghề luật sử dụng thời gian bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các danh sách ưu tiên nhỏ hơn. Việc kết nối các dữ kiện, thông tin điện tử trong giao dịch với khách hàng cũng rất được coi trọng, chẳng hạn lưu giữ và xử lý công việc qua email, viber, zalo, whatsapp...

Những tiện ích của các công cụ, phần mềm công nghệ sẽ góp phần nâng cao tính hiệu quả trong công việc hành nghề luật, mặt khác sẽ giảm thiểu chi phí cho công dân, khách hàng. Nhiều cơ quan, tổ chức hành nghề luật sau khi ứng dụng thành công những tiện ích về công nghệ không những cải thiện hiệu suất công việc đáng kể, đem lại hiệu quả thiết thực mà còn tiết kiệm chi phí quản lý, thuê nhân viên bên ngoài để hỗ trợ.

IV- XÂY DỰNG HỆ THỐNG BIỂU MẪU CHUẨN

Một cơ quan, tổ chức hành nghề luật thường có nhiều cấp quản lý khác nhau và hệ thống các quy trình, nguyên tắc và mẫu biểu cho mỗi đầu mục công việc. Một trong các thao tác chiếm rất nhiều thời gian trong việc hành nghề luật là thao tác soạn thảo các tài liệu pháp lý như: đơn thư, công văn, quyết định, hợp đồng, kiến nghị, báo cáo... Để tiết kiệm thời gian thực hiện công việc này, cơ quan, tổ chức hành nghề luật cần xây dựng cho mình một hệ thống biểu mẫu chuẩn mực để áp dụng cho các trường hợp có tính tương tự, lặp đi lặp lại.

Việc xây dựng hệ thống biểu mẫu chuẩn cũng giúp kiểm soát được việc áp dụng thống nhất các dạng tài liệu trong toàn cơ quan, tổ chức hành nghề luật. Khi làm được điều này, cơ quan, tổ chức hành nghề luật sẽ tiết kiệm được thời gian khi phải rà soát và kiểm tra các tài liệu theo yêu cầu công việc. Hệ thống biểu mẫu chuẩn cũng cần phải được cập nhật kịp thời theo quá trình sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi của hệ thống pháp luật.

Trong hệ thống biểu mẫu này cần chú trọng để logo hoặc nhận diện thương hiệu của tổ chức hành nghề luật. Trong soạn thảo văn bản, việc lựa chọn, sử dụng font chữ chuẩn mực, đồng nhất có ý nghĩa quan trọng, nhất là các văn bản hành chính, văn bản mang tính pháp quy hay văn bản tư vấn phải phù hợp với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực dân sự (Luật sư dân sự) của Công ty Luật TNHH Everest.

V- XÂY DỰNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC, KIỂM TRA, GIÁM SÁT CÁC CÔNG VIỆC

Ở một góc độ nào đó, tổ chức thực hiện và quản lý công việc của tổ chức thực hành nghề luật cũng tương tự với quản lý doanh nghiệp và quản lý dự án. Như vậy, người quản lý tổ chức thực hành nghề luật cũng cần áp dụng các kỹ năng quản trị đối với nhân sự, tài chính, kế toán và các vấn đề khác. Trong bất kỳ tổ chức thực hành nghề luật nào, việc vận hành kém hiệu quả có thể gây ảnh hưởng đến doanh thu hay kế hoạch hoàn thành nhiệm vụ, khi đó, để giải quyết vấn đề này thì việc xây dựng các quy trình quản lý và các thủ tục một cách rõ ràng sẽ rất có ích. Những nguyên nhân gây nên sự hoạt động kém hiệu quả của tổ chức có thể bắt nguồn từ vấn đề tuy nhỏ nhưng có thể gây ảnh hưởng lớn, như người thực hành nghề luật của tổ chức đó phải mất nhiều thời gian đề tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi đơn giản trong khi một nhân viên khác của tổ chức có thể dễ dàng trả lời hoặc tìm tài liệu bị đặt sai chỗ.

Việc xây dựng quy trình quản lý có thể được bắt đầu với việc đặt mục tiêu, sau đó là tạo dòng thời gian và vạch ra các bước cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu, bao gồm thời hạn cho mỗi nhiệm vụ, đồng thời xác định người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ đó - là cá nhân hay nhóm, vai trò cụ thể cho từng thành viên, người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ hoặc bước, cũng như người chịu trách nhiệm đưa dự án hoàn thành cuối cùng. Các tổ chức thực hành nghề luật cũng có thể xây dựng sổ tay hướng dẫn thực hiện các công việc, quy trình phải tuân thủ và đảm bảo rằng mọi cá nhân trong tổ chức có thể dễ dàng tham khảo và tuân theo. Các quy trình quản lý được xây dựng một cách hợp lý, khoa học sẽ giúp người làm việc trong tổ chức đó có thể dễ dàng xác định các địa chỉ liên hệ, nhiệm vụ, email, tài liệu.... liên quan đến khách hàng của mình, cũng như giúp cho người làm công tác quản lý có thể nắm được tiến độ thực hiện công việc.

Cuối cùng, quá trình quản lý công việc tại cơ quan, tổ chức hành nghề luật không thể thiếu đi sự giám sát, đánh giá để đảm bảo các công việc này được vận hành một cách phù hợp với quy định của pháp luật. Cơ quan, tổ chức hành nghề luật cần thường xuyên định kỳ làm công tác kiểm tra quy trình thực hiện, đánh giá quá trình làm việc và giúp các phòng, ban hiệu chỉnh kịp thời để phòng ngừa trước khi rủi ro xảy ra.

Hoạt động kiểm tra, kiểm soát của cơ quan, tổ chức hành nghề luật là những hoạt động mang tính hành chính và phải được thực hiện thường xuyên, liên tục để đánh giá toàn diện quá trình và kết quả thực hiện công việc. Ví dụ như việc kiểm tra, giám sát có thể thực hiện theo quy trình qua các bước khác nhau: người có thẩm quyền trong cơ quan, tổ chức hành nghề luật xuất phát từ thực tiễn công việc xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát thường xuyên hoặc định kỳ theo tuần, theo tháng hoặc theo quý; xác định thực trạng hoạt động, so sánh với các quy định pháp luật để xác định mức độ sai sót trong quá trình hành nghề luật; xác định rõ nguyên nhân và thực hiện các biện pháp cần thiết để khắc phục sai sót, bảo đảm hoạt động hành nghề luật được tiến hành theo đúng quy trình và quy định của pháp luật.

Đặc biệt, để thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm soát trong tố tụng hình sự đòi hỏi cơ quan, người có thẩm quyền phải chủ động, nghiêm túc tiến hành kiểm tra, kiểm soát thường xuyên, khi phát hiện sai phạm trong hoạt động tố tụng phải thực hiện các biện pháp khắc phục, xử lý nghiêm cá nhân vi phạm pháp luật, tránh tình trạng bao che sai phạm. Mục đích của việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện công việc trong cơ quan, tổ chức hành nghề luật không nhằm “vạch lá, tìm sâu”, bắt lỗi hay đổ lỗi cho cá nhân người hành nghề luật nào mà chỉ nhằm mục đích chung là kiểm soát rủi ro pháp lý và đảm bảo sự tuân thủ pháp luật trong cơ quan, tổ chức hành nghề luật.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Phạm Ngọc Minh, Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Kỹ năng mềm Nghề Luật - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).