Kỹ năng thu thập hồ sơ, thông tin, tài liệu và tóm tắt nội dung vụ việc

Sau bước tiếp nhận yêu cầu và xác định yêu cầu cần tư vấn, bước tiếp theo khi tư vấn pháp luật của người làm pháp chế là tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu, thông tin và tóm tắt nội dung vụ việc. Vậy trong bước này cần có những kỹ năng gì để việc tư vấn được hiệu quả nhất. Bài viết hôm nay, Luật Everest sẽ giúp bạn giải đáp về kỹ năng tư vấn của người làm pháp chế trong bước này.

Pháp chế doanh nghiệp là công việc của một nhân sự khi được doanh nghiệp tuyển dụng, bố trí để thực hiện công việc tư vấn tất cả các vấn đề pháp lý, hỗ trợ thực hiện các công việc pháp lý nội bộ và thực hiện các công việc chuyên môn khác. Với yêu cầu đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, các tài liệu quản trị nội bộ do doanh nghiệp ban hành, giúp cho doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, phòng ngừa các rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong kinh doanh của doanh nghiệp.

1- Công việc cần thực hiện khi tư vấn pháp luật của người làm pháp chế doanh nghiệp

Về công việc pháp chế, đây là một công việc khó, đòi hỏi người làm công việc tư vấn phải có sự hiểu biết tường tận các quy định pháp luật liên quan đến nội dung tư vấn. Thành thạo các kỹ năng thực hiện công việc tư vấn pháp luật, kết quả tư vấn sẽ hoàn thiện hơn, sát với thực tế nếu người làm pháp chế có nhiều kinh nghiệm làm việc, kiến thức thực tế hơn.

Khi tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp, người làm pháp chế, đặc biệt là người mới bắt đầu công việc cần thực hiện từng bước và triển khai công việc. Theo chúng tôi khi thực hiên công việc tư vấn hay những công việc khác trong pháp chế doanh nghiệp, nên xử lý yêu câu tư vấn theo 08 bước cơ bản, cụ thể như sau:

• Bước 1: Xác định yêu cầu tư vấn;
• Bước 2: Thu thập tài liệu, hồ sơ, thông tin để tóm tắt nội dung vụ việc;
• Bước 3: Xác định quan hệ pháp luật của vụ việc;
• Bước 4: Xác định các văn bản pháp luật áp dụng để tư vấn;
• Bước 5: Xác định các vấn đề pháp lý cần giải quyết trong vụ việc;
• Bước 6: Giải quyết các vấn đề pháp lý được xác định;
• Bước 7: Xây dựng phương án pháp lý cho yêu cầu tư vấn;
• Bước 8: Viết báo cáo, thư tư vấn.

Xem thêm: Yếu tố nào thuộc phạm vi công việc pháp chế doanh nghiệp 

2- Những kỹ năng cần có trong bước thu thập hồ sơ, tài liệu, thông tin và tóm tắt nội dung vụ việc

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, và thực hiện bước xác định yêu cầu tư vấn trong 08 bước cơ bản khi thực hiện công việc tư vấn. Khi đã có các thông tin sơ bộ được cung cấp, người làm pháp chế tiếp tục chuyển sang bước thu thập hồ sơ, tài liệu, thông tin và tóm tắt nội dung vụ việc. Những kỹ năng cần vận dụng ở bước này là:

(i) Về thu thập hồ sơ, tài liệu thông tin vụ việc

Thứ nhất, người làm pháp chế cần chú ý thực hiện đặt câu hỏi để thu thập thêm thông tin, tài liệu, hoặc đề nghị cung cấp thêm. Như vậy mới có thể có đầy đủ dữ kiện, phục vụ cho công việc tóm tắt nội dung vụ việc. Bởi không phải lúc nào khi tiếp nhận yêu cầu tư vấn cũng được cung cấp đầy đủ hồ sơ, thông tin để thực hiện công việc tư vấn.

Thứ hai, cần lưu ý, khi làm việc tại tổ chức hành nghề luật sư, người tư vấn có thể hỏi ngay khách hàng về các thông tin thấy chưa rõ, đề nghị họ cung cấp hồ sơ, tài liệu mà người tư vấn xác định là có liên quan. Tuy nhiên, khi làm pháp chế trong doanh nghiệp, thường thì người làm pháp chế chỉ có thể đưa ra yêu cầu này với đồng nghiệp ngang cấp. Khi cấp trên giao việc, gần như là người làm pháp chế chỉ có thể được trao đổi một phần nào đó thông tin, hồ sơ. Hoặc cũng có những trường hợp người làm pháp chế không nhận được đầy đủ hồ sơ từ người giao việc.

Chính vì vậy, trong những tình huống như vậy, người làm pháp chế phải liên hệ các nhân sự khác, hay người phụ trách công việc lưu trữ hồ sơ hoặc người thực hiện công việc và nắm giữ thông tin, đê thu thập thêm thông tin, tài liệu từ người lưu trữ, quản lý hồ sơ vụ việc đó.

Thứ ba, việc thu thập hồ sơ, tài liệu, thông tin ở mức độ đầy đủ là cần thiết. Tuy nhiên, không phải nhất thiết tìm kiếm, thu thập đầy đủ rồi mới bước vào thực hiện công việc ở bước tiếp theo. Bởi không phải vụ việc nào cũng có thể tìm được đầy đủ hồ sơ, tài liệu, thông tin, và quan trọng hơn là trong quá trình thực hiện công việc tư vấn ở các bước tiếp theo, trong tư duy của mình, người làm pháp chế có thể sẽ thấy cần phải thu thập thêm các hồ sơ, thông tin, tài liệu nào để bổ sung cho nội dung vụ việc đang có.

Và như vậy, việc thu thập hồ sơ, tài liệu, thông tin không dừng lại ở bước này, hay bước nào đó trong quá trình giải quyết công việc, mà tùy trường hợp cụ thể, sẽ được bổ sung cho đến trước khi người làm pháp chế hoàn tất công việc của mình, kể cả đã đưa ra phương án tư vấn.

Khi thấy nội dung vụ việc thay đổi, do có phát sinh thêm tình tiết mới, thì bản thân người làm pháp chế cần phải xem xét lại kỹ lưỡng toàn bộ kết quả tư vấn, nếu cần thiết phải thay đổi phương án pháp lý, thì cần phải điều chỉnh phương án để đảm bảo việc tư vấn cho doanh nghiệp được chính xác, hiệu quả nhất.

Xem thêm: Nghĩa vụ tài sản của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp

(ii) Về tóm tắt nội dung vụ việc

Khi tư vấn, việc nắm đầy đủ nội dung vụ việc là điều cần thiết. Vì thế, người làm pháp chế cần phải tóm tắt lại nội dung vụ việc. Có hai nguồn thông tin để thu thập, sử dụng cho việc tóm tất vụ việc, đó là:

• Dựa vào toàn bộ nội dung giao việc, lời trình bày, lời kể của người yêu cầu, thông tin mà họ cung cấp, thông tin mà người làm pháp chế đã hỏi họ, thông tin mà người làm pháp chế ghi chép lại được, và
• Dựa vào thông tin có trong hồ sơ, tài liệu mà người làm pháp chế nhận được sau khi được cung cấp, thu thập được.

Khi thực hiện việc tóm tắt nội dung vụ việc, cần chú ý xem xét, đối chiêu đến cả hai nguồn thông tin nêu trên, không nên chỉ dựa vào một nguồn, vì có thể dẫn đến tình trạng tóm tắt thông tin một chiều, phiến diện, hiểu không đầy đủ nội dung vụ việc.

Trường hợp có sự mâu thuẫn giữa thông tin từ nội dung người giao việc trình bày và thông tin từ hồ sơ, tài liệu, cần phải hỏi lại người cung cấp thông tin, người mà người làm pháp chế biết là người đó nắm rõ thông tin đó, để làm rõ xem thông tin, dữ kiện nào là đúng sự thật. Nếu không thể kiểm chứng, người làm pháp chế cần phải khách quan hóa thông tin, ưu tiên xem xét thông tin từ hồ sơ, tài liệu, bởi nó không bị chi phối bởi lời kể chủ quan của người yêu cầu tư vấn.

Cuối cùng về việc trình bày nội dung tóm tắt, người làm pháp chế cần đi theo hướng liệt kê chi tiết, theo tiến trình thời gian diễn ra sự kiện pháp lý và thể hiện đầy đủ nhất theo thông tin người làm pháp chế đang có. Từ đó có cái nhìn tổng quan về toàn bộ sự việc, không bỏ sót bất kỳ tình tiết, sự kiện nào.

Cũng cần lưu ý rằng, việc tóm tắt lại vụ việc, cũng chỉ cần tập trung vào các nội dung trực tiêp, có liên quan đến yêu cầu tư vấn, không nhất thiết phải nêu tất cả mọi tình tiết của vụ việc vào nội dung tóm tắt.

Tham khảo thêm về: Rủi ro của người làm pháp chế doanh nghiệp

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(i) Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.