Tư vấn xây dựng một số tài liệu nội bộ về lao động cho doanh nghiệp

I- LUẬT SƯ TƯ VẤN XÂY DỰNG NỘI QUY LAO ĐỘNG CHO DOANH NGHIỆP

Nội quy lao động có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, sử dụng lao động trong doanh nghiệp, là cơ sở để người sử dụng lao động hiện thực hóa quyền quản lý của mình nói chung và đảm bảo kỷ luật lao động nói riêng. Để nội quy lao động mang tính ứng dụng và khả thi cao, khi tư vấn xây dựng nội quy lao động cho khách hàng là người sử dụng lao động, Luật sư cần lưu ý những vấn đề sau:

1- Luật sư tư vấn tìm hiểu về khách hàng doanh nghiệp

Việc tìm hiểu khách hàng có thể được thực hiện qua các buổi trao đổi, làm việc trực tiếp với khách hàng; qua việc nghiên cứu các tài liệu nội bộ mà doanh nghiệp cung cấp cho Luật sư.

Qua các buổi làm việc với khách hàng cũng như nghiên cứu các tài liệu nội bộ khách hàng cung cấp, Luật sư phải nắm được:

(i) Lĩnh vực hoạt động, đặc thù trong sản xuất, kinh doanh cũng như cách thức quản lý của doanh nghiệp. Trên cơ sở hiểu rõ về lĩnh vực hoạt động của khách hàng, Luật sư mới xây dựng được các hành vi vi phạm phù hợp với doanh nghiệp, bởi lẽ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, thông tin thì hành vi vi phạm sẽ có những đặc thù so với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ và cũng khác với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất trực tiếp...

(ii) Quy định về quản lý lao động trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp như thoả ước lao động tập thể, quy chế quản lý nhân sự, quy chế khen thưởng, kỷ luật; quy chế phòng chống cháy nổ; nội quy lao động hiện đang áp dụng tại doanh nghiệp (nếu có)...

2- Luật sư tư vấn xây dựng và thống nhất với khách hàng đề cương của bản nội quy lao động

Để bản nội quy lao động không phải chỉnh sửa, thay đổi các nội dung cơ bản sau khi đã được soạn thảo, Luật sư cần xây dựng đề cương của bản nội quy và thống nhất với khách hàng trước khi soạn thảo nội dung. Đề cương bản nội quy lao động cần được xây dựng chi tiết đến từng điều.

Thông thường, một bản nội quy lao động sẽ bao gồm các chương sau:

(i) Những quy định chung/tổng quát;

(ii) Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi;

(iii) Trật tự trong doanh nghiệp;

(iv) An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc;

(v) Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp;

(vi) Hành vi vi phạm kỷ luật lao động, các hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;

(vii) Hiệu lực thi hành.

Luật sư cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành và đặc thù của doanh nghiệp để xây dựng các điều cụ thể trong từng chương. Ví dụ: trong chương về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, Luật sư cần soạn thảo các điều về: thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; thời giờ làm việc theo ca; làm thêm giờ; nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm; nghỉ việc riêng; nghỉ không hưởng lương...

3- Luật sư tư vấn soạn thảo nội quy lao động

Trên cơ sở đề cương bản nội quy lao động đã thống nhất với khách hàng, Luật sư sẽ soạn thảo nội dung chi tiết của nội quy lao động. Khi soạn thảo nội quy lao động cho khách hàng, Luật sư cần đảm đảm các quy định của nội quy không trái với pháp luật lao động hiện hành và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Ví dụ 01: Theo quy định của pháp luật hiện hành, người sử dụng lao động chỉ được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đủ hai điều kiện: được sự đồng ý của người lao động và đảm bảo số giờ làm thêm của người lao động không được quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày (trừ trường hợp người sử dụng lao động yêu cầu người lao động làm thêm giờ trong trường hợp quy định tại Điều 107 Bộ luật Lao Động năm 2012/Điều 108 Bộ luật Lao Động năm 2019). Do đó, Luật sư không được quy định trong nội quy lao động về nghĩa vụ của người lao động trong việc chấp hành yêu cầu làm thêm giờ của người sử dụng lao động trong trường hợp bình thường.

Ví dụ 02: Theo quy định tại khoản 2 Điều 128 Bộ Luật Lao Động năm 2012 (khoản 2 Điều 127 Bộ Luật Lao Động năm 2019), người sử dụng lao động không được “phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động”. Do đó, Luật sư không được quy định trong nội quy lao động về việc phạt tiền khi người lao động vi phạm kỷ luật lao động.

Hiện nay, pháp luật lao động trao cho người sử dụng lao động được quyền chủ động trong nhiều lĩnh vực quản lý lao động tại doanh nghiệp. Do đó, khi soạn thảo nội quy lao động, Luật sư cần lưu ý một số vấn đề sau:

(i) Quy định cụ thể về “mức thiệt hại không nghiêm trọng về tài sản của người sử dụng lao động”; “mức thiệt hại nghiêm trọng về tài sản của người sử dụng lao động”; “mức thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản của người sử dụng lao động”; “mức thiệt hại nghiêm trọng về lợi ích của người sử dụng lao động”; “mức thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về lợi ích của người sử dụng lao động” làm cơ sở áp dụng hình thức kỷ luật cũng như trách nhiệm vật chất đối với người lao động.

Để có cơ sở áp dụng hình thức kỷ luật sa thải theo khoản 1 Điều 126 Bộ luật Lao Động năm 2012 (khoản 2 Điều 125 Bộ Luật Lao Động năm 2019); cơ sở xác định số tiền người lao động phải bồi thường cho người sử dụng lao động theo chế độ trách nhiệm vật chất, nội quy lao động cần phải quy định rõ các mức thiệt hại này. Luật sư cần quy định các mức thiệt hại về tài sản, thiệt hại về lợi ích sau khi đã trao đổi, thống nhất với khách hàng.

Nội quy lao động phải quy định cụ thể tất cả các hành vi vi phạm có thể xảy ra tại doanh nghiệp.

Pháp luật lao động chỉ quy định căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật sa thải tại Điều 126 Bộ luật Lao Động năm 2012 (Điều 125 Bộ luật Lao Động năm 2019). Căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật khác (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức) hoàn toàn không được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật mà do người sử dụng lao động tự xác định trong nội quy lao động của doanh nghiệp mình. Với các hành vi vi phạm bị áp dụng hình thức kỷ luật sa thải, ngoài những hành vi vi phạm được nêu rõ ràng (trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý trong phạm vi nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động....), khoản 1 Điều 126 Bộ luật Lao Động năm 2012 (khoản 2 Điều 125 Bộ luật Lao Động năm 2019) còn quy định người sử dụng lao động có quyền xử lý kỷ luật người lao động khi người lao động “có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động”.

Do đó, khi soạn thảo chương quy định về hành vi vi phạm kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, Luật sư cần trao đổi, thống nhất với khách hàng để quy định các hành vi vi phạm có thể xảy ra tại doanh nghiệp cũng như mức độ xử lý với từng hành vi vi phạm.

Sau khi đã soạn thảo xong dự thảo nội quy lao động, Luật sư cần gửi lại cho khách hàng xem xét, chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần thiết). Trước khi doanh nghiệp ký quyết định ban hành nội quy lao động, Luật sư cần hướng dẫn doanh nghiệp gửi bản nội quy để tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nếu ở doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở thì người sử dụng lao động phải gửi bản nội quy lên công đoàn cấp trên trực tiếp để tham khảo ý kiến. Từ ngày 01/01/2021, nếu doanh nghiệp chưa có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục này.

(ii) Đăng ký nội quy/hỗ trợ khách hàng đăng ký nội quy lao động

Để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật, Luật sư tư vấn cho khách hàng về thủ tục đăng ký nội quy lao động. Việc đăng ký bản nội quy lao động được thực hiện tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp. Nội quy lao động phải được đăng ký trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày doanh nghiệp ban hành nội quy lao động.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm các giấy tờ, tài liệu sau: Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động; biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (từ ngày 01/01/2021, nếu đơn vị sử dụng lao động chưa thành lập tổ chức đại diện người lao động tạicơ sở thì không cần phải nộp giấy tờ này); các văn bản quy định của doanh nghiệp có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có) và 02 bản nội quy lao động (01 bản sẽ được lưu tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; 01 bản được gửi cho doanh nghiệp sau khi đã được đăng ký).

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực lao động của Công ty Luật TNHH Everest

II- LUẬT SƯ TƯ VẤN SOẠN THẢO THỎA ƯỚC LAO ĐỘNG TẬP THỂ CHO DOANH NGHIỆP

Để thỏa ước lao động tập thể có hiệu lực pháp luật, khi tư vấn soạn thảo thỏa ước lao động tập thể cho khách hàng là doanh nghiệp, Luật sư cần lưu ý những vấn đề sau:

1- Luật sư tư vấn hướng dẫn các bên về nội dung cần thương lượng tập thể và quy trình thương lượng tập thể

Việc đầu tiên Luật sư cần lưu ý là hướng dẫn cho khách hàng nội dung cần thương lượng và các bước của quy trình thương lượng tập thể. Luật sư cần căn cứ Điều 71 Bộ Luật Lao Động năm 2012 (Điều 70 Bộ Luật Lao Động năm 2019) để hướng dẫn khách hàng thực hiện đúng quy trình thương lượng tập thể. Luật sư cần lưu ý khách hàng cách thức ghi biên bản thương lượng tập thể vì đây sẽ là tài liệu quan trọng để xây dựng thỏa ước lao động tập thể. Biên bản thương lượng tập thể cần nêu rõ: những nội dung đã được hai bên thống nhất; thời gian dự kiến ký kết thoả ước lao động tập thể; những nội dung hai bên chưa thống nhất, ý kiến của mỗi bên với từng nội dung như thế nào. Luật sư cũng cần lưu ý để các bên không thoả thuận những nội dung trái pháp luật.

2- Luật sư tư vấn soạn thảo nội dung của thoả ước lao động tập thể

Khi soạn thảo nội dung của thoả ước lao động tập thể, Luật sư cần lưu ý chỉ thể hiện những nội dung đã được người sử dụng lao động và đại diện tập thể lao động thỏa thuận được. Những nội dung này “phải có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật” hiện hành (khoản 2 Điều 73 Bộ Luật Lao Động năm 2012). Với những bản thoả ước lao động ký kết từ thời điểm Bộ luật Lao Động năm 2019 có hiệu lực thi hành, Luật sư cần lưu ý quy định tại khoản 2 Điều 75 Bộ luật Lao Động năm 2019 (nội dung thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật; khuyến khích có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật).

Những nội dung giữa hai bên còn có ý kiến khác nhau sẽ không đưa vào thoả ước lao động tập thể. Với những nội dung đã được hai bên thỏa thuận nhưng thỏa thuận đó là trái pháp luật thì Luật sư cần tư vấn để người sử dụng lao động xem xét, không đưa vào thoả ước lao động tập thể.

Ví dụ: Người sử dụng lao động và tập thể lao động thỏa thuận về việc người lao động nữ làm việc tại Công ty không được phép mang thai, sinh con trong năm đầu tiên làm việc tại Công ty. Quy định này là trái pháp luật vì vi phạm quyền làm mẹ của người lao động nữ. Do đó, Luật sư cần trao đổi với khách hàng để không đưa thỏa thuận này vào Thỏa ước lao động tập thể.

3- Luật sư tư vấn hướng dẫn khách hàng ký kết thoả ước lao động tập thể và gửi thỏa ước đến cơ quan thẩm quyền

Khi soạn thảo xong dự thảo thỏa ước lao động tập thể, Luật sư cần gửi lại cho khách hàng xem xét, chỉnh sửa và tiến hành các thủ tục cần thiết để ký kết theo đúng quy định của pháp luật.

Trước khi đại diện hai bên ký kết thoả ước, Luật sư cần hướng dẫn doanh nghiệp gửi dự thảo thỏa ước để lấy ý kiến người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp. Sau khi có trên 50% số người của tập thể lao động biểu quyết tán thành thỏa ước lao động, chủ thể có thẩm quyền ký kết của hai bên sẽ tiến hành ký kết thoả ước tập thể.

Sau khi thỏa ước lao động tập thể đã được người sử dụng lao động và đại diện tập thể lao động ký kết, Luật sư cần hướng dẫn các bên gửi cho các chủ thể có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực đầu tư của Công ty Luật TNHH Everest

III- LUẬT SƯ TƯ VẤN TƯ VẤN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Các đề nghị từ khách hàng liên quan đến soạn thảo hợp đồng lao động thường là các hợp đồng lao động mẫu, áp dụng để ký kết với mọi người lao động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, khách hàng cũng có thể đề nghị Luật sư soạn thảo hợp đồng lao động cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp hoặc chỉ soạn thảo hợp đồng lao động để ký riêng với người lao động là người nước ngoài...

Để hợp đồng lao động hợp pháp và phù hợp với thoả ước lao động tập thể, nội quy lao động, các quy chế nội bộ khác của doanh nghiệp, khi soạn thảo hợp đồng lao động cho doanh nghiệp, Luật sư cần lưu ý:

Thứ nhất, cần xác định rõ hợp đồng lao động được soạn thảo để ký với đối tượng người lao động nào.

Thứ hai, cùng với việc tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động, ngành nghề sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, Luật sư cần nghiên cứu kỹ các văn bản nội bộ liên quan đến lao động đang áp dụng tại doanh nghiệp như nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế quản lý nhân sự, quy chế tiền lương, quy chế đào tạo... Việc nghiên cứu này sẽ giúp Luật sư hiểu hơn về doanh nghiệp cũng như nắm bắt được những quy định đặc thù, đặc biệt những quy định về quyền lợi của người lao động cao hơn so với pháp luật hiện hành.

Thứ ba, khi soạn thảo nội dung của hợp đồng lao động, Luật sư cần bảo đảm nội dung của hợp đồng lao động không được trái pháp luật, thoả ước lao động tập thể và đạo đức xã hội, trừ trường hợp quy định trong thỏa ước lao động tập thể là trái pháp luật.

Thứ tư, pháp luật lao động hiện hành không bắt buộc các doanh nghiệp phải ký kết hợp đồng lao động theo mẫu. Tuy nhiên, Luật sư cần bảo đảm hợp đồng lao động phải có các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật. Ngoài các nội dung bắt buộc này, tuỳ yêu cầu của khách hàng cũng như đối tượng người lao động cụ thể mà Luật sư soạn thảo thêm các điều khoản khác.

Ví dụ: Nhiều doanh nghiệp yêu cầu Luật sư soạn thảo chi tiết điều khoản về nghỉ hằng năm với những người lao động đảm nhiệm chức vụ Giám đốc, Phó Giám đốc doanh nghiệp theo hướng người lao động chỉ được nghỉ hang năm vào thời gian cụ thể nào, thời gian tối đa cho một lần nghỉ là bao lâu, hạng của vé máy bay được sử dụng khi người lao động nghỉ hằng năm.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

IV- LUẬT  SƯ TƯ VẤN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG ĐÀO TẠO NGHỀ

Khi nhận được đề nghị soạn thảo hợp đồng đào tạo nghề từ phía khách hàng, Luật sư cần lưu ý:

Thứ nhất, xác định rõ hợp đồng đào tạo nghề được soạn thảo để ký với đối tượng nào: người được doanh nghiệp nhận vào học nghề, tập nghề để sau đó làm việc cho doanh nghiệp hay người lao động đang làm việc cho doanh nghiệp được doanh nghiệp đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề bằng kinh phí của người sử dụng lao động?

Thứ hai, nghiên cứu kỹ các tài liệu có liên quan đến đào tạo nghề hiện đang áp dụng tại doanh nghiệp như quy chế đào tạo của công ty; thoả ước lao động tập thể...

Thứ ba, khi soạn thảo nội dung của hợp đồng đào tạo, Luật sư cần phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc của hợp đồng đào tạo như ngành, nghề đào tạo; địa điểm đào tạo, thời gian đào tạo; chi phí đào tạo; thời hạn người lao động cam kết phải làm việc cho người sử dụng lao động sau khi được đào tạo; trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo... (khoản 2 Điều 62 Bộ luật Lao Động năm 2012/khoản 2 Điều 62 Bộ luật Lao Động năm 2019).

Khi soạn thảo điều khoản về chi phí đào tạo, Luật sư cần lưu ý: chi phí đào tạo phải là những khoản mà người sử dụng lao động đã bỏ ra hoặc đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động để đào tạo nghề cho người lao động. Những khoản chi phí được xác định là chi phí đào tạo được quy định tại khoản 3 Điều 62 Bộ Luật Lao Động năm 2012/khoản 3 Điều 62 Bộ Lao Luật Động năm 2019.

Khi soạn thảo điều khoản về trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo. Luật sư cần lưu ý: pháp luật lao động không quy định nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo được trừ dần vào thời gian đã làm việc, nên trước khi soạn thảo điều khoản này, Luật sư cần trao đổi với khách hàng để khách hàng quyết định. Thực tế tư vấn cho thấy có nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp của Nhà nước, quy định mức hoàn trả được trừ vào thời gian đã làm việc sau khi được đào tạo. Tuy nhiên, cũng có những doanh nghiệp lại quy định theo hướng người lao động vi phạm cam kết về thời gian làm việc thì phải hoàn trả 100% chi phí đào tạo mà người sử dụng lao động đã bỏ ra.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý đăng ký nhãn hiệu của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư: Nguyễn Thị Bích Phượng - Trưởng Chi nhánh Hà Nội Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình Tư vấn Pháp luật cho Doanh nghiệp - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác).