Kỹ năng của luật sư: viết thư tư vấn pháp luật

I- CẤU TRÚC CƠ BẢN NỘI DUNG CỦA THƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT

Luật sư tư vấn nên chia thư tư vấn pháp luật thành ba (03) phần rõ ràng gồm: (i) Mở đầu, (ii) Nội dung và (iii) Kết luận. Trong mỗi phần, luật sư tư vấn sẽ đưa ra những lập luận, phân tích chặt chẽ và phù hợp để đảm bảo khách hàng sẽ hoàn toàn sáng tỏ nội dung mà luật sư tư vấn muốn trình bày sau khi đọc xong toàn bộ thư tư vấn pháp luật.

Tuy nhiên, khác với các văn bản thông thường, thư tư vấn pháp luật nên được trình bày theo bố cục là: “Mở đầu”, “Kết luận” và “Nội dung”, cụ thể như sau:

Phần mở đầu: Khái quát vấn đề. Phần này luật sư tư vấn cần làm rõ yêu cầu của khách hàng, các sự kiện, giả định và hạn chế liên quan.

Phần kết luận: dựa trên các yếu tố đã xác định tại phần mở đầu, luật sư tư vấn cần xác định các vấn đề pháp lý cần trình bày, đồng thời đưa ra câu trả lời và kết luận ngắn gọn đối với các vấn đề pháp lý mà minh xác định.

Phần nội dung: phần này luật sư tư vấn sẽ đưa ra các căn cứ pháp lý, lập luận cụ thể để chứng minh cho nội dung tư vấn mình đã trình bày ở phần kết luận. Luật sư tư vấn cũng nên đưa ra kết luận ngắn gọn để tổng kết lại toàn bộ vấn đề.

Nhìn chung, một thư tư vấn pháp luật cần được trình bày theo dạng văn bản tổng - phân - hợp. Thông thường, phần kết luận cần phải được trình trước phần nội dung để khách hàng có thể theo dõi nội dung mà luật sư trình bày một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Trên thực tế, khách hàng tìm đến luật sư để tư vấn thường là những người ít am hiểu nhiều về luật pháp hoặc là những người thực sự bận rộn với công việc kinh doanh thường ngày (ví dụ như Giám đốc một công ty lớn). Khi đó, khách hàng thường không đủ thời gian cũng như kiến thức pháp luật để hiểu được ngay toàn bộ nội dung mà luật sư trình bày trong thư tư vấn pháp luật. Điều mà những khách hàng đó quan tâm thường là kết luận mà luật sư tư vấn trình bày. Nói chung, khách hàng chỉ quan tâm đến một trong các vấn để:

- Khách hàng có được phép làm hay không? Nếu có, khách hàng cần phải làm như thế nào?

-  Khách hàng cần phải làm gì?

-  Khách hàng sẽ đối mặt với hậu quả pháp lý nào nếu vi phạm pháp luật?

Luật sư tư vấn cần đưa ra câu trả lời thật ngắn gọn về các vấn đề trên trong phần kết luận. Khách hàng thường không quá quan tâm đến phương pháp, cách thức mà luật sư đưa ra được kết luận. Dựa trên nội dung của kết luận, khách hàng sẽ trao đổi cụ thể thêm hoặc giao cho cấp dưới chuyên trách để làm việc với luật sư về những nội dung trong phần kết luận mà khách hàng cảm thấy quan tâm và quan trọng.

Xem thêm: Kỹ năng của luật sư: viết thư điện tử, viết thư trao đổi

II- CẤU TRÚC CỤ THỂ CỦA THƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT

1- Phần mở đầu của thư tư vấn pháp luật

Cũng giống như một bài văn, phần mở đầu của thư tư vấn pháp luật là để giới thiệu các vấn đề sẽ được trình bày, làm rõ trong phần nội dung và phần kết luận. Một bức thư tư vấn có phần mở đầu mạch lạc, rõ ràng và sử dụng các từ ngữ phù hợp, trang trọng sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy thoải mái, nắm bắt được chính xác các nội dung mà luật sư sẽ tư vấn.

Phần mở đầu của một thư tư vấn pháp luật phải đảm bảo được hai nội dung, đó là (i) Khái quát được yêu cầu của khách hàng,và (ii) Trình bày các sự kiện, giả định và hạn chế liên quan.

- Khái quát yêu cầu của khách hàng.Thông thường, khách hàng sẽ gặp luật sư tư vấn khi có một mong muốn thương mại cần thực hiện hoặc một vấn đề pháp lý phát sinh cần giải quyết.

Ví dụ:

“Chúng tôi muốn thực hiện một khoản vay quốc tế”, “chúng tôi muốn mua cổ phần của công ty chứng khoán X”, “chúng tôi có một lô hàng hóa nhập khẩu bị Cơ quan hải quan Y ra quyết định ấn định thuế và tạm dừng làm thủ tục thông quan”.

Ngoài ra, đôi khi khách hàng cũng là người hiểu rõ các vấn đề pháp lý và chỉ yêu cầu luật sư tư vấn nghiên cứu hoặc thực hiện vấn đề pháp lý cụ thể đó.

Ví dụ:

Hãy thực hiện cho công ty chúng tôi các thủ tục để xin giấy phép lập cơ sở bán lẻ tại phổ A, thành phố HN.

Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, luật sư tư vấn cần phải khái quát lại một cách ngắn gọn và chính xác mong muốn của khách hàng đối với yêu cầu đó.

Ví dụ:

Khách hàng muốn mua lại 100% cổ phần từ các cổ đông hiện hữu của Công ty chứng khoán Y. Chúng tôi xin trình bày các chấp thuận và các thủ tục cần thiết để xin được các chấp thuận của ủy ban chứng khoán nhà nước và nội bộ Công ty chứng khoán Y đe khách hàng có thể thực hiện được giao dịch.

Việc xác định đúng và khái quát hóa yêu cầu của khách hàng là nội dung cần thiết trong phần mở đầu. Chỉ khi xác định đúng và khái quát vấn đề một cách chính xác, luật sư mới có thể định hướng và giới hạn chủ đề mà mình sẽ trình bày trong các phần sau của thư tư vấn pháp luật. Đồng thời, khách hàng cũng sẽ cảm thấy dễ theo dõi những phần trình bày tiếp theo của luật sư. Do đó, đối với nội dung này, luật sư nên viết ngắn gọn, đôi khi là chỉ là nêu lại chính xác mong muốn của khách hàng, không nên viết quá lan man sè gày khó khăn cho khách hàng khi theo dõi.

- Trình bày các sự kiện, giả định và hạn chế có liên quan. Việc trình bày các sự kiện, giả định và hạn chế có liên quan là nội dung quan trọng nhất trong phần mở đầu của thư tư vấn pháp luật. Dựa trên yêu cầu của khách hàng và kết quả phân tích nghiên cứu pháp lý, luật sư sè tìm ra các sự kiện có liên quan để từ đó xác định các vấn đề pháp lý cần trả lời. Các sự kiện này thông thường sẽ được khách hàng cung cấp cho luật sư. 

Ví dụ:

Đối với giao dịch khách hàng mua lại công ty mục tiêu X, các sự kiện cỏ liên quan có thế được xác định như sau:

- Khách hàng là nhà đầu tư trong nước hay nhà đầu tư nước ngoài?

- Loại hình hoạt động hiện tại của công ty mục tiêu X là gì (công ty cổ phần, công ty TNHH một thành viên hay công ty TNHH hai thành viên trở lên,...)?

- Công ty mục tiêu X đang hoạt động trong lĩnh vực nào? Lĩnh vực đó có hạn chế đầu tư nước ngoài hay có điều kiện gì đặc biệt với nhà đầu tư nước ngoài không (Công ty mục tiêu X hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, vận tải hành khách, quảng cáo,. )?

- Khách hàng muốn mua bao nhiêu phần trăm cổ phần hoặc vốn góp của công ty mục tiêu X? 

Luật sư cần phải xác định thật đầy đủ các sự kiện có liên quan bởi đây là tiền đề quan trọng để giới hạn phần trình bày của luật sư. Mỗi sự kiện khác nhau sẽ dẫn tới một kết luận pháp lý khác nhau. Luật sư cần hệ thống hóa lại các sự kiện có liên quan một cách thật logic để đảm bảo nội dung trình bày ở các phần tiếp theo không bị sai hướng hoặc không đúng yêu cầu của khách hàng.

Ví dụ:

Các quy định pháp luật áp dụng cho nhà đầu tư nước ngoài mua lại phần vốn góp của một Công ty trách nhiệm hữu hạn hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ đồ điện tử sẽ khác nhiều so với các quy định pháp luật áp dụng cho nhà đầu tư nước ngoài mua lại cổ phần của một Ngân hàng thương mại.

Tuy nhiên, không phải lúc nào khách hàng cũng nắm rõ các sự kiện có liên quan đến giao dịch của mình. Lúc này, trên cơ sở yêu cầu của khách hàng và nội dung đã trao đổi, luật sư cần đưa ra các giả định có liên quan. Cần lưu ý rằng các giả định đưa ra dựa trên phân tích của luật sư là đúng nhưng không biết hoặc không thể biết tại thời điểm đưa ra thư tư vấn pháp luật có đúng và có xảy ra hay không.

Ví dụ:

“Chúng tôi giả định rằng [khách hàng] sẽ đạt được đầy đù các chấp thuận nội bộ cần thiết để tiến hành giao dịch mua bán, sáp nhập với công ty mục tiêu X”.

“Chúng tôi giả định rằng công ty mục tiêu X không có quy định nội bộ nào hạn chế việc tham gia giao dịch với [khách hàng]”.                              

Mục đích chính của việc đưa ra các giả định trong phần mở đầu là để giới hạn trách nhiệm và phạm vi tư vấn của luật sư. Luật sư là người được khách hàng kỳ vọng để đưa ra một bản tư vấn pháp luật đầy đủ và súc tích. Tuy nhiên, đối khi vấn đề khách hàng đưa ra là quá rộng. Lúc này, các giả định sẽ đóng vai trò thu hẹp phạm vi tư vấn và định hướng khách hàng. Nếu cần mở rộng phạm vi tư vấn hoặc giả định là sai, khách hàng sẽ cần phải thông báo tới luật sư.

Cuối cùng, luật sư cần trình bày các hạn chế có liên quan tại phần mở đầu. Một luật sư thông thường chỉ đưa ra tư vấn pháp luật và chịu trách nhiệm đối với nội dung tư vấn pháp luật mà mình đưa ra. Đôi khi, các yêu cầu của khách hàng không chỉ gói gọn trong nội dung tư vấn về pháp luật mà còn bao gồm cả các nội dung tư vấn về thuế, tài chính hay kỹ thuật, đánh giá về thái độ của cơ quan nhà nước, dự báo rủi ro thị trường,... Lúc này, luật sư cần đưa ra các hạn chế tăng nội dung tư vấn không bao gồm các nội dung mà luật sư không có đủ chuyên môn (trừ khi luật sư tự nguyện đồng ý và chịu trách nhiệm đối với các tư vấn về nội dung này).

Khách hàng muốn luật sư tham gia tư vấn cho giao dịch mà khách hàng dự định đầu tư mua một số lượng lớn hệ thống thiết bị y tế. Lúc này, luật sư sẽ chỉ tư vấn các nội dung pháp lý trong hợp đồng mua bán thiết bị y tế. Nếu luật sư không có đủ năng lực chuyên môn để phân tích các thông số, kỹ thuật của hệ thống máy móc thì nên để khách hàng biết và tư vấn cho khách hàng thuê những công ty có chuyên môn để tư vấn kỹ thuật.                                                                                 

Mục đích của việc trình bày các hạn chế có liên quan cũng tương tự như việc trình bày các giả định có liên quan. Luật sư cần trình bày rõ ràng các hạn chế trong tư vấn của mình để giới hạn nội dung phân tích pháp lý và định hướng khách hàng vào nội dung pháp lý mình sẽ tư vấn trong thư.

Tóm lại, phần mở đầu của một thư tư vấn pháp luật cần có các nội dung sau:

(i) Giới thiệu, trích dẫn hoặc khái quát hóa yêu cầu của khách hàng;

(ii) Trình bày các sự kiện có liên quan đến giao dịch. Đây là các sự kiện quan trọng có ảnh hưởng đến việc xác định vấn đề và kết luận trả lời;

(iii)  Trong trường hợp khách hàng không thể xác định hết các sự kiện có liên quan, luật sư cần đưa ra các giả định liên quan;

(iv) Trình bày rõ các giới hạn mà luật sư không tư vấn.

Xem thêm: Pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest

2- Phần kết luận của thư tư vấn pháp luật

Kết quả phân tích và nghiên cứu của luật sư tư vấn sẽ được trình bày cô đọng tại phần kết luận, thông thường đây cũng là phần nhận được nhiều sự quan tâm nhất của khách hàng.

Phần kết luận yêu cầu luật sư tư vấn phải trình bày thật ngắn gọn nhưng phải khái quát hóa được các ý chính để trả lời cho các câu hỏi của khách hàng. Khách hàng thường chỉ quan tâm đến một trong các vấn đề sau:

- Khách hàng có được phép làm hay không? Nếu có, khách hàng cần phải làm như thế nào?

- Khách hàng cần phải làm gì?

- Khách hàng sẽ đối mặt với hậu quả pháp lý nào nếu vi phạm pháp luật?

Nêu câu trả lời đưa ra càng ngắn gọn và súc tích thì càng được khách hàng đánh giá cao. Do đó, đây là một kỹ năng rất khó và đòi hỏi luật sư thường xuyên luyện tập trong suốt quá trình hành nghề.

Để nâng cao kỹ năng trong phần này, luật sư nên liên tục tự đặt ra các câu hỏi về yêu cầu của khách hàng và nhanh chóng trả lời.

Ví dụ:

- Khách hàng có được làm hay không?

- Khách hàng cần làm gì?

- Khách hàng cần phải làm như thế nào?

- Khách hàng có phải gánh chịu hậu quả pháp lý gì không

Phần kết luận cần sự ngắn gọn và khái quát hóa cao để giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt được ý chính trong nội dung tư vấn của luật sư và giúp khách hàng thỏa mãn được yêu cầu mà mình đặt ra.

Tóm lại, phần kết luận của một thư tư vấn pháp luật cần đảm bảo:

- Trình bày các vấn đề pháp lý chính và các câu trả lời cho các vấn đề pháp lý một cách ngắn gọn, cô đọng;

- Trả lời ngắn gọn các câu hỏi (i) khách hàng cần làm gì?; (ií) khách hàng có được làm hay không?; (iii) khách hàng làm như thế nào?; (iv) hậu quả pháp lý nếu khách hàng vi phạm pháp luật là gì?

Xem thêm: Kỹ năng của luật sư - nguyên tắc cơ bản viết pháp lý

3- Phần nội dung của thư tư vấn pháp luật

Tại phần này, luật sư tư vấn nên dành thời gian để sắp xếp lại các vấn đề theo thứ tự, tập hợp thông tin và các ví dụ để minh họa cho quan điểm trình bày. Đôi khi, luật sư có thể đưa ra các hình vẽ minh họa để khách hàng có hứng thú theo dõi hơn và dễ dàng hình dung tổng thể vấn đề hơn là khi đọc các quy định về luật khô khan. Cách dùng từ trong phần nội dung cũng rất quan trọng, luật sư cần lựa chọn từ ngữ thật kỹ càng và phù hợp để tránh gây hiểu nhầm cho khách hàng. Tốt nhất, sau khi hoàn thành thư tư vấn pháp luật, luật sư sư vấn nên dành một khoảng thời gian nhất định để soát lại các lỗi chính tả, ngữ pháp cũng như cách dùng từ của mình.

Trước khi kết thúc phần nội dung, luật sư tư vấn có thể đưa ra một kết luận tổng quát về vấn đề của khách hàng. Nội dung kết luận tổng quát này có thể ngắn gọn hơn so với nội dung đã nêu tại phần kết luận. Mục đích chính là để nhắc lại một lần nữa cho khách hàng về nội dung câu trả lời của mình đối với vấn đề khách hàng cần yêu cầu.

Tóm lại, luật sư tư vấn cần trình bày cụ thể các cơ sở pháp lý và lập luận, quan điểm của mình tại phần nội dung. Kết cấu của phần nội dung sẽ tương ứng với phần kết luận. Phần kết luận nêu bao nhiêu vấn đề pháp lý và trình bày bao nhiêu câu trả lời thì phần nội dung cần phải ít nhất phân tích đầy đủ các câu trả lời đó.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

III- CÁC LƯU Ý KHI VIẾT THƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT

Luật sư tư vấn cần nắm bắt được yêu cầu của khách hàng, cần trình bày trọng tâm vào vấn đề khách hàng yêu cầu. Nếu như có bất cứ vấn đề nào khác phát sinh mà luật sư cảm thấy quan trọng đối với khách hàng thì luật sư cũng nên trình bày sau khi đã trình bày xong câu trả lời về vấn đề mà khách hàng yêu cầu.

Luật sư tư vấn cần trình bày ngắn gọn và đơn giản. Khách hàng thường không có nhiều thời gian và hứng thú để đọc một thư tư vấn pháp luật với quá nhiều dẫn dắt và lập luận chuyên môn của luật sư. Khách hàng khác với các giảng viên luật, điều mà khách hàng quan tâm là câu trả lời cho vấn đề họ cần giải quyết. Luật sư cần chắc chắn rằng, mình chỉ nên đưa ra các câu trả lời ngắn gọn cho khách hàng. Luật sư có thể nhấn mạnh các vấn đề mà mình cảm thấy quan trọng. Trong nội dung của thư tư vấn pháp luật sẽ có những điểm quan trọng mà luật sư muốn nhấn mạnh cho khách hàng. Do vậy, luật sư hoàn toàn có thể nhắc lại một vài lần hoặc nhiều lần nội dung đó trong thư tư vấn pháp luật để gây chú ý đối với khách hàng.

Luật sư tư vấn nên sử dụng biểu mẫu có sẵn của công ty/văn phòng nơi mình làm việc. Thông thường, các công ty luật thường xây dựng một hệ thống biểu mẫu, văn bản thông dụng bao gồm cả thư tư vấn pháp luật. Bên cạnh đó, nhiều công ty luật còn lưu trữ một hệ thống các bản tư vấn trước đó các luật sư có thể tham khảo. Do đó, luật sư có thể ứng dụng hệ thống này trong quá trình soạn thảo thư tư vấn pháp luật của mình. Điều này sẽ giúp luật sư tiết kiệm thời gian và đồng thời tận dụng được kinh nghiệm của các luật sư đi trước. Bên cạnh đó, việc sử dụng các biểu mẫu có sẵn cũng giúp hình thức của thư tư vấn pháp luật sạch đẹp và trang trọng hơn. Trong nhiều trường hợp, khách hàng ấn tượng về sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm của luật sư và công ty luật nơi luật sư làm việc thông qua sự chuyên nghiệp và trang trọng của hình thức văn bản của luật sư.

Luật sư tư vấn cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp. Thư tư vấn pháp luật là sản phẩm chủ yếu của các công ty luật, do đó luật sư cũng cần phải chú ý cách sử dụng ngôn ngữ trong thư tư vấn pháp luật gửi cho khách hàng. Ngôn ngữ sử dụng trong thư tư vấn pháp luật cần phải trang trọng và lịch sự.

Luật sư tư vấn cần lựa chọn ngôn từ phù hợp với văn bản. Tùy từng văn bản khác nhau, luật sư sẽ cần phải lựa chọn ngôn từ khác nhau. Ví dụ: đối với những văn bản gửi cho khách hàng để tư vấn về hoạt động đầu tư thì luật sư có thể dùng lời lẽ nhẹ nhàng, ngược lại, đối với văn bản gửi cho bên phía đối phương thì ngôn từ đưa ra phải đanh thép.

Luật sư tư vấn cần kiểm tra chắc chắn rằng mình đã gửi thư tư vấn đúng thời hạn như đã hẹn với khách hàng. Điều này thể hiện sự tôn trọng dành cho khách hàng cũng như sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của luật sư. Luật sư có thể thỏa thuận với khách hàng để lùi thời hạn gửi thư tư vấn nếu cảm thấy mình chưa có đủ thời gian để phân tích một cách tường tận yêu cầu của khách hàng.

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về nhượng quyền thương mại của Công ty Luật TNHH Everest

Luật sư Phạm Ngọc Minh - Giám đốc điều hành của Công ty Luật TNHH Everest, tổng hợp (nguồn tham khảo: Giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật và tham gia giải quyết tranh chấp ngoài tòa án của luật sư - Học viện Tư pháp và một số nguồn khác)